Актуальные статьи из мира IT и бизнеса

Ярослав, какими направлениями вы сейчас заняты?

У меня небольшая консалтинговая компания, которая занимается помощью другим компаниям, автоматизацией бизнес-процессов, оптимизацией, внедрением различных средств, в том числе облачных. Не все, конечно, их считают безопасными. Пока в компании ведём 5 крупных клиентов, проекты по ним длинные, ни один из них ещё не завершён.

И, плюс ко всему, вместе с другими людьми, занимаюсь популяризацией науки — участвую в инициативной группе «Думай», где облачные сервисы используем для координации процессов и хранения файлов. Уже провели три мероприятия «Думай, Казань!», собрали на каждом из них полный зал. После второго пришлось переместиться в более крупное помещение. Думаю, это отличный результат.

Какие сервисы используете в работе и для каких целей?

Мы плотно сидим на решениях корпорации Google — почта, хранилище Google Drive со всем их офисным пакетом. Для проектного менеджмента используем Basecamp и систему для работы с нашей аудиторией, основная цель которой заключается в легальной рассылке — MailChimp. Плюс Dropbox, храним там часть документов. Те, которые необходимо оперативно редактировать — в Google Drive, остальные в Dropbox.

Также я использую постановщик задач Asana. Везде использую Evernote. Из российского — ящик на Яндекс.Почте для домена.

Сейчас ещё выбираю облачную бухгалтерию. Пока раздумываю над решениями «Эльба» и «Моё дело». Раньше я использовал сервисы Контура, но это было 4 года назад.

Был ещё опыт использования Битрикс24, но она явно предназначена для более крупных компаний с сильным отделом продаж и воронкой. У меня нет такой большой активной воронки, поэтому мы вручную обрабатываем клиентов.

Для личных дел, помимо хранилищ, ещё Google Фото понравились. Частично мои проблемы начал решать его умный ассистент, даже определяет что изображено на снимках и рассортировывает по «умным» альбомам.

Возникали ли проблемы при поиске и внедрении систем управления проектами?

Если говорить про Basecamp, то это длинная история. Он итак существует давно. Ещё с предыдущих компаний мы долго выбирали проектные систему, прошли через множество систем, через зарубежные разработки, российские и даже украинские, например, Worksection. Начинали в своё время с Basecamp, ушли с него, перепробовали другие, вернулись обратно, потому что он функционально лаконичен и самодостаточен нашим задачам. Особенно если заводите клиента в облачную систему, а клиент ни разу не был в ней, то чем она будет сложнее, тем с большей вероятностью клиент плюнет на неё и будет просто посылать письма. Basecamp большинству клиентов понятен, используем в том числе из-за этого.

Если говорить про инициативную группу «Думай», то у нас постоянно меняется часть команды мероприятий, могут приходить новые, поэтому заставлять работать в какой-то сложной системе постановки задач и ведения проектов сложно. Это не основная их деятельность, они за это деньги не получают, действуют на добровольных началах. Но Basecamp, опять же, отвечает критерию простоты.

Asana использую в своей работе, потому мне там понравилась парадигма, которая используется в почтовых сервисах. Любая задача — это, грубо говоря, письмо. Есть ящик, в котором я вижу движения по задачам в виде ответов или изменений статусов. Я могу либо заархивировать задачу, либо ответить на неё и ждать ответов от других участников. Эта парадигма простая, но в других системах не встречал. К Asana шёл достаточно долго. Причём она постоянно изменяется, разработчики делали уже несколько резких поворотов. Но, надеюсь, сейчас система нормализовалась.

Asana, кстати, используют большое количество крупных компаний. Basecamp, по моему мнению, всегда был интересен компаниям по направлению креатива. Разработчикам не хватало в нем функций багтрекинга. Раньше использовали Redmine для ведения разработки.

Для личных задач использую Wunderlist. Я пытался это делать в Asana, но она избыточна. Не нужно ни из какого инструмента делать идеальное решение. Если методики не выработаны, всем участникам не показана полезность сервиса, то никто им пользоваться не будет, все снова уйдут в почту, писать письма, делать звонки и начинать чаты.

