Сводные таблицы в Р7 офис: анализируем данные быстро и эффективно

Сводные таблицы в Р7 офис: анализируем большие таблицы быстро и эффективно. Фото Freepik

Действительно, анализ большой таблицы с помощью самых простых возможностей любого табличного редактора — фильтрация, простейшие формулы вроде суммирования и определения процентажа — займёт неоправданно долгое время.

Итак, что умеет сводная таблица? Например, достать из массива данных определённую их часть по какому-либо критерию, показать эти сведения наглядно (особенно если диаграмму построить на основе полученных данных, это мы тоже сегодня попробуем на практике) и компактно. Плюс, в сводной таблице данные можно отсортировать, подсчитать сумму для конкретных типов данных, определить среднее значение, выделить процент от суммы и многое другое. Если пользоваться более простыми средствами, на базовый анализ уйдёт масса времени, со сводной таблицей же вы справитесь с задачей в пару кликов.

Стоит иметь в виду, что сводных таблиц может быть и несколько, их можно разместить, например, на разных листах книги. Но источник данных, тот самый большой массив, должен быть один и един. Если у вас несколько исходных таблиц, чтобы провести их анализ, надо будет их сначала объединить в одну. А теперь приступим к практике.

Для начала подготовим массив данных, с которым мы будем проводить операции. Обычно в роли демо-таблиц используют абстрактные данные о продажах тех или иных товаров в разных точках. Но мы пойдём другим путём. Для примера мы приготовили кейс медиаанализа, у нас есть виртуальный массив сведений об упоминаниях бренда «КотоБанк» (все ведь любят котиков?) в медиа за 2024 год (тоже виртуальный). И мы попробуем выудить из массива, который после непродолжительных уговоров для нас услужливо сгенерировала нейросеть, какие-то тренды и сделать выводы. Такой работой часто занимаются медиа-менеджеры и пиарщики, так что кейс можно считать практическим.

Наш массив предлагает такой набор сведений для каждого упоминания: известна дата, конкретный медиаисточник, тип медиа, тональность (самое важное для нас: хорошо, плохо или нейтрально высказались о бренде) и показатель охвата (аудитории). Также зафиксирован контекст: тип или повод упоминания. Всего у нас в таблице 99 строк — для наших простых, ознакомительных целей этого вполне достаточно. Это уже сложно анализировать «вручную», так что применение сводной таблицы здесь вполне оправдано. Строку с названиями столбцов мы закрепили для удобства навигации. 

Время практики: создаём сводную таблицу

Итак, для начала нам нужно открыть наш исходный массив данных в табличном редакторе Р7 офис. Теперь перейдём на вкладку «Сводная таблица» — там будет активна единственная кнопка, «Вставить таблицу». Её и надо нажать.

После этого откроется новый лист с пустой (пока) сводной таблицей. И кстати кнопки интерфейса стали активными. Но самое интересное для нас на данном этапе — это панель конфигурации нашей таблицы справа. С её помощью творится магия: сложный анализ делается простым и понятным. 

В верхней части панели располагаются названия наших столбцов — это типы данных (дата, медиа (название), тип медиа и т. д.). А четыре небольших окошка внизу определяют, какую «роль» будут брать на себя наши столбцы, на какие вопросы будет отвечать наша сводная таблица. Например, мы хотим понять, как в зависимости от месяца менялся охват аудитории для различных типов медиа.

Для начала сделаем так, чтобы строки олицетворяли собою временную шкалу, для чего берём поле «Дата» и просто перетаскиваем его мышкой в поле «Строки» внизу. Или, как вариант, жмём на значок раскрытия вариантов справа в самом поле «Дата», и «Строки» выбираем уже там. Редактор добросовестно выдаст нам все наши даты построчно.

Однако, такой формат подачи нас не очень устраивает, работать с ним будет ровно так же неудобно, как и с оригинальным массивом данных. Так что делаем финт ушами: встаём на любой элемент в первом столбце, правый клик, и в контекстном меню выбираем «Сгруппировать».

Редактор предложит нам варианты группировки. Выберем «Месяцы».

Так лучше, не правда ли?

Далее «Тип медиа» помещаем в окошко «Столбцы», а «Охват» — в «Значения». Вот что у нас получилось (для наглядности мы также добавили условное форматирование цветами, где наиболее насыщенный зелёный — это самые высокие значения охвата).

Чуть-чуть о поле «Значения» — оно важное. По умолчанию значения суммируются, но можно выбрать и другие варианты — например, найти среднее значение для категории, процент от глобального итога и др. Чтобы получить доступ к этим вариантам представления данных, надо кликнуть на «раскрывающий» символ в правой части поля, которое вы поместили в «значения». А в появившемся контекстном меню выбрать «Параметры полей».

В появившемся окошке настройки параметров в меню «Операция» можно будет выбрать, что именно вы ходите видеть в ячейках водной таблицы. 

А в меню «Вычисления», соответственно, доступные варианты определения процентажа, доли и т.п.

Повышаем наглядность: сводная диаграмма

Да, ещё к вопросу наглядности. По полученной нами сводной таблице можно сделать сводную же диаграмму. Выделяем нужные данные (лучше не будем включать столбец «Общий итог», он нам испортит всю наглядность), жмём кнопку «Сводная диаграмма Оптимальный для нас формат будет «Гистограмма с накоплением».

И вот что получилось (заголовок мы, конечно, ввели вручную).

Сразу видно, что больше всего аудитории слышало про наш уважаемый бренд в декабре, а минимум был в самом начале года. А с точки зрения эффекта по охвату социальные сети оказываются совершенно вне всякой конкуренции.

Фильтруем тональность

Но это, конечно, далеко не все возможности сводных таблиц. Есть ведь у нас ещё окошко «Фильтры», и почему бы его не задействовать? Перетащим туда, например, поле «Тональность». И сразу получим возможность фильтровать данные, которые хотим видеть, в зависимости от того, была ли тональность нашего упоминания в СМИ негативной, позитивной или нейтральной. Для примера выберем негативную тональность.

Жмём «ОК» — и все цифры меняются в соответствии с нашим фильтром. Обратите внимание — и сводная диаграмма, которую мы недавно построили, тоже радикально изменилась в соответствие с новой выборкой.