Актуальные статьи из мира IT и бизнеса

Екатерина, расскажете в двух словах о своих проектах?

Я — редактор и автор, работаю в основном с медицинскими, фармацевтическими, IT-компаниями, маркетинговыми агентствами. Веду корпоративные блоги, делаю посадочные страницы, пишу про маркетинг, медицину, здоровье и многое другое. Основной проект, с которым я работаю сейчас как редактор — онлайн-журнал о красоте и здоровье. Публиковалась на Texterra, MadCats, Ecwid и в других блогах о маркетинге.

Какие сервисы используете в работе и для каких целей?

Все документы и материалы храню на Google Диске. Там мои тексты, вся информация о клиентских проектах, и даже личные документы.

С текстом работаю исключительно в Google Документах. Это очень удобно, во-первых, потому что не надо ничего скачивать на компьютер, во-вторых — есть возможность редактирования вдвоем, можно оставлять комментарии авторам, посмотреть историю правок и так далее.

У меня на компьютере даже не установлен Word — я просто перестала им пользоваться.

Проекты я веду в Trello — самая удобная и простая программа. В ней есть все необходимые функции для контроля над проектами, кроме этого, можно прикреплять к карточкам Google Документы.

На некоторых клиентских проектах используем Битрикс24. В целом, он тоже удобный, но значительно сложнее, чем Trello, больше подходит для крупных проектов.

Для составления отчетов по проектам, контент-планов, матриц контента использую Google Таблицы.

Для проверки текстов на ошибки я использую Орфограммку или LanguageTool Чаще второй, он мне больше нравится. Также использую Реформатор Лебедева для того, чтобы текст был нормально отформатирован. Главредом проверяю статьи изредка, когда очень много работы и мне нужно быстрее почистить текст. Обычно убираю стоп-слова и другой словесный мусор сама. Больше никакие сервисы для редактуры не использую.

Для аналитики — в основном Яндекс.Метрику и Google Analytics. Очень нравится сервис Медиатор Майл.ру, там удобно отслеживать редакторские метрики, в том числе прочтения материалов. Сразу видно, сколько человек просто проскроллило страницу, а сколько — действительно дочитало статью до конца. Сервис также детально показывает, с какого именно места в тексте уходят люди. Он упрощает работу редактора, помогает быстрее выявить проблемы в материалах и исправить их. Но Медиатор платный и не каждый клиент оплачивает его для своего проекта. Поэтому чаще приходится работать с системами аналитики Яндекс или Google.

Для отчетности я пользуюсь Контур.Эльба, там можно составлять акты и договоры для клиентов, выставлять счета, там же я оформляю налоговые декларации. Еще сервис помогает составлять квитанции для оплаты и напоминает, когда и что я должна заплатить.

Я в плане документации — рассеянный человек, поэтому без сервиса бухучета мне не обойтись.

Особыми программами для учета времени я не пользуюсь. Иногда, когда меня тянет прокрастинировать, я включаю какой-нибудь таймер по технике Помодоро. Например, TomatoTimer. И заставляю себя работать по 25 минут с перерывами минут по 10. Но чаще обхожусь без этого: у меня интересная работа, она мотивирует сама по себе. Важные события и мероприятия, которые не хочу пропустить, отмечаю в стандартном планере на телефоне.

На основном проекте, с которым я сейчас работаю, мы тестируем работу через собственный облачный сервис, но пока он в режиме разработки, и подробно рассказывать о нем я не могу.

Также могу использовать и другие сервисы, если это нужно на конкретном проекте. Например, для отложенного постинга применяю SMMplanner, в SeoPult есть удобный модуль для отслеживания упоминаний о компании или бренде и так далее.

Какие есть полезные фишки в этих сервисах именно для вашей работы?

Для работы редактора больше всего полезных фишек в Медиаторе. Это и мониторинг материалов в реальном времени — помогает посмотреть, что и как читают в режиме реального времени. И возможность проанализировать статистику по материалам — посмотреть, какие именно материалы хорошо заходят, а какие плохо; по авторам — чьи статьи читают, а чьи нет; по темам — какие лучше читает аудитория сайта, какие хуже. Сервис отдельно оценивает короткие и длинные статьи, статистику с десктопа и с мобильных устройств, трафик и реакцию аудитории по источникам — видно, откуда приходит наиболее заинтересованные люди.

Для передачи текста от автора к редактору нет ничего удобнее Google Документов.

Возникали ли проблемы при поиске CRM-системы?

Да. Основная проблема — найти удобную и простую систему. Тот же Битрикс24, например, достаточно сложный и громоздкий, несмотря на большое количества полезных функций. Поэтому в итоге я остановилась на Trello — очень простой сервис. Принцип работы можно быстро объяснить любому человеку, даже если тот никогда не работал через какие-то системы управления проектами.

Пользуетесь ли мессенджером в коллективе?

Да, Telegram. Для общения с авторами у меня общий чат. По одному чату на проект. В Telegram общаюсь и с большинством клиентов. Если его заблокируют, вероятно, перейдем во ВКонтакте. С некоторыми клиентами используем чаты в Skype, но он, конечно, менее удобен.

Интегрировали ли сервисы между собой?

Нет. За исключением самых элементарных вещей вроде добавления в Trello документов из Google Диска. 

Довольны всеми сервисами, устраивают ли эти сервисы коллег?

Да, тем, что я использую — я довольна. Коллег, с которыми я работаю, они тоже устраивают.

Были ли такие сервисы на проектах или у клиентов, которые вам очень понравились и вы привыкли к ним? Или, наоборот, больше в жизни не притронетесь?

Это Медиатор. Поработав с этим сервисом в первый раз, я сразу к нему привыкла и была бы рада использовать на всех проектах. Также с несколькими проектами работала через Solar Staff, тоже достаточно удобный сервис управления проектами, но он больше подходит для крупных компаний и агентств, а не для одного специалиста с небольшой командой.

Настолько плохих сервисов, чтобы больше не хотелось с ними работать, не припомню. Все определяется личным удобством в конкретный момент и для конкретной задачи.

Например, для моих задач Битрикс24 слишком сложный и не очень удобный. Но это не значит, что он плохой. Просто мне для личных целей он не подходит.

Я легко осваиваю новые сервисы, поэтому работаю там, где удобно клиенту. Если в проекте используют какую-то CRM или планировщик, то я спокойно буду там работать, даже если до этого никогда таким не пользовалась.

Оплачиваете облака или используете бесплатные тарифы?

Для себя в основном использую бесплатные тарифы. Вероятно, через какое-то время буду приобретать дополнительное пространство на Google Диск. Клиенты оплачивают сервисы, которые нужны для их проектов: Битрикс24, Медиатор и так далее.

Сколько человек работает с вами в облаках? Ведете совместную работу?

В среднем со мной работает от 10 до 30 человек.

Работаете с сервисами только в браузере или установлены приложения?

Чаще всего в браузере, потому что работать в целом удобнее с компьютера. Как приложения установлены мессенджеры, почта, Google Диск, потому что общаться по проекту и решать какие-то срочные вопросы я могу в любое время, в том числе в дороге.

Облака применяете только в работе или для всех дел?

Для личных дел тоже пользуюсь Google Диском, календарем, Google Таблицами.

Пользуетесь ботами в Telegram?

Да, пользуюсь. Как правило, теми, которые помогают найти нужную мне информацию. Хочу попробовать ботов для ведения учета расходов и доходов и создания списка дел, но пока не доходят руки.

Какие еще сферы вы бы автоматизировали в работе?

Все. Мечтаю о простом и удобном сервисе, в котором можно одновременно работать с авторами, проверять и редактировать тексты, сразу же размещать их на сайте, там же видеть аналитику и статистику по всем нужным редакционным метрикам.

