Актуальные статьи из мира IT и бизнеса

Виталий, чем занимается ваше бюро?

Комплексный интернет-маркетинг — настраиваем систему лидогенерации. Это реклама, маркетинг, продажи. Задействуем любые рекламные каналы, разработку и создание инструментов конвертации с рекламы в заявки, звонки, покупки, лайки, комментарии, во что угодно. «Бюро Баярд» работает 3 года. Личный мой опыт — 13 лет, в том числе 8 стартапов. Крупных клиентов пока нет, но число проектов постоянно меняется, доходит до 10-15 клиентов в месяц.

Какие сервисы используете в работе и для каких целей?

Я лично занимаюсь продажами и аналитикой текущего положения бизнеса и экономикой — построением выгодной заказчикам системы. Какие сервисы используются — вопрос к специалистам, с которыми работаем по KPI. Но, как обычно, это отраслевые продукты. Например, для SEO и сбора семантики — Rush Analytics, PrAkula, кто-то вручную задачи выполняет, если отдаём на аутсорс.

Сам часто использую Roistat, Яндекс.Метрика и Google Analytics. Могу посчитать, узнать, какой трафик идёт, есть ли он.

Для управления проектами используем в основном Trello, в некоторых — Asana, особенно в партнёрских, когда объединяются несколько команд. Использовали Kaiten, но пока меняем подходы, такая крутая система не нужна.

Мегаплан, Битрикс24, amoCRM пробовали, но всё это пока не нужно. Мы часто меняем продукты, нет устоявшейся модели компании с жесткой структурой.

Самые лучшие из этих систем — Trello и Kaiten. Kaiten хороша в тех компаниях, где есть структура из нескольких уровней: руководитель, подчиненные, внутренние и внешние проекты, где можно управлять ресурсами полностью по канбану — смотреть загруженность, видеть простои, блокировки задач, на каком уровне. Kaiten крута тем, что у неё есть «пространство в пространстве»: можешь на разных уровнях создавать канбан-доски.

А Trello... Просто работает. И гибкая: доступно много интеграции, можно превратить её хоть в CRM. Минус — нет вложенности, нельзя доску в доске сделать, и нет подэтапов. Например, в Kaiten могу создать этап «Процесс», в нём подэтапы — «В процессе», «Делается» и «Согласовывается», в Trelo так нельзя. Приходится задачу туда-сюда кидать.

Почта в Microsoft Exchange, без всяких Gmail и Яндекс.Почта. Настроены общие контакты, групповые ящики, всё серьёзно. В одном комплекте используем Microsoft Office 365 с офисными приложениями.

Для продаж — EnvyCRM, это система от Алексея Молчанова, который сделал Envybox by Callbackkiller.

Для рассылок — SendPulse, ещё MailChimp. Сам работал с первым, прикольно.

Телефонией не пользуемся, ранее была Callibri, хотим попробовать Яндекс.Телефония. Внутри компании пока не планирую внедрять телефонию, продажи все через меня идут. Всегда всё знаю, а для клиентов будем пробовать сервис Яндекс.

Используем инструменты Adobe Creative Cloud, технологию вёрстки bootstrap и весь технологический стек Microsoft, включая сервера Microsoft Azure, хостинг, платформу разработки, даже хранилище OneDrive и заметки OneNote.

Работаем в Axure для прототипирования, но отходим, сами придумали интересное решение под наши задачи создания интерактивных прототипов, вроде LPgenerator.

Подобными конструкторами сайтов пользовались скорее для того, чтобы понять, как они работают и чем помогут клиентам: Платформа LP, Wix, Флексби, Tilda Publishing. Больше понравилась, конечно, Тильда. И Платформа LP тоже хорошая.

Сервисы обратного звонка пробовали, но что-то не пошло, скорее для клиентов использовали.

Учёт времени ведём, но с точки зрения выполнения задач в срок. Например, надо сделать к вечеру баннер. Чтобы всё было готово, делаем срез каждые 2 часа. Но жёсткого учёта нет, мы не на кассе сидим, лишь бы в срок всё делали.

Бухгалтерию облачную пробовали, сейчас партнёр этим занимается. Как-то «Кнопку» использовали.

И планирую публикации в социальных сетях через PublBox.

Есть ли у вас потребность использовать сервисы для импортозамещения?

Нет, на это внимания не обращаем. Kaiten делают московские ребята, Callbackkiller тоже не импортный... Если бы был аналог Microsoft Office в России, наверное присмотрелись бы. Сейчас нет. ИТ — глобальная штука. «Мы используем Мегаплан, потому что он по-русски называется», — такого нет.

Пользуетесь ли мессенджером в коллективе?

Всеми, кому как удобно, с клиентами тем более. Мне вот Facebook Messenger нравится. Но мессенджеры скорее для связи, дела в них не ведём, для управления проектами есть Trello, всё по задачам. В Telegram Messenger, Viber, Skype, WhatsApp Messenger и других можем обсудить задачу, прикинуть решение, а фиксируем всё в Trello.

Интегрировали ли сервисы между собой?

Можно и так сказать. Заявки с сайта падают сразу в CRM.

Довольны всеми сервисами, не хотите поменять хотя бы один из них?

Всегда просматриваю разные варианты, всякое бывает. Прямо сейчас нет такого, что чем-то недоволен и хочу поменять.

Оплачиваете облака или используете бесплатные тарифы?

Оплачиваем Trello, Exchange и ряд других сервисов. За amoCRM платили, сейчас EnvyCRM используем, она бесплатная. У меня нет желания всё использовать бесплатно. Экономика важнее. Если сервис предоставляет мощные ресурсы, то плачу. Актуальнее другой вопрос: есть ли за что реально платить?

Ваши клиенты участвуют в работе в облачных сервисах?

Конечно, есть внутренние проекты, где сами что-то делаем. Если же клиентам что-то необходимо, то предлагаем доступ к Trello. Но, в основном, это высокоуровневые задачи. Допустим, нужно разработать графический дизайн. Говорим, что сделаем это за неделю, создаём подзадачи: проектирование, редактура, создание стиля и так далее. Клиент получает одну задачу с чек-листом и дедлайном. И смотрит, закрываются задачи или нет.

Работаете с сервисами только в браузере или через приложения?

И так, и так. Точно для себя определил: всем сервисам нужна мобильная адаптация, потому что не всегда под рукой ноутбук, и не у всех сервисов есть приложения. Например, работаю с Chrome на телефоне, вкладки одни и те же с десктопом. Запускаю PublBox, планирую публикации, и хочу с телефона ту же вкладку открыть, а мобильная версия работает не очень хорошо.

Пользуетесь Telegram-ботами?

Пробовал. Но мне это неинтересно, не понимаю я их.

Сколько человек из компании работают в облаках?

От 5 до 15. Есть основной состав, который может большую часть задач закрывать: дизайнер, трафик-менеджер и технолог. Остальные подключаются для разработки баннеров, иллюстрирования, редактуры, проектирования, работ по фронтенду или бекенду, аналитики и прочего.

Чувствуете увеличение эффективности работы по сравнению с необлачными программами?

Мы только облачные сервисы и используем. Нет как такового офиса с локальным сервисом, где что-то хранится. Полностью в интернете, из любой точки мира и из любого помещения могу управлять компанией.

Какие ещё сферы вы бы автоматизировали в работе?

Подбор персонала, чтобы не лазить по нескольким сервисам, размещать кучу вакансий, всё отслеживать. Часть задач нельзя автоматизировать, но можно делегировать, а там уж люди пусть что угодно делают.