Пользуетесь ли мессенджером в коллективе и каким?

Я использую Telegram для работы, у него есть клиенты под все платформы. Он хорош для быстрого обсуждения, но не фиксации результата. Если не зафиксировал итог, то можешь потерять информационную сущность. Whatsapp использую, поскольку часть людей сидит на нём, не все хотят переходить на Telegram. И достаточно активно использую Facebook Messenger — для профессиональных контактов, связей с экспертами, коллегами, но не по работе в конкретной компании, а в своей сфере.

Slack пока не прижился. Но, опять же, на прошлой неделе общался с коллегой, который пытается внедрить этот сервис для групповых обсуждений дизайна. Пока не дашь методологию, мотивацию, это бесполезно, нельзя сказать «Клёво» и начать этим пользоваться. Пытался три раза внедрить Slack в свой рабочий процесс, но не получилось. Сервис растёт в аудитории и стоимости, я думаю у них всё будет хорошо. И, естественно, из всех мессенджеров Slack — чисто рабочий инструмент. Чтобы я позвал друзей и сделал свою группу — слабо представляю. Хороший пример внедрения Slack описало интернет-издание Meduza. Они размещали свой опыт использования со скриншотами и сценариями.

Интегрировали ли эти сервисы между собой?

Та же Asana интегрируется с Google Диском. Со Slack игрался. Плюс у меня есть Sunrise Calendar, он позволяет свести в одну точку все облачные сервисы, информацию, связанную с датами. Asana, Basecamp, Wunderlist у меня сводятся туда. Иначе бы я сошёл с ума, просматривая каждую программу.

Вы довольны всеми сервисами, не хотите поменять хотя бы один из них?

Нет желания менять. У меня был период, когда нравились куча функций. Сейчас подрос, и 85% функций доволен. Не ищу ничего нового.

Недавно пересматривал сервисы, которыми пользовался раньше. Честно говоря, удивило развитие некоторых сервисов в сторону усложнения. У Basecamp было хорошее развитие: в меру консервативное, но при этом поступательное. Мы уже работаем в новой версии, не сидим на классической. Они не стали делать революцию, но улучшили систему. В зарубежных сервисах, таких как Basecamp, не устраивает только отсутствие русского языка. И ещё: 12-часовое отображение времени. Если человек не привык отличать am и pm, то начинается путаница, почему-то этот момент не предусмотрели. Но, видимо, они видят свою основную аудиторию в США.

Оплачиваете облака или используете бесплатные тарифы?

Я оплачиваю сервисы Google, Basecamp и Apple. В Asana хорошо вошли в их бесплатный тариф, нам его хватает Мессенджеры, к счастью, денег не берут. В Dropbox тоже хватает накопленных гигабайт. Хотя, в нём работаем с коллегами в инвестиционной компании, сидим в «Dropbox для бизнеса», но оплачиваю не я. Через Dropbox как-то проще «расшарить» ссылки, Google Drive какой-то гиковский. Wunderlist и Evernote не оплачиваю, но последний оплачивал около двух лет, когда работал с группой людей, сейчас просто не нужна платная функциональность.

Ваши клиенты участвуют в работе в облачных сервисах?

В Basecamp и Google Drive. В первом — общение, обсуждение. Во втором — просмотр, рецензирование документов с пометками, работа с презентациями, без необходимости думать про Powerpoint.

На каких платформах работаете с сервисами? Только в браузере или установлены приложения?

В основном, в браузере. Десктопные — практически ничего, кроме Spotify. Сейчас правда еще пробую Apple Music. Приложения на мобильном телефоне — почти все. Мне важно, чтобы у приложений был оффлайн-режим, чтобы всегда мог воспользоваться сервисом, даже при отсутствии связи.

Сама компания у меня маленькая — человек 7-8 на проект, прибавляется 1-2 человека со стороны клиента. Активность по проекту внутри облака проявляют от 3 до 5 человек.