Может у вас есть какой-то особенный лайфхак при работе с облаками?

Для каждого сервиса свои лайфхаки, все не перечислишь.

Знаете ли такие компании, друзей, у которых всё автоматизировано с помощью облаков?

В крупных компаниях, я думаю, автоматизировано многое, если не все. Для более мелких компаний и частных специалистов достичь такого не так просто. В том числе и из-за ограничений в бюджете.

Что вы посоветуете начинающим коллегам по выбору сервисов?

Следить за тем, что происходит вокруг — за новыми сервисами, которые появляются, за тем, чем пользуются другие редакторы. И внедрять для себя то, что может упростить работу.

Катерина, расскажете в двух словах о проекте?

MadCats — это небольшое нишевое СМИ про интернет-маркетинг, а также агентство. Мы делаем контент-маркетинг. Работаем уже больше двух лет, много клиентов из сложных В2В ниш.

Какие сервисы используете в работе и для каких целей?

• Работаем плотно в Google Диске: хранятся папки с материалами по проектам, сдаем клиентам тексты в Google Документах, редактура там же.
• Учет по текущим проектам в Google Таблицах: авторы, сроки, статусы задач.
• CRM Битрикс24 — стратегическое управление проектами и продажами.
• Семантику собираем в MOAB Tools.
• Отложенный постинг — Amplifr.
• Общаемся в Skype и Telegram.

Какие есть полезные фишки в этих сервисах для вашей работы?

Google Документы идеальны для совместного редактирования. Google Диск в целом хорош для хранения файлов — особенно нравится гибкость в настройке доступов.

Мы понимаем, что имеем дело с «Большим Братом», поэтому доверяем ему только рабочие материалы и очень внимательно следим за доступами к папкам.

Возникали ли проблемы при поиске CRM-системы?

Мы унаследовали Битрикс24, так как входим в группу компаний «Ремарка», которая пользуется этой системой для работы.

Интегрировали ли сервисы между собой?

Нет. Только минимальная интеграция — в Битрикс24 можно привязать Google Документы.

Довольны всеми сервисами, устраивают ли эти сервисы коллег?

Тактический учет планируем перевести из Google Таблиц в более сложный сервис, в планах — Worksection. Посмотрели, попробовали, нравится простой интерфейс, возможность считать затраты и снимать отчеты легким движением мышки.

Основная наша проблема в Битрикс24 — не все клиенты хотят туда идти и там общаться, поэтому приходится множить каналы коммуникаций. А так здесь даже слишком много возможностей.

Были ли такие сервисы на проектах или у клиентов, которые вам очень понравились и вы привыкли к ним? Или, наоборот, больше в жизни не притронетесь?

Как недавно сказал один собеседник:

Битрикс24 никто не любит, но все пользуются

Но на самом деле все не так. Эмоционально негативное отношение к сервисам складывается, когда

• вам неправильно «продали» это решение, и вы считаете, что принуждают делать лишнюю работу,
• выбрали сервис с недостаточным или просто не тем набором функций, который нужен по работе,
• неправильно внедряют инструменты сервиса.

Все это вызывает дискомфорт, который почему-то превращается в ненависть к продукту. Хотя винить стоит того парня, которого ваш ЛПР видит в зеркале по утрам.

Оплачиваете облака или используете бесплатные тарифы?

Битрикс24 оплачиваем, Google щедр, хватает бесплатного набора функций.

Сколько человек работает с вами в облаках?

Вся команда — пять человек редакции и десятки фрилансеров.

Работаете с сервисами только в браузере или установлены приложения?

Приложения десктопные — у тех, кому это удобно.

Пользуетесь ботами в Telegram?

Да. Нравится делать стикерпаки.

Какие ещё сферы вы бы автоматизировали в работе?

Написание текстов! Шутка.

Может у вас есть какой-то особенный лайфхак при работе с облаками?

Целый список мелких лайфхаков. Планирую выпустить небольшой гайд, так что — потом расскажу.

Знаете ли такие компании, друзей, у которых всё автоматизировано с помощью облаков?

Не знаю в деталях. Предполагаю, что в крупных компаниях все намного сложнее, чем у нас. Например, когда работала в «Вебком Медиа», видела: на всю большую компанию была огромная система с очень разными функциями под все направления работы, процентов на 80 — самописная, то есть базовую функциональность наращивали постоянно своими доработками. Подозреваю, что много где так.

Что вы посоветуете начинающим коллегам по выбору сервисов?

Думать головой, собирать побольше информации, прежде чем внедрять любую автоматизацию.

Ирина ведёт группу «Хороший контент против мусора в интернете», где немало полезных вещей для авторов, главредов, маркетологов.

Ирина, какие сервисы используете в работе и для каких целей?

Поделюсь опытом, что я вообще использовала.

• Для управления проектами — Asana, Битрикс24, Мегаплан. Redmine, 1С, Basecamp.
• Для планирования дел — Wunderlist, Trello, Todoist.
• Для черновиков и документации — Google Документы, Google Таблицы, Dropbox, Evernote, MindMeister.
• Для рассылок — MailChimp, GetResponse, UniSender, Smart Responder, Sendsay, SendPulse. Еще десяточек наберется.
• Для парсинга Вконтакте — Церебро Таргет и TargetHunter.
• На многих проектах — amoCRM и Mango-Office.

Помимо этого, среди часто используемых — Roistat, Главред, eLama, Tilda Publishing, Платформа LP, Google Analytics и Яндекс.Метрика, Яндекс.Вордстат, плагин Wordstat Assistant и Key Collector. Если повспоминать, еще десятки их.

Но самый главный мой сервис, без которого жить нельзя — лист бумаги и ручка. Или доска с маркерами и листочками. Такие я использую и дома, и на работе. Безо всего остального можно прожить и вполне эффективно работать.

Это правда. Но они же размывают внимание и дезорганизуют команду. Представьте: вы составили и согласовали с командой список задач, сели их выполнять, и тут вам начинают писать в мессенджеры и соцсети, звонить, какие-то посты, обсуждения в телеграме, суперважная рассылка в инфостиле, интересный дайджест. — Настоящее испытание для концентрации!

Не видела научных исследований, но хотела бы проверить: сколько сервисов надо загрузить на комп и использовать, чтобы продуктивность работника и команды в целом упала до нуля. Так начинается прокрастинация и прочие проблемы.

Однако небольшой, но гармонично сочетающийся набор сервисов действительно поможет. Главное — правильно их освоить, внедрить в работу и грамотно использовать. И минимально менять.

К сожалению, на многих проектах я замечала, что в среднем команда меняет сервисы в частности или все вместе раз в 2 месяца. Объясняют так: то нет канбана, то диаграмм Ганта, то еще чего. Но все упирается в человеческий фактор, и это повышает стоимость сервиса. Чем больше людей в команде, тем дороже адаптация.

Еще хуже — только перейдешь на какой-то сервис ради свежей фичи, как он начинает барахлить, а фича появляется у всех и в более крутой реализации. Или команда привыкает к одному формату работы, а тут появляются клиенты или партнеры со своими привычками и сервисами. В общем, много сложностей.

Пользуетесь ли мессенджером в коллективе?

Для коммуникации использовала Slack, Telegram, Вконтакте, Skype, Zoom.

На моей памяти лучший мессенджер для большой команды — Slack.

Оговорю, что лично я бы всегда выбирала Telegram, но он таит в себе слишком много соблазнов: все эти чаты, каналы, друзья, супруги, дети. В некоторых чатах за ночь могут написать 1000 сообщений, и таких может быть не один десяток. Даже если все не читать, то все равно слишком много отвлекающей информации. Так что пусть Telegram остается в личном смартфоне и читается во время обеда.