И найти сервис для внутренней экономики, моделирования, прогнозирования. Финолог пробовали, но давно. Может, снова будем использовать.

В идеале хочется использовать весь стек Microsoft, чтобы была одна учетная запись на всё. Приходит сотрудник, и уже есть аккаунт с доступом к нужным инструментам.

Что посоветуете начинающим коллегам по бизнесу?

Если компания начинает работать в облаках, и нужно управлять данными в одном интерфейсе, то можно в Trello придумать схему работы, даже HR. CRM туда же можно поместить. Использовать её для фиксации работы, этапов продаж, даже если ведете всего десяток клиентов. С точки зрения экономики стоит обращаться к Финологу.

И мне лично, например, не нравится использовать бесплатные почтовые службы. Неудобна настройка этой системы. Сколько я не пытался, ничего не получилось. Понимаю, что есть специалисты по этим сервисам. Но не знаю, как в Яндексе выгрузить всю почту сотрудника, ведь нужно знать пароль, политики безопасности никак не настраиваются. Вот Exchange — другое дело.

Опять же, всё зависит от уровня компании. Я пришел в малый бизнес из крупного. Даже если я один, но у меня есть несколько уровней, на которых принимаю разные решения, сразу начинаю их конструировать. Поэтому никогда не было бардака внутри компании.

Советую хранить всё в облаке: файлы, проектную документацию. Ноутбук может разбиться, сгореть, украдут, а время на перенос данных должно равняться нулю. Просто авторизовался с другого устройства и получил доступ ко всему. У меня так.

Наталия, какими сферами увлекаешься?

Занималась маркетингом в ИТ-компаниях, но сменила фокус на UX/UI-дизайн два года назад. Сейчас занимаюсь непосредственно этим — и чатботами. Получила интересное предложение, и теперь работаю в австрийской ИТ-компании, которая разрабатывает программы для крупных корпораций, вроде почтовых служб и банков.

Какие сервисы используешь в работе и для каких целей?

За время своей работы пользовалась различными сервисами, включая JIRA, Битрикс24. Из последнего понравились Asana и Trello.

Asana пользовались в стартапе, где закончила работать. Этот сервис нравится больше всех, в том числе дизайном, поскольку, как дизайнер обращаю внимание на то, как сервис сделан и с визуальной точки зрения. О функциональности: можно комментарии добавлять, подключать людей к обсуждению, прикреплять документы, всё остаётся в истории. И не так давно Asana внедрила доски, такие же как в Trello. Предполагаю, теперь разработчикам Trello придется внедрить что-то своё. В Trello тоже работала, но нравится она меньше, немного ограничены функции, зато более визуально представлены задачи.

JIRA тоже неплохая, в ней работаю как раз с программистами в новой компании. Она лучше подходит для ведения каких-либо проектов разработки, в том числе по Agile, Scrum. Asana же подходит для продакт-менеджмента. маркетинга и продаж. Претензий к JIRA нет. Сервисы заточены под разные задачи.

Пользуюсь двумя почтовыми сервисами — Gmail и Polymail, у последнего UX более оптимизирован. Это почтовое приложение для iOS и Mac. Доступны полезные функции: прочитать позже, напомнить о прочтении через 3 дня.

Из хранилищ больше Google Диск. Dropbox тоже.

С CRM конкретно я не работала, но в прошлой компании использовалась Pipedrive. Это крутой продукт, его сделала небольшая команда из Эстонии. Еще слышала хорошие отзывы об Close.io, которая заточена под продажи.

Для заметок, как и все наверное, использую Evernote.

Для тайм-менеджмента пользуюсь техникой Pomodoro. И чатботом для Telegram Messenger. Обычно, работаю спринтами. Это помогает оптимизировать процессы. Учёта не веду. Знаю, что есть специализированные сервисы, но у меня не было такого вида отчётности.

Для основных задач — Adobe Creative Cloud. Нареканий никаких нет, всё работает гладко.

Для прототипирования не использую облачные сервисы. Для совместной работы использовали InVision, но не так много работала. Проблем не заметила.

PSPDFKit SDK — интересный продукт из Австрии для просмотра и редактирования PDF-файлов.

Для оформления презентаций — Prezi, решение из Венгрии. Мне кажется, это самый популярный сервис, в Австрии по крайней мере. Но не так часто делаю презентации.

Каким мессенджером пользуешься в коллективе?

Я всегда, естественно, убеждаю переходить на Telegram Messenger. Несмотря на то, что это не самый популярный мессенджер, в ИТ-среде встречается на многих проектах. Даже чисто австрийские компании пользуются им для внутренних коммуникаций и организации мероприятий.

Slack — классика, там много интеграций. Можно подсоединить аналитику, чатботов и прочее.

Интегрировала сервисы между собой?

Мне очень нравится интеграция между Google Analytics, Slack и Telegram с помощью чатбота Statsbot. Ты можешь запросить число пользователей на сайте, и будет приходить график, не заходя в Google Analytics.

Ещё Telegram с Gmail, через чатбот GmailBot. Все письма приходят мне в мессенджер, могу оттуда их просматривать.

Довольна всеми сервисами, не хочешь что-то поменять?

Я бы, пожалуй, всё это интегрировала в один интерфейс. Пользовалась многими списками задач — Any.DO, Todoist, Хаос-контроль, Doit.im, Wunderlist. Внедрила наконец GTD. Несколько систем заточены под них. И последнее, чем пользуюсь — Things. Мне важна интеграция и работа на Mac и iPhone. Его посоветовал мой друг. Год уже пользуюсь.

В каких-то из этих сервисов камнем преткновения было то, что они не поддерживали интеграцию с Google Календарь. Неудобно, когда нужно заводить задачи в два приложения.

Оплачиваешь облака или нет?

Пользуюсь подпиской Adobe Creative Cloud. Ещё Pipedrive, Axure, Sketch.

Клиенты участвуют в работе в облачных сервисах?

Когда использовали Invision, было такое. Клиенту отправляла ссылку на проект, а он комментировал работу.

И в PSPDFKit SDK. Когда создаешь документ, нет такого, что клиент вносит правки, затем коллеги, а потом ты должен совместить правки разных людей. Все вместе работаем в одном документе, и всё хранится в облаке. И клиентам не нужно ничего устанавливать.

Работаешь с сервисами только в браузере или установлены приложения?

В браузере — Chrome и Safari, чтобы всё автоматически сохранялось и можно было работать с несколькими людьми.

Сколько человек из компании работают в облаках?

Все. Основной костяк — 10 человек.

Чувствуешь увеличение скорости работы по сравнению с необлачными программами?

Да, потому что многие из нас находятся в регулярных поездках по Европе. Если ты ждёшь, пока кто-то отправит материал по почте, то это затормаживает работу. Когда человек делает работу в онлайне, можешь посмотреть этап разработки. Пользоваться облачными сервисами удобно, это позволяет работать удаленно, в разных часовых поясах.

Какие ещё сферы ты бы автоматизировала в работе?

Связала бы почту и календарь. Например, тебе приходит письмо о том, что нужно внести правки в макет. Сразу отправляешь письмо в виде задачи в календарь, в CRM-систему или в Asana. Такая интеграция доступна, но часть текста всё равно нужно копировать.

Далеко не все компании переходят в облака. Как думаешь, это влияет на их эффективность работы?

Если компания интернациональная, работает в различных часовых поясах, то сложно представить, как она работает без облачных хранилищ от качественных поставщиков вроде Google.

