Актуальные статьи из мира IT и бизнеса

Однажды один мой приятель спросил:

Дим, ты понимаешь, что ты — бизнесмен, и то, чем ты занимаешься — бизнес?

Шел 2015 год. Я создал свой первый учебный курс по Microsoft Excel и провел пару корпоративных тренингов для МГТС. Получил 42 тысячи рублей. Но тогда я и не думал, что из хобби можно вырастить бизнес.

Все началось с работы аналитиком в НПО Гидромаш: я выгружал данные из BI-систем, по ним составлял сводные отчеты для руководства. Плотно работал в Excel. Потому нередко проводил мастер-классы для коллег: учил пользоваться функцией ВПР и составлять сводные таблицы.

За консультации я не брал ни копейки. Мне нравилось делиться знаниями с людьми

По началу это были мини-встречи, где каждый мог задать любой вопрос. Затем стало ясно: в Excel есть функции, которыми должны владеть все без исключения. Так и я создал первый учебный курс. От коллег про меня узнали другие компании и стали звать на корпоративные тренинги — хобби превратилось в подработку. После этого приятель и задал вопрос про бизнес. На его осмысление понадобилось два года. В 2016 я уволился и решил запустить онлайн-тренинги по Excel.

Как бороться с низкой конверсией

У меня было несколько заявок на очные тренинги, хотя из каналов продвижения работал только «сарафан». Я понимал, что нужно развиваться, искать новых заказчиков. Пришла идея сразу перебраться в онлайн: проводить вебинар на 100 человек, брать с каждого по 300 рублей и зарабатывать 30 тысяч за два часа. «Легкие деньги», — подумал я и стал двигаться в этом направлении.

Запустил контекстную рекламу. Перевел свой курс в онлайн-формат. Первый урок сделал бесплатным, остальные — по 2,5 тысячи рублей. Оставалось выбрать площадку для вебинара. Вот с какими сервисами я работал:

• Mirapolis Virtual Room — стабильная вебинарная комната по среднерыночной цене. Есть напоминания на email о предстоящем вебинаре. Однако нельзя менять размер блоков и растянуть на весь экран демонстрацию рабочего стола.
• Webinar — красиво, удобно, но дорого.
• eTutorium Webinar — соблазнительная цена, удобный интерфейс, который можно настроить. Есть также баннеры и брендирование.
• ClickMeeting — главным преимуществом считаю чат во время демонстрации рабочего стола. Больше ни у кого такого не видел.

Заработать на вебинарах не удалось. Конверсия в оплату составила 0,5-1%: регистрировалось 500 человек, к эфиру подключалось 150-250, из них следующие вебинары оплачивали максимум трое.

С Webinar.ru установил личный рекорд по количеству участников: 2 500 человек на протяжении 68 минут постоянно были онлайн. Однако на конверсию это не повлияло.

В итоге я едва окупал аренду сервиса, но продолжал заниматься «благотворительностью» и работать в минус. По отзывам понимал, что слишком много пользы даю на бесплатных вебинарах: люди получают базовый инструментарий, и оплачивать дополнительные уроки для них нет смысла.

Спустя месяц я вообще думал свернуть «бизнес» и вернуться на работу. Но, когда опускаешь руки и таят все надежды, приходят заказы оттуда, откуда ты уже не надеешься получить.

После очередного «провального» вебинара мне позвонила одна из участниц и предложила провести целую серию корпоративных тренингов для ее компании. Так я сделал два вывода.

Во-первых, несмотря на низкую конверсию, не нужно быть как все: лить воду на бесплатном вебинаре и говорить по теме на платных.

Во-вторых, никто не готов платить даже 300 рублей за два часа полезной информации незнакомцу. Грейте своих клиентов: отправляйте полезные материалы по email, бесплатно консультируйте по сложным вопросам, добавьте клиентов в друзья в соцсетях.

От вебинаров к продаже видеокурсов

Несмотря на большой корпоративный заказ, с вебинарами было две проблемы. Ты не можешь проводить их каждый день — просто не соберешь аудиторию. И, чтобы окупить затраты, нужно повышать стоимость урока или расширять охват учеников. Вот средние цифры, по которым я жил:

‘* — если увеличивались расходы на вебинарную площадку (менял компанию),

то уменьшал траты на рекламу и наоборот

Это был достаточно дорогой формат для начинающего тренера без репутации.

Как всегда, когда не хватает денег, рождается креативность.

Я решил один раз записать качественный видеокурс и регулярно продавать к нему доступ.

Однако на старте было много вопросов: как снимать, через какую программу монтировать, где обрабатывать звук? Опыт видеосъемки был нулевой. Потому я обратился за профессиональными услугами.

На записи курса по работе в Excel в офисе компании Courson.

Когда видеокурс был готов, оставалось решить, где его хранить, как контролировать успеваемость учеников и принимать платежи. Было страшно, что контент попросту украдут и выложат в свободный доступ.

Пытаясь найти ответы, я стал посещать профильные конференции по обучению, читать кейсы директоров онлайн-школ и бизнес-тренеров. Отсюда узнал о системах дистанционного обучения (СДО), в которые можно загрузить все курсы и настроить продажи. Причём есть два вида СДО:

• «Стационарные». Нужно устанавливать на сервер, для этого придется прописать техническое задание и проверить совместимость системы с программным обеспечением. Такие системы больше подходят для крупных компаний по типу «Сбербанка».
• Облачные. Работают через интернет. Регистрируешься на портале, загружаешь курсы, настраиваешь продажи, получаешь деньги.

Я протестировал три облачных сервиса.

• Teachbase — страшный внешний вид, нет мобильного приложения, поэтому сотрудники не смогут изучить электронные курсы с телефона или планшета офлайн, нет геймификации.
• Moodle — главное преимущество в том, что система бесплатна. Но управлять ей сложно — бизнес-тренер или учитель, далекий от программирования, не справится.
• iSpring Online LMS— управлять так же просто, как аккаунтом в Яндекс.Почте. Платить нужно только за пользователей, которые учатся на платформе. Есть раздел для продажи курсов.

На конференции iSpring Days и Elforum открыл для себя новый способ заработка — продажи учебных курсов через СДО

Каждую из этих платформ изучал по два месяца. В итоге остановился на iSpring Online. Вот почему:

Детальная статистика

Система собирает детальную статистику и помогает отслеживать, кто действительно учится, а кто нет. Я вижу, кто из клиентов прошел видеокурс, какие ошибки допустил, и оперативно даю обратную связь.

Сертификаты

Ученикам важен диплом, даже если он не имеет никакой юридической силы.

В iSpring ученики автоматически получают сертификаты после курса — скачивают в pdf-формате, распечатывают, вешают на стену.

Геймификация

Сотрудники получают очки и бейджи за успешное выполнение заданий. Также СДО автоматически формирует сводную таблицу успеваемости. Каждый пользователь может посмотреть свою позицию в рейтинге и сравнить себя с другими.

Смотришь вот такой отчёт и понимаешь, кто учится, а кто штаны просиживает

Геймификация влияет на мотивацию. Кого-то очки и бейджи побуждают закончить обучение и попасть на вершину турнирной таблицы, кому-то важно в рейтинге «быть не хуже остальных», кто-то аватарку поставил и нарадоваться не может.

Мобильное обучение

Клиенты могут запустить мой видеокурс с любого устройства: ноутбука, планшета и телефона. Есть специальное мобильное приложение, через которое материал можно открыть даже без подключения к интернету, например, в самолете или поезде.

Вебинары

В iSpring есть встроенная площадка для вебинаров. Здесь я провожу онлайн-интенсивы — серии онлайн-лекций с разбором домашних заданий и дипломной работой в конце.