Были ли такие сервисы на проектах или у клиентов, которые вам очень понравились и вы привыкли к ним? Или, наоборот, больше в жизни не притронетесь?

Всю оперативную переписку полюбила вести в Telegram. В связи с этим я минимизирую личное общение там и сокращаю количество чатов и каналов в подписках. Особенно с активным обсуждением и флудом — бесят непрочитанные сообщения. Я или читаю и отвечаю, или удаляю раздражающий источник из поля зрения. На все меня в любом случае не хватит, так что лучше уж сделаю хотя бы текущие задачи.

Остальные вопросы решаю через письма на Mail.Ru. Там обычно все, что требует сохранения ссылок, документов и принципиальных решений. Читаю только с компьютера, по принципу «пустого инбокса». Из папки «Входящие» разбрасываю письма по подпапкам: отработано, рабочее важно, учеба, перечитать, билеты, спам и тому подобное. В результате главная папка у меня всегда чистая, письма лежат на своих местах.

Черновики и документы сохраняю на компьютере и в облаке. Чаще всего это Google Документы и Google Таблицы. Самое главное — там все в одном месте и легко раскидывается по папкам. И не теряется, даже если под рукой нет «моего» хинкпада.

Заметки, будущие посты и какие-то отдельные мысли отправляю или сразу пишу в Evernote — без оформления, без структуры, без заморочек.

Задачи ставлю в Trello: разношу по доскам, в мою личную и проектные. Еще в этом плане мне очень понравился Битрикс24 с фиксацией рабочего времени, длительности выполнения задач и ежедневных отчетов. Он меня бесил только тем, что рабочий день надо заканчивать точно до 24:00 и запускать заново после полуночи. Я сова, и иногда в это время у меня пик работоспособности, это раздражало.

Для рабочих конференций у меня Skype, хотя не очень люблю разговоры по телефону. Майндкарты рисую в MindMeister, прототипы — в Balsamiq Mockups, сайты — в Tilda Publishing.

В работе я обращаюсь еще к десятку сервисов, но все они неважны и легко взаимозаменяемы. Повторюсь, в настоящей коллективной работе функции, которые у сервисов постоянно меняются, имеют меньшее значение, чем интеграция и эффективное применение сервиса во имя общих целей. Потому что очень часто чрезвычайно полезные сервисы на практике просто саботируются. Или оказываются менее удобны, чем тупо подойти к нужному человеку.

Из того, чем я не смогла пользоваться в принципе, назову TomatoTimer и трекинг деятельности в Microsoft Excel. Я честно пробовала разбивать работу на 25-минутные отрезки, но это привело только к росту тревожности, раздражительности и падению интереса к работе. Если задача отнимает больше времени, чем планировалось, — я либо прекращаю бесполезный процесс, либо прошу поддержки и задаю вопросы, либо принимаю как факт и помечаю на будущее планирование. Все равно больше всего времени уходит или на обсуждения, или на поездки, встречи, или на чтение сообщений в почте и чатах.

Оплачиваете облака или используете бесплатные тарифы?

Ситуативно, но я за оплату хорошего, работающего, удобного для команды сервиса.

В облачных сервисах вы взаимодействуете с партнёрами или клиентами?

Да, тем они и удобны, что всегда можно подключить сторонних людей к конкретному документу или банально показать, как идет работа.

Работаете с сервисами только в браузере или установлены приложения?

Устанавливаю приложения на компьютере только в крайнем случае и запускаю в очень ограниченном количестве. Сейчас запущен Telegram. Боюсь, если я запущу еще что-нибудь, я не дойду до конца этого интервью, потому что у меня появятся какие-то другие мегасрочные дела.

Телефон у меня — обычная звонилка. На планшете стоит Viber, в нем я переписываюсь с мамой. Еще есть Runbo, неубиваемый смартфон, для путешествий, просмотра Инстаграма и мобильных версий сайтов, вызова такси.

Облака применяете только в работе или для всех дел?

Не вижу разницы. Так получилось, что жизнь у меня тоже работа, а работа — слишком большая часть жизни.

Пользуетесь ботами в Telegram?

Добавила один: он ищет мне книжки. Но использую редко.

Что вы посоветуете начинающим коллегам по выбору сервисов?

Не перегибать с тайм-менеджментом, следить за информационной гигиеной, разделять рабочие инструменты и месседжеры для личного общения и рассылок. Если уж выбрали рабочий инструмент, то его и использовать, а не менять, как носки.

Лия, какие сервисы используете в работе и для каких целей?

Для общения с клиентами пользуюсь Gmail и Google Документами. В самой почте установлен сервис Deskun, который мне посоветовал коллега.

Для списка задач использую Trello. Есть доски, общие с клиентами, чтобы отслеживать ход написания, согласования и публикации постов. Есть и личная доска, где я контролирую свои текущие задачи.

Хранить свои файлы удобно с помощью Google Диска, хотя синхронизация с компьютером у них появилась сравнительно недавно. Раньше пользовалась iCloud, для быстрой синхронизации файлов между Mac и iPhone. А теперь в этом нет острой необходимости — работать с Google привычнее.

В обработке фотографий для социальных сетей помогает Canva.

Блок-схемы, прототипы для лендингов рисую в Draw.io. Пробовала другие, например, Moqups, но этот оказался самым простым и удобным для меня.

Для постинга в социальных сетях использую два сервиса: SMMplanner и Amplifr. На второй меня «подсадил» один клиент, внешний интерфейс зацепил — очень удобный, есть приложение для iOS, клиентам легко с ним работать, можно быстро совместно редактировать посты. Расставаться с SMMplanner не буду, поскольку привыкла уже, и он относительно дешевле: ежемесячно 100 постов бесплатно. В Amplifr, для сравнения, за каждый подключенный аккаунт социальной сети придется выложить 5 $ в месяц, но количество постов не ограничено.

Для мониторинга конкурентов использую StarComment и Chotam. В StarComment еще полгода назад не было поиска по ключевым запросам, как в Сhotam, использовала его только для мониторинга профилей и аккаунтов конкурентов. Со временем функций стало больше: это и выгрузка ID пользователей, и возможность отвечать на комментарии к своему аккаунту и в группе ВКонтакте или Фейсбук прямо из сервиса, и подключение доступа для всей команды.

На мой взгляд, StarComment удобнее Chotam — больше функций, фильтров для комментариев. Но иногда клиенты хотят, или уже пользуются именно Сhotam, я соглашаюсь.

Любимый сервис LiveDune — для глубокой аналитики как своих аккаунтов соцсетей, так и аккаунтов конкурентов или блогеров. Помогает сэкономить деньги при выборе блогера. Можно глубоко проанализировать его аудиторию на активность. Умеет собирать комментарии и отправлять их в Telegram, на днях выкатили обновление для Instagram с возможностью подключаться к статистике бизнес-профилей. Это расширяет и без того шикарные возможности аналитики.

Какие есть полезные фишки в этих сервисах именно для вашей работы?

Deskun позволяет получать отчеты о прочтении твоего письма, и времени его открытия получателем.

В Google Документах у меня папки для каждого клиентского проекта. И каждому клиенту выдан доступ на почту. Это позволяет сортировать файлы, совместно редактировать важные документы, удобно и просто создавать необходимые документы.

Canva также позволяет работать в команде: совместно, давать доступ к проекту. Клиент скидывает фотографии для обработки, есть возможность их моментально вставлять в готовый макет и скачивать для постинга.

Draw.io также позволяет быстро делиться наработками. Тоже самое можно сказать и о сервисах для постинга: совместный доступ, создание черновиков.

Еще в SMMplanner и Amplifr есть доступ к аналитике постов, возможность формировать отчеты.

