Актуальные статьи из мира IT и бизнеса

Существующие обзоры облачных продуктов бесполезны, потому что их пишут ангажированные клиенты сервисов и блогеры, которые не понимают тонкости каждого бизнеса. Мы размещаем обзоры предпринимателей, которые рассказывают о своём опыте использования сервисов и оценивают их с точки зрения пользы для своего бизнеса.

Как управлять инвестициями на 0,51 млрд рублей в amoCRM, Asana и Evernote?

Пока одни думают, что число проданных фотосессий или занятий по йоге — главный критерий успеха, другие управляют фантастическими активами при двух закрытых сделках. Яркий пример — компания AKTIVO, она занимается инвестициями в коммерческую недвижимость. Но, хоть сделок и мало, Данил Попов, директор по маркетингу, не смог обойтись без облачных помощников.
Как управлять инвестициями на 0,51 млрд рублей в amoCRM, Asana и Evernote?

Данил, расскажете о компании и её достижениях?

Мы первые в России реализовали краудфандинг коммерческой недвижимости. Берём большие объекты недвижимости, создаём паевый инвестиционный фонд для каждого объекта, и эти объекты долями продаем частным инвесторам. Любой человек, у которого есть 500 тысяч рублей, может проинвестировать в хороший объект. Уже год продаём, закрыли две сделки. Под нашим управлением находятся активы на полмиллиарда рублей.

Большая проблема — привлечь частные деньги в России.

Большая проблема — привлечь частные деньги в России. Институт коллективных инвестиций с 90-х годов, с момента появления финансовых пирамид и несистемных инвестиционных фондов, дискредитирован среди населения. Многие люди потеряли деньги. Сейчас мы чуть ли не единственные на рынке, кто может качественно продавать паевые фонды. Думаю, что к концу следующего года объем активов увеличится вдвое. Не так много стартапов, которые могут делать выручку в полмиллиарда за год.


Среднерыночный годовой доход инвестора

Какие сервисы используете в работе и для каких целей?

У нас всё стандартно. Есть Google Диск, где храним текущие документы по проектам — по маркетингу, финансам, юридическим вопросам. Часть документов редактируем с помощью Google Документы. Google Таблицы не пользуемся, предпочитаем классические продукты Microsoft Office, поскольку подрядчики не готовы работать с иными. Плюс Gmail, ей все пользуются. С этого начинается облачная инфраструктура компании.

Каждый звонок, каждое письмо учитывается в CRM.

Для трекинга продаж — amoCRM, расширенную версию. Она максимально интегрирована с сайтом. всё взаимодействие автоматизировано: каждый звонок, каждое письмо учитывается в CRM. Телефония тоже облачная. Mango-Office используем в качестве оператора связи, а onlinePBX — виртуальной АТС.

На момент подключения у Mango-Office не было открытого API для прямой интеграции с сайтом и amoCRM. Их собственная CRM показалась нам перегруженной и не слишком удобной. В связке с Mango-Office у нас OnlinePBX который интегрирован с amoCRM и с нашим сайтом, для звонков используем софтофоны вместо обычных аппаратов: Telephone на Mac Os и PhonerLite на Windows.

Для трекинга задач — Asana. К ней привязаны все подразделения. Все там обмениваются задачами, кроме отдела продаж.

Ещё Evernote, там храним базу знаний: есть большой набор блокнотов с общим доступом — база знаний по продажам, по сервисным вещам, по рабочим процессам. И ранее хранили шаблоны писем, до внедрения рассылочного сервиса SendinBlue. Этот сервис используем для маркетинговых, транзакционных писем, почти для всех коммуникаций. Раньше использовали провайдера MailChimp — Mandrill. Он перестал существовать как отдельный сервис, поэтому ушли в SendinBlue.

В режиме онлайн в комментариях идёт процесс согласования макета.

Ещё Mockingbird с историей мокапов. Там проектируем интерфейс, и ведём изменения по сайту. В режиме онлайн в комментариях идёт процесс согласования макета. Это для корпоративного сайта — личный кабинет, страницы и так далее. Весь процесс от проектирования до готового дизайна идёт там и в Asana.

И пользуемся Tilda Publishing. На ней работает весь наш блог. Всё, что там есть, размещается через Тильду. И ещё применяем её как генератор лендингов для рекламных кампаний.


Данил Попов, директор по маркетингу AKTIVO

Аналитика amoCRM не справляется с длинными циклами сделки.

Возникали ли проблемы при поиске и внедрении CRM?

Сразу начали с amoCRM работать, с момента старта компании. Есть определённые проблемы. Она недостаточно гибкая для тонкой настройки каких-то процессов. Справляемся сторонними надстройками, силами наших программистов и наёмных подрядчиков. Сделали дополнительную аналитику. Не устраивает встроенная, потому что она не репрезентативна в нашем случае. Аналитика amoCRM не справляется с длинными циклами сделки. Приходится пользоваться аналитикой на наших серверах. Она грузит всё из amoCRM и структурирует у нас.

