Фильтруем ввод данных в таблицах Р7 офис

Ограничиваем ввод данных

Давайте представим себе вполне возможную в повседневной офисной жизни ситуацию: сотрудникам вашего отдела нужно пройти обучение, выбрав для этого удобный для них день. Но обучение не ведётся по воскресеньям, так что в поле ввода желательно вообще убрать возможность ввести дату, которая приходится на воскресенье — ошибки могут обернуться досадными недоразумениями. Попробуем?

Поле ввода даты для первого нашего виртуального сотрудника — B2, а день недели, что в столбце C, выводится формулой =ТЕКСТ(B2;"ДДДД"). Для того, чтобы ограничить возможность ввода в нужную нам ячейку днями недели с понедельника по субботу, можно воспользоваться функционалом проверки данных. Соответствующая кнопка находится на вкладке «Данные».

Во появившемся окошке в выпадающем списке графы «Разрешить» выберем «Другое», и в графу «Формула» вписываем: =ДЕНЬНЕД(B2)<>1. Эта формула как раз и призвана ограничить возможность ввода воскресений — «<>1» как раз про это, ибо в американской традиции неделя начинается с воскресенья, порядковый номер этого дня — «1». Соответственно, «больше или меньше единицы» — это именно исключение возможности ввода даты, соответствующей воскресенью.

Жмём ОК, отлично. Теперь при попытке ввести дату, например, 5 апреля 2026 (а это как раз воскресенье) редактор выдаст сообщение об ошибке.

Не только воскресенье?

Однако исключение возможности ввода одного лишь воскресенья может нас и не удовлетворить. Например, надо исключить выходные дни в принципе — то есть, и субботу. А у субботы порядковый номер – 7. Значит, формулу надо составить так, чтобы выполнялись два условия сразу — не 1 и не 7. Поможет в этом функция «И», которая как раз позволит два наши условия объединить. Формула получится такой: =И(ДЕНЬНЕД(B2)<>1;ДЕНЬНЕД(B2)<>7).

Чуть более элегантный способ добиться того же результата — поменять нумерацию дней недели. Для этого в окно проверки впишем формулу =ДЕНЬНЕД(B2;2)<6. Она интересная, давайте разберём её. Аргумент в виде двойки рядом с адресом ячейки — (B2;2) — проинформирует редактор, что вы желаете отсчитывать дни недели, начиная с понедельника (второй день в американской традиции, поэтому аргумент — 2). Дальше просто — надо, чтобы значение было меньше шести (суббота), так что «<6».

Правило — для всех!

Работает? Отлично. Теперь давайте применим правило проверки ко всему диапазону в котором сотрудники будут вводить свои даты. Для этого просто выделяем его (полностью, включая поле, для которого мы уже настроили параметры проверки ввода) и жмём ещё раз кнопку «Проверка данных». Редактор автоматически предложит распространить условие и на другие ячейки в нашем выделении. Что ж, именно это нам и нужно! Жмём «Да». Редактор ещё раз покажет формулу, мы её ещё раз подтвердим — и готово.

Конечно, возможности редактора гораздо шире, чем фильтрация ввода по определённой формуле. Можно, например, ограничивать длину вводимого текста, выбирать интервалы времени и дат для ввода, и многое другое.

Работа над ошибкой

Кстати, сообщение об ошибке, которое редактор выдаёт, если ввести не ту дату, тоже можно (а иногда и нужно) настраивать. Например, можно сменить значок или текст сообщения. 

Теперь пользователь, пытаясь ввести неверные данные, увидит такую картину:

Причём тут совместная работа?

Казалось бы, формуляр, считай, готов. Но как его выдать всем, кому нужно ввести данные? По почте отправить, потом собрать то, что они ввели и из 10 полученных в ответ файлов снова собрать один? Ну, можно, конечно, и так, но такой вариант не выглядит хорошим. Куда удобнее воспользоваться функционалом совместной работы, который у Р7 офис, как у платформы, что называется, «в крови». Раз уж он у нас есть, почему не задействовать?

Итак, раз уж мы собираемся дать поиграться с нашей табличкой другим пользователям, не все из которых могут оказаться в достаточной мере разумными (особенно по весне), стоит немного ограничить их возможности. Для начала воспользуемся функцией защиты листа. Соответствующая кнопка расположена на вкладке «Защита».

В окошке, которое появляется по её нажатию, можно выбрать, что пользователям этого листа можно, а чего нельзя. Пусть можно будет выделять ячейки, других разрешений нам и не надо. А вот что нам надо — так это разрешить редактирование диапазона для ввода дат, для чего стоит нажать кнопку «Разрешить редактировать диапазоны» в окне защиты листа. И выбрать наш диапазон.

Назовём его «Даты».

Пароль на диапазон устанавливать не обязательно, но если вы планируете делиться формуляром по внешней ссылке — возможно, и стоит его поставить.

А теперь можно просто раздать доступ к файлу вашим сотрудникам. На Р7 диске найдите файл, вызовите контекстное меню правой кнопкой мышки, в нём выберите пункт «Настройки доступа».

Здесь можно легко и просто добавить к аудитории формуляра пользователей вашего портала, как по одиночке, так и группами (если у вас есть группы, конечно). И установить для каждого свой уровень доступа, что тоже важно. Уровень «Запись» — то, что надо в нашем случае.

Если нужен также доступ по внешней ссылке — в этом же окошке можно нажать на кнопку «Создать внешнюю ссылку», настроить её параметры, в том числе задать уровень доступа и пароль. Кстати, период, в течение которого ссылка будет действительной, здесь также можно настроить.

Теперь пользователь, даже прийдя по внешней ссылке (и введя пароль), пытаясь ввести дату, приходящуюся на субботу или воскресенье, сможет увидеть как раз то самое сообщение об ошибке, что мы выше настраивали.

А при попытке редактировать какие-то поля вне разрешенного диапазона получит соответствующее предупреждение.