YouGile

В YouGile запустили личные чаты для внешних пользователей. Фото: из архива компании

Ранее внешний специалист мог присоединиться лишь к командному чату. Сейчас пользователь может начать персональную переписку с любым человеком — достаточно отправить ему ссылку-приглашение.

Как пригласить гостя

Инструкция для веб-версии и мобильного приложения:

• Найдите раздел «Мессенджер» (веб) или «Чаты» (смартфон).
• В верхнем меню кликните на символ карандаша.
• Запустите функцию «Пригласить в мессенджер».
• Поделитесь ссылкой с собеседником удобным способом.

После регистрации собеседник отобразится в вашем списке контактов. Число приглашенных не лимитируется.

Функция недоступна? Обновите приложение или перезагрузите браузер.

Обновить мобильное приложение YouGile

Возможности приглашенного участника

Внешний пользователь получает полный функционал переписки: обмен сообщениями и документами, push-оповещения на всех устройствах. При необходимости его переводят в групповую беседу.

Что скрыто от гостя:

• Рабочие пространства, канбан-доски, карточки задач.
• База сотрудников компании, организационная иерархия.
• Любые чаты, кроме тех, куда вы добавили его напрямую.

Мессенджер YouGile. Фото: из архива компании

Инструкция: 

• Откройте мессенджер (браузер или мобильное приложение).
• Активируйте функцию приглашения по ссылке в настройках чата.
• Перешлите ссылку собеседнику.

После быстрой регистрации пользователь сможет участвовать в диалогах.

Мы собираем обратную связь для доработки функционала. Если столкнулись с ошибкой — сообщите в техподдержку. 

Есть предложения по развитию? Добро пожаловать в фокус-группу.

Интеграция YouGile с почтой. Фото: из архива компании

Механика процесса

Новое сообщение сразу превращается в карточку и оказывается в выбранной колонке на вашей доске. 

Автор видит номер тикета в автоответе, а история общения фиксируется в задаче — её удобно изучать и в общем виде, и в боковом меню задачи.

Кому это нужно

Службам поддержки и внутренним отделам

Расширились возможности автоматизации: задавайте сценарии маршрутизации, которые помогут в один клик назначить новых исполнителей, проставить метки или переименовать задачу при поступлении нового сообщения.

Системным администраторам и IT-специалистам

Генерируйте тикеты для техотдела даже от коллег без аккаунта в системе — просто напишите на выделенный email. 

При наличии нескольких почтовых ящиков система сама распределит сообщения между ответственными. 

На рабочем пространстве появится счётчик обращений, а в карточках — информация о новых сообщениях.

Отделам продаж

Email интегрируется с историей общения в мессенджерах в рамках одной сделки. Так проще выставлять предложения и документы через email, а нюансы обсуждать в привычном чате.

Обратите внимание: вы можете выбрать директории, откуда система будет получать сообщения — это отсечёт ненужное.

Обновление скоро будет доступно в десктопной и локальной версиях платформы.

Планируете настроить интеграцию? Смотрите руководство по ссылке.

Требуется помощь с внедрением инструментов поддержки или продаж? Заполните форму на внедрение. Для тестового периода выберем несколько организаций и поможем наладить процессы с нуля.

Оставить заявку

В мессенджере YouGile можно цитировать сообщения и тегать всех в чате. Фото: из архива компании.

Уведомляйте всю команду одним сообщением

Используйте @all, чтобы все участники чата получили оповещение. Функция экономит время на срочных объявлениях и важных новостях, когда нужно быстро собрать внимание коллег.

Отвечайте на конкретные фразы

Выделите нужный фрагмент текста и добавьте цитату в ответ. Собеседники сразу поймут, на какое сообщение вы реагируете. Обсуждения становятся понятнее, даже если в чате активная переписка.

Работайте в лаконичном интерфейсе

Переработали полноэкранный режим мессенджера. Сократили размер верхней панели, чтобы освободить пространство для сообщений. Второстепенные элементы убрали в меню чата, а поиск вынесли в отдельную строку.

Обновление мобильного приложения YouGile: массовое прочтение чатов и вход в веб по QR-коду. Фото: из архива компании

Обновление упрощает работу с большим количеством диалогов и снижает нагрузку от уведомлений — особенно когда нужно быстро выделить приоритетные задачи.

Массовая отметка сообщений как прочитанных

Если накопилось много уведомлений, их можно закрыть в пару действий.

Доступны два варианта:

1. отметить прочитанными все чаты сразу;
2. выбрать конкретные диалоги и применить действие только к ним.

Это помогает навести порядок в списке сообщений и сосредоточиться на действительно актуальных обсуждениях.

Вернуть чату статус «непрочитанного»

Иногда сообщение открывается в спешке, но требует ответа позже. Теперь в мобильном приложении можно повторно отметить чат или отдельное сообщение как непрочитанное.

Так обсуждение останется в списке важных и не потеряется среди других диалогов.

Ответ свайпом

Чтобы быстро вступить в обсуждение, достаточно провести по сообщению влево. Поле для ответа откроется автоматически — без перехода в карточку чата.

Функция особенно удобна, если вы работаете с телефона вне офиса.

Создание задач по шаблону

В YouGile задачи оформляются в виде карточек на досках. Для повторяющихся процессов можно использовать шаблоны.