Итоговый рейтинг выполнения домашних заданий по курсу Excel для маркетологов и аналитиков

Разбор домашки помогает держать учеников в тонусе. Дело в том, что видеокурс до конца проходят лишь 10% клиентов. Остальные «теряются» по пути, если вовремя не направить, не разобрать ошибки.

Что ещё попало под автоматизацию

Когда у меня было 5-10 клиентов, я и не задумывался об автоматизации. Сложно пришлось, когда количество учеников выросло до тысячи в год.

Прием платежей, бухгалтерия, воронка продаж — все это стало сложно делать вручную. Какими сервисами я стал пользоваться:

• Тинькофф Оплата — для приема платежей;
• Онлайн-бухгалтерия Тинькофф Банк — для счетов, налогов и других платежей;
• eLama — для автоматизации рекламы;
• Facebook Messenger — для общения с клиентами. Почтой не пользуюсь.

Эти инструменты помогают держать связь с тысячью учениками, экономить на бухгалтере, секретаре и других сотрудниках.

Для управления и редактирования базы клиентов я начал использовать Битрикс24. Нравится тем, что можно фиксировать рабочее время и длительность выполнения задач, формировать ежедневные отчеты и воронку продаж.

Интерфейс системы сложный, как приборная панель самолета, но разобраться можно. Еще один недостаток — нагромождение личных функций. Например, приходится настраивать такие вещи, как документооборот, фотогалерея, проактивная защита. В итоге процесс внедрения затягивается.

Конечно, можно не включать лишние опции. Но на этапе настройки мне, как новичку, сложно было предсказать, что пригодится, а что — нет. К примеру, та же проактивная защита нужна или нет? Раз ее предлагают активировать, значит существует какая-то опасность.

Делюсь опытом на конференции по дистанционному обучению iSpring Days

Если хотите перевести обучение в облако, мой совет: тестируйте, тестируйте и еще раз тестируйте. Сервисов со схожими функциями много. Не торопитесь сразу оплачивать год-два. Поживите неделю-другую, посмотрите, какие функции работают, как отвечают в техподдержке, какие отзывы пишут реальные пользователи.

С СДО — отдельная история. Тщательно изучите несколько систем: практически у всех есть либо бесплатный тариф, либо пробный период 14-30 дней. Заказывать сервис под ключ на старте точно не стоит. Если опыта в программировании нет, то впарить вам ненужную функциональность за бешеные деньги не составит труда.

Амир, чем занимается твоя компания?

Основали esPrezo в мае 2013 года. Сначала это был некоммерческий сайт о презентациях, со всякими полезными ресурсами, собирали лучшие примеры презентаций, писали статьи. Постепенно поняли, что есть спрос на презентации. Реформировали сайт и сделали компанию, которая делает презентации и продвигается с помощью контент-маркетинга в формате статей и видеоуроков. Сейчас это главный русскоязычный сайт, посвященный презентациям. Одна из статей набрала свыше 250 тысяч просмотров. И каждый месяц к нам заходит около 40 тысяч человек.

Начинали с дизайна презентаций. Потом добавили ещё три услуги — сценарии презентаций, подготовка спикеров к выступлениям и корпоративное обучение. Среди клиентов — Сбербанк, KIA Motors, IBS GROUP и другие. Для корпоративного университета Сбербанка делаем, например, стандарт презентаций и много мелких задач для внутренних коммуникаций.

На Лайфхакере и Rusbase публиковали статьи, видеоролики. И давно сотрудничаем с ФРИИ. С первого набора там проводим обучение. Периодически стартапы обращаются за помощью для подготовки к выступлениям.

Какие сервисы используешь в работе и для каких целей?

Начнём с коммуникаций. Очень долго сидели на Яндекс.Почта — в скором надоела, тупой календарь у них, нам перестали приходить приглашения от клиентов. Решили не экономить и платить за Gmail, поскольку с клиентами все коммуникации идут по почте. Ещё через Skype, но больше общаемся по телефону и на встречах.

Внутренние коммуникации в Slack. Я думаю, никого не удивлю. Там неформальные обсуждения, база знаний и прочие полезные штуки. И некоторые административные вещи — постоянно счета выставляем, поэтому создали каналы, один из них просто для хранения номеров счетов, чтобы не ошибиться.

Задачи ведём в Trello. Самый удобный и простой. Всё остальное не нравится для бизнес-задач. Личные дела держу в Wunderlist. Там они привязаны к дате, к списку или идее. От Wunderlist нужно только нормальное отображение списка задач и дел на сегодня. И заметки ещё. Больше ничего. Надеюсь, что Microsoft не сожрёт его, не поглотит и не встроит в какой-нибудь ужасный Microsoft Outlook. Но всё к этому идёт.

Ещё Sunrise Calendar использовали, но его недавно закрыл Microsoft. Уже перехожу на Google Календарь.

Simplenote — для рандомных записей и планирования тренингов. Нет форматирования, простой и быстрый. К примеру, храню результаты «мозгового штурма», список будущих статей, какие-то дополнения, записи по тренировкам на недели и прочее. И даже адреса клиентов туда копирую. И поиск есть. А для личных — Notes на iPhone. Evernote и прочие вещи меня бесят из-за кучи ненужных функций.

MindMeister когда-то использовал. Поскольку делаем презентации, то часто нужны сценарии, их делают копирайтеры с помощью майндмэпов. Сейчас используется XMind, бесплатный, там все функции, которые нам нужны. Есть ещё MindManager, в котором кто-то даже стратегию компании ведёт, и вместо Wunderlist используют. Я увлекался им, но перестал.

amoCRM используем для продаж, там входящие и исходящие лиды, сделки и информация о них. На мой взгляд, тоже удобная и простая. Когда-то подключили бесплатный тариф, ничего не платим до сих пор, только 2 человека занимаются продажами. Но готовы и платить, не проблема.

Счета.Финолог — для выставления счетов. Остальное делает бухгалтер. Мы в это касаться не очень хотим. За небольшую плату можно найти хорошего бухгалтера. Можно, конечно, пользоваться Моё дело, но часто нужно решать сложные вещи, с которыми бухгалтер справится быстрее.

Телефония — Яндекс.Телефония. Когда-то была Zadarma. Она достала. И перешли на Яндекс. Я бы не сказал, что тут проще или существенно лучше, просто стабильнее работает и тарификация доступнее. Еще можно настраивать голосовые приветствия и добавлять добавочные номера для всех сотрудников. Чтобы звонки записывались для прослушивания потом — нужно покупать отдельный тариф.

Для текста куча всяких приложений, которые используют копирайтеры. Тот же Главред, если нужно что-то проверить, не облажался ли ты со стоп-словами. Но я лично не помню когда последний раз использовал, кроме случаев, когда на тренингах рассказываю про него. Во мне уже внутренний главред. Но начинающие ребята постоянно его используют. Не скажу, что он идеальный, но ок. Есть ещё Типограф, редактор Оптима. Я за любой софт с простым интерфейсом. Есть Орфограммка. Лучшей программы для проверки я не нашёл. Microsoft Word или Microsoft PowerPoint не всегда подчеркнут слова. Сейчас Орфограммка стала платной. Есть ещё транслит по-русски, раскладка Бирмана, правила русского языка и Грамота.ру. И иностранными редакторами баловался, Grammarly и Hemingway Editor, но они не для кириллицы, хотя, движок намного лучше Главреда или Орфограммки.

Из хранилищ — раньше был Яндекс.Диск. Сейчас Google Диск. Сам лично использую OneDrive, поскольку есть подписка на Microsoft Office 365, там терабайт. И Dropbox — для отправки мелких вещей.

