Как защитить документы паролем и снять его в «Р7-Офис»

Как защитить документы паролем и снять его в «Р7-Офис». Фото: из архива компании

Конфиденциальные данные, которые хранятся в документах, могут быть уязвимы к несанкционированному доступу. Поэтому для их защиты можно установить пароль. В редакторе документов «Р7-Офис» есть несколько функций для установки пароля. Кроме того, существует несколько способов его использования, которые можно применять в зависимости от вида документа и целей редактора. 

Установка пароля

Перед установкой пароля важно учесть, что его нужно будет вводить каждый раз при открытии документа. Без этого условия будет невозможно получить доступ к информации. Для активации этой функции нужно выполнить следующие действия:

1. В главном меню перейти во вкладку «Файл». 
2. Открыть подменю «Защитить». 
3. Нажать на кнопку «Добавить пароль». 

Также в главном меню есть вкладка «Защита», которая предназначена специально для настройки безопасности документа. Чтобы установить пароль, в ней нужно кликнуть на подменю «Шифровать».

После выполнения одной из указанных выше инструкций откроется небольшое окно «Установка пароля». В нем надо выполнить стандартные действия: 

• указать пароль;
• повторить пароль;
• нажать кнопку «ОК» для сохранения настройки. 

В этом же окне есть предупреждение о том, что если пароль будет забыт или утерян, то восстановить его будет невозможно. Это тоже важно учитывать. 

Доступ к защищенному документу

При попытке открыть документ, который защищен паролем, будет появляться специальная форма «Защищенный файл». Чтобы получить доступ к его содержанию, нужно ввести правильную комбинацию символов. И пока пользователь этого не сделает, он не сможет просматривать или редактировать информацию в документе. 

Изменение и удаление пароля

При необходимости пароль можно изменить или удалить. Это может сделать любой пользователь, у которого есть доступ к защищенному документу. 

Инструкция похожа на ту, которая выполняется при установке:

1. В главном меню перейти во вкладку «Файл». 
2. Открыть подменю «Защитить». 
3. Кликнуть на кнопку «Изменить пароль» или «Удалить пароль».

То же самое можно сделать и через вкладку «Защита». В ней нужно нажать на стрелку возле подменю «Шифровать» и в выпадающем списке выбрать строку «Изменить пароль» или «Удалить пароль».

Если нажать «Удалить пароль», то он просто исчезает без дополнительных действий. А если выбрать пункт «Изменить пароль», то снова появится окно «Установка пароля». И в нем нужно будет выполнить те же стандартные действия: 

• указать новый пароль;
• повторить пароль;
• нажать кнопку «ОК» для сохранения. 

Частичная защита документа

При необходимости можно защитить документ от редактирования, но оставить открытый доступ к определенным функциям. Для этого необходимо в главном меню перейти во вкладку «Защита» и кликнуть подменю «Защитить документ».

В итоге откроется окно «Защитить», в котором есть те же две строки для ввода и подтверждения пароля. Но дополнительно здесь можно выбрать один из четырех вариантов ограниченного доступа:

• «Только чтение»;
• «Заполнение форм»;
• «Отслеживание изменений»;
• «Комментарии». 

Чтобы сохранить настройки нужно нажать кнопку «Защитить». После установки такой защиты, ограниченный доступ будет открыт для всех желающих. Например, если выбрать «Только чтение», то любой пользователь сможет открывать и просматривать документ без пароля. Но он никак не сможет редактировать его содержание. А в верхней части листа будет соответствующее уведомление. 

Для того, чтобы снять такое ограничение необходимо снова перейти в меню «Защита» и кликнуть подменю «Защитить документ». После этого откроется небольшое окно «Снять защиту документа», в котором нужно указать пароль и нажать кнопку «ОК». 

Cтоит учитывать, что таким образом полностью снимается защита документа, то есть любой пользователь сможет его открывать и редактировать без пароля.