Как настроить платежный календарь так, чтобы он сам предупреждал о кассовом разрыве. Часть 2

Как настроить платежный календарь так, чтобы он сам предупреждал о кассовом разрыве. Часть 2. Фото: из архива Аспро.Cloud.

В первой части мы разобрали, как платежный календарь прогнозирует остатки и предупреждает о нехватке денег. Но у инструмента есть вторая важная функция — учет плановых операций, которые легко потерять, если вносить их как попало.

Зачем создавать плановые операции

Многие вносят в систему только те платежи, которые уже совершены. Это ошибка: без плановых операций календарь не видит будущего и работает только как история, а не как прогноз.

Плановое поступление или плановый расход — это запись о том, что деньги должны прийти или уйти в определенную дату, даже если операция еще не состоялась. При создании можно указать:

• наименование и дату операции;
• сумму;
• финансовую статью;
• организацию или проект, к которому относится платеж;
• ответственного сотрудника.

Если платеж уже частично оплачен, его можно отметить соответствующим статусом и указать, какая часть суммы закрыта. А если операция вообще не должна учитываться при расчете кассового разрыва — например, оплата перенесена на неопределенный срок — ее можно пометить как исполненную, и она перестанет влиять на прогноз баланса.

Привязка к проектам: как увидеть экономику одного проекта отдельно

Отдельно стоит настроить связь плановых операций с проектами. Это удобно, если компания ведет несколько направлений и хочет видеть не только общий баланс, но и то, сколько денег приносит и съедает конкретный проект.

Сделать это можно двумя способами:

1. при создании или редактировании платежа сразу выбрать проект и, при необходимости, этап, на котором ожидается операция;

2. зайти в сам проект и добавить поступление или расход прямо со страницы проекта, не переключаясь между разделами.

Второй способ удобнее, когда уже работаешь внутри проекта и не хочется искать нужную дату в общем календаре.

Дублирование операций вместо повторного ввода

Если один и тот же платеж повторяется нерегулярно — например, разовая закупка материалов для похожих проектов — его не обязательно вводить заново. Достаточно открыть существующую операцию и нажать «Дублировать», после чего останется только поменять дату и сумму.

Что это дает в сумме с первой частью

Вместе эти настройки превращают платежный календарь в инструмент, который работает сразу на двух уровнях: показывает, когда у компании может закончиться наличность, и одновременно позволяет видеть, какие проекты и направления на самом деле приносят деньги, а какие только создают нагрузку на бюджет. Это снимает с руководителя часть ручной работы по сведению цифр — и оставляет время на принятие решений, а не на их подготовку.