Сайт на WordPress, продвижением занимается агентство, банкинг держим в Сбербанке. Но недавно открыли счет в Модульбанк — постепенно полностью перейдем туда. У них интерфейс удобнее и мобильное приложение, человечная поддержка.

Хранение паролей — в LastPass. Ещё использую Помидорковый таймер, чтобы следить за своим временем. Поскольку работаю на ноутбуке Lenovo, стоит куча мелких штук: f.lux, который желтит экран, EyeLeo, чтобы я не забывал моргать время от времени и делать перерывы по 5-10 минут каждый час, RescueTime для счёта непродуктивного времени, WasteNoTime, чтобы отслеживать затраченное время на работу, социальные сети, чтение новостей и прочее — сам настраиваешь, какие ресурсы относить к продуктивным, а какие — к деструктивным. И многие другие.

Что используешь для создания презентаций?

Powerpoint, естественно. Все говорят, что он ужасный, но 16-я версия хорошая. Хочу купить Mac, чтобы использовать Keynote. Он проще, в остальном одно и то же. Для структурирования использую Word.

В отличие от дизайнеров у меня нет Adobe Creative Cloud, занимает кучу памяти, постоянно бесит меня. Установлен лицензионный Adobe Illustrator, чтобы просто редактировать векторные файлы. Fontface Ninja — чтобы посмотреть шрифты на сайте, Google Fonts, чтобы скачать их, ищем картинки на Flickr или на прочих фотостоках. Программы вроде Prezi не использую, не совсем то. Использовал Haiku Deck только когда видеоуроки записывал года два назад.

Возникали ли проблемы при поиске CRM-решений?

Всегда сидели на amoCRM, сколько существует агентство. Никогда проблем не возникало, только импорт глючит. Иногда дублируются сделки, но ручками подчищаем. У нас не покупка электроники, поэтому не так много лидов, сделки долгие, бывает годик идут. Огромный канал — рекомендации. Особо не нужна мощная CRM. Например, сегодня написал клиент, которому порекомендовал меня другой клиент, которому тренинг проводили месяц назад. Вот уже завтра встречаюсь, и несколько этапов воронки прошли. Нужен только контроль за лидами. Регулярно освежаем контакты, смотрим на воронку.

Пробовали ли другие менеджеры задач, кроме Trello?

До этого использовали Basecamp очень долго, нравится до сих пор, но понял, что Trello проще и как раз нам подходит. Есть этапы создания презентаций. Всё остальное индивидуально расписываем на регулярных встречах с партнёром, где мы ставим друг другу задачи и контролируем. Пробовал ещё Мегаплан и другие, но слишком сложный интерфейс.

Коллеги Амира — Марк Хлынов, основатель и консультант esPrezo (справа), и Александр Яныхбаш, тренер-консультант по публичным выступлениям (слева)

Интегрировали ли сервисы между собой?

Что-то там интегрировано, где-то. Но не так замечательно, как могло быть. Не огромный поток клиентов, поэтому дико не озабочены. Почта с CRM — точно, и вроде телефония с CRM. Понятно, что в Slack созданы какие-то каналы на основе того же Trello. И прикрепление файлов в CRM из хранилищ.

Но не в этом проблема бизнеса. В том же Wunderlist использую всего пару функций. То же самое со всеми остальными приложениями. Гиковство и посвящение в детали бесполезно.

Доволен всеми сервисами, не хочешь поменять хотя бы один из них?

Яндекс уже с радостью поменяли на Gmail. Ещё не настроена интеграция сайта с amoCRM. Сначала заявка идёт в почту, потом в CRM. Надо это решить. Сайт готовим новый на Tilda Publishing, эта задача тоже есть. В остальном я доволен. Если кто-то выпустит хорошую версию Powerpoint, то тоже буду рад.

Оплачиваешь облака или используешь бесплатные тарифы?

И так, и так. Не проблема за что-то заплатить. Исторически сложилось, что многие вещи бесплатные. Не знаю кто использует эти премиальные функции Trello. В Slack тоже не нужен платный тариф. С CRM так получилось, что больше не нужны другие функции. Почту будем использовать платную. За телефонию платим. Ну и за профессиональный софт.

На каких платформах работаешь с сервисами? Только в браузере или установлены приложения?

50 на 50. Если бы была возможность, всё бы перевёл на десктоп. Так проще контролировать зависание в браузере. Многие приложения десктопные. Но почта не десктопная, CRM тоже нет, телефония, Финолог, банкинг и прочее. Думаю, браузерные штуки — это плохо.

Сколько человек из компании работают в облаках?

У нас все внештатные, кроме трёх. Все — человек 20, работаем через почту, Slack, Trello, для коммуникаций с клиентами и между собой.

Какие ещё сферы ты бы автоматизировал в работе?

Я бы очень хотел эффективнее проводить встречи. Не ездить никуда, а просто телпортировать клиента или себя, чтобы не тратить время на переезды. Скайпы и телеконференции не нравятся. Первые встречи у нас виртуальные, и нет такой программы, которая бы нас развиртуализировала, создала живое присутствие. Если вспомнить «Звёздные войны»... Была бы проекция!

Во всём остальном окей. Я бы, наоборот, некоторые вещи разавтоматизировал, уничтожил бы Powerpoint. Заставил людей рисовать презентации. Софт не всегда помогает, он запутывает и отводит от сути. Те же списки задач используют в 90% не на то. Как ты думаешь, для чего списки задач?

Например, чтобы некоторые вещи не забывать.

Вот видишь, что ты назвал. Это одна из функций. А ключевая? Чтобы завершать дела. Но, чтобы не забывать, работают с заметками. Где-то читал статью про то, что чувак использует Simplenote для списков задач. Уровень осознанности сильно размывается софтом. Начинаешь делать не то. Из-за чего и назвал браузерные программы неэффективными. Заходишь на Facebook, часами зависаешь в почте...

И использую ещё Franz, в котором есть Facebook Messenger, WhatsApp Messenger, Telegram Messenger, Gmail, Slack. Волшебная штука. Офигенно работает.

Может есть какой-то особенный лайфхак при работе с облаками?

Важно понимать для чего используешь конкретное устройство. Ноутбук — для всех рабочих задач, а телефон — больше для нерабочих: для роста осознанности, чтения книжек, музыки и так далее. Нужно просто удалять все программы по работе. У меня нет Slack, и это замечательно. Очень долгое время жил без почты. Нет разницы. Поставил почту, но надо удалить. Она нужна только в экстренных случаях, когда клиент написал что-то важное.

Пользуешься Telegram-ботами?

Пользуюсь тремя:

• SaveBot (@izibot), который помогает скачать видео из Instagram, YouTube, FB. Просто даешь ссылку, а он скачивает тебе видео.
• EGRUL (@egrul_bot), который достает самую свежую выписку ЕГРЮЛ по ИНН компании. Очень удобно, когда юристы со стороны клиента просят срочно прислать учредительные документы и выписки официальные.
• AAAAA robot (@aaaaarobot). Три функции. Правда. Написать аааа, получить ааа, записать аааа. Моя оценка: Ааааааа из 10.

Далеко не все компании переходят в облака. Это влияет на их эффективность работы?

Влияет. Они менее эффективны. С другой стороны, я не думаю, что это главная причина почему они неэффективны. Может, на 0,00005%. Как можем измерить эффективность? Посмотреть на сгенерированную чистую прибыль. Нормальный собственник, заинтересованный зарабатывать больше, перейдёт на все необходимые решения.

