Актуальные статьи из мира IT и бизнеса

Алексей, над каким проектом работаете сегодня?

Click-Storm.com — киберспортивная платформа для создания турниров, событий, поиска команды, с базой гайдов. Несколько лет назад привлекли инвестиции венчурного фонда Ruvento. Помимо стартового финансирования, получили крайне важную экспертизу по работе на западных рынках.

Полтора года работали в Сингапуре при поддержке того же Ruvento, затем вернулись в Россию и прошли акселератор ФРИИ, чтобы добрать компетенции. Теперь проводим мероприятия в Москве и Казани. Например, в Иннополисе организовали третий по счету фестиваль «Кибериада», в этом году снова устроим. В Москве сотрудничаем с Media Markt: провели турнир в декабре.

Работаем с корпоративными клиентами, заключаем спонсорские контракты. Также делаем white-label решения.

Какие сервисы используете в работе и для каких целей?

Pivotal Tracker и Asana использовали. Первый для технической команды, второй — для бизнес-задач. Но, когда людей немного, трекер использовать смысла нет: только для записи технических заданий. В стартапе всё быстро меняется, поэтому порой задачи ставим прямо в чате..Я помню, что каждый должен сделать, а человек помнит срок. Когда сроки горят, это самый оптимальный способ управления.

Pivotal нужен при росте команды, к чему приводит рост финансовых потоков. Сейчас последние снизились в России. Возможно, в сегменте сервисов для бизнеса вы это не почувствовали, а у нас в сфере развлечений люди стали меньше тратить денег: втрое упали продажи компьютеров и ноутбуков в России. Меньше стали покупать устройства в 2016 году, на 20-25 % по сравнению с 2015 годом. Поэтому команду сжали, выполняем больше задач, но меньше реинвестируем в развитие платформы.

Команду нужно тренировать на использование инструментов, но ей это надоедает. Поэтому дисциплину стоит насаждать, но делать это следует, когда структура компании уже устойчива.

Мегаплан давно пробовали. Вроде бы удобно, но слишком много функций. С некоторыми фрилансерами работаем прямо в Skype. Они любят приглашать в свои системы, вроде Битрикс24 или Basecamp. Тяжело пересаживаться, регистрироваться, с интерфейсом разбираться. А если приглашаешь человека в Pivotal Tracker, то ему неудобно.

Для постановки личных задач использовал Wunderlist. Долго выбирал сервис для заметок. Evernote пользовался, но не прижился. Недавно обнаружил Google Keep. Оказалось, он синхронизируется с компьютером, и прост в использовании.

Пытались использовать Microsoft Office 365, который достался по программе Microsoft BizSpark, но совсем не прижился. Сложно и непонятно.

Для создания прототипов использовал Bootstrap, а для рисования диаграмм вроде Balsamiq Mockups. Сейчас ничем из этого не пользуюсь.

Поскольку общаемся с заказчиками, и у каждого свой набор инструментов, к которому команды привыкли, то приходится использовать то, чем умеют пользоваться все. Нельзя сказать человеку, который платит деньги, что мы привыкли вот в этих вот сервисах работать, а тех не будет.

Какими бы продвинутыми мы ни были, заказчик этого не понимает. Если пришлешь файл в формате Microsoft PowerPoint, он его отредактирует и вернёт. Если, наоборот, пришлёшь ссылку на расчеты и план проекта из сервиса Google Документы, то спросят, что это. Не все к онлайн-сервисам приучены.

Ещё Google Календарь, Gmail используем, сервисы Яндекса были, но они не совместимы с международной инфраструктурой.

Для рассылок — MailChimp и SendPulse, второй дешевле. Mailchimp продолжаю использовать в бесплатном режиме, для отправки информации ключевым партнёрам, регулярных апдейтов, для остального Sendpulse.

Пользуемся Эльба, у меня там ИП. Удобна поддержкой. Изучаю ещё Документовед, вроде удобный, но дороговат.

Была бухгалтерия Небо, но они работали в ручном режиме. В бизнес-инкубаторе оформляли бесплатную подписку для резидентов. Нас тоже зарегистрировали, ко мне приставили бухгалтера. Претензий не было, хотя сервис обещал быть облачным.

Телефонией и АТС пользовались, SIPNET. Сейчас ничего не используем.

Пользовались сервисами с целью импортозамещения?

Подключали сервис Cloudflare, стоит 20 долларов в месяц, трафик пропускает, сжимает изображения, защищает от DDoS-атак, у них 4 миллиона сайтов, а адресов 200 тысяч. Сайты делят одни и те же IP-адреса. Однажды по предписанию заблокировали сайт со спортивными ставками, IP-которого находился на IP-адресе Click-Storm.com. Провайдеры могут блокировать по IP-адресам или доменным именам. Нам пришлось переезжать на другой адрес. Он каждый раз случайным образом выдаётся.

Представители «Росреестра» ответили: «Пользуйтесь российскими сервисами защиты от DDoS.» Но конкурентоспособных сервисов в России по цене пока нет.

Пользуетесь CRM?

Пробовал разные, еще все деньги сразу просят. Подходит Fcuking Easy CRM. К нам в Москву приезжал основатель, Антон Гладков, он ранее работал в Aviasales. Сервис сделал хороший, только не доходит до стадии монетизации. Для меня это простая и понятная система, решает две главные задачи:

1. Супервайзинг: как руководитель отдела продаж смотришь, что делают коллеги.
2. CRM поднимает клиентов: контакт, с которым раньше всего общался, появляется выше.

Кроме Skype, пользуется ли команда другим мессенджером?

