Как настроить платежный календарь так, чтобы он сам предупреждал о кассовом разрыве. Часть 1

Как настроить платежный календарь так, чтобы он сам предупреждал о кассовом разрыве. Часть 1. Фото: из архива Аспро.Cloud

Обычно руководитель смотрит в платежный календарь, чтобы вспомнить, кому и когда нужно заплатить. Но если ограничиться только внесением дат, календарь превращается в список напоминаний — пользы от него немного больше, чем от заметок в блокноте.

Чтобы инструмент начал предупреждать о проблемах, а не только фиксировать платежи, стоит использовать две функции: регулярные операции и переключатель остатков на счетах.

Регулярные платежи вместо ручного ввода

Первое, что имеет смысл сделать — один раз внести все повторяющиеся платежи как регулярные, а не вбивать их вручную каждый месяц. Речь про:

• аренду офиса;
• обслуживание кредита;
• зарплату сотрудникам;
• подписки на сервисы.

Для каждого такого платежа достаточно один раз указать сумму и периодичность. Дальше система сама расставляет операции по нужным датам — не придется каждый месяц заново вспоминать, что и когда платить.

Прогноз остатков вместо списка операций

Второй шаг — включить переключатель «Остатки на счетах». Он меняет саму логику работы с календарем.

Вместо списка отдельных платежей на день появляется прогнозируемый баланс по каждому банковскому счету — с учетом всех плановых поступлений и расходов. Теперь не нужно складывать суммы в уме, чтобы понять, хватит ли денег. Достаточно посмотреть на цифру остатка.

Если плановых средств недостаточно для покрытия обязательств, день автоматически подсвечивается красным — так на календаре отображается кассовый разрыв.

Система не просто фиксирует проблему на одну дату. Если операция не отмечена как выполненная и не привязана к фактическому платежу, она переносится на следующий день и продолжает участвовать в расчете баланса. Это удобно, когда нужно быстро найти, из-за какого именно платежа образовался разрыв, а не разбираться в этом постфактум, когда денег на счете уже не осталось.

Дополнительно можно фильтровать плановые операции:

• по организации — если в компании несколько юрлиц;
• по конкретному счету — если есть расчеты в разных валютах.

Это избавляет от необходимости пересчитывать остатки вручную: система сразу показывает баланс отдельно по каждому счету.

Что это меняет

Такая настройка превращает платежный календарь из инструмента напоминаний в инструмент прогноза.

Вместо того чтобы узнавать о нехватке денег в момент, когда платеж уже просрочен, руководитель видит проблемный день заранее — иногда за несколько недель. За это время можно успеть договориться об отсрочке с поставщиком, перенести необязательные расходы на другую дату или найти дополнительный источник финансирования.