Знаешь ли компании, где всё автоматизировано с помощью облаков?

Мне кажется, все молятся на автоматизацию. У большинства вопрос стоит не в том, как увеличить прибыль или выручку, а как что-нибудь автоматизировать. Я бы советовал заморачиваться не на этом, а задавать вопрос, исходя из денежного выражения.

Что ты посоветуешь начинающим коллегам по бизнесу?

Делать бизнес. Мне кажется, в России его очень мало. Все работают на большие замечательные компании, или на маленькие замечательные компании. Сделать что-то самому — таких людей мало. Нужно поднимать задницу, рисковать и делать что-то. Как? Нужно понять в чём ты наиболее хорош и что от этого можно получить. Кто-то становится хорошим бизнес-тренером, если умеет обучать людей. Кто-то, как я, делает презентации. Это ключевая компетенция, мне это нравится. Нужно искать это в себе. Даже если работаете на кого-то, то можно что-то пробовать, тестировать.

Екатерина, каков ваш проект, достижения?

Это дело всей жизни, сеть школ иностранных языков STAR TALK, которое простым словом «проект» не назовёшь. Это полномасштабная компания с 3 филиалами в Москве — на Алексеевской, Сухаревской и Площади Ильича. И в ближайшие месяцы мы откроем офис на Западе Москвы. За 7 лет мы обучили более 10 тысяч студентов. Еженедельно к нам на занятия приходят 300-400 человек, от детей, школьников и студентов до бизнесменов, артистов и пенсионеров.У нас 5 иностранных языков: английский, немецкий, французский, испанский, итальянский. И около 70 преподавателей. Работаем мы и на выезде, для корпоративных и частных клиентов. Среди корпоративных: банк Nordea, Мегафон, Convatec, MetLife, HeadHunter, Inchcape, Газпром Нефть, Parmalat, Love Radio, Москва 24 и другие.

Какие сервисы используете в работе и для каких целей?

Раз у нас нет единого офиса, где всё хранится в одном месте, то определенные документы доступны всем и всегда. Я сама не работаю в офисе, а из дома. Мой партнёр тоже. Естественно, пользуемся облачным хранилищем, в нашем случае это Dropbox, где храним документы для работы — шаблоны, бланки, образцы договоров, квитанции, акты. Любой сотрудник в любой момент может зайти, загрузить, распечатать, подготовить, отдать клиенту на подпись. Сервис помогает и совместно редактировать документы онлайн.

При наборе групп, сборе новых направлений, составлении расписания пользуемся Google Таблицы, где каждый координатор офиса получает необходимую информацию по расписанию. Когда, например, график занятий для детей в новом учебном году находится на стадии разработки, все сотрудники должны знать что будет через 1-2 недели при старте. Если поступает звонок, то нужно консультировать по тому, в какие дни и какие будут группы — эта информация хранится в онлайн-таблице, к которой каждый сотрудник может получить доступ.

Жёсткие диски тоже не вечные, поэтому все учредительные документы бэкапим. Их нужно регулярно пересылать: в банк, налоговую и иные инстанции, подрядчикам или при заключении договора с корпоративными клиентами. Проще отправлять ссылки, чем хранить файлы на разных компьютерах.

Обычно при записи на курсы школы заставляют студентов покупать учебники, которые стоят порядка 3 тысяч рублей. Когда студент записывается к нам на обучение, мы не обязываем приобретать, а предоставляем ссылки на онлайн-пособия, в PDF. Учебники хранятся на Яндекс диске, Google Диск. Студент может делать что угодно с пособием — пользоваться электронной версией, загрузить в планшет, телефон, распечатать или просто пойти в магазин и купить печатную версию.

Мы этим решаем две проблемы — не обязываем оплачивать лишние три тысячи, а у студента всегда есть доступ к учебнику — не нужно везти тяжелую книгу в отпуск или через весь город на занятия. Ученик может зайти в личный кабинет, посмотреть ссылку на учебное пособие и домашнее задание. Учебниками пользуются все — координаторы, преподаватели, студенты. Мы предоставляем и аудио. Студент загружает его в смартфон, плеер или на флешку, едет в метро или в машине и наслаждается иностранной речью в поездке.

Это облегчает работу и взаимодействие «студент-школа». Раньше мы пользовались бумажными журналами, где преподаватель писал задание. Если студент не был на уроке, то звонил и спрашивал задание. При существующих объемах студентов можно целый день отвечать на запросы домашнего задания. Но проблема решена. Теперь студент заходит в кабинет, видит домашнее задание и комментарий преподавателя в карточке группы. Если возникают вопросы, пишет сообщение в чат группы, который видит координатор обучения, студенты и преподаватели. Рабочие часы, потраченные впустую, сократились в разы.

Личный кабинет студента — часть CRM HOLLIHOP schoolmaster, которой мы пользуемся. Подключили CRM для создания эффективной коммуникации между филиалами, отлаживания процессов управления обучением и работы с клиентами. Сейчас CRM много, пробовали Битрикс24, но у нас бизнес не по продаже товаров и услуг. Это школа, где человек покупает, например, полгода занятий, и надо следить за процессом обучения. Для школы обычные CRM не подходят, здесь больше нюансов.

В системе Holyhope, разработанной специально для школ иностранных языков, хранится вся наша клиентская база, более 15 тысяч контактов — люди, которые когда-либо обращались в школу. Контакты можно отсортировать по уровню, языку, возрастной категории и скачать выборку в Excel и распечатать, произвести рассылку или обзвонить отсортированный список. Это крайне актуально при сборе новых групп.

В HolyHope тоже можно загружать учебники. Но раз они уже в облаках, то этой функцией не пользуемся. Все договоры по клиенту, хранятся в CRM. Когда студент приходит и заключает договор, ты его проводишь, и договор попадает в систему. При необходимости его можно посмотреть.

Когда на руках были только бумажные договоры, это был ад. Непонятно как их сортировать и в каком порядке хранить, нужно вспомнить в каком центре клиент заключил договор. Поиск бумажной версии — убийство времени.

В учебном центре есть координаторы и преподаватели. У координторов есть Gmail для доступа к документам, но основная почта — Mail.Ru для Бизнеса. Интерфейс Mail.ru удобнее Gmail. У Gmail переписка сливается в цепочки. Пробовали по-разному, но Mail.ru показался удобнее.

Возникали ли проблемы при поиске и внедрении CRM?

До того, как поставили год назад HolyHope, около шести лет работали в Google Таблицах. В итоге, весь учебный процесс, группы, 9 тысяч контактов и прочее находилось в таблицах. В какой-то момент информацию стало невозможно эффективно хранить и обрабатывать. Когда бизнес начинается, Google Таблиц вполне достаточно. Что нужно? Занести клиента, контакты, комментарии, поставить статус, дату следующего контакта и ответственного — это удобно. С того же смартфона можно зайти и посмотреть, отредактировать. То же самое с группами. При запуске проекта, когда каждая копейка на счету, не хочется тратить деньги на полномасштабную CRM. Сейчас ещё и платим 10 тысяч рублей в месяц. Для наших объемов это небольшая сумма, но на старте цифра внушительная.

Начинающие школы могут легко обойтись онлайн-таблицами . Они помогают на первых этапах. Но, когда заявок 15-20 в день, количество групп зашкаливает, то нужна хорошая CRM-система с сортировкой, хранением, выгрузкой и менеджером задач.

Раньше мы пользовались Tallanto. Они тоже позиционируют себя как систему для курсов, школ танцев и так далее. Мы пробовали два раза настроить — потратили один год, потом ещё год. Ничего не получилось, система неудобная, негибкая. В каждой школе есть нюансы, каждый ведёт бизнес по-разному, и просто получилось так: на каждом этапе работы сталкивались с каким-то «костылём», который мешал нам. И интерфейс непривычный.