У меня лично был опыт использования Битрикс24. Она тоже удобная, может заменить одновременно amoCRM, Google Диск, Asana и 90 % всего остального. Единственный минус — это такой комбайн, в котором много лишних функций. У тебя есть круг задач, а перед глазами лишний интерфейс, который мешает сосредоточиться на главном.


Коллективные инвестиции в недвижимость

Кроме Asana использовали другие менеджеры задач?

В Aktivo всеми инструментами пользуемся с первого дня. Много инструментов для задач использовал. Был опыт работы с ПланФикс в собственном агентстве, он заменял всё, нравился. С клиентами там общались. Работал с простыми, вроде Teamer. Ещё с Trello, там вели разработку одного конкретного проекта в том же агентстве. На доске методом «псевдоскрам» вытаскивали, проект был объёмный. Клиенту нравился Trello, попросил работать именно там. Мне сервис тоже нравится. Но у нас сейчас это не применимо.

Не инструмент красит компанию, а компания — инструмент.

На старте в Aktivo нужна была система для трекинга: понимать какой объём, задач, какие они, на ком. За два часа сравнили продукты и приняли решение. Asana была самой выгодной для маленькой команды. Больше не искали альтернативы. Моя позиция: не инструмент красит компанию, а компания — инструмент. Я не сторонник перебирать сотни сервисов.в поисках самого подходящего. Проще взять какой-то и встроить наши рабочие процессы.

Читал вашу статью про 20 сервисов и отметил некоторые моменты для себя... Пытались ещё пользоваться Wunderlist. Нам не хватило его функций, поэтому отказались.


Оскар Хартманн, основатель AKTIVO
Оскар Хартманн, основатель AKTIVO

В Telegram есть чаты с подрядчиками, с моими подчинёнными, с отделом продаж и так далее.

Пользуетесь ли мессенджером в коллективе?

WhatsApp Messenger и Telegram Messenger. В Whatsapp есть два чата, где общаются основатели компании. В Telegram есть чаты с подрядчиками, с моими подчинёнными, с отделом продаж и так далее. Вполне довольны, Telegram отлично ставится на десктоп.

Пытались перейти на Slack, но он не очень-то у нас пошёл. Видимо, надо более системно к этому подходить. Попробовать сказать сотрудникам: «Ребята, давайте всё писать в Slack»: Но много других дел, кроме того, чтобы переходить из одного чата в другой. Оставили Telegram.

Вы довольны всеми сервисами, не хотите поменять хотя бы один из них?

Я доволен всем, чем пользуемся. Возможно, добавим что-нибудь. Активно ищу сервисы кросс-канальной аналитики. Не нашел подходящего. Что-то типа Roistat, но он не очень нравится.


Клуб инвесторов AKTIVO LIBERTY

Оплачиваете облака или используете бесплатные тарифы?

Где выходим за рамки, там платим — за amoCRM, Google для бизнеса, но, по сути, за всё платим, кроме Asana.

C сервисами работаете только в браузере или через приложения?

Я очень люблю приложения. Но часто бывает так, что их нет. У каждого сотрудника есть ещё корпоративный Microsoft Outlook, вся почта привязана туда.

Пользуетесь Telegram-ботами?

Лично пользуюсь Freebooksbot, хотя обычно книги покупаю, ботом Яндекс.Переводчика, StatsBot, который подгружает статистику из Google Analytics и присылает её каждый день, ещё Qlean для общения с техподдержкой.

Сколько человек из компании работают в облаках?

20.


Встреча с инвесторами AKTIVO

Иногда быстро накидываю в Тильде дизайн страницы, потом отдаю программистам со словами: «Мне надо также, только у нас».

Может у вас есть какой-то особенный лайфхак при работе с облаками?

Есть мой личный лайфхак для ускорения работы по сайту: иногда быстро накидываю в Тильде дизайн страницы, потом отдаю программистам со словами: «Мне надо также, только у нас». Использую её как генератор дизайна. Супер лайфхаков нет, мы не ИТ-компания, и всё прозаично.

Далеко не все компании переходят в облака. Как думаете, это влияет на их эффективность работы?

Нужно понимать почему люди не переходят в облака. Мы сами храним за VPN персональные данные клиентов. Облака не всегда безопасны. С другой стороны, если компания совсем не пользуется современными технологиями, она теряет в эффективности: коммуникационная цепочка вырастает, транзакционные расходы возрастают.

Не пытаемся автоматизировать то, что не понимаем ещё как делать.

Мы стараемся автоматизировать любой процесс, отлаженный вручную. Не пытаемся автоматизировать то, что не понимаем ещё как делать. Это важно для любого стартапа. Если вы точно знаете каждый элемент рабочего процесса, то имеет смысл автоматизировать. Если он ещё не отлажен, то автоматизация — глупая затея. Вероятно, придётся ещё 10 раз всё переделать.

У нас, например, полностью автоматизирован документооборот: клиент дает персональные данные, затем всё происходит автоматически. Никто не заполняет документы. Достаточно сделать два клика, и любые изменения будут внесены. Автоматизированы отправка писем, часть задач в Asana, выставлены повторы на регулярные задачи.


