Как научить ИИ-ассистента Аспро.Cloud работать по правилам команды

Многие запросы к ассистенту возвращаются постоянно. Каждый раз ему объясняют заново, что нужно, откуда взять данные и как оформить ответ. Готовый ответ потом копируют в редактор и доводят до вида, принятого в компании. Обе проблемы закрывают четыре возможности: навыки хранят готовые запросы, память запоминает ваши правила работы, файлы связывают ассистента с внешними документами, а результат можно получить сразу файлом.

Навыки: запрос, который не нужно объяснять дважды

Навык сохраняет запрос. Вы один раз описываете задачу со всеми деталями, а потом запускаете её одной кнопкой.

Создают навык в панели ассистента: меню с тремя точками в шапке, пункт «Навыки». Указываются название, описание в одну строку и инструкция для ассистента. В любом чате нажмите на молнию в поле ввода и выберите нужный навык. К сообщению можно дописать уточнение: название проекта или период.

Навык не запускается сам и не работает по расписанию. Его вызывает человек.

Удачным навыком делятся с командой: выдают отдельным коллегам, группам или всем пользователям портала. Уровней доступа два. «Пользователь» применяет навык, «Администратор» ещё и редактирует его. Так команда работает по одному образцу: одинаковая структура сводок, единый тон писем клиентам, общие правила разбора просрочек. Чужой навык можно отключить у себя, у коллег он останется.

Память: правила, которые не нужно повторять

Один сотрудник просит отчёты таблицей, другому нужен короткий текст. Ассистент запоминает такие предпочтения и учитывает их во всех новых чатах.

Записать правило можно двумя способами: сказать прямо («Запомни, что отчёты мне нужны таблицей») или позволить ассистенту самому заметить устойчивое предпочтение. Все записи видны в панели ассистента: меню с тремя точками в шапке, пункт «Память». Лишнюю заметку можно удалить. Отредактировать запись нельзя: удаляете и просите запомнить заново.

В память попадают правила работы: формат ответа, тон, язык, уровень подробности, ваша роль, ваши названия для разделов портала. Не попадают разовые просьбы, данные портала (клиенты, суммы, сроки), пароли и реквизиты, оценки людей, содержимое документов. Историю прошлых разговоров ассистент не хранит: в памяти только короткие правила.

Память личная. Коллеги и администратор портала ваши настройки не видят.

Файлы в чате: прайс, ТЗ или скан акта

Данные для работы лежат не только в портале. Прайс поставщика, техническое задание клиента, скан акта или снимок экрана с ошибкой прикрепляют к сообщению и задают вопрос по самому документу.

Файл добавляют через скрепку в поле ввода или сочетанием Ctrl+V. Ассистент читает картинки, PDF, документы Word, таблицы Excel, презентации PowerPoint и текстовые файлы. Архивы, программы, аудио и видео он не принимает.

Ответ готовым файлом

Ассистент отдаёт результат файлом, без промежуточного копирования в редактор. Отдельной кнопки нет: напишите в чате «сделай файлом», «выгрузи таблицей» или «составь документ» и опишите, что нужно. Ассистент подберёт формат и название, в чате появится карточка файла. Нажмите на неё, чтобы скачать. Файл остаётся в переписке, в том числе после перезагрузки страницы.

Сейчас создаются таблицы CSV, текстовые файлы TXT и Markdown, веб-страницы HTML, файлы данных JSON и события календаря ICS. Документы PDF, Word и Excel появятся позже. Готовый файл пока нельзя поправить: по просьбе «исправь второй абзац» ассистент создаст новый. Презентации и офисные форматы он не создаёт, хотя читать их умеет.

Четыре сценария

Коммерческое предложение. Руководитель отдела продаж готовит навык «КП по сделке». Менеджер прикрепляет прайс поставщика и запускает навык: ассистент берет позиции из прайса, оформляет предложение в принятом в компании тоне и выдаёт файл.

Еженедельная сводка. Руководитель проекта один раз задает структуру сводки в навыке. Ассистент помнит, что этому сотруднику нужны таблица и короткий текст. В пятницу остаётся нажать на молнию.

Задачи по ТЗ. К сообщению прикрепляют техническое задание и просят поставить по нему задачи. Переписывать документ вручную не нужно.

Разбор просрочек. Навык выдают всему отделу. Сотрудники получают разбор своих задач в одном формате, обсуждение на планёрке идёт быстрее.

Итоги

Навыки убирают повторяющиеся объяснения, память хранит правила работы, файлы связывают ассистента с внешними документами. Каждый элемент настраивается за несколько минут, а действует при каждом следующем запросе: команда получает ответы в едином формате и тратит меньше времени на оформление.