Сейчас новый сотрудник открывает HolyHope, и всё интуитивно понятно — простой поиск, сортировка, вот выдаются группы, отмечаются занятия, кликнешь тут и появится окошко с дополнительной информацией. Взаимодействовать с системой очень просто.

Конечно, пришлось приспособиться и подстроить алгоритм своей работы под систему, идеальной системы не бывает. Но разработчикам нужно отдать должное — если новая функция нужна именно нам, то это решают в порядке очереди. Ребята быстро реагируют, внедряют. Примечательно, со дня первого общения в Holyhope до перехода в активный режим использования прошло буквально два месяца.

Langlion не пробовали?

Система LangLion оказалась очень сложной в использовании — неудобный, сложный, непонятный интерфейс. Изучив демо-версию, не захотелось тратить время на понимание и внедрение неудобной системы, особенно после фиаско с Талланто. Поэтому HolyHope подошла как нельзя кстати с понятной системой администрирования всех аспектов нашей деятельности.

Пользуетесь менеджерами задач?

Например, с Битрикс24 столкнулись, когда работали с компанией по продвижению нашего сайта. Мы были клиентом в рамках их Битрикс24. Но наша CRM тоже включает эти модули. Помимо управления расписанием и отслеживания посещаемости студентов, есть и хорошо реализованная система постановки задач. Я открываю карточку клиента, ставлю по нему задачу, назначаю звонок, встречу, задаю уточняющий вопрос, указываю приоритет, и ответственный координатор получает задачу. Это решается в HolyHope.

Неудобно только то, что задачи сваливаются в одну кучу, нет сортировки по тематике — обзвон, подтверждение теста, старта, об оплате. Только по приоритету. Разграничить задачи нельзя. В Битрикс24 можно. Но разработчики HolyHope уже трудятся над этой функцией для нас, поэтому, надеюсь, в скором времени проблема решится.

Используете для себя личный список задач?

Да, есть свой список задач. Честно, может быть, это олд-скул, но я просто записываю в заметки в iPhone, Notes, с синхронизацией с Macbook. Все задачи веду в одной заметке «To Do List» (Мои задачи). Так привыкла за 7 лет. Выделяю тематики, например, если нужно собрать мероприятие. Для постановки или просмотра задач мне не нужен Интернет. Открываю заметки на телефоне или компьютере, смотрю и могу редактировать. При подключении к Интернету они синхронизируются на всех устройствах.

Сотрудники ставят мне задачки в CRM тоже. Удобно, что каждое утро от HolyHope я получаю на почту список задач. Чтобы узнать задачи на день, не надо заходить в систему, можно просто открыть почту и узнать, что тебя ждёт, по дороге на работу.

Этого хватает. Остальное привыкла держать в голове. Это плохо, понимаю. Стараюсь записывать важное, чтобы не забыть. Я сама преподаватель английского языка, и много информации с университетских лет привыкла держать в голове. И встречи часто не записываю, просто помню и всё. Знаю, что есть органайзеры типа Evernote, муж пользуется, но мне вполне достаточно простых заметок на телефоне.

Используете телефонию или АТС?

IP-телефония от Гравител. Почему вот так — большинство подрядчиков , с которыми мы работаем, найдены по знакомству. Можно пробовать одно, другое, третье и десятое. Но большая часть решений принимается по рекомендациям. Рекламы много, но, если ваш друг скажет, что вот это работает, то вы, скорее всего, это и купите.

Подключен городской номер, настраивается голосовое меню, все звонки записываются, я их всегда слушаю, поскольку мне важно, что говорят люди при входящих звонках, каким образом консультируют клиентов. От существующих клиентов тоже интересна обратная связь. Если в нерабочее время звонящий оставил голосовое сообщение, оно приходит на почту.

Настраивали правила, переадресацию и прочее специалисты Гравител. Если менеджер в офисе не отвечает на звонок в течение 30 секунд, то звонок переадресуется на мобильный номер другого координатора. Если другой сотрудник тоже не берёт в течение 15 секунд, то уходит ещё на один номер. Разные ситуации бывают. Не будешь отвечать на телефон, если в этот момент консультируешь клиента в офисе.

Этим решаются две проблемы: не теряем звонок, и сотрудники не испытывают стресс от пропущенного звонка. Если пропустили, то ответит следующий сотрудник. Если даже никто не ответит, то звонок запишется в систему, мы увидим и перезвоним. Раньше невозможно даже было отследить, кто что потерял.

На вашем сайте расписание подгружается из CRM?

На HolyHope есть такая функция, но, понимаете, я не верю в полную автоматизацию процессов, всё автоматическое ломается из-за человеческого фактора. Возможно, здесь информацию не обновили, там неправильно записали. В группах данные заносит человек, он может допустить ошибки в названии курса, уровне. А клиент получает неверную информацию.

Мне легче потратить 20 минут в неделю и обновить расписание вручную, а сложные вещи посылаю технической поддержке сайта. Труднее изначально залить расписание, а менять несложно, глобальных изменений часто не бывает.

Есть ещё функция «Записаться», она ведёт пока на форму обратной связи. Можно туда подгрузить ссылки из CRM, для записи в конкретную группу. Но не знаю, это не настолько существенно. Контакты клиент вносит в любом случае, а мы сами звоним и консультируем.

И ещё вроде JivoSite используете? Полезно?

Очень, тем более, что контакт для нас стоит порядка тысячи рублей. В низкий сезон пишет до 5 человек в день, в высокий — до 15. Не все оставляют контакты, но человек получает консультацию онлайн, не нужно звонить. Я сама не люблю звонить никому, и ненавижу, когда мне звонят в неудобное для меня время. Если есть такая формочка, меня это радует: можно задать вопрос и получить консультацию. Таких людей сейчас много. Из-за мессенджеров люди стали ненавидеть звонки. Звонишь клиенту, он не отвечает, а пишешь email — отвечает через 5 минут. Проще написать письмо, получить ответ и ответить в удобное мне время.

Не всегда клиенты, которые переписываются с координатором в чате, записываются на обучение и оставляют контакты. Но они уже получили качественную консультацию, что повышает вероятность выбора нашей школы. Консультируют не менеджеры по продажам, которые ничего не понимают в продукте, а преподаватели. Это важный фактор — у нас нет менеджеров по продажам, а координатор — преподаватель конкретного языка, профессионал, «человек в теме». Он ориентируется в курсах, программах, учебниках. Он может в любой момент проконсультировать и подобрать оптимальную программу обучения.

Часто, когда вы звоните в компанию на общий телефон, вам отвечает девочка из Ростова: «Здравствуйте, оставьте контакты, вам перезвонит управляющий». Меня это раздражает. Я делаю звонок, когда мне это удобно. Я хочу получить консультацию сейчас, а не ждать звонка управляющего в неудобное для меня время. В нашем случае при звонке клиент получает консультацию от профессионала, как и в JivoSite.

Пару месяцев ещё стоял Chaser, но он оказался не нужен, лишнее всплывающее окошко, новых клиентов мы с него не получили.

Пользуетесь ли мессенджером в коллективе?

Пользуемся Skype, все координаторы и руководство сидит в чате. Есть общий чат, чат руководства. Ещё WhatsApp Messenger. Skype пользуюсь с компьютера и на телефоне. Раньше, без CRM, был чат в Google Таблицах. Но большой минус — не сохраняются переписки. Выключил компьютер, и переписка слетела. Нельзя узнать, что тебе три дня назад сказал руководитель.