Встреча с инвесторами AKTIVO

Облака не очень готовы к тому, чтобы вся работа компании строилась на них.

Знаете ли такие компании, где всё автоматизировано с помощью облаков?

Не знаю. Думаю, таких компаний нет. Нет, к сожалению, стандартного протокола обмена данными между сервисами. У каждого продукта свой API, поэтому появляются всякие Zapier, IFTTT. Они пытаются стандартизировать общение программ между собой. Это не всегда получается хорошо. Облака не очень готовы к тому, чтобы вся работа компании строилась на них.

Я знаю много компаний, в которых автоматизировано вообще всё. Но облака там участвуют постольку-поскольку: где они нужны, там внедряются; где не нужны — разрабатываются собственные решения. К примеру, у «Додо Пицца» превосходная информационная система — автоматизировано всё от сборки пиццы до доставки, но облака, думаю, не так активно участвуют. Знаю, что Google Таблицы используют для выгрузки данных из ИС, но это не значит, что ИС тоже облачная.


Новые объекты недвижимости AKTIVO

Что вы посоветуете начинающим коллегам по бизнесу?

Рекомендовал бы начинающим предпринимателям сразу обратить внимание на структурирование данных. Всё, что происходит, нужно помещать в систему управления задачами, собирать базу знаний и приводить в порядок документы, чтобы через год не возникло проблем.

Любой сервис требует интеграции с бизнесом, с процессом.

И подход к выбору продуктов должен быть системным. Нужно точно понимать для чего используете тот или иной продукт. Не все отдают себе отчёт в том, для чего нужен тот иной сервис. У нас сервисы минимизированы. Если понимаем, что можно обойтись без нового сервиса, то не будем его использовать. Любой сервис требует интеграции с бизнесом, с процессом. Я призываю к тому, чтобы в бизнесе была системность. И решения принимались исходя из того, как это вписывается в вашу систему — принятия решений, управления задачами, продаж, рабочих процессов и так далее.

Нужно думать о выручке, продажах и клиенте. Даже если нет аналитики, плохо с маркетингом, но при этом продукт покупают, значит продукт востребован. И востребованный продукт будет продаваться, даже если всё плохо и никакие сервисы не используете. Самое главное — продукт и системность.

Упомянутые сервисы

amoCRM Система учёта клиентов и сделок.
Система учёта клиентов и сделок.
Tilda Publishing Платформа для создания сайтов без программирования
Платформа для создания сайтов без программирования
WhatsApp Веб-сервис для обмена сообщениями, создания групповых чатов и совершения звонков.
Веб-сервис для обмена сообщениями, создания групповых чатов и совершения звонков.
Gmail Бесплатная электронная почта от Google. Предлагает доступ к ящикам через веб-интерфейс и протоколы POP3, SMTP и IMAP. Из неё можно получить доступ ко всем сервисам Google.
Бесплатная электронная почта от Google. Предлагает доступ к ящикам через веб-интерфейс и протоколы POP3, SMTP и IMAP. Из неё можно получить доступ ко всем сервисам Google.
Telegram Защищенный мессенджер, способный синхронизировать переписку и файлы между устройствами, поддерживает статусы сообщений и групповые чаты.
Защищенный мессенджер, способный синхронизировать переписку и файлы между устройствами, поддерживает статусы сообщений и групповые чаты.
Mango Office Облачный сервис для бизнес-коммуникаций. Он автоматизирует бизнес-процессы от правил обработки звонков до продаж и обслуживания.
Облачный сервис для бизнес-коммуникаций. Он автоматизирует бизнес-процессы от правил обработки звонков до продаж и обслуживания.
Google Диск Облачное хранилище с опцией многопользовательского доступа к файлам и их совместного редактирования.
Облачное хранилище с опцией многопользовательского доступа к файлам и их совместного редактирования.
onlinePBX Телефония для бизнеса с возможностью бесплатной интеграции с более 30-ти популярными CRM-системами.
Телефония для бизнеса с возможностью бесплатной интеграции с более 30-ти популярными CRM-системами.
Google Документы Онлайн-инструмент для создания и редактирования текстовых документов с возможностью совместной работы.
Онлайн-инструмент для создания и редактирования текстовых документов с возможностью совместной работы.
Evernote Онлайн-сервис для сбора заметок, и одновременно рабочее пространство для записей, блокнотов, задач, проектов и напоминаний
Онлайн-сервис для сбора заметок, и одновременно рабочее пространство для записей, блокнотов, задач, проектов и напоминаний
Google Analytics Сервис для принятия обоснованных маркетинговых и бизнес-решений с помощью аналитики веб-сайтов, приложений и корпоративных продуктов.
Сервис для принятия обоснованных маркетинговых и бизнес-решений с помощью аналитики веб-сайтов, приложений и корпоративных продуктов.
Asana Веб-сервис для командной работы над различными задачами без традиционных способов обмена информацией и с мобильными приложениями.
Веб-сервис для командной работы над различными задачами без традиционных способов обмена информацией и с мобильными приложениями.
SendinBlue Онлайн-сервис Email-маркетинга с функциями рассылок писем и SMS-сообщений.
Онлайн-сервис Email-маркетинга с функциями рассылок писем и SMS-сообщений.
Mockingbird Сервис для проектирования интерфейса сайтов.
Сервис для проектирования интерфейса сайтов.
Посмотреть всё

Помогают ли Google и Mail.ru руководству ведущего агентства загородной недвижимости?

