Актуальные статьи из мира IT и бизнеса

Максим, можно пару слов о том, чем занимается ваша компания?

Мы любим делать крутые сайты и фирменные стили. У нас есть чёткие процессы, в которые мы верим, так и работаем. Все давно в этой сфере, но под одной крышей с 2012 года. Мы очень разные, но всё-таки вместе. Нам доверяют ОЭЗ «Алабуга», компании Danaflex, ICL Services, «Казань Арена», а также магазины, строительные и торговые компании, и даже СМИ. Для нас все проекты — важные и крупные. Из последних — онлайн-газета «Реальное время», от фирменного стиля до бэкенда сайта.

Какие сервисы используете в работе и для каких целей?

Сбор и хранение информации по проектам и общение с клиентами у нас происходит в Basecamp. Там же раньше создавали и закрытые дискуссии по проектам, только для своих, но в итоге разделили эти вещи и ушли в Slack. Там общаемся внутри рабочих групп по каждому проекту. Но управление проектами и учёт времени по задачам ведём в Planiro. Кстати, разработка компании из нашего же города Казань.

Почта — на Gmail. Разные специалисты используют по-разному. Дизайнеры — для отправки макетов арт-директору на согласование и как дополнительный задачник. PR-менеджер — для общения с внешней аудиторией, СМИ и партнёрами. В остальных случаях — для согласования каких-то решений с руководством или отправки официальных документов. Кроме того, менеджеры проектов и руководство пользуются системой «Чистый ящик» (Mailbox), остальные справляются в браузере или через приложения.

Для учёта клиентов и продаж пользуемся amoCRM. Хранилище у нас своё. Ещё пользуемся Google Документами.

Пользуетесь менеджерами задач? Помогает?

Да, Planiro. Менеджерам помогает видеть все задачи и их статус, рассчитать время для будущих проектов, выгрузить подробные отчёты для анализа. В будущем будем высчитывать по ним бонусы сотрудникам. Специалисты видят свой план на день, неделю и месяц, обозначают те самые статусы, показывают результат работы.

Пользуетесь мессенджером в коллективе?

Skype часто используем для связи с клиентами из других городов. Между собой ведём чаты в Skype и WhatsApp. И помногу. Кого раздражает — отключают уведомления и не перечитывает всю переписку. Кто-то наоборот так расслабляется, между делом, веселится и заодно узнаёт что-то новое. Студии подобно нашей полезно и то, и другое. И хоть мы фанаты вэба в работе и жизни, без живого общения никуда.

Basecamp и Planiro похожи в работе, или нет?

Нет, они совсем разные. Basecamp — это такая социальная сеть и только для клиентов. Почти все быстро разбираются, что там как, это радует. Если нет, менеджер проекта — в помощь. Там дискуссии и протоколы встреч. Planiro — это задачник и только для нас. В amoCRM же работаю только я.

Можете ли сказать какие есть полезные фишки в этих трёх системах именно для вашей компании?

Кажется, дизайн-студии могут выступать главными экспертами в выборе систем. Потому, что кроме удовлетворения наших задач в бизнесе, ещё важно, чтобы они были красивыми, продуманными до мелочей и быстрыми. Чтобы и кнопочки были видны там, где надо. Чтобы быстро найти нужный проект и ветку обсуждения. Чтобы все файлы прикреплялись разом, и был прелоадер. И так далее. Когда вся работа в «облаках», лишние раздражители ни к чему. Дизайн — это не обложка, а основа. Если вы кайфуете от работы в системе, значит разработчики сделали всё правильно.

Если говорить об удобствах каждой именно для нас, то, пожалуй, в Basecamp — это крупный предпросмотр картинок прямо в ленте и интуитивно понятные дискуссии, а в результате и лучшее взаимопонимание с клиентом. Planiro — чек-листы внутри задач, что особенно удобно для мелких правок, и фиксация затраченного времени. В amoCRM просто нет ничего лишнего.

Интегрировали ли эти три сервиса между собой? Связали ли их со Slack?

Каким образом используете Google Документы и насколько активно?

Весь контент для проектов собирает, редактирует или пишет с нуля копирайтер в Google Документах. Затем контент согласовывается и используется всей рабочей группой — от прототипа до рабочего сайта. Автор документа даёт необходимые права другим задействованным участникам. Календари мероприятий, план корпоратива, даже некоторые бюджеты — там. А ещё новые опросы и стандартные анкеты для сотрудников при приёме на работу.