Чувствуете увеличение скорости работы по сравнению с необлачными программами?

Оно скорее упрощает, оптимизирует. Я уже не задумываюсь о том, чтобы скопировать файл, отослать по почте Копирую ссылку, и человек получает обновлённый файл. Не нужно называть файлы «новой версией», «последней версией» при пересылке между мной и заказчиком.

Ещё важный вопрос — как использовать. Сам облачный инструмент без методики или сценария использования может ухудшать ситуацию. Кого-то переучивать бессмысленно и бесполезно.

Какие ещё сферы вы бы автоматизировали в работе?

Наверное пока всё устраивает. Не очень хотелось бы столкнуться с такой задачей, когда я что-нибудь не «забэкапил». Я задумывался о поиске универсального решения и подключения в него всех сервисов, чтобы он раз в день всё копировал и только этим занимался.

Может у вас есть какой-то особенный лайфхак при работе с облаками?

Не лезть глубоко в функциональность и не использовать все возможные опции. Понять свою проблему, найти её решение и начать использовать. Не сидеть, зарывшись в сервисах. Главное — эффективное выполнение задач. При работе с клиентами — его удовлетворённость результатом работы.

Далеко не все компании переходят в облака. Как думаете, это влияет на их скорость работы?

Нужно сначала понять причину отказа. Знаю конкретный сценарий, когда в облака не переходят, беспокоясь о безопасности. Второй вопрос — риск потери данных.

Всё-таки облачные решения в бизнесе чаще всего продаются через толкового технического директора или через человека, принимающего решения, который понимает в ИТ и это ему интересно.

Я вот сегодня, кстати, рассказывал историю из моего опыта работы с бухгалтерами. Обычно зайдёшь к ним и видишь отдел, работающий в 1С. Но у меня есть три примера, когда я показал им онлайн-бухгалтерию, и бухгалтера сами пересадили клиентов на облако, потому что стало удобно. Директор удалённо видит происходящее, выписки, актуальное состояние и движение средств, создание юридически значимых документов, отчётов. Но до этого они были, возможно, не противниками облаков, но на уровне «Что вы нам тут предлагаете и жизнь усложняете?»

Не надо делать из инструментов нечто обязательное. Не нужно ломать то, что хорошо работает.

Максим, можно пару слов о том, чем занимается ваша компания?

Мы любим делать крутые сайты и фирменные стили. У нас есть чёткие процессы, в которые мы верим, так и работаем. Все давно в этой сфере, но под одной крышей с 2012 года. Мы очень разные, но всё-таки вместе. Нам доверяют ОЭЗ «Алабуга», компании Danaflex, ICL Services, «Казань Арена», а также магазины, строительные и торговые компании, и даже СМИ. Для нас все проекты — важные и крупные. Из последних — онлайн-газета «Реальное время», от фирменного стиля до бэкенда сайта.

Какие сервисы используете в работе и для каких целей?

Сбор и хранение информации по проектам и общение с клиентами у нас происходит в Basecamp. Там же раньше создавали и закрытые дискуссии по проектам, только для своих, но в итоге разделили эти вещи и ушли в Slack. Там общаемся внутри рабочих групп по каждому проекту. Но управление проектами и учёт времени по задачам ведём в Planiro. Кстати, разработка компании из нашего же города Казань.

Почта — на Gmail. Разные специалисты используют по-разному. Дизайнеры — для отправки макетов арт-директору на согласование и как дополнительный задачник. PR-менеджер — для общения с внешней аудиторией, СМИ и партнёрами. В остальных случаях — для согласования каких-то решений с руководством или отправки официальных документов. Кроме того, менеджеры проектов и руководство пользуются системой «Чистый ящик» (Mailbox), остальные справляются в браузере или через приложения.

Для учёта клиентов и продаж пользуемся amoCRM. Хранилище у нас своё. Ещё пользуемся Google Документами.

Пользуетесь менеджерами задач? Помогает?