С другой стороны, если используешь облачные сервисы, которые не принадлежат твоей компании, то не можешь гарантировать защиту своих данных. Много примеров в политике, шоу-бизнесе, разработке, когда хакеры могут извлечь данные из хранилищ вроде iCloud. Если данные хранятся на твоём сервере, то их проще контролировать и сохранять безопасность. Но я не специалист по ИТ-безопасности, потому мне сложно сказать.

Что посоветуешь начинающим коллегам по бизнесу?

При выборе инструментов важно то, что каждый член команды вложил усилия для того, чтобы работать с этим сервисом. Для интеграции многих сервисов, требуются моральные усилия. Бывает такое, что сервисы внедряются в команду, и нужен период адаптации. Некоторые легко адаптируются к новым сервисам, быстро начинают использовать их в работе, а есть люди, которые предпочитают использовать только почту. Это усложняет совместную работу.

Советую уделить время интеграции, чтобы каждый человек понимал важность использования новых сервисов. Нужно контролировать процесс на первых этапах, не внедрять большое количество сервисов одновременно, делать это шаг за шагом. Стоит начинать с тех сервисов, которые уже проверены другими компаниями. И использовать пробный период перед покупкой сервиса на каждого члена команды.

Амир, чем занимается твоя компания?

Основали esPrezo в мае 2013 года. Сначала это был некоммерческий сайт о презентациях, со всякими полезными ресурсами, собирали лучшие примеры презентаций, писали статьи. Постепенно поняли, что есть спрос на презентации. Реформировали сайт и сделали компанию, которая делает презентации и продвигается с помощью контент-маркетинга в формате статей и видеоуроков. Сейчас это главный русскоязычный сайт, посвященный презентациям. Одна из статей набрала свыше 250 тысяч просмотров. И каждый месяц к нам заходит около 40 тысяч человек.

Начинали с дизайна презентаций. Потом добавили ещё три услуги — сценарии презентаций, подготовка спикеров к выступлениям и корпоративное обучение. Среди клиентов — Сбербанк, KIA Motors, IBS GROUP и другие. Для корпоративного университета Сбербанка делаем, например, стандарт презентаций и много мелких задач для внутренних коммуникаций.

На Лайфхакере и Rusbase публиковали статьи, видеоролики. И давно сотрудничаем с ФРИИ. С первого набора там проводим обучение. Периодически стартапы обращаются за помощью для подготовки к выступлениям.

Какие сервисы используешь в работе и для каких целей?

Начнём с коммуникаций. Очень долго сидели на Яндекс.Почта — в скором надоела, тупой календарь у них, нам перестали приходить приглашения от клиентов. Решили не экономить и платить за Gmail, поскольку с клиентами все коммуникации идут по почте. Ещё через Skype, но больше общаемся по телефону и на встречах.

Внутренние коммуникации в Slack. Я думаю, никого не удивлю. Там неформальные обсуждения, база знаний и прочие полезные штуки. И некоторые административные вещи — постоянно счета выставляем, поэтому создали каналы, один из них просто для хранения номеров счетов, чтобы не ошибиться.

Задачи ведём в Trello. Самый удобный и простой. Всё остальное не нравится для бизнес-задач. Личные дела держу в Wunderlist. Там они привязаны к дате, к списку или идее. От Wunderlist нужно только нормальное отображение списка задач и дел на сегодня. И заметки ещё. Больше ничего. Надеюсь, что Microsoft не сожрёт его, не поглотит и не встроит в какой-нибудь ужасный Microsoft Outlook. Но всё к этому идёт.

Ещё Sunrise Calendar использовали, но его недавно закрыл Microsoft. Уже перехожу на Google Календарь.

Simplenote — для рандомных записей и планирования тренингов. Нет форматирования, простой и быстрый. К примеру, храню результаты «мозгового штурма», список будущих статей, какие-то дополнения, записи по тренировкам на недели и прочее. И даже адреса клиентов туда копирую. И поиск есть. А для личных — Notes на iPhone. Evernote и прочие вещи меня бесят из-за кучи ненужных функций.

MindMeister когда-то использовал. Поскольку делаем презентации, то часто нужны сценарии, их делают копирайтеры с помощью майндмэпов. Сейчас используется XMind, бесплатный, там все функции, которые нам нужны. Есть ещё MindManager, в котором кто-то даже стратегию компании ведёт, и вместо Wunderlist используют. Я увлекался им, но перестал.

amoCRM используем для продаж, там входящие и исходящие лиды, сделки и информация о них. На мой взгляд, тоже удобная и простая. Когда-то подключили бесплатный тариф, ничего не платим до сих пор, только 2 человека занимаются продажами. Но готовы и платить, не проблема.

Счета.Финолог — для выставления счетов. Остальное делает бухгалтер. Мы в это касаться не очень хотим. За небольшую плату можно найти хорошего бухгалтера. Можно, конечно, пользоваться Моё дело, но часто нужно решать сложные вещи, с которыми бухгалтер справится быстрее.

Телефония — Яндекс.Телефония. Когда-то была Zadarma. Она достала. И перешли на Яндекс. Я бы не сказал, что тут проще или существенно лучше, просто стабильнее работает и тарификация доступнее. Еще можно настраивать голосовые приветствия и добавлять добавочные номера для всех сотрудников. Чтобы звонки записывались для прослушивания потом — нужно покупать отдельный тариф.

Для текста куча всяких приложений, которые используют копирайтеры. Тот же Главред, если нужно что-то проверить, не облажался ли ты со стоп-словами. Но я лично не помню когда последний раз использовал, кроме случаев, когда на тренингах рассказываю про него. Во мне уже внутренний главред. Но начинающие ребята постоянно его используют. Не скажу, что он идеальный, но ок. Есть ещё Типограф, редактор Оптима. Я за любой софт с простым интерфейсом. Есть Орфограммка. Лучшей программы для проверки я не нашёл. Microsoft Word или Microsoft PowerPoint не всегда подчеркнут слова. Сейчас Орфограммка стала платной. Есть ещё транслит по-русски, раскладка Бирмана, правила русского языка и Грамота.ру. И иностранными редакторами баловался, Grammarly и Hemingway Editor, но они не для кириллицы, хотя, движок намного лучше Главреда или Орфограммки.

Из хранилищ — раньше был Яндекс.Диск. Сейчас Google Диск. Сам лично использую OneDrive, поскольку есть подписка на Microsoft Office 365, там терабайт. И Dropbox — для отправки мелких вещей.

Сайт на WordPress, продвижением занимается агентство, банкинг держим в Сбербанке. Но недавно открыли счет в Модульбанк — постепенно полностью перейдем туда. У них интерфейс удобнее и мобильное приложение, человечная поддержка.

Хранение паролей — в LastPass. Ещё использую Помидорковый таймер, чтобы следить за своим временем. Поскольку работаю на ноутбуке Lenovo, стоит куча мелких штук: f.lux, который желтит экран, EyeLeo, чтобы я не забывал моргать время от времени и делать перерывы по 5-10 минут каждый час, RescueTime для счёта непродуктивного времени, WasteNoTime, чтобы отслеживать затраченное время на работу, социальные сети, чтение новостей и прочее — сам настраиваешь, какие ресурсы относить к продуктивным, а какие — к деструктивным. И многие другие.

Что используешь для создания презентаций?

Powerpoint, естественно. Все говорят, что он ужасный, но 16-я версия хорошая. Хочу купить Mac, чтобы использовать Keynote. Он проще, в остальном одно и то же. Для структурирования использую Word.