Slack, Skype, да ещё WhatsApp. Не возникает желания попросту объединить их?

Наоборот, разделить — вот решение. Сначала был только Skype, но там все вопросы смешивались в кучу. Важного не найти или легко перескочить с важного на неважное. Теперь Skype — только для неформального общения в офисе, WhatsApp — для общения на досуге с мобильного. Мы очень дружны, так что прислать фото с отдыха или что-то любопытное с прогулки по городу — обычное дело. Slack у нас не так давно, но уже показывает высокую эффективность. Там идёт внутреннее обсуждение только по работе и по конкретным проектам.

Довольны всеми сервисами, не хотите поменять хотя бы один из них?

Мы много раз меняли задачник, надеюсь, больше не будем. WhatsApp пытались заменить на Telegram, но побаловались наклейками и бросили. Но, думаю, всё-таки заменим его, не выдерживает.

Оплачиваете облака или используете бесплатные тарифы?

Оплачиваем Basecamp, Planiro, amoCRM и сервисы Google.

Облака применяете только в работе или для всех дел?

Бытовые, корпоративные вопросы и развлечения в облаках. В Slack у нас есть канал «Умное утро», например. Так называется наше внутреннее образовательное мероприятие. Там мы обсуждаем ближайшие темы, идеи, предложения.

Почти все сотрудники используют другие облака для личных дел, в основном хранилища и почту. Если кто-то расшарит заметку из Evernote, например, мы не растеряемся. Но и за рабочий документ не примем. Нужно разделять системы.

Примерно сколько раз в день обращаетесь к ним?

Это как средняя температура по больнице. В целом с утра все всё проверяют, видят план на день, дальше по необходимости. Менеджеры вообще не выходят из Planiro и Basecamp. У всех настроены уведомления из систем и чатов, кому как нужно и удобно. Командная работа дизайн-студии не в «облаке» — страшный сон. Тут нечего сравнивать. Чем больше сфер автоматизируем, тем быстрее идёт работа.

Какие ещё сферы вы бы автоматизировали в работе?

Пока хватит. Думаем, мы нашли оптимальный набор. И люди должны успевать адаптироваться. Но разработчики «облаков» не дремлют. Если завтра появится какой-то сервис, который обещает отправить на седьмое небо, то всем придётся туда переходить и тестировать. Без этого непонятно, подходит ли нам эта среда. Главное, чтобы сотрудники поддерживали. Это автоматизировать невозможно. Также как и дизайн. Так что каждому специалисту — свой набор и настройки.

Далеко не все компании переходят в облака. Как думаете, это влияет на их скорость работы?

Да, на скорость и продуктивность.

В каких сферах деятельности ты используешь облачные сервисы?

В научной, преподавательской, при фотосъёмке и на работе в фотошколе. Если говорить о сферах, то я их разделил по облачным сервисам. Когда фотографирую на мероприятиях, одна свадебная съёмка занимает 16 ГБ. Не так много нужно событий, чтобы занять жёсткий диск. Поэтому я трачу деньги не на жёсткий диск, а на облако. Сейчас перешёл с Облако@Mail.Ru на Amazon Cloud Drive. Amazon предоставляет безлимитное облако для фотографий и видео. Три месяца бесплатно дали мне, потом нужно платить $1 в месяц. 5 ГБ даётся на другие файлы. Сейчас Amazon заполнен примерно на 800 ГБ. Все объёмные RAW-файлы лежат там. При этом Amazon не позволяет скачивать файлы папками, поэтому обмениваться файлами в нём невозможно.

Для фотошколы же нужно не так много свободного места, и я для неё использую Google Диск, он предоставляет больше функций. У нас там лекции лежат, фотоотчёты, тесты, которые оформляю через Google Формы. Эти тесты можно проходить хоть дома и моментально получать результаты.

Завёл ещё Облако от Mail.ru, потому что большинству клиентов удобно, и они работают в их почте.

Завёл ещё Облако от Mail.ru, потому что большинству клиентов удобно, и они работают в их почте. Я туда временно заливаю файлы. Когда проходила акция, мне дали 1 ТБ.

Для личных нужд пробовал OneDrive, но отказался. Попытался фотографии туда скинуть, но невозможно было работать на компьютере: он индексирует файлы, а их там много, и система жутко тормозит как на Windows, так и на Mac. Сейчас использую Dropbox, там я храню, например, копии паспортов, документы, лекции без общего доступа.