Да, Planiro. Менеджерам помогает видеть все задачи и их статус, рассчитать время для будущих проектов, выгрузить подробные отчёты для анализа. В будущем будем высчитывать по ним бонусы сотрудникам. Специалисты видят свой план на день, неделю и месяц, обозначают те самые статусы, показывают результат работы.

Пользуетесь мессенджером в коллективе?

Skype часто используем для связи с клиентами из других городов. Между собой ведём чаты в Skype и WhatsApp. И помногу. Кого раздражает — отключают уведомления и не перечитывает всю переписку. Кто-то наоборот так расслабляется, между делом, веселится и заодно узнаёт что-то новое. Студии подобно нашей полезно и то, и другое. И хоть мы фанаты вэба в работе и жизни, без живого общения никуда.

Basecamp и Planiro похожи в работе, или нет?

Нет, они совсем разные. Basecamp — это такая социальная сеть и только для клиентов. Почти все быстро разбираются, что там как, это радует. Если нет, менеджер проекта — в помощь. Там дискуссии и протоколы встреч. Planiro — это задачник и только для нас. В amoCRM же работаю только я.

Можете ли сказать какие есть полезные фишки в этих трёх системах именно для вашей компании?

Кажется, дизайн-студии могут выступать главными экспертами в выборе систем. Потому, что кроме удовлетворения наших задач в бизнесе, ещё важно, чтобы они были красивыми, продуманными до мелочей и быстрыми. Чтобы и кнопочки были видны там, где надо. Чтобы быстро найти нужный проект и ветку обсуждения. Чтобы все файлы прикреплялись разом, и был прелоадер. И так далее. Когда вся работа в «облаках», лишние раздражители ни к чему. Дизайн — это не обложка, а основа. Если вы кайфуете от работы в системе, значит разработчики сделали всё правильно.

Если говорить об удобствах каждой именно для нас, то, пожалуй, в Basecamp — это крупный предпросмотр картинок прямо в ленте и интуитивно понятные дискуссии, а в результате и лучшее взаимопонимание с клиентом. Planiro — чек-листы внутри задач, что особенно удобно для мелких правок, и фиксация затраченного времени. В amoCRM просто нет ничего лишнего.

Интегрировали ли эти три сервиса между собой? Связали ли их со Slack?

Нет, это следующий шаг. Но, пока системы не интегрированы, ничто не мешает нам указывать ссылки на новый комментарий клиента в Basecamp к задаче в Planiro. Или ссылку на задачу в Planiro — в соответствующем канале в Slack. В этих программах мы работаем в основном в браузере, так что несложно открыть соседнюю вкладку.

Каким образом используете Google Документы и насколько активно?

Весь контент для проектов собирает, редактирует или пишет с нуля копирайтер в Google Документах. Затем контент согласовывается и используется всей рабочей группой — от прототипа до рабочего сайта. Автор документа даёт необходимые права другим задействованным участникам. Календари мероприятий, план корпоратива, даже некоторые бюджеты — там. А ещё новые опросы и стандартные анкеты для сотрудников при приёме на работу.

Slack, Skype, да ещё WhatsApp. Не возникает желания попросту объединить их?

Наоборот, разделить — вот решение. Сначала был только Skype, но там все вопросы смешивались в кучу. Важного не найти или легко перескочить с важного на неважное. Теперь Skype — только для неформального общения в офисе, WhatsApp — для общения на досуге с мобильного. Мы очень дружны, так что прислать фото с отдыха или что-то любопытное с прогулки по городу — обычное дело. Slack у нас не так давно, но уже показывает высокую эффективность. Там идёт внутреннее обсуждение только по работе и по конкретным проектам.

Довольны всеми сервисами, не хотите поменять хотя бы один из них?

Мы много раз меняли задачник, надеюсь, больше не будем. WhatsApp пытались заменить на Telegram, но побаловались наклейками и бросили. Но, думаю, всё-таки заменим его, не выдерживает.

Оплачиваете облака или используете бесплатные тарифы?

Оплачиваем Basecamp, Planiro, amoCRM и сервисы Google.