В отличие от дизайнеров у меня нет Adobe Creative Cloud, занимает кучу памяти, постоянно бесит меня. Установлен лицензионный Adobe Illustrator, чтобы просто редактировать векторные файлы. Fontface Ninja — чтобы посмотреть шрифты на сайте, Google Fonts, чтобы скачать их, ищем картинки на Flickr или на прочих фотостоках. Программы вроде Prezi не использую, не совсем то. Использовал Haiku Deck только когда видеоуроки записывал года два назад.

Возникали ли проблемы при поиске CRM-решений?

Всегда сидели на amoCRM, сколько существует агентство. Никогда проблем не возникало, только импорт глючит. Иногда дублируются сделки, но ручками подчищаем. У нас не покупка электроники, поэтому не так много лидов, сделки долгие, бывает годик идут. Огромный канал — рекомендации. Особо не нужна мощная CRM. Например, сегодня написал клиент, которому порекомендовал меня другой клиент, которому тренинг проводили месяц назад. Вот уже завтра встречаюсь, и несколько этапов воронки прошли. Нужен только контроль за лидами. Регулярно освежаем контакты, смотрим на воронку.

Пробовали ли другие менеджеры задач, кроме Trello?

До этого использовали Basecamp очень долго, нравится до сих пор, но понял, что Trello проще и как раз нам подходит. Есть этапы создания презентаций. Всё остальное индивидуально расписываем на регулярных встречах с партнёром, где мы ставим друг другу задачи и контролируем. Пробовал ещё Мегаплан и другие, но слишком сложный интерфейс.

Коллеги Амира — Марк Хлынов, основатель и консультант esPrezo (справа), и Александр Яныхбаш, тренер-консультант по публичным выступлениям (слева)

Интегрировали ли сервисы между собой?

Что-то там интегрировано, где-то. Но не так замечательно, как могло быть. Не огромный поток клиентов, поэтому дико не озабочены. Почта с CRM — точно, и вроде телефония с CRM. Понятно, что в Slack созданы какие-то каналы на основе того же Trello. И прикрепление файлов в CRM из хранилищ.

Но не в этом проблема бизнеса. В том же Wunderlist использую всего пару функций. То же самое со всеми остальными приложениями. Гиковство и посвящение в детали бесполезно.

Доволен всеми сервисами, не хочешь поменять хотя бы один из них?

Яндекс уже с радостью поменяли на Gmail. Ещё не настроена интеграция сайта с amoCRM. Сначала заявка идёт в почту, потом в CRM. Надо это решить. Сайт готовим новый на Tilda Publishing, эта задача тоже есть. В остальном я доволен. Если кто-то выпустит хорошую версию Powerpoint, то тоже буду рад.

Оплачиваешь облака или используешь бесплатные тарифы?

И так, и так. Не проблема за что-то заплатить. Исторически сложилось, что многие вещи бесплатные. Не знаю кто использует эти премиальные функции Trello. В Slack тоже не нужен платный тариф. С CRM так получилось, что больше не нужны другие функции. Почту будем использовать платную. За телефонию платим. Ну и за профессиональный софт.

На каких платформах работаешь с сервисами? Только в браузере или установлены приложения?

50 на 50. Если бы была возможность, всё бы перевёл на десктоп. Так проще контролировать зависание в браузере. Многие приложения десктопные. Но почта не десктопная, CRM тоже нет, телефония, Финолог, банкинг и прочее. Думаю, браузерные штуки — это плохо.

Сколько человек из компании работают в облаках?

У нас все внештатные, кроме трёх. Все — человек 20, работаем через почту, Slack, Trello, для коммуникаций с клиентами и между собой.

Какие ещё сферы ты бы автоматизировал в работе?

Я бы очень хотел эффективнее проводить встречи. Не ездить никуда, а просто телпортировать клиента или себя, чтобы не тратить время на переезды. Скайпы и телеконференции не нравятся. Первые встречи у нас виртуальные, и нет такой программы, которая бы нас развиртуализировала, создала живое присутствие. Если вспомнить «Звёздные войны»... Была бы проекция!

Во всём остальном окей. Я бы, наоборот, некоторые вещи разавтоматизировал, уничтожил бы Powerpoint. Заставил людей рисовать презентации. Софт не всегда помогает, он запутывает и отводит от сути. Те же списки задач используют в 90% не на то. Как ты думаешь, для чего списки задач?

Например, чтобы некоторые вещи не забывать.

Вот видишь, что ты назвал. Это одна из функций. А ключевая? Чтобы завершать дела. Но, чтобы не забывать, работают с заметками. Где-то читал статью про то, что чувак использует Simplenote для списков задач. Уровень осознанности сильно размывается софтом. Начинаешь делать не то. Из-за чего и назвал браузерные программы неэффективными. Заходишь на Facebook, часами зависаешь в почте...

И использую ещё Franz, в котором есть Facebook Messenger, WhatsApp Messenger, Telegram Messenger, Gmail, Slack. Волшебная штука. Офигенно работает.

Может есть какой-то особенный лайфхак при работе с облаками?

Важно понимать для чего используешь конкретное устройство. Ноутбук — для всех рабочих задач, а телефон — больше для нерабочих: для роста осознанности, чтения книжек, музыки и так далее. Нужно просто удалять все программы по работе. У меня нет Slack, и это замечательно. Очень долгое время жил без почты. Нет разницы. Поставил почту, но надо удалить. Она нужна только в экстренных случаях, когда клиент написал что-то важное.

Пользуешься Telegram-ботами?

Пользуюсь тремя:

• SaveBot (@izibot), который помогает скачать видео из Instagram, YouTube, FB. Просто даешь ссылку, а он скачивает тебе видео.
• EGRUL (@egrul_bot), который достает самую свежую выписку ЕГРЮЛ по ИНН компании. Очень удобно, когда юристы со стороны клиента просят срочно прислать учредительные документы и выписки официальные.
• AAAAA robot (@aaaaarobot). Три функции. Правда. Написать аааа, получить ааа, записать аааа. Моя оценка: Ааааааа из 10.

Далеко не все компании переходят в облака. Это влияет на их эффективность работы?

Влияет. Они менее эффективны. С другой стороны, я не думаю, что это главная причина почему они неэффективны. Может, на 0,00005%. Как можем измерить эффективность? Посмотреть на сгенерированную чистую прибыль. Нормальный собственник, заинтересованный зарабатывать больше, перейдёт на все необходимые решения.

Знаешь ли компании, где всё автоматизировано с помощью облаков?

Мне кажется, все молятся на автоматизацию. У большинства вопрос стоит не в том, как увеличить прибыль или выручку, а как что-нибудь автоматизировать. Я бы советовал заморачиваться не на этом, а задавать вопрос, исходя из денежного выражения.

Что ты посоветуешь начинающим коллегам по бизнесу?

Делать бизнес. Мне кажется, в России его очень мало. Все работают на большие замечательные компании, или на маленькие замечательные компании. Сделать что-то самому — таких людей мало. Нужно поднимать задницу, рисковать и делать что-то. Как? Нужно понять в чём ты наиболее хорош и что от этого можно получить. Кто-то становится хорошим бизнес-тренером, если умеет обучать людей. Кто-то, как я, делает презентации. Это ключевая компетенция, мне это нравится. Нужно искать это в себе. Даже если работаете на кого-то, то можно что-то пробовать, тестировать.

Сергей, чем вы занимаетесь и в каких проектах участвуете?

Я занимаюсь интернет-маркетингом и созданием сайтов с 2011 года. Ранее работал менеджером проектов и продуктов в центре онлайн-образования «Нетологии» (лауреат Премии Рунета), построил, наверное, первые и лучший в Рунете на то время блог о дополненной реальности ARNext.ru и продал в 2013 году. Сейчас работаю в качестве Chief Product Officer в Coursmos.

filimonov.vc — это мой сайт, где пишу о том, чем занимаюсь и как эффективнее работать с разными инструментами, сервисами аналитики, и обучаю новичков создавать сайты с нуля на WordPress за 1 день.