Для студентов в университете использую тот же Google Диск. Пытался применять OneNote, но PDF не очень хорошо отображает.

И ещё мы пользуемся совместным, семейным облаком, в Яндекс.Диск. У нас есть 200 ГБ, где обмениваемся общими файлами.

Не проще ли создать в Dropbox общую папку вместо хотя бы Яндекс.Диска?

Например, у нас была фотосессия, мы съездили на прогулки и сделали папку снимков. Загрузить все фотографии в Dropbox очень сложно, он бесплатно предлагает слишком мало места. На Яндекс.Диске уже было 200 ГБ. Но это не так важно. Google Диск не даёт тебе выборочную синхронизацию. У меня Macbook Air, там 128 ГБ SSD, я не хочу, чтобы Dropbox заполнил его своей ерундой. У меня же всё в папках, в них ещё папки, а внутри ещё папки. Яндекс.Диск даёт выборочную синхронизацию по корневым папкам, а Dropbox в том числе по внутренним.

Из всех облачных хранилищ ты платишь только за Amazon?

Да. Открою маленькую тайну: в Яндекс.Диске дают 50 ГБ за покупку планшета. Мы сходили в магазин, просто зашли через каждый планшет на свой аккаунт и активировали бонусы. Они действуют до 2018 года, но до этого времени наверное ещё акции будут.

Помимо хранилищ используешь другие сервисы? Например, для заметок?

Evernote на iOS и Alternote на Mac. Alternote недавно вышел, очень быстро всё работает, а Evernote на Mac стал монстрообразным, невозможно пользоваться, всё тормозит, не из-за того, что Mac какой-то не такой, а Evernote. И ещё пользуемся Wunderlist. Он подкупил созданием списков, папок, синхронизацией, созданием общих дел и кроссплатформенностью.

С коллективом я старался работать, но люди не открыты к этому.

На каких платформах работаешь с сервисами?

В веб-версиях использую Amazon, Яндекс.Диск и Облако@mail.ru. У меня десктопные только Google.Диск, Dropbox и Alternote. На iPhone работаю с Dropbox, Яндекс.Диск, Google.Диск, Evernote, Wunderlist, OneDrive, Облако@mail.ru и Amazon. OneDrive надо бы удалять, это ужас-ужас.

Какими пользуешься мессенджерами? Заметил Whatsapp на iPhone.

WhatsApp Messenger. Я его удалял, но руководитель мне только там пишет, говорит: «Никакие Telegram Messenger я не знаю, давай ставь Whatsapp». Ругался, ругался, но пришлось ставить опять. Но из мессенджеров очень нравится Telegram, он есть на iOS, Windows, Mac, Android. iMessage не так часто пользуемся, если только нужно передать фотографии без сжатия. Telegram и Whatsapp сжимают, а iMessage нет. Ещё установлен Facebook Messenger, но тоже редко пользуюсь.

iCloud пользуешься?

Если только программа поддерживает iCloud, например, Pixelmator. Вот ещё, кстати, один платный сервис, я купил 20 ГБ. У меня слишком много фотографий на iPhone, но я его даже не замечаю. Внутри папки я никогда не бываю, в iCloud попадают только файлы из тех же Pixelmator, Pages и iWriter.

Я правильно понимаю, что у тебя более индивидуальная работа? Пробовал ли работать с коллективом?

С коллективом я старался работать, но люди не открыты к этому. С человеком, с которым писали статью, пытались работать в общей папке OneDrive, в Word Online. Нет, дело не пошло. Но скажу, что Google Диск синхронихирован с компьютерами на кафедре. Всех преподавателей заставил его поставить, Google.Диск более коллективный.

Какие бы ещё сферы ты автоматизировал в работе?

Облака у меня появились примерно в 2009 году, это был полный переворот. Сейчас даже не помню где мои флешка. Вспоминаю о ней, когда только прихожу к ретроградам, и они просят флешку, ладно хоть дискету не спрашивают. Я жду новую цифровую революцию. Наверное автоматизировал бы монотонные процессы. То, что нужно делать каждый день, но не заставляет тебя думать. Например, форматирование текста. Но не представляю что ещё можно автоматизировать. Вон, чтоб машина ездила по облаку. Музыкальные сервисы у нас тоже в облаке: Spotify, iTunes Radio, iTunes Match...