Не всем хочется отдавать клиентов в какую-то чудовищную CRM, если это не приведёт к автоматизации. Сделал дело, вычеркнул его и приступил к следующему — по такому сценарию работает Эрик Куралов, заместитель директора агентства недвижимости «Пассаж». Он поведал нам о своих облачных предпочтениях.
Помогают ли Google и Mail.ru руководству ведущего агентства загородной недвижимости?

Эрик, в каких проектах вы работаете и каких высот уже достигли?

Работаю в партии «Справедливая Россия», в агентстве недвижимости «Пассаж», и руковожу сайтом «Кино-Казань», это моё хобби.

За три года о нашем отделении «СР» узнали многие, мы на слуху. Прошлые выборы в Госсовет показали, что за партию голосуют: на выборах в Казани — 8.6%. Агентство «Пассаж» в прошлом году признали лучшим в Казани по рынку загородной недвижимости, по рейтингу «Делового портала». В рамках развития «Кино-Казань» мы начали общаться с кинопрокатчиками, они дают пресс-релизы, присылают сувениры и призы, а мы устраиваем конкурсы. Одними из наших партнёров стали «Амедиатека», сервис сериалов, совместно с которым разыгрываем промо-коды для доступа к системе.

В партии пользуемся хранилищем «Облако Mail.ru», оно интегрировано в почту, файлы попадают сразу туда, очень удобно.

Какие сервисы используете в работе и для каких целей?

В «Пассаже» мы не пользуемся облачными сервисами, располагаемся на одном этаже, есть своя сеть для обмена файлами. В партии пользуемся хранилищем «Облако Mail.ru», оно интегрировано в почту, файлы попадают сразу туда, очень удобно. По кинопорталу пользуемся Google Диском и Google Документами для одновременного редактирования файлов, даже втроём. Сам лично применяю сервис Dropbox. Где бы ни находился — все файлы всегда под рукой, даже на телефоне, если что-то нужно отправить своим друзьям, коллегам, партнёрам. Всё синхронизируется, не нужно ничего таскать на флешке.

Например, папка Dropbox есть на всех моих рабочих компьютерах, в том числе в «Пассаже» и партии. Могу быстро достать всё, что нужно. Был случай, когда потерял свой телефон в такси. Я таксисту звоню, он говорит, что телефон не у него. Но у меня все фотографии синхронизируются с Dropbox. Таксист, видимо, этого не знал. Смотрю в своё облако — там его новые фотографии. Dropbox в итоге помог найти потерянный телефон.

Ещё у Dropbox понятный интерфейс, через него удобно загружать файлы и делиться ими.

Пользовались Яндекс.Диском, но там дают бесплатно только 2 ГБ, а информации было очень много, быстро превысили порог. Решили установить «Облако Mail.ru», там раздавали 100 ГБ.

Для электронных писем — Gmail. Сначала была почта Mail.ru, в «Пассаже» и в партии все привыкли работать в ней. Но лично я перешёл на почту от Google лет 6 назад. Она работала с календарём Google. Меня подкупило, что можно создать событие, и сервис присылает СМС-напоминание. Сам календарь встроен в Android, и все контакты автоматически сохраняются на аккаунт Google, потом их можно восстановить на любом телефоне. Только вот сейчас купил iPhone, три дня пользуюсь и не могу привыкнуть, поэтому прошлых контактов у меня сейчас нет.


Облачные сервисы для агентства недвижимости


Отношения с клиентами агентства недвижимости «Пассаж» ведём по старинке. База данных у нас в Excel с удобными фильтрами. По партии в масштабах города пользуемся базой данных на платформе 1С. Приходит очень большой поток информации, например, о времени и итогах собраний. Excel не справлялся, мы пытались. Сейчас также доставляем газеты, и в онлайн-режиме видим куда их доставили.

Заметки храню в стандартном приложении на iPhone, до этого был Google Keep с синхронизацией с почтой. Кроме СМС-сообщения, выскакивало ещё и напоминание.

Заметки храню в стандартном приложении на iPhone, до этого был Google Keep с синхронизацией с почтой.

Плюс по партии в масштабах России есть программа учёта членов партии, данные всех членов хранятся в облаке. Не занимаюсь партучётом, поэтому точно не могу сказать на какой системе она построена.

Пользуетесь ли менеджерами задач?

Много задач по партии и сайту, но обычно записываю их себе в календарь, доволен уведомлениями, до этого был Google Календарь. Чаще записываю в свою тетрадку, дублирую. Приятно не просто на экране поставить галочку напротив выполненных задач, а вычеркнуть их на бумаге.

Пользуетесь ли мессенджером в коллективе?

В Skype проходят ежедневные планёрки.