Широкие возможности Livedune раскрываются только с тарифом «Бизнес»: анализ хештегов, контента, подробная статистика аккаунтов почти всех популярных социальных сетей.

Для меня, как для фрилансера, совместный доступ к проекту имеет огромное значение. Создание контента для SMM — процесс, требующий максимальной скорости взаимодействия.

Пользуетесь CRM-системой?

Еще не пользовалась. Но с нетерпением жду, когда один из постоянных клиентов установит ее и я смогу попробовать.

А мессенджером?

Из мессенджеров активно использую Telegram и WhatsApp Messenger.

Оплачиваете облака или используете бесплатные тарифы?

Почти везде пользуюсь платными тарифами.

В облачных сервисах взаимодействуете с другими компаниями или клиентами?

Все клиенты и авторы работают со мной в Google Документах. Обычно в одной команде на проекте работают одновременно от 2 до 5 человек.

Работаете с сервисами только в браузере или установлены приложения?

Установила все возможные приложения для телефона, потому что часто нахожусь вне дома.

Облака применяете только в работе или для всех дел?

Стараюсь для всех дел применять. Но работа — прежде всего.

Пользуетесь ботами в Telegram?

Да. Amplifr имеет бота в Telegram, удобно оповещает о времени постинга. И даже есть разработанный лично мной — для поиска авторов. Сделала для клиентов, чтобы было удобнее искать копирайтеров по тематикам. Освободилось сразу много времени.

Какие ещё сферы вы бы автоматизировали в работе?

Все, включая приготовление пищи.

Может у вас есть особенный лайфхак при работе с облаками?

Писать контент в облаке на прогулке в парке, когда на одной руке висит детеныш, удобно только в одном случае — если у тебя в руках не лопата, а маленький SE. Ненавижу большие экраны.

Знаете ли такие компании, друзей, у которых всё автоматизировано с помощью облаков?

Есть, наверно. Была бы рада с такими поработать.

Что вы посоветуете начинающим коллегам по выбору сервисов?

Не париться насчет бесплатных тарифов. Лучше заплатить больше и получить удобный сервис с множеством функций. Не жалейте денег, вы сэкономите гораздо больше нервов и времени!

Илья, чем занимаетесь?

Интернет-маркетингом, специализируюсь на видео-маркетинге и всём том, что связано с видео и раскруткой на YouTube. Спикер на разнообразных конференциях, посвященных маркетингу, продажам, трафику, Эксперт и бизнес-тренер в проекте Андрея Парабеллума «Start2» и команды Инфобизнес2.ру. В прошлом соучредитель и директор по маркетингу центра персонального брендинга и деловой репутации «БизСезон», были и другие проекты, даже интернет-магазин. Ещё соавтор проекта «#Антибренд». Сейчас веду блог Островин.ру, видеоблог на YouTube и владею небольшим агентством по раскрутке на том же YouTube и в других социальных сетях.

Какие сервисы используете в работе и для каких целей?

Предпочитаю Яндекс.Почта. Создал в каком-то там 2004 году, она удобнее всего. И раз почту зарегистрировал у них, то пользуюсь Яндекс.Диск, дополнительно и Google Диск, ещё Облако@Mail.Ru. Но нравится Яндекс, их сервисы понятнее и удобнее. Обычно, перебрасываю внутри команды видеоматериалы, фрагменты. Много работаем с большими файлами, их в личку ВКонтакте не кинешь, приходится загружать в хранилища.

Клиенты присылают видео на том, на чём им удобно, как правило в Облако@Mail.ru. Есть клиенты, которых давно уже ведём — им удобно загружать на закрытый канал Youtube. И просто оттуда выкачиваем ролики, с помощью сервиса Safefrom.net, проводим манипуляции, и потом снова загружаем на Youtube. Команда у нас непостоянная, в зависимости от нагрузки. В основном это 7-8 человек.

Дополнительно использую Evernote. Год назад попробовал его, понравился, удобный. Пытались привыкать в команде к нему, но отошёл на второй план.

Учёт времени пробовал вести в ManicTime, чтобы следить за собой, посмотреть статистику — куда трачу время, на какие сайты захожу. Программа очень полезная.

Рабочие проекты веду в Doit.im. Много что пробовал, тот же Evernote, блокнотики, в том числе на телефоне. В Doit.im видно по какому проекту что нужно сделать, на какой стадии он находится. Ноутбук всегда со мной, когда захожу, мне понятно, по пунктам всё разбито. Если приходят новые идеи и мысли, сразу вбиваю, потом смотрю что куда можно поставить и в какой последовательности сделать. Плюс веду дела по своему сайту и рассылке.

Телефон остался напоминалкой. Там более личные цели, звонки. Просто записываю в стандартный календарь на телефоне, деловые встречи ещё, которые происходят оффлайн.

Раз затронул тему рассылки... Когда вёл инфобизнес, я нашёл MailChimp. Для меня английский язык не проблема, всё настроил, но говорить об удобстве не могу. MailChimp — это что-то кошмарное и ужасное. Промучился год. Не мог найти аналоги по стоимости. На тот момент пользовался бесплатным тарифом, на 2000 подписчиков. Искал альтернативу. Пробовал UniSender, Smart Responder — регистрировался, смотрел как что устроено. Но они не подходили.

Случайно знакомая посоветовала MailerLite, в начале этого года.

Он настолько понравился, что, когда первый раз сел, был в шоке. Настолько всё удобно и понятно, подготовка рассылки занимала раз в 5 меньше времени. Всем, кто хочет вести рассылку, рекомендую MailerLite. И, только если не подойдёт, смотреть другие сервисы. В MailerLite всё графически и логически понятно, в сравнении с MailChimp.

Несколько лет назад, при общении с клиентами многие были приверженцами Skype, но с ним не очень удобно, поэтому перешли на общение во ВКонтакте. Это удобно. Я там общаюсь с клиентами. Если нужны другие люди, то приглашаю в беседу. Прописываем цели, распределяем обязанности. Диалоги в этой социальной сети считаю удобными для команд до 10 человек.

Бывает ещё нужен учёт рекламных бюджетов, что-то суммировать, вести бухгалтерию, и с доступом нескольким сотрудникам. Для этого используем Google Таблицы. В Infobusiness2.ru.ру вписываем в таблицы конференции, кто когда выступает, дополнительную информацию. Всё сразу видно.

Ещё очень сильно рекомендую KeePass, для хранения паролей. Узнал давно, но руки не доходили. Год назад взялся. Наконец, ощутил всё удобство ведения паролей. Опять же, клиенты присылают названия каналов, пароли, это всё нужно хранить. Всё вместе в KeePass хранится, с личными данными. Это не документ Word, который можно запросто потерять, вместе с флешкой. Безопасность моих ресурсов и ресурсов клиентов на первом месте.

Пользуетесь CRM?

К CRM я присматривался. Идёт тренд. Но, поскольку рекламное агентство небольшое, нам это не нужно. Если будет больше людей, то понадобится.

Пользуетесь ли мессенджером в коллективе?

Используем самый странный метод, который не видел ни у кого, но удобный для нас — в качестве мессенджера Диалоги ВКонтакте. Есть общие чаты с клиентами, командой. Люди живут в разных частях страны. Удобно написать в личку кому-то. В общих чатах обсуждаем тенденции, чтобы все видели и на какой стадии у кого что и как развивается.

Оплачиваете облака или используете бесплатные тарифы?

Хватает бесплатных тарифов, не храним видео в облаках. Скопировали, смонтировали, выложили, нет нужды в хранении материалов.

Работаете с сервисами только в браузере или установлены приложения?

Evernote установлен, но особо не пользуюсь. Остальное в браузере.