Skype помогает, когда сотрудник хочет получить быстрый ответ руководства. Приходит клиент, получает консультацию, но сомневается — записываться или нет. Тогда сотрудник спрашивает про скидки и спецпредложения. Новым сотрудникам онлайн-чаты помогают принять верное решение. К тому же, мне легче получать оперативную информацию, не дергая сотрудников по телефону.

На каких платформах работаете с сервисами? Только в браузере или установлены приложения?

Через браузер. Минус у HolyHope в том, что нет приложения, это неудобно. Но можно через браузер на телефоне зайти в неё и пользоваться. В Битрикс24 есть приложение, это удобнее.

Сколько человек из компании работают в облаках?

Активно работают 8 человек из административного персонала — директоры, администраторы и координаторы. И 70 преподавателей, но у них доступ к учебникам и CRM, функции ограничены личным кабинетом преподавателя. Он отличается от кабинета менеджера. Но преподаватель может отмечать посещаемость, записывать домашние задания, вести чат с группами и видеть задачи. Это важно, потому что раньше про те же тесты и отчетные документы звонили или писали на почту. Теперь же преподаватели видят задачи и расписание. Хотя, в CRM ещё доступны контакты, чтобы позвонить студентам, если вдруг никто не пришёл.

Какие ещё сферы вы бы автоматизировали в работе?

Очень хотелось бы не работать, и чтобы все вопросы сами решались.

Но, конечно, есть то, над чем нужно работать. Многие вещи могут решаться автоматически, но подумали, что лучше делать их руками. Например, есть автонапоминание студенту об окончании уроков и внесении новой оплаты. Но это некрасиво. Лучше позвонить, спросить, какой он получил результат, доволен ли преподавателем, группой и узнать, хочет ли продолжить.

Можно автоматизировать всё, чтобы роботы на тебя работали, но мы за общение. Напомнить об оплате — лишний повод пообщаться. Если нет результата за три месяца, то что-то не то происходит, и нужно выяснять проблемы, исправлять их и предлагать клиенту альтернативы.

Те же заявки с форм регистрации на бесплатные мероприятия можно игнорировать, так как контакты автоматически попадают в базу. Но мы обзваниваем, спрашиваем человека про цель, интересы, язык, уровень, рассказываем о школе. Сейчас человек пришёл на бесплатное событие, а через месяц захотел учиться, а от нас уже получил информацию. Выхлоп есть.

Что вы посоветуете начинающим коллегам по бизнесу?

Советую сильно не заморачиваться с платными сервисами. Изначально всё можно решить банальными таблицами. Потом перенести в нужную систему импортом, с комментариями, историей. В начале нужно арендовать офис, платить зарплату, за рекламу, продвижение сайта, и 10 тысяч рублей — не лишние, их нужно заработать. Первые 1-2 года можно продержаться на таблицах. Когда «разживётесь», можно обратиться в серьёзные конторы за настройкой CRM.

IP-телефона у нас изначально не было, просто мобильный. Если вы открыли один единственный центр, то можно обойтись без IP-телефонии. Вопрос — что дешевле. Если хочется, чтобы кто-то работал за вас, то нужно её подключать — но тут вопрос доверия. JivoSite — обязательная вещь, в любой момент потенциальный клиент может написать. Если предоставите качественную онлайн-консультацию, то выбор, вероятно, будет в вашу пользу.

И идея с электронными учебниками очень хороша. Все сейчас eco friendly, против вырубки леса. Мы в тренде, когда предлагаем бесплатную электронную версию учебных пособий.

Хранение документов в облаках — обязательно. Все договоры, счета, акты нужно хранить онлайн. Жёсткие диски горят, а компьютеры могут украсть. У нас такое было. Кто-то пришёл и украл три штуки, со всеми методическими наработками, за 4 года.

Максим, какими проектами вы занимаетесь?

Я веду тренинги по созданию адаптивных сайтов без программирования. Начинали с Adobe Muse в 2013 году, сейчас занимаемся системой Webflow. Основное её преимущество — это облачный конструктор. И ещё продвигаем Emdesell — личные кабинеты для продажи и проведения тренингов, инфобизнеса и для компаний, которые ведут тренинги.

Какие сервисы используете в работе и для каких целей?

У нас всё в облаках, потому что сотрудники работают вне офиса. Есть человек, который работает в Египте, вся служба поддержки — на Украине, программисты — в Москве, я — в Калуге. Поэтому весь бизнес построен на Битрикс24: CRM для продаж, дедлайны, задачи по группам. Мы видим у кого какая задача проседает, в чём заключается проблема, там собирается вся аналитика и файловые ресурсы. Удобно тем, что в любой момент поднимаю историю по продукту и моментально вижу как это было сделано, каких улучшений можно добиться, что нужно интегрировать и так далее.

Преимущество в том, что, уезжая куда-либо, не привязан в географии: когда использую программный продукт, то не нужно упаковывать компьютер и тащить с собой. В кабинете стоит Mac на 27 дюймов. Не думаю, что его можно упаковать в самолёт и поехать с ним работать. Можно, конечно, всё это дублировать на ноутбук. Но файлы таскать — бред полный. Всё равно, что у бухгалтера компьютер отобрать и сказать: «Извини, вот тебе 50 папок отчётности, калькулятор, желаю успехов, но чтобы послезавтра баланс был сделан». Завтра прихожу — ничего нет, трагедия.

Я считаю, что те компании, которые не пользуются подобными системами, просто отсталые, как бы обидно им ни было. Сотрудники не должны видеть проблему в том, что руководитель уехал, отдыхает или в переездах, он всё равно постоянно контролирует процессы.

Вся наша бухгалтерия в сервисе «Моё дело». У них есть приложения для телефона. На iPhone я вижу.все дедлайны, счета.

Когда ещё появилась система Webflow для создания сайта в облаке, разработанная выходцами из России, поняли, что она просто сумасшедшая, там вся графика и скрипты. Поскольку же основной наш контингент — фриленсеры, которые создают сайты под заказ, то клиенты часто звонят: «Мне позавчера нужно было поправить сайт, у меня продажи идут, Директ настроен, а кнопка не отображается». Что делать в отпуске? Начинается поиск исходников. Самый худший вариант — фрилансер начинает собирать сайт заново. Сейчас проблем нет: взял, поправил и всё замечательно.

Ещё есть 5 выделенных серверов от компании Selectel, они куплены под сервисы, сайты, хранилище, потому что отдаём много графики, видео, ресурсов. Всё это богатство дублируется внутрь и на внешние облачные сервера. Все сотрудники имеют дополнительные личные архивы на серверах. Выделенный сервер под хранилище — 10 ТБ, занято — около 3 ТБ.

Яндекс и Mail.ru активно не пользуемся. Gmail пользуемся, но скорее потому, что активно работаем в Google Docs. У нас есть два копирайтера, и все их технические письма сохраняются туда, мы быстро всё редактируем, просматриваем, в том числе «быстрографику». Ну и, естественно, есть корпоративная почта на своих доменах.

Плюс Evernote. Он уникален тем, что можно мгновенно обсудить любой вопрос с показом любых материалов. Бывают случаи, что дизайнеру что-то приходит в голову, он быстро делает снимки на фотоаппарат или графическую заметку, сливает в Evernote, бросает по внутреннему чату, мы это моментально видим, и сразу идут обсуждения. От идеи до реализации проходят минуты. Evernote — это кладбище идей: только одна из ста имеет право на жизнь.

Возникали ли проблемы при поиске и внедрении CRM?