Очень популярен Whatsapp. Ещё общаемся с коллегами «ВКонтакте», по «Кино-Казани». По работе с Москвой — в Skype и Viber. В Skype проходят ежедневные планёрки. У кого-то есть Skype, у кого-то — Viber.

Оплачиваете облака или используете бесплатные тарифы?

Ни одно облако не оплачиваю. В Dropbox изначально было 2 ГБ. Всем разослал на почте приглашение. До сих пор кто-то регистрируется по ним, и мне выдают по 500 МБ. Таким образом, у меня уже 50 ГБ набралось. Был ещё момент, когда сервис на год выдал 40 ГБ за покупку телефона Samsung. Недавно уведомление пришло, что сервис отнимет эти гигабайты, поэтому ненужные файлы убрал на компьютер.

Ваши клиенты участвуют в работе в облачных сервисах?

Нет, это сугубо наше, никого туда не пускаем, храним лишь корпоративные документы. С клиентами общаемся по email, классической почте, телефону и СМС, иногда в Whatsapp.


Облачные сервисы для агентства недвижимости


На каких платформах работаете с сервисами? Только в браузере или установлены приложения?

Чаще через приложения. Dropbox и Облако@mail.ru установлены. Браузер не всегда удобен. Бывает, что куча закладок открыто, неудобно их искать, и куда проще открыть приложение.

Сколько человек из компании работают в облаках?

В команде агентства «Пассаж» — 10 человек. В региональном отделении партии человек 15. По «Кино-Казани» — 5 человек. Облака большей частью использую в своей работе.

Чувствуете увеличение скорости работы по сравнению с необлачными программами?

Конечно. Намного удобнее закинуть документы в облако, чем пересылать их по почте. Иногда долго письмо идёт, долго файл прикрепляется или скачивается из письма. Проще один раз загрузить его и раздать тем, кому это необходимо. Это намного оперативнее.

Намного удобнее закинуть документы в облако, чем пересылать их по почте.

Когда облака ещё только появились, начали работать в них, примерно с 2012 года. Большей частью я облака и внедрял в нашу команду. На тот момент может быть кто-то мне подсказал. Так и пользуемся ими, все сервисы нравятся.

Какие ещё сферы вы бы автоматизировали в работе?

Очень хотелось бы автоматизировать «Почту России». Однажды посылка шла из Москвы в Казань через Владивосток две недели.

Но в своей работе пока никаких. Отношения с клиентами у нас личные, с каждым, работа между сотрудниками налажена в Excel, в сетевой папке. Если сотрудник увольняется, то клиенты передаются коллективу или новому менеджеру, следим за этим, не хочется портить отношения.

Далеко не все компании переходят в облака. Как думаете, это влияет на их скорость работы?

В какой-то мере да. Возникают ситуации, когда нужно быстро принять решение или сработать оперативно. Облака влияют на скорость — 10 минут решают многое, если не успеть что-то передать или отправить. Многие фирмы не переходят на облачные системы, потому что боятся утечки информации, тоже посещают такие мысли. Но, если захотеть, то можно любую систему взломать и вытащить что угодно, поэтому решили на это глаза закрыть.

Упомянутые сервисы

WhatsApp Веб-сервис для обмена сообщениями, создания групповых чатов и совершения звонков.
Веб-сервис для обмена сообщениями, создания групповых чатов и совершения звонков.
Gmail Бесплатная электронная почта от Google. Предлагает доступ к ящикам через веб-интерфейс и протоколы POP3, SMTP и IMAP. Из неё можно получить доступ ко всем сервисам Google.
Бесплатная электронная почта от Google. Предлагает доступ к ящикам через веб-интерфейс и протоколы POP3, SMTP и IMAP. Из неё можно получить доступ ко всем сервисам Google.
Облако@Mail.Ru Облачное хранилище файлов с доступом к вместительному виртуальному диску и необходимыми для такого сервиса функциями.
Облачное хранилище файлов с доступом к вместительному виртуальному диску и необходимыми для такого сервиса функциями.
Viber Приложение для совершения звонков, в том числе на обычные и мобильные телефоны, обмена сообщениями, фотографиями с настольных и мобильных систем
Приложение для совершения звонков, в том числе на обычные и мобильные телефоны, обмена сообщениями, фотографиями с настольных и мобильных систем
Skype Сервис для организации видеоконференций и передачи файлов.
Сервис для организации видеоконференций и передачи файлов.
Google Диск Облачное хранилище с опцией многопользовательского доступа к файлам и их совместного редактирования.
Облачное хранилище с опцией многопользовательского доступа к файлам и их совместного редактирования.
Dropbox Облачное хранилище для хранения пользовательских файлов.
Облачное хранилище для хранения пользовательских файлов.
Google Документы Онлайн-инструмент для создания и редактирования текстовых документов с возможностью совместной работы.
Онлайн-инструмент для создания и редактирования текстовых документов с возможностью совместной работы.
Google Keep Инструмент для создания и хранения заметок. Он позволяет сохранять их и делиться с друзьями, коллегами и сотрудниками.
Инструмент для создания и хранения заметок. Он позволяет сохранять их и делиться с друзьями, коллегами и сотрудниками.
Google Календарь Онлайн-календарь для организации рабочего и личного времени.
Онлайн-календарь для организации рабочего и личного времени.
Посмотреть всё

Как дизайн-студия разделила рабочие процессы на Basecamp, Planiro и amoCRM?

