Самая важная рекомендация по внедрению IT-систем

Рекомендаций по внедрению систем управления у нас накопилось уже на целую книгу, но книгу долго писать и читать. Я просто поделюсь самой главной из них, которая также актуальна для любой IT-системы. Этот вывод мы сделали, плотно участвуя во внедрении собственной системы Yougile не менее чем в 100 компаниях.

Необходимо планировать внедрение системы и относиться к этому, как к отдельному проекту. И чем больше компания, тем этот проект сложнее.

Многие почему-то думают, что систематизация рабочих процессов произойдет быстро, и ничего специально делать не надо. Достаточно просто поставить систему и попросить всех ею пользоваться. Но на деле это совсем не так!

В этой статье мы поделимся своим опытом – расскажем о принципах и этапах внедрения систем, а также покажем 2 примера.

Как происходит обычно

Мы часто слышим от компаний:

«Мы подошли к этому вопросу, выбрали систему управления проектами, организовали процессы – но у нас не пошло».

Задаем вопрос:

«А что именно вы сделали, какие этапы внедрения системы прошли?».

Они отвечают:

«Поставили задачи, пригласили сотрудников, объяснили всем, как пользоваться. Но все быстро заглохло, люди по привычке ставили и обсуждали задачи вне системы, устно или в мессенджерах».

Так и должно быть, это обычная ситуация. И это совсем не зависит от системы управления. Так будет всегда, с любой системой, если не заложить время под ее внедрение и не следовать плану и определенным принципам. 

Принципы внедрения системы

• Необходимо тщательно, поэтапно планировать внедрение системы управления проектами и выделять для этого определенные ресурсы. 
• Чем больше команда, тем длиннее и сложнее проект. Не всем понравятся новые правила. 
• Будет несколько этапов: формирование нового процесса и сопротивление, тестирование и привыкание, закрепление и борьба за новый подход.
• Прошлый опыт важен. Люди, привыкшие передавать задачи «из уст в уста» не перестроятся мгновенно. 

План внедрения

Универсального плана внедрения нет, но в начале этого процесса все команды проходят примерно одинаковые этапы:

Этап 1. Выбор решения и цели

Если компания берет первую попавшуюся систему (на выбор руководства) и не ставит перед собой точной цели, то скорее всего эта затея провалится.

Компании, которые успешно систематизируют рабочие процессы, выбирают систему совместно с командой. И обязательно ставят четкие цели, тоже всей командой. Например: «Сделать так, чтобы через 1 месяц все задачи были перенесены в систему управления». 

Этап 2. Формирование новых правил

На этом этапе идея начинает приживаться на ментальном уровне. Люди привыкают к новому процессу. И главная задача сейчас – сформировать внутренние правила. Правила должны делать работу с системой удобной и понятной для всех.

Например: как часто надо ставить задачи? «Сделать макет» – это задача, или надо расписать ее подробнее и разбить на этапы? В какой момент задачи закрывать? Что делать с невыполненными задачами: закрывать и открывать заново, переносить на следующую неделю, продлевать срок?

В команде должен сформироваться ряд гласных и негласных правил. Важно, чтобы менеджер, который отвечает за процесс внедрения системы, как можно больше общался с командой, пропагандировал новый подход и транслировал его ценности.

Этап 3. Узаконивание новых правил

Хороший менеджер фиксирует все эффективные паттерны и убирает более слабые. К примеру, команде не нравится идея ставить дедлайн со строго определенным часом, и менеджер формирует правило – ставить дедлайны только с датой, без указания времени.

Процесс «брожения» идей нужно в конце концов останавливать, новые правила должны быть сформулированы в виде методологии. Успешные команды формируют методологию за 1-2 недели, неуспешные растягивают этот процесс на полгода и оставляют его открытым.

Если менеджер продолжает следить за процессами и за исполнением методологии, то внедрение системы обречено на успех. 

Примеры планов внедрения

Вот так в IT-компании из 120 человек выглядел план по внедрению. Он размещался на общей доске годовых планов по разным отделам:

А вот так внедрял систему небольшой стартап: 

Сколько времени потребуется на внедрение

Есть хороший подход для грубой оценки времени на внедрение. Потребуется примерно 1 день на каждого человека. Так, если в вашей компании или отделе 10 человек, процесс внедрения системы займет 2 рабочих недели.

С чем вам придется столкнуться 

Представьте, что вам требуется всех в вашей команде научить бегать по 1000 м три раза в неделю. У вас будут единомышленники, будут те, кто побежит за компанию, а будут и те, кого от этого тошнит. После месяца регулярных тренировок большинство сотрудников в итоге останутся довольны, что приобрели новую здоровую привычку. Но это, как и с системой управления проектами, не произойдет за один день.