Школа рисования arttsapko.ru — это студия рисования моей жены, Анастасии Цапко-Филимоновой,. Она учит людей рисовать онлайн и офлайн. Больше тысячи человек прошли через мастер-классы, курсы, в том числе онлайн, за два года работы. У нас учатся люди со всего мира. До этого она просто преподавала рисование. Идея сделать студию появилась в 2012 году. В 2013 году реализовала её, начала набирать людей и преподавать в своей студии. Сейчас в студии проходят крутые мастер-классы, и мы вкладываем много усилий в онлайн-направление.

Какие сервисы используете для управления проектом?

Мы используем Trello для организации всех наших отделов, в том числе маркетинга, контента. Работаем по принципу kanban, поэтапно организуя проект, с визуализацией, слева направо — от появления идей до завершения задач. Используем командой бесплатную версию, смысла платить нет. Из особенностей — мобильное приложение, потому что жена редко заходит на ноутбук. В основном, всё происходит с мобильного. Уведомления она получает пушами, а я ориентируюсь на email, отслеживаю активность по всем карточкам. Ещё используем Trello для планирования постов в социальных сетях. Если указать карточкам даты и переключиться в режим календаря, то у всех карточек видно где и когда будут посты. Выставляем due date, это и будет датой и временем публикации поста.

Использовали Wunderlist, для совместной работы, но ничего не получилось. Лист, расшаренный на двоих, работает плохо. Списки хороши для фиксации личных задач. Для себя его использую, чтобы заносить мелкие задачи, ещё даты. Прикрепление файлов, комментарии, обсуждения, подзадачи не востребованы.

Redmine устарел, это баг-трекер. Для управления творческим процессом, где много задач и есть этапы, он просто не работает. Это не инструмент, который позволяет сориентироваться в проектах и задачах. Через месяц или два он похож на кладбище задач. Мне кажется, они нужны только для баг-трекинга. Вроде JIRA. Там хоть и есть Kanban, но первоначально это баг-трекер. JIRA кажется слишком сложным для проектов, которые не переросли статус огромной корпорации.

Для большинства средних и малых бизнесов такие системы вредны. Они заставляют тратить время на вещи, которые сейчас неважны. Жёсткое выстраивание процессов по концепции той же JIRA для СМБ нерентабельно. В Trello любой процесс можно составить на лету, за минуту, с помощью списков, описания. В JIRA это потребует админа, который будет настраивать систему. Если же ты работаешь в команде, где все привыкли к телефонам, Instagram, Facebook, то объяснять как работать в этой системе невозможно.

Пользовались диаграммой Ганта, но тоже бесполезная штука, хороша для строительства зданий с чётким проектом и документацией. В проектах творческих, когда нужно на лету принимать решения, искать бизнес-модели, это не работает, как и баг-трекеры. Искал инструменты, читал книжки. Как только прочитал «Слон на танцполе» Грефа и вдохновился визуализацией процесса, так нашёл Trello, с ним и работаю до сих пор.

Какие ещё сервисы используете в работе и для каких целей?

Используем Google Документы, чтобы вместе создавать и редактировать документы, для совместной работы над текстами.

Использую обязательно Google Таблицы с подсчётами показателей бизнеса, различными диаграммами. Не используем продукты Microsoft, они тяжелые и дорогие. Ещё Airtable, как базой данных, чтобы фиксировать записи на занятия и другую часть показателей. Так получилось, что расходы записываем в Airtable. Расходы хорошо «ложатся» на формат базы данных. Категория, сумма расхода, период, комментарий — заранее можно настроить эти параметры. Когда добавляешь новую запись, можно указать тип, категорию. Когда подсчитываешь расходы на маркетинг за всё время, то делаешь это за два-три клика. В таблицах это только для хардкор-юзеров, которые знают все механизмы.

Сервис Эльба используем для ведения бухгалтерии. Она подсказывает что платить и когда. Эльба при этом хороша в экономическом варианте, за 500 руб. в квартал, хоть и много ограничений. Создание документов, актов и счетов заставляет перейти на дорогой тарифный план. Если у тебя полноценный бизнес, выписываешь много счетов, то придётся перейти на дорогой тариф. Но в этом случае Эльба с «Моим делом» становятся равноценными. Я пользовался «Моё дело», но интерфейс кривой, и они накосячили с одним моим платежом, больше не работаю с ними.

MailChimp — для рассылки новостей, событий, в том числе о чём-то срочном. Но это скорее периодические рассылки. Пользуемся платной версией MailChimp. Доступна автоматизация цепочек по событию. Например, первое письмо — приветствие, второе — бесплатные занятия, третье — тоже, четвёртое — скидка.

Tilda Publishing пользуюсь, чтобы делать сайты для клиентов и учить клиентов самостоятельно делать сайты. Это самый лучший конструктор сайтов. Всякие @wix, Vigbo курят в сторонке по сравнению с ней. Она выгодна по деньгам и понятна для клиентов. Некоторые клиенты сами меняют сайты, делают улучшения, не привлекая уже меня. Но всё же в любом конструкторе есть ограничения, которые обойти можно, только построив сайт на более гибкой и мощной платформе. В этом смысле мой выбор — WordPress. Строить сайт на этой системе я учу на своём онлайн-курсе.

Использую Intercom, для автоматизации рассылок, push-уведомлений. В основном, в школе рисования для триггерных писем. Это офигительный сервис для настройки триггеров по огромному количеству параметров, ведения поддержки пользователей в виде чата, который интегрирован на сайте. Клиент может писать менеджеру поддержки через чат, приложение или email.

В Intercom не бывает такого, как в Zopim: некоторые сообщения не появляются на мобильном телефоне, потому что приложение вдруг закрылось. Он всем очень крут, для поддержки клиентов, автоматизации email-кампаний и push-уведомлений, по различным триггерам. Проблема одна — он дорогой: 10 тысяч рублей для компании минимум.

Использовали Amplifr, платили $10, для отложенной публикации Facebook, ВКонтакте, Telegram. У студии рисования Arttsapko есть канал, публикуем новости как раз через этот сервис.

Использую GitHub для хранения кода и DeployBot для автоматизация деплоя с локального сервера на продкшн-сервер. Когда через GitHub делаешь коммит, отправляешь в репозиторий на GitHub, то после этого DeployBot это видит и сам публикует изменения на сервер. Это помогает избежать настройки и проблем с невменяемыми администраторами серверов. Найти нормального администратора — это боль. Они ещё и стоят дорого, долларов 200 будет брать за поддержку, не будет давать никому доступ. Для маленьких проектов лучше самому научиться этому.

Ещё используем сервис Segment, он позволяет настроить отправку событий с сайта на все другие сервисы — MailChimp, Mixpanel, Intercom и другие. Это единый агрегатор событий, информации и аналитики с сайта, которую может отправлять в Mixpanel. Например, если надо отправить события с сайта о том, что человек кликнул на конкретную ссылку, то надо интегрировать 3 разных сервиса. Segment же может это делать, пропуская через себя.

Вместе с ним используем Mixpanel, для аналитики данных и воронок. Но Mixpanel дорогой, есть ограничения по хранению информации. Amplitude дублирует его и позволяет обойти ограничения, просматривая события, выстраивая воронки, собирая профили пользователей. События привязываются к профилям. Для компаний малого и среднего бизнеса он почти бесплатный, за Mixpanel же в любом случае придётся платить, причём много, от $100.