Как управлять дизайнерами, веб-технологами, UX-специалистами, копирайтером и PR-менеджером под крышей одной из лучших дизайн-студий Казани? Для этого нужны три крупные облачные системы и три мессенджера. Какие именно? Всё разложил по полочкам директор студии Alto Vision Максим Булатов.
Как дизайн-студия разделила рабочие процессы на Basecamp, Planiro и amoCRM?

Максим, можно пару слов о том, чем занимается ваша компания?

Мы любим делать крутые сайты и фирменные стили. У нас есть чёткие процессы, в которые мы верим, так и работаем. Все давно в этой сфере, но под одной крышей с 2012 года. Мы очень разные, но всё-таки вместе. Нам доверяют ОЭЗ «Алабуга», компании Danaflex, ICL Services, «Казань Арена», а также магазины, строительные и торговые компании, и даже СМИ. Для нас все проекты — важные и крупные. Из последних — онлайн-газета «Реальное время», от фирменного стиля до бэкенда сайта.

Какие сервисы используете в работе и для каких целей?

Сбор и хранение информации по проектам и общение с клиентами у нас происходит в Basecamp. Там же раньше создавали и закрытые дискуссии по проектам, только для своих, но в итоге разделили эти вещи и ушли в Slack. Там общаемся внутри рабочих групп по каждому проекту. Но управление проектами и учёт времени по задачам ведём в Planiro. Кстати, разработка компании из нашего же города Казань.

Управление проектами и учёт времени по задачам ведём в Planiro.

Почта — на Gmail. Разные специалисты используют по-разному. Дизайнеры — для отправки макетов арт-директору на согласование и как дополнительный задачник. PR-менеджер — для общения с внешней аудиторией, СМИ и партнёрами. В остальных случаях — для согласования каких-то решений с руководством или отправки официальных документов. Кроме того, менеджеры проектов и руководство пользуются системой «Чистый ящик» (Mailbox), остальные справляются в браузере или через приложения.

Для учёта клиентов и продаж пользуемся amoCRM. Хранилище у нас своё. Ещё пользуемся Google Документами.


Облачные сервисы для дизайн-студии


Пользуетесь менеджерами задач? Помогает?

Да, Planiro. Менеджерам помогает видеть все задачи и их статус, рассчитать время для будущих проектов, выгрузить подробные отчёты для анализа. В будущем будем высчитывать по ним бонусы сотрудникам. Специалисты видят свой план на день, неделю и месяц, обозначают те самые статусы, показывают результат работы.

Пользуетесь мессенджером в коллективе?

Skype часто используем для связи с клиентами из других городов. Между собой ведём чаты в Skype и WhatsApp. И помногу. Кого раздражает — отключают уведомления и не перечитывает всю переписку. Кто-то наоборот так расслабляется, между делом, веселится и заодно узнаёт что-то новое. Студии подобно нашей полезно и то, и другое. И хоть мы фанаты вэба в работе и жизни, без живого общения никуда.

Basecamp и Planiro похожи в работе, или нет?

Нет, они совсем разные. Basecamp — это такая социальная сеть и только для клиентов. Почти все быстро разбираются, что там как, это радует. Если нет, менеджер проекта — в помощь. Там дискуссии и протоколы встреч. Planiro — это задачник и только для нас. В amoCRM же работаю только я.

Важно, чтобы системы были красивыми, продуманными до мелочей и быстрыми.

Можете ли сказать какие есть полезные фишки в этих трёх системах именно для вашей компании?

Кажется, дизайн-студии могут выступать главными экспертами в выборе систем. Потому, что кроме удовлетворения наших задач в бизнесе, ещё важно, чтобы они были красивыми, продуманными до мелочей и быстрыми. Чтобы и кнопочки были видны там, где надо. Чтобы быстро найти нужный проект и ветку обсуждения. Чтобы все файлы прикреплялись разом, и был прелоадер. И так далее. Когда вся работа в «облаках», лишние раздражители ни к чему. Дизайн — это не обложка, а основа. Если вы кайфуете от работы в системе, значит разработчики сделали всё правильно.

Если говорить об удобствах каждой именно для нас, то, пожалуй, в Basecamp — это крупный предпросмотр картинок прямо в ленте и интуитивно понятные дискуссии, а в результате и лучшее взаимопонимание с клиентом. Planiro — чек-листы внутри задач, что особенно удобно для мелких правок, и фиксация затраченного времени. В amoCRM просто нет ничего лишнего.

Интегрировали ли эти три сервиса между собой? Связали ли их со Slack?

Нет, это следующий шаг. Но, пока системы не интегрированы, ничто не мешает нам указывать ссылки на новый комментарий клиента в Basecamp к задаче в Planiro. Или ссылку на задачу в Planiro — в соответствующем канале в Slack. В этих программах мы работаем в основном в браузере, так что несложно открыть соседнюю вкладку.