Мы тестировали amoCRM, когда были очень маленькими, но по деньгам не готовы были оплачивать, хотя сама система прикольная. Начали тесты на Битрикс24. Но всё временное — постоянное. И сейчас столько всего скопилось там, что переходить на другую CRM нереально. Уже.все сотрудники привыкли к системе. Да и удобная она, больших недостатков не вижу.

Пользуетесь ли менеджерами задач?

Есть система Todoist. Одно время мы активно использовали вместе с сотрудниками. Были групповые проекты. В итоге потом это отвалилось. И сейчас все используют её только персонально.

На рынке самые яркие — Todoist и Wunderlist. Вторым я пользовался в течение года, он мне не понравился. Система должна быть «в один клик», без временных затрат. Перейти, настроить, поправить, добавить — не то. Перешёл к Todoist, она более быстрая и гибкая. СМС сразу прилетают, задачи быстро выполняю, и огромное количество связок с другими приложениями. Очень хорошая система. На сегодня у меня 11521 выполненное задание. В день до 60 задач висит. Я всегда своим сотрудниками говорю: «Если у вас нет 100 задач на день, вы у меня ничем не занимаетесь».

Пользуетесь ли мессенджером в коллективе?

В основном только Skype. И внутри Битрикс24 есть хорошая видеоконференция. Если нужно провести групповую конференцию с демонстрацией экрана, то она получше Skype работает, намного.

Интегрировали ли сервисы между собой?

Пробовали делать связку Evernote и Todoist. Но не пошло, не стали кашу варить. Удобно может почту в один аккаунт сливать, но не получается. По групповым системам без этого всё хорошо.

Вы довольны всеми сервисами, не хотите поменять хотя бы один из них?

Мы настолько долго их используем, что уже прижились. Премиум-аккаунт Evernote использую уже 6 лет, там огромное число заметок, да и не вижу ярких конкурентов, ради которых стоит всё бросать и идти к ним. Думаю, используем наиболее передовые вещи.

Оплачиваете облака?

Все на премиум-аккаунтах, кроме Google Docs. Там нет смысла покупать что-то корпоративное. всё это заменяет Битрикс24. У нас 106 доменов своих, на трёх стоят корпоративные почты и т. д.

Ваши клиенты участвуют в работе в облачных сервисах?

Наши клиенты в Emdesell — ученики. Они работают в Webflow. То есть, без вариантов: хочешь — не хочешь, нужно работать с облаком. И, особенно те, кто работал на программах и переходят на облако, в восторге только от того, что им не нужны ресурсоёмкие компьютеры. Самый первый вопрос: «У меня 32-битная Windows, 2 ГБ оперативки, смогу ли работать?» Это не проблема.

На каких платформах работаете с сервисами? В браузере или через приложения?

Только браузеры. Приучаем сразу к ним для максимальной мобильности. Приложения накладывают проблемы: начинают конфликтовать с уже установленными программами и операционными системами. И, если человек привыкает к приложению, то к браузеру приучить сложно. Установлены только Evernote и Todoist. Сервис для бухгалтерии, Битрикс24, Emdesell используем в браузере, в основном в Chrome.

Облака применяете только в работе или для всех дел?

Буквально недавно в семье переделывали дачу. Мы с супругой планировали строительство в облаке, я на работе, она тоже. Плюс у нас есть дома программа «Купи батон!» с семейным аккаунтом. Весь день всем в голову приходят идеи покупок — молоко, персики... Половину того, что сын пишет, супруга вычёркивает. К вечеру, когда собираемся и едем в магазин. уже есть обсужденный список. Если приходишь в магазин без списка, то в тележке появляется много ненужного.

Сколько человек из компании работают в облаках?

На сегодня — 7 человек. Каждый приходит на месяц тестового периода. Мы смотрим насколько он будет заточен под нашу специфику. У многих, кто приходит с офлайн-работы, наступает шок от потока информации и дедлайнов, каким бы он топ-менеджером ни был. Ему надо чайку попить, пойти покурить, рассказать анекдот, где-нибудь к 11 включается мозг, и он начинает работать. Работает до обеда, после — поел, разложил пасьянс и так далее. У нас обедов и работы до шести нет. Есть поток задач. По каждому потоку есть время, отведённое на выполнение задач. Утром запускаешь системы и волна накатывает! Можешь приостановить задачу, но это должно быть обоснованно. Многие морально не выдерживают. Кто выдерживает — адаптируются, начинают понимать жёсткую систему. Никто сверхчеловеческих способностей не требует. Если любишь попить пиво, забыть про работу, обосновываешь это отсутствием интернета и умершей бабушкой, то вылетаешь.через месяц.

Чувствуете увеличение скорости работы по сравнению с необлачными программами?

Просто даже не представляю, если перейдём, например, с сервиса «Моё дело» на какую-то платформу, вроде 1С, посадим бухгалтера, а ещё появится дополнительный секретарь, который понесёт на почту бумажку для компании и вернёт потом подписанную со сверкой из Новосибирска — это каменный век.

Какие ещё сферы вы бы автоматизировали в работе?

Я в своё время проработал в таможне системным администратором. Это сфера, которая автоматизации поддаётся очень тяжело. Все 11 лет пытался. И, когда появился свой бизнес в 2009 году, то тут разошёлся. К 2015 я автоматизировал всё, что можно. Нет уже сфер, которые бы попали под автоматизацию.

Может у вас есть какой-то особенный лайфхак при работе с облаками?

Я убрал градацию «начальник — подчинённый». Облака позволяют быстро обсудить задачу, проблему, идею, и при этом сотрудники чувствуют себя свободными при решении какой-либо задачи. Зачастую, например, в обсуждении дизайна сайта принимают участие копирайтеры, дизайнеры, программисты, которые даже не относятся к проекту. Они видят всё. В облаке идея быстро разворачивается, все приступают к обсуждению, и появляется чупа-чупс. Думаю, все знают как он появился. Точно также появляются чупа-чупсы и у нас в компании.

Максим, можно пару слов о том, чем занимается ваша компания?

Мы любим делать крутые сайты и фирменные стили. У нас есть чёткие процессы, в которые мы верим, так и работаем. Все давно в этой сфере, но под одной крышей с 2012 года. Мы очень разные, но всё-таки вместе. Нам доверяют ОЭЗ «Алабуга», компании Danaflex, ICL Services, «Казань Арена», а также магазины, строительные и торговые компании, и даже СМИ. Для нас все проекты — важные и крупные. Из последних — онлайн-газета «Реальное время», от фирменного стиля до бэкенда сайта.

Какие сервисы используете в работе и для каких целей?

Сбор и хранение информации по проектам и общение с клиентами у нас происходит в Basecamp. Там же раньше создавали и закрытые дискуссии по проектам, только для своих, но в итоге разделили эти вещи и ушли в Slack. Там общаемся внутри рабочих групп по каждому проекту. Но управление проектами и учёт времени по задачам ведём в Planiro. Кстати, разработка компании из нашего же города Казань.

Почта — на Gmail. Разные специалисты используют по-разному. Дизайнеры — для отправки макетов арт-директору на согласование и как дополнительный задачник. PR-менеджер — для общения с внешней аудиторией, СМИ и партнёрами. В остальных случаях — для согласования каких-то решений с руководством или отправки официальных документов. Кроме того, менеджеры проектов и руководство пользуются системой «Чистый ящик» (Mailbox), остальные справляются в браузере или через приложения.

Для учёта клиентов и продаж пользуемся amoCRM. Хранилище у нас своё. Ещё пользуемся Google Документами.

Пользуетесь менеджерами задач? Помогает?

