Как вести документацию по проекту так, чтобы доступ к ней не приходилось настраивать вручную

Обычная база знаний компании удобна для общих регламентов — должностных инструкций, правил корпоративной этики, FAQ для всех сотрудников. Но когда дело доходит до конкретного проекта — там своя специфика: техническое задание, протоколы встреч с заказчиком, внутренние договоренности команды. Хранить это в общей базе неудобно — приходится либо создавать отдельный раздел и вручную настраивать к нему доступ, либо ограничиваться перепиской, которую через месяц уже не найти.

Как работает доступ без настройки вручную

Ключевая особенность базы знаний проекта — ее не нужно отдельно открывать для команды. Доступ определяется ролью, которая уже назначена в проекте:

• администратор модуля «Проекты» — видит и редактирует базы знаний всех проектов;
• менеджер проекта и его ассистент — создают, редактируют, перемещают и удаляют статьи в своем проекте;
• участник команды — может создавать и редактировать статьи;
• все остальные — внешние пользователи и те, кто не привязан к проекту ролью — базу не видят вообще.

Если команда проекта меняется — ушел один разработчик, пришел другой — доступ к базе знаний обновляется сам, без того, чтобы кто-то отдельно вспоминал об этом и правил права вручную. Это снимает с менеджера задачу следить за тем, кто видит документацию: достаточно один раз назначить роли в проекте.

Как создать базу и начать работу со статьями

Отдельной кнопки «создать базу знаний проекта» нет — она появляется сама, как только в проекте создана первая статья.

1. Откройте проект → вкладка «База знаний» — она расположена сразу после вкладки «Файлы».
2. Нажмите «+ Добавить статью».
3. Заполните заголовок и контент, сохраните.

Название базы совпадает с названием проекта и меняется вместе с ним — не нужно придумывать отдельное имя и следить, чтобы оно совпадало с проектом после переименования.

Важно: если проект создается по шаблону, база знаний не переносится автоматически — ее придется наполнить заново в конкретном проекте.

Что можно делать внутри базы проекта

Внутри работает тот же функционал, что и в обычной базе знаний компании:

• вкладывать статьи друг в друга, выстраивая иерархию — родителем может быть любая статья этой же базы;
• редактировать с сохранением истории версий — если кто-то из команды внес правки, которые нужно откатить, это не проблема;
• перемещать статьи в дереве, менять структуру по ходу проекта;
• отмечать статьи важными — это видно всей команде — или избранными — это видно только вам;
• комментировать, прикреплять файлы, назначать статусы и теги;
• копировать или переносить статьи в другие базы знаний, если материал пригодится не только в этом проекте;
• искать по базе — поле поиска есть и на главной странице базы, и внутри открытой статьи.

Где смотреть все базы проектов сразу

Если проектов много, не обязательно открывать каждый по отдельности, чтобы найти нужный регламент. В модуле «База знаний» есть вкладка «Базы знаний проектов» — она появляется, как только в портале создана хотя бы одна база внутри проекта. Базы архивных проектов в этом списке уходят в конец — не мешают искать актуальные.

Чем база проекта отличается от обычной

Несколько ограничений стоит держать в голове, чтобы не искать несуществующий функционал:

• публикация наружу недоступна — нет ни домена, ни оформления, ни SEO-настроек, то есть сделать из нее внешнюю документацию для клиентов не получится;
• удалить базу проекта целиком нельзя — удаляются только отдельные статьи внутри нее;
• база проекта не учитывается в общем лимите баз знаний по тарифу — можно не бояться, что документация по проектам займет место, отведенное под общекорпоративную базу.

Для чего это стоит использовать на практике

Такой формат удобен именно там, где документация жестко привязана к жизни одного проекта: техническое задание актуально, пока идет работа, протоколы встреч нужны только этой команде, а после закрытия проекта материалы логично архивировать вместе с ним, а не искать по всей компании. Общую базу знаний при этом стоит оставить для того, что нужно всем — регламентов, инструкций для новичков, правил, которые не меняются от проекта к проекту.