Облачные сервисы для дизайн-студии


Каким образом используете Google Документы и насколько активно?

Весь контент для проектов собирает, редактирует или пишет с нуля копирайтер в Google Документах. Затем контент согласовывается и используется всей рабочей группой — от прототипа до рабочего сайта. Автор документа даёт необходимые права другим задействованным участникам. Календари мероприятий, план корпоратива, даже некоторые бюджеты — там. А ещё новые опросы и стандартные анкеты для сотрудников при приёме на работу.

Slack, Skype, да ещё WhatsApp. Не возникает желания попросту объединить их?

Наоборот, разделить — вот решение. Сначала был только Skype, но там все вопросы смешивались в кучу. Важного не найти или легко перескочить с важного на неважное. Теперь Skype — только для неформального общения в офисе, WhatsApp — для общения на досуге с мобильного. Мы очень дружны, так что прислать фото с отдыха или что-то любопытное с прогулки по городу — обычное дело. Slack у нас не так давно, но уже показывает высокую эффективность. Там идёт внутреннее обсуждение только по работе и по конкретным проектам.

Skype — для неформального общения в офисе, WhatsApp — для общения на досуге с мобильного, Slack — для обсуждений по конкретным проектам.

Довольны всеми сервисами, не хотите поменять хотя бы один из них?

Мы много раз меняли задачник, надеюсь, больше не будем. WhatsApp пытались заменить на Telegram, но побаловались наклейками и бросили. Но, думаю, всё-таки заменим его, не выдерживает.

Оплачиваете облака или используете бесплатные тарифы?

Оплачиваем Basecamp, Planiro, amoCRM и сервисы Google.

Облака применяете только в работе или для всех дел?

Бытовые, корпоративные вопросы и развлечения в облаках. В Slack у нас есть канал «Умное утро», например. Так называется наше внутреннее образовательное мероприятие. Там мы обсуждаем ближайшие темы, идеи, предложения.

Почти все сотрудники используют другие облака для личных дел, в основном хранилища и почту. Если кто-то расшарит заметку из Evernote, например, мы не растеряемся. Но и за рабочий документ не примем. Нужно разделять системы.

Командная работа дизайн-студии не в «облаке» — страшный сон.

Примерно сколько раз в день обращаетесь к ним?

Это как средняя температура по больнице. В целом с утра все всё проверяют, видят план на день, дальше по необходимости. Менеджеры вообще не выходят из Planiro и Basecamp. У всех настроены уведомления из систем и чатов, кому как нужно и удобно. Командная работа дизайн-студии не в «облаке» — страшный сон. Тут нечего сравнивать. Чем больше сфер автоматизируем, тем быстрее идёт работа.

Какие ещё сферы вы бы автоматизировали в работе?

Пока хватит. Думаем, мы нашли оптимальный набор. И люди должны успевать адаптироваться. Но разработчики «облаков» не дремлют. Если завтра появится какой-то сервис, который обещает отправить на седьмое небо, то всем придётся туда переходить и тестировать. Без этого непонятно, подходит ли нам эта среда. Главное, чтобы сотрудники поддерживали. Это автоматизировать невозможно. Также как и дизайн. Так что каждому специалисту — свой набор и настройки.

Далеко не все компании переходят в облака. Как думаете, это влияет на их скорость работы?

Да, на скорость и продуктивность.

Упомянутые сервисы

amoCRM Система учёта клиентов и сделок.
Система учёта клиентов и сделок.
WhatsApp Веб-сервис для обмена сообщениями, создания групповых чатов и совершения звонков.
Веб-сервис для обмена сообщениями, создания групповых чатов и совершения звонков.
Gmail Бесплатная электронная почта от Google. Предлагает доступ к ящикам через веб-интерфейс и протоколы POP3, SMTP и IMAP. Из неё можно получить доступ ко всем сервисам Google.
Бесплатная электронная почта от Google. Предлагает доступ к ящикам через веб-интерфейс и протоколы POP3, SMTP и IMAP. Из неё можно получить доступ ко всем сервисам Google.
Skype Сервис для организации видеоконференций и передачи файлов.
Сервис для организации видеоконференций и передачи файлов.
Планиро Веб-приложение для удобного планирования, управления проектами и совместной работы.
Веб-приложение для удобного планирования, управления проектами и совместной работы.
Google Документы Онлайн-инструмент для создания и редактирования текстовых документов с возможностью совместной работы.
Онлайн-инструмент для создания и редактирования текстовых документов с возможностью совместной работы.
Slack Мессенджер для корпоративного общения со множеством интеграций от сторонних сервисов.
Мессенджер для корпоративного общения со множеством интеграций от сторонних сервисов.
Basecamp Онлайн-решение для ведения проектов и увеличения продуктивности.
Онлайн-решение для ведения проектов и увеличения продуктивности.
Посмотреть всё

Блог о софте не заканчивается на заметках

Ведение блога — занятие, казалось бы, уже довольно распространённое, и все уже знают как это делать. Но у каждого свои подходы к организации рабочего пространства. У нашего гостя, Антона Максимова, автора MyFreeSoft.ru, тоже есть свои методы.
Блог о софте не заканчивается на заметках

Какие сервисы используете в работе и для каких целей?