Да, Planiro. Менеджерам помогает видеть все задачи и их статус, рассчитать время для будущих проектов, выгрузить подробные отчёты для анализа. В будущем будем высчитывать по ним бонусы сотрудникам. Специалисты видят свой план на день, неделю и месяц, обозначают те самые статусы, показывают результат работы.

Пользуетесь мессенджером в коллективе?

Skype часто используем для связи с клиентами из других городов. Между собой ведём чаты в Skype и WhatsApp. И помногу. Кого раздражает — отключают уведомления и не перечитывает всю переписку. Кто-то наоборот так расслабляется, между делом, веселится и заодно узнаёт что-то новое. Студии подобно нашей полезно и то, и другое. И хоть мы фанаты вэба в работе и жизни, без живого общения никуда.

Basecamp и Planiro похожи в работе, или нет?

Нет, они совсем разные. Basecamp — это такая социальная сеть и только для клиентов. Почти все быстро разбираются, что там как, это радует. Если нет, менеджер проекта — в помощь. Там дискуссии и протоколы встреч. Planiro — это задачник и только для нас. В amoCRM же работаю только я.

Можете ли сказать какие есть полезные фишки в этих трёх системах именно для вашей компании?

Кажется, дизайн-студии могут выступать главными экспертами в выборе систем. Потому, что кроме удовлетворения наших задач в бизнесе, ещё важно, чтобы они были красивыми, продуманными до мелочей и быстрыми. Чтобы и кнопочки были видны там, где надо. Чтобы быстро найти нужный проект и ветку обсуждения. Чтобы все файлы прикреплялись разом, и был прелоадер. И так далее. Когда вся работа в «облаках», лишние раздражители ни к чему. Дизайн — это не обложка, а основа. Если вы кайфуете от работы в системе, значит разработчики сделали всё правильно.

Если говорить об удобствах каждой именно для нас, то, пожалуй, в Basecamp — это крупный предпросмотр картинок прямо в ленте и интуитивно понятные дискуссии, а в результате и лучшее взаимопонимание с клиентом. Planiro — чек-листы внутри задач, что особенно удобно для мелких правок, и фиксация затраченного времени. В amoCRM просто нет ничего лишнего.

Интегрировали ли эти три сервиса между собой? Связали ли их со Slack?

Каким образом используете Google Документы и насколько активно?

Весь контент для проектов собирает, редактирует или пишет с нуля копирайтер в Google Документах. Затем контент согласовывается и используется всей рабочей группой — от прототипа до рабочего сайта. Автор документа даёт необходимые права другим задействованным участникам. Календари мероприятий, план корпоратива, даже некоторые бюджеты — там. А ещё новые опросы и стандартные анкеты для сотрудников при приёме на работу.

Slack, Skype, да ещё WhatsApp. Не возникает желания попросту объединить их?

Наоборот, разделить — вот решение. Сначала был только Skype, но там все вопросы смешивались в кучу. Важного не найти или легко перескочить с важного на неважное. Теперь Skype — только для неформального общения в офисе, WhatsApp — для общения на досуге с мобильного. Мы очень дружны, так что прислать фото с отдыха или что-то любопытное с прогулки по городу — обычное дело. Slack у нас не так давно, но уже показывает высокую эффективность. Там идёт внутреннее обсуждение только по работе и по конкретным проектам.

Довольны всеми сервисами, не хотите поменять хотя бы один из них?

Мы много раз меняли задачник, надеюсь, больше не будем. WhatsApp пытались заменить на Telegram, но побаловались наклейками и бросили. Но, думаю, всё-таки заменим его, не выдерживает.

Оплачиваете облака или используете бесплатные тарифы?

Оплачиваем Basecamp, Planiro, amoCRM и сервисы Google.

Облака применяете только в работе или для всех дел?

Бытовые, корпоративные вопросы и развлечения в облаках. В Slack у нас есть канал «Умное утро», например. Так называется наше внутреннее образовательное мероприятие. Там мы обсуждаем ближайшие темы, идеи, предложения.

Почти все сотрудники используют другие облака для личных дел, в основном хранилища и почту. Если кто-то расшарит заметку из Evernote, например, мы не растеряемся. Но и за рабочий документ не примем. Нужно разделять системы.

Примерно сколько раз в день обращаетесь к ним?

Это как средняя температура по больнице. В целом с утра все всё проверяют, видят план на день, дальше по необходимости. Менеджеры вообще не выходят из Planiro и Basecamp. У всех настроены уведомления из систем и чатов, кому как нужно и удобно. Командная работа дизайн-студии не в «облаке» — страшный сон. Тут нечего сравнивать. Чем больше сфер автоматизируем, тем быстрее идёт работа.

Какие ещё сферы вы бы автоматизировали в работе?

Пока хватит. Думаем, мы нашли оптимальный набор. И люди должны успевать адаптироваться. Но разработчики «облаков» не дремлют. Если завтра появится какой-то сервис, который обещает отправить на седьмое небо, то всем придётся туда переходить и тестировать. Без этого непонятно, подходит ли нам эта среда. Главное, чтобы сотрудники поддерживали. Это автоматизировать невозможно. Также как и дизайн. Так что каждому специалисту — свой набор и настройки.

Далеко не все компании переходят в облака. Как думаете, это влияет на их скорость работы?

Да, на скорость и продуктивность.

Какие сервисы используете в работе и для каких целей?

В Gmail — почта и to do в одном — каждое письмо является отдельной задачей, которую надо выполнить. Яндекс.Диск и Dropbox — для хранения личных и рабочих файлов, чтобы были доступны со всех устройств и находились в безопасности в случае поломки ПК. Google Keep — для заметок. Trello — для сбора, анализа и обработки задач. Evernote — для хранения архивных данных, включая статьи, мысли, идеи, личные записи и прочее, в чём нет постоянном необходимости, но иногда это надо «вспомнить».

Пользуетесь ли мессенджером в коллективе и каким?

WhatsApp Messenger, Telegram Messenger, Hangouts, Skype.

Вы ими довольны, не хотите поменять хотя бы один из них?

Все устраивает, не могу отказаться, так как этими мессенджерами пользуются люди, с которыми общаюсь.

Оплачиваете «облака» или используете бесплатные тарифы?

Все на бесплатных тарифах, где-то бонусы за привлечение пользователей. Например, на Dropbox и Яндекс.Диск получил много места за то, что привлекаю новых пользователей через статьи в блоге. Пробовал платные тарифы для некоторых сервисов, но практической пользы от этого не получил, хватает бесплатной функциональности, платная просто не использовалась.

На каких платформах работаете с сервисами? Только в браузере или установлены приложения?

Браузер (Chrome), Windows, Android, редко iOS.

«Облака» применяете только в работе или для всех дел?

Облака для всего. И личное, и работа. По сути, для меня это универсальная сетевая «флэшка» на несколько десятков/сотен гигабайт, которая позволяет иметь доступ к данным с любого устройства и сохранять эти данные в безопасности на случай поломки ПК.

Примерно сколько раз в день обращаешься к ним?

Все храню только в папках облачных хранилищ, сервисы используются постоянно для работы — по сути в них и работаю.

Сколько человек из компании работают в облаках?

Все.

Чувствуешь увеличение скорости работы по сравнению с необлачными программами?

Тут скорее вопрос в удобстве. Записал заметку на телефоне по пути куда-либо, она появилась на компьютере, обработал по приходу в офис. Потом на телефоне/планшете могу дополнить, находясь где-то в другом месте, когда пришла новая мысль. И так далее.

Может у вас есть какой-то особенный лайфхак при работе с облаками?

Да вроде нет, все как обычно. Просто пользуюсь и все.