В Coursmos ещё используется Pipedrive, но я за продажи не отвечаю, поэтому что-то сказать сложно. По-моему, он как-то «не идёт».

Пользуетесь ли мессенджером в коллективе и каким?

В Coursmos используем Slack, просто для чата, без особых интеграций, уведомлений других сервисов, ботов. Skype задолбал всех. Хотя и Slack тоже. Он тяжелый. Чтобы позвонить человеку, нужно сделать 300 телодвижений. Хотя, платим за него довольно много — значит, его ценность для нас превышает его минусы.

В школе рисования Arttsapko для общения используем Telegram Messenger, почта крайне (прямо вот крайне) редко. Все в чатах, по отделам. Telegram бесплатный, быстрый, работает на всех платформах, позволяет пересылать файлы в исходном формате. В Slack это жесть, он тугой, но в Telegram не хватает разделения групп и контактов. А так он прекрасен.

Почту использую Gmail и Яндекс.Почта. Основная — Gmail. Раньше использовал Mailbox от Dropbox. Приложение научило меня быстро удалять сообщения. Всегда были пустые входящие. Но произошло странное обновление, стал глючить, затем вообще закрылся. Перешёл после его смерти на обычное приложение Mail на Mac. Понял, что почтовые клиенты работают, только если их поддерживает корпорация. Приложениями сторонних разработчиков не пользуюсь. Сколько не появлялось, их продавали или закрывали.

Из хранилищ использую Google Диск, поскольку есть Gmail. Хотя, иногда Яндекс.Диск, для передачи больших файлов.

Заметки веду на iPhone. Есть и Evernote, там архив, но пользуюсь редко, приложение тяжелое.

Интегрировали ли эти сервисы между собой?

В Coursmos используем Zapier. есть такой интегратор сервисов. Он позволяет интегрировать наш сервис с другими системами. Но мы это делаем скорее для связки сайтов клиентов с сервисами.

Оплачиваете облака или используете бесплатные тарифы?

Оплачиваем Эльба, Slack, GitHub, DeployBot, Segment, Intercom.

На каких платформах работаете с сервисами? Только в браузере или установлены приложения?

И так, и так. Если Github или Slack, то через приложения. Если у сервиса есть приложение, то я скорее выберу приложение.

Сколько человек из компании работают в облаках?

В студии рисования до 10 человек. В Coursmos — до 30.

Чувствуете увеличение скорости работы по сравнению с необлачными программами?

Если взять аналитику, то подсчёт на компьютере занимал бы много времени. В Trello тоже всё происходит быстрее. Мы работаем лишь с клиентом и интерфейсом. Данные отправляются, а о подсчётах думает сервер. Это в любом случае быстрее локального приложения. Но это не касается приложений для обработки видео и фотографий. Для работы сначала весь материал нужно загрузить в облако, а это не очень удобно. Пока. Я думаю, это тоже изменится.

Какие ещё сферы вы бы автоматизировали в работе?

Зарабатывание денег. Если серьёзно, то для всего уж есть инструменты. Какие-то хуже, какие-то лучше.

Может у вас есть какие-то лайфхаки при работе с облаками?

Я призываю не платить за сервисы, пока они не приносят деньги. Нужно пытаться начинать с бесплатной версии. Желание уйти на платную версию с фичами, которые окажутся не нужны, будет ошибкой, особенно если проект ещё не зарабатывает денег. Например, в Intercom платишь за хранение каждого профиля. То есть содержание пользователей в этом сервисе будет обходиться денег. Здесь нужно следить за тем, чтобы средние расходы на содержание пользователи были ниже средних доходов, которые он приносит.

Далеко не все компании переходят в облака. Как думаете, это влияет на их скорость работы?

Те, кто ещё не в облаках, теряют время на процессы, на которые конкуренты тратят времени меньше. Если взять редактирование документов, то понятно, что изменения, пересылка файлов, согласование и прочее съедают время. Если использовать SaaS и совместную работу в режиме реального времени, то можно существенно сократить время на коммуникации, хранение данных и так далее. Вообще деньги и скорость сильно взаимосвязаны. Выигрывает тот, кто быстрее внедряет более эффективные решения.

Что вы посоветуете начинающим коллегам по бизнесу?

Юрий, чем вы занимаетесь?

Я дизайнер, уже много лет работаю удалённо из Петербурга для московской концертной площадки. Для других концертных организаций создаю афиши, видео, материалы для вэба. Раньше было много фэша, сейчас флэш умер. Также занимаюсь созданием сайтов с командой людей. Это некая виртуальная студия. Занимаемся разработкой фирменных стилей, дизайном.

Нет формальных команд. Берём проекты — делаем. Достижения выделять не буду. Начал недавно накидывать портфолио в виде сайта, но времени на это не хватает. Подумал, что пусть будет сайт простой, чем не будет никакого. Чтобы отправлять заказчикам, и они оценивали опыт.

Какие сервисы используете в работе и для каких целей?

Постоянно ищем удобные сервисы для планирования. В какой-то момент остановился на Asana, для себя. Не столько для групповой работы, а скорее для личного списка задач. Удобная разбивка по проектам, задачам и лёгкий интерфейс.

Совместно ведём большой проект сайта, где программисты работают в Trello, а на основной работе ребята тоже решили подключить систему планирования, начали тестировать Зеттаплан. Получилось, что стал работать сразу в трёх сервисах. Свои проекты — в Asana, на основной работе — в Зеттаплан и по большому проекту — в Trello. Таким образом, мне удобно на практическом примере смотреть как и что работает, сравнивать.

Зеттаплан не очень пошёл, по каким-то причинам. Он мне понравился, но остальные ребята несильно увлеклись. Смысл в том, чтобы там велась командная работа, все вели дела. Но, если кто-то продолжает записывать задачи где-то в Google Документах, то этот разброд не позволяет переключиться на планировщик. Сейчас Зеттаплан под вопросом, закончился тестовый период, дальше нужно платить. Нужно решить оставим ли. Сомневаемся в его необходимости.

С Asana не собираюсь соскакивать. Личные проекты комфортно вести. Trello тоже мне понравился. хороший для веб-проектов, и готов пользоваться дальше. Один я им пользоваться не буду, но для совместных проектов может быть.

Почта — Gmail, рабочая и личная там. Давно уже исчерпал лимит и плачу. 15 ГБ быстро заканчиваются, так или иначе, пока идёт пересылка файлов. Если переходим в Зеттаплан , то это снимает необходимость платить за почту и объём и работать в Google, и получаем вдобавок функциональность почты и планировщика.

На Asana бесплатный план не ограничивает пространством. Командой до 15 человек можно пользоваться неограниченным пространством, для этого не нужно подписываться ни ни какой Зеттаплан , но в Asana нет русского языка. Мне комфортно, но не все российские пользователи готовы привыкать к английскому интерфейсу. Для кого-то это критичный вопрос.

И смотрел Битрикс24, очень достойная альтернатива. Она значительно лучше Зеттаплана. Я толком ещё не пробовал, но первые впечатления положительные.

В работе использовали другие системы?

Года три назад в другом агентстве внедрял систему украинских разработчиков, Worksection. Я недолго там работал. Вели там дела. Но как ушёл из агентства, так и забыл про неё. И желания возвращаться не возникало. Она не показалась мне удобной. Все системы, на которых я сейчас работаю, значительно лучше. Но всегда это вопрос личного комфорта и предпочтений. Кому-то абсолютно точно подходит Basecamp, но мне лично не нравится. Сложно объяснить почему. В Asana вроде ничего нет особенного, лёгкая и простая. И, опять же, кто как привык работать.