В Gmail — почта и to do в одном — каждое письмо является отдельной задачей, которую надо выполнить. Яндекс.Диск и Dropbox — для хранения личных и рабочих файлов, чтобы были доступны со всех устройств и находились в безопасности в случае поломки ПК. Google Keep — для заметок. Trello — для сбора, анализа и обработки задач. Evernote — для хранения архивных данных, включая статьи, мысли, идеи, личные записи и прочее, в чём нет постоянном необходимости, но иногда это надо «вспомнить».

Пользуетесь ли мессенджером в коллективе и каким?

WhatsApp Messenger, Telegram Messenger, Hangouts, Skype.

Вы ими довольны, не хотите поменять хотя бы один из них?

Все устраивает, не могу отказаться, так как этими мессенджерами пользуются люди, с которыми общаюсь.

Пробовал платные тарифы для некоторых сервисов, но практической пользы от этого не получил.

Оплачиваете «облака» или используете бесплатные тарифы?

Все на бесплатных тарифах, где-то бонусы за привлечение пользователей. Например, на Dropbox и Яндекс.Диск получил много места за то, что привлекаю новых пользователей через статьи в блоге. Пробовал платные тарифы для некоторых сервисов, но практической пользы от этого не получил, хватает бесплатной функциональности, платная просто не использовалась.

На каких платформах работаете с сервисами? Только в браузере или установлены приложения?

Браузер (Chrome), Windows, Android, редко iOS.

«Облака» применяете только в работе или для всех дел?

Облака для всего. И личное, и работа. По сути, для меня это универсальная сетевая «флэшка» на несколько десятков/сотен гигабайт, которая позволяет иметь доступ к данным с любого устройства и сохранять эти данные в безопасности на случай поломки ПК.


Как вести блог

Примерно сколько раз в день обращаешься к ним?

Все храню только в папках облачных хранилищ, сервисы используются постоянно для работы — по сути в них и работаю.

Сколько человек из компании работают в облаках?

Все.

Чувствуешь увеличение скорости работы по сравнению с необлачными программами?

Тут скорее вопрос в удобстве. Записал заметку на телефоне по пути куда-либо, она появилась на компьютере, обработал по приходу в офис. Потом на телефоне/планшете могу дополнить, находясь где-то в другом месте, когда пришла новая мысль. И так далее.

Может у вас есть какой-то особенный лайфхак при работе с облаками?

Да вроде нет, все как обычно. Просто пользуюсь и все.

Упомянутые сервисы

Яндекс.Диск Облачное хранилище от Яндекса с бесплатным пространством для хранения файлов и фотографий.
Облачное хранилище от Яндекса с бесплатным пространством для хранения файлов и фотографий.
WhatsApp Веб-сервис для обмена сообщениями, создания групповых чатов и совершения звонков.
Веб-сервис для обмена сообщениями, создания групповых чатов и совершения звонков.
Gmail Бесплатная электронная почта от Google. Предлагает доступ к ящикам через веб-интерфейс и протоколы POP3, SMTP и IMAP. Из неё можно получить доступ ко всем сервисам Google.
Бесплатная электронная почта от Google. Предлагает доступ к ящикам через веб-интерфейс и протоколы POP3, SMTP и IMAP. Из неё можно получить доступ ко всем сервисам Google.
Telegram Защищенный мессенджер, способный синхронизировать переписку и файлы между устройствами, поддерживает статусы сообщений и групповые чаты.
Защищенный мессенджер, способный синхронизировать переписку и файлы между устройствами, поддерживает статусы сообщений и групповые чаты.
Skype Сервис для организации видеоконференций и передачи файлов.
Сервис для организации видеоконференций и передачи файлов.
Dropbox Облачное хранилище для хранения пользовательских файлов.
Облачное хранилище для хранения пользовательских файлов.
Trello Инструмент для совместной работы, который поможет с организацией и управлением ваших проектов в виде карт
Инструмент для совместной работы, который поможет с организацией и управлением ваших проектов в виде карт
Evernote Онлайн-сервис для сбора заметок, и одновременно рабочее пространство для записей, блокнотов, задач, проектов и напоминаний
Онлайн-сервис для сбора заметок, и одновременно рабочее пространство для записей, блокнотов, задач, проектов и напоминаний
Google Keep Инструмент для создания и хранения заметок. Он позволяет сохранять их и делиться с друзьями, коллегами и сотрудниками.
Инструмент для создания и хранения заметок. Он позволяет сохранять их и делиться с друзьями, коллегами и сотрудниками.
Hangouts Сервис групповых чатов для общения с друзьями и коллегами. Отличается от конкурентов тем, что сразу можно увидеть, кто прочитал сообщение, а кто уже пишет ответ.
Сервис групповых чатов для общения с друзьями и коллегами. Отличается от конкурентов тем, что сразу можно увидеть, кто прочитал сообщение, а кто уже пишет ответ.
Посмотреть всё