Теперь создавать такие задачи можно и в мобильной версии — так же, как и в веб-интерфейсе. Это экономит время при запуске типовых работ, например рекламных кампаний или стандартных внутренних процессов.

Вход в веб-версию через QR-код

Для авторизации на компьютере больше не требуется вручную вводить данные учётной записи.

Откройте мобильное приложение, отсканируйте QR-код на экране — и вход выполнится автоматически. Такой способ ускоряет доступ к системе и повышает безопасность.

Дополнительные изменения

В новой версии также появились:

• тег @all для быстрого уведомления всей команды в чате;
• обновление списка диалогов свайпом вниз;
• обложки подзадач для удобной ориентации в крупных проектах;
• вход и регистрация по SMS.

Обновление уже доступно пользователям мобильного приложения YouGile на Android и iOS.

Обновили мобильное приложение YouGile: находите задачи и файлы быстрее. Фото: архив компании

Стикеры подставляются автоматически

Открываете форму новой задачи — в ней уже отображены обязательные и рекомендованные поля, которые заданы в веб-версии. Задача не сохранится, пока вы их не заполните. Это исключает пропуск важных атрибутов и поддерживает порядок в оформлении.

Результаты поиска разбиты на блоки

А именно на «Задачи», «Сообщения», «Сотрудники». Не нужно листать общую выдачу в поисках нужного файла.

Появился блок «Недавние» — в нём лежит всё, к чему вы обращались за последнее время. Он экономит время, если вы по несколько раз за день заходите в одни и те же карточки или переписки.

Весь проект в чате за одно касание

Раньше каждого участника нужно было выбрать отдельно. Сейчас достаточно нажать кнопку, и все сотрудники проекта окажутся в чате.

Функция доступна при создании доски или через проектное меню. Представьте: стартует инициатива на десять человек. Вы не перебираете список участников руками — просто формируете чат проекта и добавляете команду одним движением.

Длинный тап по чату вызывает контекстное меню

В нём собраны базовые операции: включение и выключение уведомлений, добавление в избранное, отписка. Больше не нужно открывать настройки ради простых действий.

Дополнительно

• Авторизация через Яндекс ID и VK ID. Новички в команде могут приступить к работе без лишних шагов.
• Поддержка ручной сортировки проектов. Расставляйте их как вам удобно.
• Все реакции теперь в мобильной версии. Эмодзи, отправленное отдельным сообщением, увеличивается в размерах.

В YouGile CRM появилась интеграция с мессенджерами, почтой и формами на сайте. Фото: из архива компании

Что можно подключить

• Telegram;
• WhatsApp;
• сервисы объявлений (например, Авито);
• Max;
• корпоративные почтовые адреса;
• формы обратной связи на сайте;
• страницы и виджеты из социальных сетей.

Для чатов есть расширение Wazzup: оно передаёт диалоги из мессенджеров прямо в CRM. Интеграции с почтой и формами подключаются отдельными модулями.

Как это работает на практике

• Клиент пишет сообщение там, где ему удобно.
• Обращение сразу фиксируется в CRM.
• Менеджер может создать сделку на основе переписки и заполнить карточку контакта.

Все дальнейшие шаги — обновление информации, изменение стадии сделки, постановка задач — выполняются из того же окна, где ведётся переписка.

Что обновление даёт команде

Руководитель получает доступ ко всей клиентской коммуникации: видно, на каком этапе находится каждая заявка. Вся рабочая информация по клиенту хранится централизованно — от первых сообщений до истории взаимодействий.

Кроме того, не теряется контекст переписки: сотрудники быстро ориентируются в запросе клиента, даже если переключаются между задачами.

Как подключить нужные каналы

Для каждого вида интеграции есть отдельные инструкции: просто выберите нужный источник и настройте его по шагам из гайда. После подключения все обращения начнут автоматически появляться в CRM.

Узнать больше про каналы коммуникации

Превращение сообщений в задачи и быстрое приглашение сотрудников: обновления мессенджера YouGile. Фото: из архива компании

Добавляйте новых участников в командные обсуждения

Когда вы приглашаете сотрудника, можно сразу добавить его в общие чаты. Так человек сразу видит те переписки, которые нужны для работы.

Функция особенно пригодится командам с большим количеством чатов или частыми пополнениями сотрудников. С ней новички быстрее погрузятся в контекст.

Оформляйте поручения в задачи прямо из переписки

Если в чате появилась задача, её можно превратить в отдельную карточку. Для этого не нужно переходить на рабочую доску. Вот как работать с задачами в чате.

В мессенджере YouGile появился полноэкранный режим. Фото: из архива компании

Почему обновление важно для команд

Полноэкранный режим помогает удерживать внимание на нужном разговоре и не отвлекаться на другие чаты. Окно мессенджера занимает весь экран, так что пользователь видит и задачи, и переписку без лишних переключений.

Как перейти в полноэкранный формат

Сделать это можно двумя способами:

1. Открыть раздел «Мессенджер» в боковом меню.
2. Развернуть панель чата так, чтобы она заняла всё окно браузера.

После этого интерфейс автоматически перестроится.

Как устроена работа с файлами

Все документы, изображения, видео и скринкасты теперь собраны в меню «Вложения» — эта панель отображается в каждом чате.

Через неё можно не только просматривать документы и фото, но и быстро переходить к тому сообщению, с которым был отправлен файл. Так вам не придётся листать длинную переписку в поисках материалов.