Облака применяете только в работе или для всех дел?

Храню некоторые личные файлы на Яндекс.Диске. Место на жёстком диске ограничено. И часто нужен доступ к каким-то файлам из любой точки мира.

Какие ещё сферы вы бы автоматизировали в работе?

Автоматизировал бы общение с клиентами. Каждому клиенту удобно что-то своё. Приходится как-то переманивать во ВКонтакте, всё-таки люди в основном используют социальные сети. Или подстраиваться. Для остальных коммуникаций Skype, Viber. Было бы гениально найти такую CRM, чтобы свести общение к одному сервису, интегрировать с чатами.

Есть какой-то особенный лайфхак при работе с облаками?

Мой лайфхак — всё упрощать и как можно меньше тратить время на изучение программ, сервисов. Найти одну-две кнопки, на которые нужно нажать, чтобы действовать. Остальное из головы выбрасывать, либо заносить в списки задач.

Далеко не все компании переходят в облака — это влияет на их скорость работы?

Да, уверен, это влияет. Вспоминая прошлые места, когда работал на дядю, во всех было неудобно: для общения использовались стационарные телефоны, в лучшем случае, или почта с ICQ. Уверен, что когда чаты сделаны для людей, это гораздо эффективнее.

Что посоветуете начинающим коллегам по бизнесу?

Использовать то, что знаешь, чтобы быстро вступить в бизнес, стартануть, и только со временем добирать необходимые сервисы. Я рекомендую иметь календарь или ежедневник для задач, целей по проекту. Лучше электронный. Я вёл бумажный давным-давно. Понял, что это совсем не то. Обязательно нужна почта. без этого никуда уже.

Рекомендую для личного удобства программу для хранения паролей. Это облегчает даже поиск. Гораздо проще нажать две кнопки, вбить сайт и пароль.

Ещё рекомендую программу для оценки времени и эффективности. Чтобы понять, на что уходит время в первую очередь, во вторую, в третью. И делать выводы. Что-то может нужно делегировать, а от чего-то отказаться.

Первое свидание

Впервые я узнала, что такое системы управления проектами в 2004 году, когда работала у Тёмы Лебедева. Они использовали собственный интранет, что-то среднее между проджект-менеджером и деловым чатом. Уже в 2005 году я внедрила систему управления проектами в своей команде на ТНТ. И это стало одним из моих рабочих принципов: я использовала системы управления проектами не только непосредственно для управления, но и для мотивации сотрудников во всех моих командах. Так, премирование напрямую завязала на выгрузках из Мегаплан: сколько просроченных задач, сколько завершённых, были ли переносы и так далее.

С расширением компаний и формированием моих правил игры, системы управления проектами дополнились деловыми чатами, рабочей почтой и CRM.

Деловые чаты позволяют общаться со всеми участниками команды, где бы они ни находились. Одно из моих правил — это ненормированный график. Это означает, что человек может работать откуда угодно, лишь бы был результат. Но одно из условий выполнения этого правила — необходимость всегда быть на связи. Вот для этого и нужны деловые чаты: в Skype, Telegram Messenger и Facebook Messenger. Звонить у нас не принято. Если понадобилось позвонить, значит, ситуация уже не просто горит, а уже сгорела, а это уже ошибки планирования и управления.

Для заведения и настройки рабочей почты теперь не нужен сисадмин: и Google, и Яндекс имеют решения для корпоративной почты на своём домене. Делается это несколькими кликами, сделать это может сам руководитель бизнеса или любой сотрудник. У нас корпоративные ящики новым сотрудникам завожу я сама, как ни странно. Исторически так сложилось, у меня это занимает меньше минуты.

amoCRM внедрили не так давно, около года назад, до этого обходились сервисом Google Документы с общим доступом. Кстати, до сих пор считаю, что сервисы таблиц нельзя недооценивать, будь то Microsoft Excel или Google Таблицы. Но когда появилась Академия интернет-резерва, понадобилось отслеживать гораздо больший поток клиентов, чем в студии. Выбирала тщательно, остановила выбор на одной из CRM, но сейчас пришла к выводу, что буду дорабатывать админку сайта до собственной CRM — всё-таки у меня есть специфичные потребности, которые ни одна из существующих сейчас систем управления отношениями с клиентами реализовать не может. Например, необходимость делать ключевой единицей не контакт или сделку, а занятие или курс, при том, что и они друг с другом взамимосвязаны.

IP-телефония тоже непременный инструмент, АйТиЭс Коннект. Плюс к ней сервис колл-трекинга CoMagic для отслеживания источников звонков. Это такой же инструмент «маст хэв», как и статистики Яндекс.Метрика и Google Analytics на сайте.

Отношения нужно начинать с себя

В системе собственного планирования — лист входящих задач, цветной календарь и трабл-лист. Причём, у календаря, безусловно, есть общий доступ с моим личным помощником. Это особенно удобно с учётом того, что все мы работаем на продукции Apple, и вовсю используем все их облачные сервисы. Все задачи и идеи, которые возникли за день, сначала заносятся бегло на обычный бумажный лист А4, а затем должны вечером переместиться либо в мой личный календарь, либо в Basecamp — одну из систем управления проектами, которую используем, то есть делегироваться конкретному сотруднику. Трабл-лист — это программа «Напоминание», которая также имеет как настольный, так и мобильный интерфейс, данные хранятся в iCloud.

Другие системы управления проектами, которые используем в разработке — Trello и диаграммы Ганта, TeamGantt. Все документы храним на Dropbox, используя платный и крайне недешёвый тариф. Неоднократно пробовали перейти не бесплатные или более дешёвые хранилища, но возвращались обратно, потому что удобнее и быстрее, ничего не поделать.

Кстати, я считаю абсолютно нормальным платить за использование сервисов, потому что понимаю затраты на их разработку и поддержку. Системы управления проектов у нас платные. Хранилище платное. Корпоративная почта была платной на Google, теперь бесплатная на Яндексе. Чаты бесплатные. Ах, да: звонки по Skype постепенно заменяются бесплатным сервисом от Google — Hangouts, качество лучше, чем у Skype.

Отдельно скажу об установке приложений или использовании веб-интерфейсов. Общей системы нет. Например, Skype или Telegram лучше установить, а вот Basecamp удобнее использовать в браузере — это всё очень зависит от стратегии развития самого сервиса.

Жизнь до и после

Все эти облачные сервисы очень плотно вошли в мою жизнь: не представляю, как ставить задачи сотрудникам по-другому, не представляю, как не иметь общий доступ к документам и возможности создать и редактировать их прямо в браузере, как мы это делаем в Google Диск.

И вообще я не воспринимаю облачные технологии как что-то новое: видимо, они очень органично входили в мою жизнь по мере своего появления, поэтому я даже не помню, как было до них. Тем более, я сама разрабатывала не один облачный сервис. В 2013 году даже получила премию «Облака 2013» за цифровой семейный сервис Frolik.

В личной жизни у меня есть облачные сервисы контроля финансов, создания и редактирования документов, ну и, конечно, iCloud, который позволяет мне хранить весь контент на моём телефоне. А самое главное, при покупке каждый год нового устройства уже через полчаса могу использовать его как старое, не только со всем контентом, но и настройками.

В Telegram у меня есть несколько ботов. Например, чтобы посмотреть курс валют, я теперь захожу не в приложение Сбербанка, а вызываю бота Сбербанка в Telegram — получается быстрее.

Нет выбора, нужно менять привычки

Что бы мне ещё хотелось автоматизировать? Как я уже упоминала: есть задача сделать свою CRM. Во всём остальном, мои рабочие и личные потребности в подобных сервисах сейчас закрыты.