В Asana строю задачи от заказчиков по проектам. В Trello система карточек хороша для контроля разработчиков: понятно, что происходит в настоящий момент, какие этапы, но для себя мне не хотелось там строить списки задач. Если я увижу что-то ещё удобнее, то спокойно переключусь. С лёгкостью пробую новые сервисы.

В Облако@Mail.Ru скидываю архивы. На запуске сервиса давали 1 ТБ, им и пользуюсь. Яндекс.Диск — для текущих рабочих задач, синхронизируются рабочие файлы. Поскольку работаю с удалёнными заказчиками, то сохраняю и сразу отправляю ссылку. Google Диск не кажется удобным. Но, поскольку там почта, то приходится за эти сервисы платить.

Dropbox — самое удобное хранилище для быстрого обмена файлами. Хоть там всего 10 ГБ, но очень активно использую. Не знаю как на Windows, но на Mac можно быстро скопировать ссылку в процессе загрузки файла и отправить. Никто толком больше не реализовал эту функцию. В остальных нужно ждать окончания загрузки. Когда нужно быстро отправить ссылку, Dropbox незаменим. Поэтому стараюсь, чтобы там всегда оставалось свободное место для отправки файлов. Но, тем не менее, Яндекс тоже бесподобно выполнен.

Концерт в GLAVCLUB

Пользуетесь CRM, учётом времени?

Активной работы по клиентам нет, поэтому CRM не использую. Если будем расти, наверное займёмся этим. Учёт же рабочего времени использую при работе с исполнителями. Сам такие системы не применяю, не продаю своё время за часы. Берём проекты и рассчитываемся за проекты. Я держу в голове примерную стоимость работ, но считаю, что схема учёта времени для развития ущербна. Если хочешь расти, то рассчитывать работу в часах не очень правильно.

Пользуетесь ли мессенджером в коллективе и каким?

Whatsapp в основном. Для работы активно использую Skype: для звонков, коллективных чатов. Мне Skype не нравится, но в нём очень многие люди работают. Whatsapp люблю за десктопную версию, поэтому быстрые беседы веду там.

Но кто где сидит. Если человек предпочитает ВКонтакте, то и не вытащишь его оттуда, или Facebook. Это самый неудобный способ. Но стараюсь минимизировать социальные сети.

Самый правильный — электронная почта. Диалоги перевожу туда, чтобы быстро восстановить цепочки и темы. Какое-то время применял почту как список задач, когда не использовал другие системы. Непрочитанное письмо равнялось задаче. И долго так жил. Почты может быть достаточно, но в таком случае невозможно планировать и сортировать задачи. Существуют приложения, которые превращают ящик в список задач. Но почта должна быть почтой, общение по проектам удобно вести именно там.

Интегрировали ли сервисы между собой?

Например, Asana с календарём Google, когда у тебя задачки попадают в календарь? Но это не работа, а фикция. Всё равно тебе нужно зайти в планировщик, оценить задачи, а напоминалочки не очень работают. В Зетталлане тоже есть синхронизация с календарём. Но это не мотиватор.

Оплачиваете облака или используете бесплатные тарифы?

Сервисы Google — $2 в месяц, Яндекс — 800 рублей в год, и всё. Планировщики бесплатные, нет больших команд, а дополнительные опции не нужны. Думаем переходить на платный Зеттаплан, но, хоть для компании это недорого (18 тысяч в год), но надо ли — непонятно. В той же Asana эти функции бесплатные.

Winebook

Ваши клиенты участвуют в работе в облачных сервисах?

Помню косяк с Worksection, когда вели проект с Газпромом. Отправили клиенту приглашение. Они зашли, начали всё смотреть, возник конфуз: они увидели то, что не должны были. Возможно, это удобно, если правильно настроить доступ, особенно, если клиенты грамотно используют систему. Я сам только за то, чтобы самостоятельно подключиться. Но пока сталкивался с такой совместной работой на уровне конфуза.

На каких платформах работаете с сервисами?

Предпочитаю браузерные сервисы. Даже Skype в браузере, но он в нём криво работает.

Сколько человек из компании работают в облаках?

Над проектом работает не больше четырёх человек. Далеко не все работают в облаках. Если задача выполняется, она забывается. Пример: подключились 10 человек к Зеттаплану, но я не увидел большой активности среди коллег. Я с удовольствием использую, мне очень помогает. Но, видимо, не всем удобно. Когда внедряли Worksection, наблюдал более активный опыт совместной работы.

Какие ещё сферы вы бы автоматизировали в работе?

Хороший был опыт по заведению опросников, брифов в Google Формах. Создал всего один. Стоило бы развить эту тему для автозаполнения: чтобы человек получал ссылку, а я — бриф на почту. Сейчас работаем с брифом только на разработку веб-сайта. Но его нужно развивать, чтобы ускоряло процесс. Это реально удобно. Как для создания брифа самого по себе, так и для восприятия заказчика.

Чувствуете увеличение скорости работы по сравнению с необлачными программами?

Разумеется. Когда только Dropbox появился, я был главным адептом продвижения. Ничего удобнее не существовало в мире, для быстрого обмена файлами. Предлагал всем, набрал лишних гигабайт, подсадил друзей.

Но и по организации проектов облака помогают, но это личное дело. Кому-то, кто ведёт бизнес, удобно всё вести в блокнотике. Облака им не нужны. Поскольку я всё время сижу за компьютером, то мне удобнее видеть задачи перед глазами, мне помогает.

Если те пользователи с блокнотиками не переходят в облака, то, как думаете, это влияет на их скорость работы?

Личное дело каждого. Вот посади людей за такую программу, и они больше времени потратят на обучение. Разного рода облачные сервисы созданы исходя из потребностей и взглядов разных людей. У всех свои последователи. Кому-то — блокнотик. Если у людей бизнес двигается, то всё хорошо.

Максим, можно пару слов о том, чем занимается ваша компания?

Мы любим делать крутые сайты и фирменные стили. У нас есть чёткие процессы, в которые мы верим, так и работаем. Все давно в этой сфере, но под одной крышей с 2012 года. Мы очень разные, но всё-таки вместе. Нам доверяют ОЭЗ «Алабуга», компании Danaflex, ICL Services, «Казань Арена», а также магазины, строительные и торговые компании, и даже СМИ. Для нас все проекты — важные и крупные. Из последних — онлайн-газета «Реальное время», от фирменного стиля до бэкенда сайта.

Какие сервисы используете в работе и для каких целей?

Сбор и хранение информации по проектам и общение с клиентами у нас происходит в Basecamp. Там же раньше создавали и закрытые дискуссии по проектам, только для своих, но в итоге разделили эти вещи и ушли в Slack. Там общаемся внутри рабочих групп по каждому проекту. Но управление проектами и учёт времени по задачам ведём в Planiro. Кстати, разработка компании из нашего же города Казань.

Почта — на Gmail. Разные специалисты используют по-разному. Дизайнеры — для отправки макетов арт-директору на согласование и как дополнительный задачник. PR-менеджер — для общения с внешней аудиторией, СМИ и партнёрами. В остальных случаях — для согласования каких-то решений с руководством или отправки официальных документов. Кроме того, менеджеры проектов и руководство пользуются системой «Чистый ящик» (Mailbox), остальные справляются в браузере или через приложения.

Для учёта клиентов и продаж пользуемся amoCRM. Хранилище у нас своё. Ещё пользуемся Google Документами.

Пользуетесь менеджерами задач? Помогает?