Облака применяете только в работе или для всех дел?

Бытовые, корпоративные вопросы и развлечения в облаках. В Slack у нас есть канал «Умное утро», например. Так называется наше внутреннее образовательное мероприятие. Там мы обсуждаем ближайшие темы, идеи, предложения.

Почти все сотрудники используют другие облака для личных дел, в основном хранилища и почту. Если кто-то расшарит заметку из Evernote, например, мы не растеряемся. Но и за рабочий документ не примем. Нужно разделять системы.

Примерно сколько раз в день обращаетесь к ним?

Это как средняя температура по больнице. В целом с утра все всё проверяют, видят план на день, дальше по необходимости. Менеджеры вообще не выходят из Planiro и Basecamp. У всех настроены уведомления из систем и чатов, кому как нужно и удобно. Командная работа дизайн-студии не в «облаке» — страшный сон. Тут нечего сравнивать. Чем больше сфер автоматизируем, тем быстрее идёт работа.

Какие ещё сферы вы бы автоматизировали в работе?

Пока хватит. Думаем, мы нашли оптимальный набор. И люди должны успевать адаптироваться. Но разработчики «облаков» не дремлют. Если завтра появится какой-то сервис, который обещает отправить на седьмое небо, то всем придётся туда переходить и тестировать. Без этого непонятно, подходит ли нам эта среда. Главное, чтобы сотрудники поддерживали. Это автоматизировать невозможно. Также как и дизайн. Так что каждому специалисту — свой набор и настройки.

Далеко не все компании переходят в облака. Как думаете, это влияет на их скорость работы?

Да, на скорость и продуктивность.

Какие сервисы используете в работе и для каких целей?

В Gmail — почта и to do в одном — каждое письмо является отдельной задачей, которую надо выполнить. Яндекс.Диск и Dropbox — для хранения личных и рабочих файлов, чтобы были доступны со всех устройств и находились в безопасности в случае поломки ПК. Google Keep — для заметок. Trello — для сбора, анализа и обработки задач. Evernote — для хранения архивных данных, включая статьи, мысли, идеи, личные записи и прочее, в чём нет постоянном необходимости, но иногда это надо «вспомнить».

Пользуетесь ли мессенджером в коллективе и каким?

WhatsApp Messenger, Telegram Messenger, Hangouts, Skype.

Вы ими довольны, не хотите поменять хотя бы один из них?

Все устраивает, не могу отказаться, так как этими мессенджерами пользуются люди, с которыми общаюсь.

Оплачиваете «облака» или используете бесплатные тарифы?

Все на бесплатных тарифах, где-то бонусы за привлечение пользователей. Например, на Dropbox и Яндекс.Диск получил много места за то, что привлекаю новых пользователей через статьи в блоге. Пробовал платные тарифы для некоторых сервисов, но практической пользы от этого не получил, хватает бесплатной функциональности, платная просто не использовалась.

На каких платформах работаете с сервисами? Только в браузере или установлены приложения?

Браузер (Chrome), Windows, Android, редко iOS.

«Облака» применяете только в работе или для всех дел?

Облака для всего. И личное, и работа. По сути, для меня это универсальная сетевая «флэшка» на несколько десятков/сотен гигабайт, которая позволяет иметь доступ к данным с любого устройства и сохранять эти данные в безопасности на случай поломки ПК.

Примерно сколько раз в день обращаешься к ним?

Все храню только в папках облачных хранилищ, сервисы используются постоянно для работы — по сути в них и работаю.

Сколько человек из компании работают в облаках?

Все.

Чувствуешь увеличение скорости работы по сравнению с необлачными программами?

Тут скорее вопрос в удобстве. Записал заметку на телефоне по пути куда-либо, она появилась на компьютере, обработал по приходу в офис. Потом на телефоне/планшете могу дополнить, находясь где-то в другом месте, когда пришла новая мысль. И так далее.

Может у вас есть какой-то особенный лайфхак при работе с облаками?

Да вроде нет, все как обычно. Просто пользуюсь и все.