Удивительно, что есть ещё компании, которые не используют IP-телефонию, системы управления проектами, сервисы совместной работы с документами, чаты и CRM. Но они есть. Влияет ли это на скорость их работы? Безусловно. Но они этого не знают. В основном, это небольшие компании или индивидуальные предприниматели. И для них внедрение новых методов, наоборот, воспринимается как то, что мешает работе, замедляет её. Но это только из-за того, что необходимо время для изменения привычек ведения проектов и коммуникации.

Когда я впервые вводила Мегаплан в команды, первый месяц сотрудники вели его нехотя. Но по итогам кто-то получил премии, а кто-то нет. Не потому, что не выполнили все задачи, а потому, что премирование, как я уже говорила, основывала на выгрузках из системы управления проектами. Нет информации — нет премии. Со второго месяца системой пользовались все. И друг за другом присматривали, чтобы ничего не упустить.

И всё-таки в ИТ-компаниях есть почти весь комплекс «облаков». В ритейле тоже. Просто потому, что это реалии современного ведения бизнеса. Да и просто жизни. У любого, у кого есть смартфон, точно установлено более, чем одно облачное решение. Как минимум тот же iCloud. Сейчас нет выбора: пользоваться или не пользоваться облаками. Выбор только в том, насколько компетентно вы будете ими пользоваться. От этого и зависит результат.

Максим, можно пару слов о том, чем занимается ваша компания?

Мы любим делать крутые сайты и фирменные стили. У нас есть чёткие процессы, в которые мы верим, так и работаем. Все давно в этой сфере, но под одной крышей с 2012 года. Мы очень разные, но всё-таки вместе. Нам доверяют ОЭЗ «Алабуга», компании Danaflex, ICL Services, «Казань Арена», а также магазины, строительные и торговые компании, и даже СМИ. Для нас все проекты — важные и крупные. Из последних — онлайн-газета «Реальное время», от фирменного стиля до бэкенда сайта.

Какие сервисы используете в работе и для каких целей?

Сбор и хранение информации по проектам и общение с клиентами у нас происходит в Basecamp. Там же раньше создавали и закрытые дискуссии по проектам, только для своих, но в итоге разделили эти вещи и ушли в Slack. Там общаемся внутри рабочих групп по каждому проекту. Но управление проектами и учёт времени по задачам ведём в Planiro. Кстати, разработка компании из нашего же города Казань.

Почта — на Gmail. Разные специалисты используют по-разному. Дизайнеры — для отправки макетов арт-директору на согласование и как дополнительный задачник. PR-менеджер — для общения с внешней аудиторией, СМИ и партнёрами. В остальных случаях — для согласования каких-то решений с руководством или отправки официальных документов. Кроме того, менеджеры проектов и руководство пользуются системой «Чистый ящик» (Mailbox), остальные справляются в браузере или через приложения.

Для учёта клиентов и продаж пользуемся amoCRM. Хранилище у нас своё. Ещё пользуемся Google Документами.

Пользуетесь менеджерами задач? Помогает?

Да, Planiro. Менеджерам помогает видеть все задачи и их статус, рассчитать время для будущих проектов, выгрузить подробные отчёты для анализа. В будущем будем высчитывать по ним бонусы сотрудникам. Специалисты видят свой план на день, неделю и месяц, обозначают те самые статусы, показывают результат работы.

Пользуетесь мессенджером в коллективе?

Skype часто используем для связи с клиентами из других городов. Между собой ведём чаты в Skype и WhatsApp. И помногу. Кого раздражает — отключают уведомления и не перечитывает всю переписку. Кто-то наоборот так расслабляется, между делом, веселится и заодно узнаёт что-то новое. Студии подобно нашей полезно и то, и другое. И хоть мы фанаты вэба в работе и жизни, без живого общения никуда.

Basecamp и Planiro похожи в работе, или нет?

Нет, они совсем разные. Basecamp — это такая социальная сеть и только для клиентов. Почти все быстро разбираются, что там как, это радует. Если нет, менеджер проекта — в помощь. Там дискуссии и протоколы встреч. Planiro — это задачник и только для нас. В amoCRM же работаю только я.

Можете ли сказать какие есть полезные фишки в этих трёх системах именно для вашей компании?

Кажется, дизайн-студии могут выступать главными экспертами в выборе систем. Потому, что кроме удовлетворения наших задач в бизнесе, ещё важно, чтобы они были красивыми, продуманными до мелочей и быстрыми. Чтобы и кнопочки были видны там, где надо. Чтобы быстро найти нужный проект и ветку обсуждения. Чтобы все файлы прикреплялись разом, и был прелоадер. И так далее. Когда вся работа в «облаках», лишние раздражители ни к чему. Дизайн — это не обложка, а основа. Если вы кайфуете от работы в системе, значит разработчики сделали всё правильно.

Если говорить об удобствах каждой именно для нас, то, пожалуй, в Basecamp — это крупный предпросмотр картинок прямо в ленте и интуитивно понятные дискуссии, а в результате и лучшее взаимопонимание с клиентом. Planiro — чек-листы внутри задач, что особенно удобно для мелких правок, и фиксация затраченного времени. В amoCRM просто нет ничего лишнего.

Интегрировали ли эти три сервиса между собой? Связали ли их со Slack?

Каким образом используете Google Документы и насколько активно?

Весь контент для проектов собирает, редактирует или пишет с нуля копирайтер в Google Документах. Затем контент согласовывается и используется всей рабочей группой — от прототипа до рабочего сайта. Автор документа даёт необходимые права другим задействованным участникам. Календари мероприятий, план корпоратива, даже некоторые бюджеты — там. А ещё новые опросы и стандартные анкеты для сотрудников при приёме на работу.

Slack, Skype, да ещё WhatsApp. Не возникает желания попросту объединить их?

Наоборот, разделить — вот решение. Сначала был только Skype, но там все вопросы смешивались в кучу. Важного не найти или легко перескочить с важного на неважное. Теперь Skype — только для неформального общения в офисе, WhatsApp — для общения на досуге с мобильного. Мы очень дружны, так что прислать фото с отдыха или что-то любопытное с прогулки по городу — обычное дело. Slack у нас не так давно, но уже показывает высокую эффективность. Там идёт внутреннее обсуждение только по работе и по конкретным проектам.

Довольны всеми сервисами, не хотите поменять хотя бы один из них?

Мы много раз меняли задачник, надеюсь, больше не будем. WhatsApp пытались заменить на Telegram, но побаловались наклейками и бросили. Но, думаю, всё-таки заменим его, не выдерживает.

Оплачиваете облака или используете бесплатные тарифы?

Оплачиваем Basecamp, Planiro, amoCRM и сервисы Google.

Облака применяете только в работе или для всех дел?

Бытовые, корпоративные вопросы и развлечения в облаках. В Slack у нас есть канал «Умное утро», например. Так называется наше внутреннее образовательное мероприятие. Там мы обсуждаем ближайшие темы, идеи, предложения.

Почти все сотрудники используют другие облака для личных дел, в основном хранилища и почту. Если кто-то расшарит заметку из Evernote, например, мы не растеряемся. Но и за рабочий документ не примем. Нужно разделять системы.

Примерно сколько раз в день обращаетесь к ним?

Это как средняя температура по больнице. В целом с утра все всё проверяют, видят план на день, дальше по необходимости. Менеджеры вообще не выходят из Planiro и Basecamp. У всех настроены уведомления из систем и чатов, кому как нужно и удобно. Командная работа дизайн-студии не в «облаке» — страшный сон. Тут нечего сравнивать. Чем больше сфер автоматизируем, тем быстрее идёт работа.

Какие ещё сферы вы бы автоматизировали в работе?