Облака тебе сильно ускоряют процесс работы?

Конечно. Я сейчас работаю в одном проекте, где фотографии нужно выкладывать практически моментально. Событие прошло, и через час фотографии должны лежать в облаке, чтобы отдать клиенту. Если бы не было Amazon и других облаков, то пришлось бы записывать диск, встречаться с клиентами, отдавать диск, а вдруг какой-то из них будет повреждён... Теперь через час эти фотографии уже находятся в облаке, и каждый желающий может их загрузить. Клиентов на мероприятии может быть 30, мы просто даём ссылку на облако.

А с клиентами ты работаешь в облаках или просто ссылки раздаёшь?

Только даю ссылки. У меня не такие клиенты, чтобы с ними совместно чем-то заниматься. Вот только Google.Диск используется в работе со студентами. С моего сайта все ссылки на учебные материалы идут на облако, но совместное редактирование не использую. Нет таких задач.

Как ты думаешь, у твоих конкурентов, не использующих облака, работа идёт хуже?

Есть такие. Но облака ведь дают преимущество в технологическом плане. Например, недавно произошёл случай. Я закидываю фотографии, в течение часа клиент их забирает. Мой коллега, работающий по той же тематике, этих облаков не знает, не берёт с собой компьютер, фотографирует, приходит домой, ложится спать, а когда фотографии обрабатаются — тогда и обработаются. Руководство, видя, что я загружаю фотографии моментально, порекомендовало ему постараться работать чуть быстрее. Но вместо того, чтобы принять это к сведению, он начал критиковать мою работу. Но считаю, что, если это бесплатно, легко и просто, то почему не пользоваться облаками?

Я хочу нового, но для людей это что-то неизведанное. Да, действительно, люди, которые не пользуются облаками, теряют, прежде всего, много времени, например, на запись диска, передачу файлов на флешку, восстановление данных. У меня такого понятия как «потерять данные» больше не существует. Время, потраченное на восстановление, могу потратить на более полезные дела.

Какие сервисы используете в работе и для каких целей?

В Gmail — почта и to do в одном — каждое письмо является отдельной задачей, которую надо выполнить. Яндекс.Диск и Dropbox — для хранения личных и рабочих файлов, чтобы были доступны со всех устройств и находились в безопасности в случае поломки ПК. Google Keep — для заметок. Trello — для сбора, анализа и обработки задач. Evernote — для хранения архивных данных, включая статьи, мысли, идеи, личные записи и прочее, в чём нет постоянном необходимости, но иногда это надо «вспомнить».

Пользуетесь ли мессенджером в коллективе и каким?

WhatsApp Messenger, Telegram Messenger, Hangouts, Skype.

Вы ими довольны, не хотите поменять хотя бы один из них?

Все устраивает, не могу отказаться, так как этими мессенджерами пользуются люди, с которыми общаюсь.

Оплачиваете «облака» или используете бесплатные тарифы?

Все на бесплатных тарифах, где-то бонусы за привлечение пользователей. Например, на Dropbox и Яндекс.Диск получил много места за то, что привлекаю новых пользователей через статьи в блоге. Пробовал платные тарифы для некоторых сервисов, но практической пользы от этого не получил, хватает бесплатной функциональности, платная просто не использовалась.

На каких платформах работаете с сервисами? Только в браузере или установлены приложения?

Браузер (Chrome), Windows, Android, редко iOS.

«Облака» применяете только в работе или для всех дел?

Облака для всего. И личное, и работа. По сути, для меня это универсальная сетевая «флэшка» на несколько десятков/сотен гигабайт, которая позволяет иметь доступ к данным с любого устройства и сохранять эти данные в безопасности на случай поломки ПК.

Примерно сколько раз в день обращаешься к ним?

Все храню только в папках облачных хранилищ, сервисы используются постоянно для работы — по сути в них и работаю.

Сколько человек из компании работают в облаках?

Все.

Чувствуешь увеличение скорости работы по сравнению с необлачными программами?

Тут скорее вопрос в удобстве. Записал заметку на телефоне по пути куда-либо, она появилась на компьютере, обработал по приходу в офис. Потом на телефоне/планшете могу дополнить, находясь где-то в другом месте, когда пришла новая мысль. И так далее.

Может у вас есть какой-то особенный лайфхак при работе с облаками?

Да вроде нет, все как обычно. Просто пользуюсь и все.