Да, Planiro. Менеджерам помогает видеть все задачи и их статус, рассчитать время для будущих проектов, выгрузить подробные отчёты для анализа. В будущем будем высчитывать по ним бонусы сотрудникам. Специалисты видят свой план на день, неделю и месяц, обозначают те самые статусы, показывают результат работы.

Пользуетесь мессенджером в коллективе?

Skype часто используем для связи с клиентами из других городов. Между собой ведём чаты в Skype и WhatsApp. И помногу. Кого раздражает — отключают уведомления и не перечитывает всю переписку. Кто-то наоборот так расслабляется, между делом, веселится и заодно узнаёт что-то новое. Студии подобно нашей полезно и то, и другое. И хоть мы фанаты вэба в работе и жизни, без живого общения никуда.

Basecamp и Planiro похожи в работе, или нет?

Нет, они совсем разные. Basecamp — это такая социальная сеть и только для клиентов. Почти все быстро разбираются, что там как, это радует. Если нет, менеджер проекта — в помощь. Там дискуссии и протоколы встреч. Planiro — это задачник и только для нас. В amoCRM же работаю только я.

Можете ли сказать какие есть полезные фишки в этих трёх системах именно для вашей компании?

Кажется, дизайн-студии могут выступать главными экспертами в выборе систем. Потому, что кроме удовлетворения наших задач в бизнесе, ещё важно, чтобы они были красивыми, продуманными до мелочей и быстрыми. Чтобы и кнопочки были видны там, где надо. Чтобы быстро найти нужный проект и ветку обсуждения. Чтобы все файлы прикреплялись разом, и был прелоадер. И так далее. Когда вся работа в «облаках», лишние раздражители ни к чему. Дизайн — это не обложка, а основа. Если вы кайфуете от работы в системе, значит разработчики сделали всё правильно.

Если говорить об удобствах каждой именно для нас, то, пожалуй, в Basecamp — это крупный предпросмотр картинок прямо в ленте и интуитивно понятные дискуссии, а в результате и лучшее взаимопонимание с клиентом. Planiro — чек-листы внутри задач, что особенно удобно для мелких правок, и фиксация затраченного времени. В amoCRM просто нет ничего лишнего.

Интегрировали ли эти три сервиса между собой? Связали ли их со Slack?

Каким образом используете Google Документы и насколько активно?

Весь контент для проектов собирает, редактирует или пишет с нуля копирайтер в Google Документах. Затем контент согласовывается и используется всей рабочей группой — от прототипа до рабочего сайта. Автор документа даёт необходимые права другим задействованным участникам. Календари мероприятий, план корпоратива, даже некоторые бюджеты — там. А ещё новые опросы и стандартные анкеты для сотрудников при приёме на работу.

Slack, Skype, да ещё WhatsApp. Не возникает желания попросту объединить их?

Наоборот, разделить — вот решение. Сначала был только Skype, но там все вопросы смешивались в кучу. Важного не найти или легко перескочить с важного на неважное. Теперь Skype — только для неформального общения в офисе, WhatsApp — для общения на досуге с мобильного. Мы очень дружны, так что прислать фото с отдыха или что-то любопытное с прогулки по городу — обычное дело. Slack у нас не так давно, но уже показывает высокую эффективность. Там идёт внутреннее обсуждение только по работе и по конкретным проектам.

Довольны всеми сервисами, не хотите поменять хотя бы один из них?

Мы много раз меняли задачник, надеюсь, больше не будем. WhatsApp пытались заменить на Telegram, но побаловались наклейками и бросили. Но, думаю, всё-таки заменим его, не выдерживает.

Оплачиваете облака или используете бесплатные тарифы?

Оплачиваем Basecamp, Planiro, amoCRM и сервисы Google.

Облака применяете только в работе или для всех дел?

Бытовые, корпоративные вопросы и развлечения в облаках. В Slack у нас есть канал «Умное утро», например. Так называется наше внутреннее образовательное мероприятие. Там мы обсуждаем ближайшие темы, идеи, предложения.

Почти все сотрудники используют другие облака для личных дел, в основном хранилища и почту. Если кто-то расшарит заметку из Evernote, например, мы не растеряемся. Но и за рабочий документ не примем. Нужно разделять системы.

Примерно сколько раз в день обращаетесь к ним?

Это как средняя температура по больнице. В целом с утра все всё проверяют, видят план на день, дальше по необходимости. Менеджеры вообще не выходят из Planiro и Basecamp. У всех настроены уведомления из систем и чатов, кому как нужно и удобно. Командная работа дизайн-студии не в «облаке» — страшный сон. Тут нечего сравнивать. Чем больше сфер автоматизируем, тем быстрее идёт работа.

Какие ещё сферы вы бы автоматизировали в работе?

Пока хватит. Думаем, мы нашли оптимальный набор. И люди должны успевать адаптироваться. Но разработчики «облаков» не дремлют. Если завтра появится какой-то сервис, который обещает отправить на седьмое небо, то всем придётся туда переходить и тестировать. Без этого непонятно, подходит ли нам эта среда. Главное, чтобы сотрудники поддерживали. Это автоматизировать невозможно. Также как и дизайн. Так что каждому специалисту — свой набор и настройки.

Далеко не все компании переходят в облака. Как думаете, это влияет на их скорость работы?

Да, на скорость и продуктивность.

Какие сервисы используете в работе и для каких целей?

В Gmail — почта и to do в одном — каждое письмо является отдельной задачей, которую надо выполнить. Яндекс.Диск и Dropbox — для хранения личных и рабочих файлов, чтобы были доступны со всех устройств и находились в безопасности в случае поломки ПК. Google Keep — для заметок. Trello — для сбора, анализа и обработки задач. Evernote — для хранения архивных данных, включая статьи, мысли, идеи, личные записи и прочее, в чём нет постоянном необходимости, но иногда это надо «вспомнить».

Пользуетесь ли мессенджером в коллективе и каким?

WhatsApp Messenger, Telegram Messenger, Hangouts, Skype.

Вы ими довольны, не хотите поменять хотя бы один из них?

Все устраивает, не могу отказаться, так как этими мессенджерами пользуются люди, с которыми общаюсь.

Оплачиваете «облака» или используете бесплатные тарифы?

Все на бесплатных тарифах, где-то бонусы за привлечение пользователей. Например, на Dropbox и Яндекс.Диск получил много места за то, что привлекаю новых пользователей через статьи в блоге. Пробовал платные тарифы для некоторых сервисов, но практической пользы от этого не получил, хватает бесплатной функциональности, платная просто не использовалась.

На каких платформах работаете с сервисами? Только в браузере или установлены приложения?

Браузер (Chrome), Windows, Android, редко iOS.

«Облака» применяете только в работе или для всех дел?

Облака для всего. И личное, и работа. По сути, для меня это универсальная сетевая «флэшка» на несколько десятков/сотен гигабайт, которая позволяет иметь доступ к данным с любого устройства и сохранять эти данные в безопасности на случай поломки ПК.

Примерно сколько раз в день обращаешься к ним?

Все храню только в папках облачных хранилищ, сервисы используются постоянно для работы — по сути в них и работаю.

Сколько человек из компании работают в облаках?

Все.

Чувствуешь увеличение скорости работы по сравнению с необлачными программами?

Тут скорее вопрос в удобстве. Записал заметку на телефоне по пути куда-либо, она появилась на компьютере, обработал по приходу в офис. Потом на телефоне/планшете могу дополнить, находясь где-то в другом месте, когда пришла новая мысль. И так далее.

Может у вас есть какой-то особенный лайфхак при работе с облаками?

Да вроде нет, все как обычно. Просто пользуюсь и все.