Пока хватит. Думаем, мы нашли оптимальный набор. И люди должны успевать адаптироваться. Но разработчики «облаков» не дремлют. Если завтра появится какой-то сервис, который обещает отправить на седьмое небо, то всем придётся туда переходить и тестировать. Без этого непонятно, подходит ли нам эта среда. Главное, чтобы сотрудники поддерживали. Это автоматизировать невозможно. Также как и дизайн. Так что каждому специалисту — свой набор и настройки.

Далеко не все компании переходят в облака. Как думаете, это влияет на их скорость работы?

Да, на скорость и продуктивность.

Дмитрий, чем вы занимаетесь и чем отличаетесь от конкурентов?

Мы привлекаем клиентов для компаний без интернет-маркетологов, выступая в роли внешнего отдела маркетинга:

• Общаемся с покупателями и изучаем поведение.
• Анализируем конкурентов и ищем слабые места.
• Помогаем выстроить стратегию продвижения компании.
• Настраиваем и оптимизируем рекламу в интернете.
• Разрабатываем сайты и посадочные страницы.
• Настраиваем аналитику и отсекаем неэффективную рекламу.
• Помогаем с продвижением в социальных сетях.

Главное отличие от конкурентов — адаптация подходов, которые применяют лидеры отрасли, для малого и среднего бизнеса. Например, мы отказались от брифов и сами собираем информацию о покупателях, конкурентах и преимуществах компании.

Какие сервисы используете в работе и для каких целей?

Для бухгалтерии — Эльба, для проектов — ПланФикс, для телефонии — Alltel24, и ещё amoCRM, но, скорее всего, с последней уйдём. Там есть ряд недочётов при интеграции с телефонией. Например, человек звонит, до 5 секунд наблюдается задержка, и мы не можем понять кто это. Для нас это важно. С каждым клиентом работа строится по полтора-два года и больше. Поэтому важно сразу назвать человека по имени и понять, какой проект будем обсуждать.

И другой момент: amoCRM больше заточена под классические продажи, холодный обзвон и короткие сделки. Там процесс выстроен по цепочке. У нас сделка начинается с тестовых проектов на один или два месяца, потом по клиенту идёт постепенное развитие проекта и повторные продажи. В рамках amoCRM это реализовать не удалось. Там крайне сложно делать доработки.

Для почты я использую Gmail, но сотрудники пользуются тем, что удобно. Жёсткой привязки к почтовому сервису нет.

Для хранения файлов — ПланФикс с Dropbox и Google Документы. В ПланФиксе удобно добавлять документы из этих двух хранилищ, и Google Docs удобен за счёт интеграции с Google Analytics и совместной работы над документами.

Для колл-трекинга используем Ringostat. Работаем в ней около месяца. Есть свои небольшие недочёты. Но все основные функции выполняет хорошо. Раньше пользовались Alloka, но периодически появлялись ошибки. Поэтому для крупных проектов её не используем. Хотя, для проекта, где звонков мало или для теста, она подойдет. Аллока — самая дешёвая система, которую мы нашли. Сейчас еще совместно с Аллтел24 сделали систему статического колл-трекинга.

Плюс Главред. Мы активно используем информационный стиль в наших текстах. В «Главреде» появилась возможность оценки материалов, что очень упрощает нам жизнь при внутреннем согласовании.

Evernote пробовал перенести в бизнес, но пока не прижился. Не совсем понимаю, как его эффективно использовать. Информация там подвисает и превращается в архив.

Что именно мешает в amoCRM вести длинные продажи?

Логика при длинных продажах нелинейная. Например менеджер договорился с клиентом на проведение исследования, создание посадочной страницы и настройку рекламы в Яндекс.Директе. Клиент оплатил исследования. Но в ходе него выяснилось, что Яндекс.Директ и целевая страница — не лучшие варианты. И приняли решение создать группу «ВКонтакте» и настраивать таргетированную рекламу. Получается поменялась и сумма и содержание сделки. Как это провести в AmoCRM — непонятно.

Ещё проблема — оплата идет частями. Опять же, как это проводить и анализировать — непонятно.

Разделение повторных продаж в аналитике тоже приходится делать через «танцы с бубном». И для нас очень важна статистика за длительный период — за квартал, полгода, год. Когда произошел сбой, и по одной сделке дата создания сбросилась на 1700 год, вся статистика расплылась на 215 лет. И техподдержка устраняла эту ошибку около 2 месяцев. После этого решили, что надо искать другую CRM.

Вы, кажется, ушли с Битрикс24 и Мегаппана? По какой причине?

Изначально так получилось, что начали работать в Мегаплан. В тот момент узнал только об этой системе. Не смогу достоверно сказать почему ушли с него, это было больше года назад. Но там сложно отстроить внутренние процессы: заложена определённая логика поведения. Если ты под неё подходишь, то всё отлично. Если меняются какие-то вещи, то их крайне сложно адаптировать. Да и важные вопросы по доработке решались очень медленно: одно время долго делали Диаграмму Ганта, потом мобильные приложения.

После этого попробовали перейти на Битрикс24. Но это скорее CRM, нежели система управления проектами. Как только мы туда внесли 3-4 проекта, лента превратилась в бардак, в ней сложно было понять что куда относится. Часть людей начали путать задачи и писать комментарии не туда.

Одна из сотрудниц порекомендовала нам ПланФикс, и теперь очень сильно к нему прижились.

Ощущали проблемы выбора облачных сервисов?

Да, конечно. Сейчас на рынке есть на слуху Мегаплан, Битрикс24, amoCRM и другие. Но сложно точно понять как сервис к тебе подойдёт. На их сайтах не понятно как реализовать внутренние процессы. Получается это сделать только за счёт тестирования и проб.

Пользуетесь ли мессенджером в коллективе и каким? Или почему не пользуетесь?

Именно в компании только Skype. С клиентами — как им удобнее.

Вы довольны всеми сервисами, не хотите поменять хотя бы один из них?

Пока наверное менять собираемся только amoCRM, обсуждаем вопрос. Думаем либо перенести в ПланФикс, либо в другую CRM, присматриваемся. Остальные пока устраивают.

Оплачиваете «облака» или используете бесплатные тарифы?

ПланФикс вскоре будет платным. Достаточно давно им пользуемся. Совсем недавно его перевели на платные тарифы, но сделали льготные условия для тех, кто с ними уже давно. Из-за расширения компании всё же будем переходить на платный тариф. Это сервис, за который не жалко платить. Телефонию оплачиваем отдельно за звонки и отдельно за саму АТС. amoCRM пока бесплатная.

Ваши клиенты участвуют в работе в облачных сервисах?

На текущий момент мы это тестируем. На некоторых пилотных проектах подключаем клиентов к ПланФиксу, чтобы вести диалог и у них была вся актуальная информация, в том числе по документам.

Работаете с сервисами только в браузере или установлены приложения?

В браузере. Из приложений установлены Skype, Dropbox и Google Диск, и на телефоне amoCRM.

«Облака» применяете только в работе или для всех дел?

И для личных тоже, например, Dropbox. Есть ещё Evernote и Pocket.

Примерно сколько раз в день обращаетесь к ним?

ПланФикс у меня открыт как закреплённая вкладка. Gmail тоже. Skype работает на телефоне и на компьютере. Постоянно с ними взаимодействуем.

Сколько человек из компании работают в облаках?

Все 5, которые у нас в штате. И подключаем к облакам внешних специалистов.

Чувствуете увеличение скорости работы по сравнению с необлачными программами?

Не могу сказать, мы сразу в облако перешли. Компания не строилась по принципу «8 часов в офисе». Привязки нет. Все люди по-своему выстраивают работу. Последние полгода становится больше удалённых сотрудников. В офисе постоянно только два человека. Поэтому для нас стандартные приложения — не вариант.

