SmartКЭДО

SmartКЭДО — система кадрового электронного документооборота (КЭДО), разработана кадровыми экспертами и юридической компанией Comply, функционал создан для практического использования, а документы и локальные нормативные акты (ЛНА) в системе соответствуют ТК РФ и 152-ФЗ. Сервис на рынке с 2020 года. Продукт включён в Реестр отечественного ПО Минцифры, имеет лицензию ФСТЭК и указан в реестре операторов персональных данных Роскомнадзора.

Основные функциональные блоки:

• Модуль назначения документов — кадровик выбирает тип документа из библиотеки шаблонов и указывает получателей; список сотрудников подтягивается автоматически из 1С или другой учётной системы, вручную вводить ФИО не нужно. Маршрут согласования (кто визирует документ до подписания сотрудником) настраивается заранее самим кадровиком через интерфейс, без обращения в IT-отдел или к разработчикам. Для организаций с 1500+ сотрудниками разработчики отдельно указывают, что ядро системы оптимизировано под нагрузку такого масштаба.
• Отслеживание статусов — по каждому документу видно, на каком этапе он находится: отправлен, ожидает подписи, подписан или отменён; статус обновляется в реальном времени без ручного опроса сотрудников. Если сотрудник не подписывает документ в срок, система рассылает автоматические напоминания по настроенным каналам. Кадровик может формировать отчёты по статусам массово — например, чтобы увидеть, кто из большого штата ещё не ознакомился с приказом.
• Электронный архив — подписанные документы автоматически отправляются на хранение в цифровой архив, включая документы уволенных сотрудников. Сроки хранения по каждому типу документа проставляются системой согласно нормативным требованиям, без ручного расчёта кадровиком. Документы защищены от потери и доступны для быстрого поиска — есть возможность выгрузки нужного пакета в один клик, например, при запросе проверяющих органов.
• Личный кабинет сотрудника — сотрудник получает уведомление о новом документе в удобном ему канале: Telegram, WhatsApp, Max, e-mail или push, открывает и подписывает документ прямо в браузере, без установки отдельного приложения. Электронная подпись (УНЭП) выпускается автоматически при первом входе в систему, дополнительных визитов в удостоверяющий центр не требуется. Кнопка подписания в ряде процессов (например, при найме) становится активной только после того, как сотрудник фактически открыл и прочитал документ.
• Терминал для производства — отдельный упрощённый интерфейс для развёртывания на общем устройстве (планшете или инфокиоске в цеху), рассчитанный на сотрудников без личного смартфона или рабочей почты. Авторизация происходит по табельному номеру, а не по логину и паролю, что ускоряет вход при посменной работе.

Помимо базовой платформы КЭДО, существуют следующие отдельные модули:

• Конфликт интересов — автоматизирует ежегодное декларирование конфликта интересов сотрудниками и последующее управление кейсами (фиксация, рассмотрение, принятие решения). Модуль ориентирован на юридические и комплаенс-подразделения, а не только на кадровую службу.
• Модуль согласий — переводит в электронный вид сбор согласий на обработку персональных данных, в том числе «в полях» — например, у промоутеров, торговых представителей или полевых сотрудников продаж и маркетинга. Функционал и юридические формулировки согласий настраиваются индивидуально под клиента. Юридическая часть модуля проверена собственной юр. фирмой разработчика.
• SmartПрием — модуль для дистанционного найма: кандидат заполняет анкету и загружает документы удалённо, документы автоматически распознаются и передаются на подпись без ручного ввода данных кадровиком. Подписанные документы сразу уходят в SmartКЭДО и в учётную систему компании (например, 1С). Поддерживает как облачное размещение (Yandex Cloud), так и on-premise — на серверах заказчика.
• График отпусков — автоматизирует формирование, согласование и утверждение графика отпусков по всей организации. Кадровик формирует проект графика одной кнопкой на основе актуальных данных о составе компании, а не собирает заявки вручную по отделам; согласование руководителем происходит в электронном виде с прозрачными дедлайнами.
• Охрана труда — модуль, автоматизирующий ознакомление сотрудников с документами по охране труда, электробезопасности, пожарной безопасности, ГО и ЧС, а также прохождение инструктажей. Документы на ознакомление можно назначать вручную или автоматически, отчёты по итогам формируются в системе моментально. Модуль интегрирован с основным функционалом SmartКЭДО и снижает риски при проверках регуляторов — от штрафов до персональной ответственности должностных лиц.

Интеграции:

• 1С:ЗУП — готовое расширение для версии 3.1 и выше, устанавливается бесплатно за один день, по заявлению разработчиков не изменяет типовую конфигурацию, обеспечивает автосинхронизацию сотрудников и оргструктуры.
• БОСС-Кадровик, SAP HR, 1С:ERP — интеграция через API или обмен файлами.
• HR-порталы и LMS — через API.
• SSO — единая корпоративная авторизация, бесплатная.
• Для систем без API предусмотрен обмен данными через CSV/Excel.

Хранение данных и безопасность:

Для каждого клиента разворачивается отдельный изолированный инстанс — на серверах заказчика (on-premise) или в изолированном облаке (Яндекс.Облако). Разработчики отдельно отмечают, что это отличается от распространённой на рынке модели, когда данные разных клиентов хранятся в общем облаке вендора.

Процесс внедрения занимает 4-5 недель до первого подписания. Этапы:

1. Неделя 1 — развёртывание изолированного сервера, подключение 1С/БОСС-Кадровик/SAP, настройка SSO.
2. Недели 2-3 (параллельно) — юристы Comply готовят пакет ЛНА и положение о КЭДО, кадровики самостоятельно настраивают шаблоны документов и маршруты согласования.
3. Неделя 4 — обучение кадровиков и руководителей, запуск первой волны, автоматический выпуск УНЭП у сотрудников.
4. После запуска — сопровождение: персональный менеджер, включённая техподдержка, юридическая помощь при трудовых спорах или проверках Роструда.