Какие-либо ещё сферы хотели бы автоматизировать в работе?

В принципе, да. И мы этим занимаемся. Решается вопрос по автоматизации управленческого учёта. Как раз преимущество ПланФикса в том, что многие вещи в нём можно реализовать.

Есть идея и телефонию подключить туда. Когда происходят обзвоны клиентов, звонки приходится отдельно вытаскивать из телефонии и прикреплять к ПланФиксу: внутри задачи создаём действия, прикрепляем файлы из Google Диска с настройкой доступа. Хотим, чтобы звонки автоматоматически туда прикреплялись.

Может у вас есть какой-то особенный лайфхак при работе с облаками?

Зачастую даже сложные задачи можно делать с помощью простых инструментов. Например, у нас для анализа рекламных кампаний используется Google Таблицы. Специальный отчёт собирает данные из Google Analytics. И нам быстро становится доступна аналитика в виде сводной таблицы с достаточно интересными функциями. Такой инструмент мало кто может предложить на рынке.

Другой момент — именно нам нравятся гибкие сервисы. Их легко доработать по мере возникновения новых задач. Так мы решили вопрос с контролем загруженности сотрудников. В ПланФиксе я настроил под себя отчёты, в которых видно, что один сотрудник загружен под завязку, а у другого проекты заканчиваются. Думаю, лучше выбирать сервисы, которые можно подстраивать под компанию.

Далеко не все компании переходят в «облака». Как думаете, это влияет на их скорость работы?

Это зависит от самой компании. Облачные сервисы — это инструменты. Если в компании привыкли работать молотком, но дать им микроскоп, то это только ухудшит их работу, потому что они продолжат забивать им гвозди.

Облако хорошо помогает улучшить работу, когда требуется получать информацию из разных источников, в разное время, с разных устройств и из разных мест. К примеру, могу приехать к клиенту, зайти в ПланФикс и предоставить ему всю актуальную информацию. Но далеко не всем компаниям это подходит.

Руслан, какие сервисы используете в работе и для каких целей?

CRM пользовался только как исполнитель работ по проектам. Там формировались недельные задачи, после выполнения которых нужно было сделать небольшой отчёт по потраченному времени и процентное выполнение задачи.

В основном я пользуюсь облачными хранилищами файлов, облачными офисами, а в последнее время стал часто использовать онлайн переводчик ABBYY SmartCAT.Pro, заметочник Яндекс.Дела и голосовой сервис Яндекс.Диктовка.

Из облачных хранилищ использую OneDrive, Яндекс.Диск и Dropbox. Для работы с офисными документами применяю OneDrive и Google Диск, хотя несколько раз пользовался Zoho Docs и OnlyOffice.

Пользуетесь ли менеджерами задач? Помогает?

Полноценными to-do менеджерами я не пользуюсь ни на десктопе, ни на телефоне. Однако, мне часто необходимо небольшое его подобие. Это сервис Яндекс Дела. В данный момент я использую его только внутри ящика Яндекс.Почта. Приложений под мои девайсы на платформах Android и Windows Phone пока, к сожалению, нет, только под iOS.

Да, действительно помогает. Часто записываю туда всё, что мне нужно сделать, с кем связаться, какие-то идеи.

Пользуетесь ли мессенджером в коллективе и каким?

Skype трудно назвать мессенджером, но именно им я и пользуюсь. Приходится иногда прибегать к услугам фрилансеров, а у Skype есть удобная функция демонстрации экрана в режиме реального времени, так проще донести какие-то детали по техническому заданию.

Вы ими довольны, не хотите поменять хотя бы один из них?

В общем, доволен. О смене даже не задумываюсь.

Оплачиваете «облака» или используете бесплатные тарифы?

Пользуюсь бесплатными тарифами. На данном этапе их вполне хватает.

Ваши клиенты участвуют в работе в облачных сервисах?

Нет, не участвуют. По крайней мере при работе со мной.

На каких платформах работаете с сервисами? Только в браузере или установлены приложения?

Приложениями пользуюсь на мобильных устройствах, а с десктопа в основном из браузеров. Хотя, например, у меня настроена оффлайн-синхронизация MS Office с облаком OneDrive, где также есть минимальный набор одноименных приложений из этого пакета. И, разумеется, установлены приложения трех облачных хранилищ.

«Облака» применяете только в работе или для всех дел?

Для всех дел.

Примерно сколько раз в день обращаетесь к ним?

Постоянно. У меня всегда что-то запущено.

Сколько человек из компании работают в облаках?

Я один работаю.

Чувствуете увеличение скорости работы по сравнению с необлачными программами?

Нет, не чувствую.

Какие ещё сферы вы бы хотели автоматизировать в работе?

Этого пока не требуется.

Далеко не все компании переходят в «облака». Как думаете, это влияет на их скорость работы?

Думаю, да, очень сильно влияют, причем не самым лучшим образом. Мое субъективное мнение: сегодня, когда владельцы бизнеса, которые понимают, что такое фриланс и аутсорсинг, имеют гораздо больше шансов на успех, нежели те, кто даже и не представляет, что это такое.

Найти удаленного сотрудника сегодня не проблема, но вот организовать работу слаженного коллектива, который буквально раскидан по всему земному шару довольно трудно. Я думаю именно эту проблему, по большей части, и призваны решить облачные сервисы.

Какие сервисы используете в работе и для каких целей?

В Gmail — почта и to do в одном — каждое письмо является отдельной задачей, которую надо выполнить. Яндекс.Диск и Dropbox — для хранения личных и рабочих файлов, чтобы были доступны со всех устройств и находились в безопасности в случае поломки ПК. Google Keep — для заметок. Trello — для сбора, анализа и обработки задач. Evernote — для хранения архивных данных, включая статьи, мысли, идеи, личные записи и прочее, в чём нет постоянном необходимости, но иногда это надо «вспомнить».

Пользуетесь ли мессенджером в коллективе и каким?

WhatsApp Messenger, Telegram Messenger, Hangouts, Skype.

Вы ими довольны, не хотите поменять хотя бы один из них?

Все устраивает, не могу отказаться, так как этими мессенджерами пользуются люди, с которыми общаюсь.

Оплачиваете «облака» или используете бесплатные тарифы?

Все на бесплатных тарифах, где-то бонусы за привлечение пользователей. Например, на Dropbox и Яндекс.Диск получил много места за то, что привлекаю новых пользователей через статьи в блоге. Пробовал платные тарифы для некоторых сервисов, но практической пользы от этого не получил, хватает бесплатной функциональности, платная просто не использовалась.

На каких платформах работаете с сервисами? Только в браузере или установлены приложения?

Браузер (Chrome), Windows, Android, редко iOS.

«Облака» применяете только в работе или для всех дел?

Облака для всего. И личное, и работа. По сути, для меня это универсальная сетевая «флэшка» на несколько десятков/сотен гигабайт, которая позволяет иметь доступ к данным с любого устройства и сохранять эти данные в безопасности на случай поломки ПК.

Примерно сколько раз в день обращаешься к ним?

Все храню только в папках облачных хранилищ, сервисы используются постоянно для работы — по сути в них и работаю.

Сколько человек из компании работают в облаках?

Все.

Чувствуешь увеличение скорости работы по сравнению с необлачными программами?

Тут скорее вопрос в удобстве. Записал заметку на телефоне по пути куда-либо, она появилась на компьютере, обработал по приходу в офис. Потом на телефоне/планшете могу дополнить, находясь где-то в другом месте, когда пришла новая мысль. И так далее.

Может у вас есть какой-то особенный лайфхак при работе с облаками?

Да вроде нет, все как обычно. Просто пользуюсь и все.