Перешли на Slack однажды, когда не работал Skype. Потом он ни разу не пригодился. Skype устраивает. Конечно, нельзя так красиво обмениваться документами, подключать интеграции. Но большинство бизнес-контактов в Skype, всё равно нужно держать открытым. И позвонить пока только Skype позволяет. Возможно, перейдем на Telegram Messenger.

Интегрировали ли сервисы между собой?

В Slack устанавливали бота от Pivotal, но удалили. Больше нет.

Оплачиваете облака или используете бесплатные тарифы?

Два года платили за Pivotal, но сейчас уже нет. Плачу только за Google G Suite, 5 долларов за аккаунт. Ещё бы Feasy оплачивал, но сервис в тестовой версии.

Работаете с сервисами только в браузере или установлены приложения?

В браузере. Pivotal ставил на телефон, хоть официального приложения не было. На телефоне у меня Google Диск и Skype, из прочих — 2ГИС, Uber, Gett, Метро, TouchPal, социальные сети. Ещё Asana устанавливал. Но проблем с коммуникацией нет, поэтому удалил.

В декабре провели два фестиваля подряд, ничего кроме Skype и ВКонтакте не использовали. Чек-листы находились в Google Документах.

Сколько человек из компании работают в облаках?

Максимум было человек 12, минимум — 6.

Чувствуете увеличение эффективности работы по сравнению с необлачными программами?

Конечно. Я страдал, когда приходилось обмениваться с заказчиком изменениями Excel-файлов. Это тяжело.

Еще часть зарубежных партнеров пользуется сервисами для подписи документов, например, DocuSign. В России это не особо популярно, но штука полезная. Например, партнеры присылают PDF-документ, просят подписать. Я открываю его, вижу, где подписывать. В сервисе уже установлена цифровая подпись. Я ее проставляю, и за два клика партнёр получает подписанный документ.

Другие сервисы, вроде Pivotal, действуют на подсознание, отбирают время, а этот реально экономит.

Какие ещё сферы вы бы автоматизировали в работе?

Бухгалтерию, оформление командировок, подписание. Сервисы вроде «Госуслуг» требуют то подпись, то к нотариусу сходить.

Например, нужно продать долю в ООО третьему лицу, инвестору. Куча бумаг, «Документовед», опять идти к юристу, нотариусу. Инвестор занят, я тоже работаю с клиентами. «Российский Docusign» решил бы эту проблему.

Во ФРИИ летом ездили, нашли кучу проблем: казанские нотариусы не знают, что такое инвестиции. Потерял целый день. Смотрели на меня недоверчиво:

Московские всё быстро сделали.

Это не единичная ситуация. В Тамбове у другой команды повторилась проблема. Всего в городе 26 нотариусов, они обошли 13, и никто не зарегистрировал сделку.

Возможно, крупная компания решает проблему секретаршей. В стартапе не можешь себе ее позволить, и как руководитель должен понимать все процессы: один раз пройти, понять, что подписываешь, и контролировать ситуацию. Тут бы облачный сервис помог.

Знаешь ли другие компании, которые автоматизировали работу с помощью облачных сервисов?

Один наш партнёр использует ПланФикс для постановки задач. Сервис встраивается в удобный сценарий: ставят тебе задачу, она приходит на электронную почту. Когда отвечаешь на письмо, задача обновляется в трекере.

Мне понравилось: заставили пользоваться системой, но от меня не потребовалось никаких усилий. Один раз вошёл, потом общались по почте.

Что посоветуете начинающим коллегам по бизнесу?

Пользуйтесь Feasy, это простой способ, который научит регулярно звонить клиентам и дожимать сделки. Если в команде несколько программистов, то для самодисциплины подойдут Pivotal Tracker или Asana. И, конечно, нужна система для бухгалтерии, та же Эльба.

Амир, чем занимается твоя компания?

Основали esPrezo в мае 2013 года. Сначала это был некоммерческий сайт о презентациях, со всякими полезными ресурсами, собирали лучшие примеры презентаций, писали статьи. Постепенно поняли, что есть спрос на презентации. Реформировали сайт и сделали компанию, которая делает презентации и продвигается с помощью контент-маркетинга в формате статей и видеоуроков. Сейчас это главный русскоязычный сайт, посвященный презентациям. Одна из статей набрала свыше 250 тысяч просмотров. И каждый месяц к нам заходит около 40 тысяч человек.

Начинали с дизайна презентаций. Потом добавили ещё три услуги — сценарии презентаций, подготовка спикеров к выступлениям и корпоративное обучение. Среди клиентов — Сбербанк, KIA Motors, IBS GROUP и другие. Для корпоративного университета Сбербанка делаем, например, стандарт презентаций и много мелких задач для внутренних коммуникаций.

На Лайфхакере и Rusbase публиковали статьи, видеоролики. И давно сотрудничаем с ФРИИ. С первого набора там проводим обучение. Периодически стартапы обращаются за помощью для подготовки к выступлениям.

Какие сервисы используешь в работе и для каких целей?

Начнём с коммуникаций. Очень долго сидели на Яндекс.Почта — в скором надоела, тупой календарь у них, нам перестали приходить приглашения от клиентов. Решили не экономить и платить за Gmail, поскольку с клиентами все коммуникации идут по почте. Ещё через Skype, но больше общаемся по телефону и на встречах.

Внутренние коммуникации в Slack. Я думаю, никого не удивлю. Там неформальные обсуждения, база знаний и прочие полезные штуки. И некоторые административные вещи — постоянно счета выставляем, поэтому создали каналы, один из них просто для хранения номеров счетов, чтобы не ошибиться.

Задачи ведём в Trello. Самый удобный и простой. Всё остальное не нравится для бизнес-задач. Личные дела держу в Wunderlist. Там они привязаны к дате, к списку или идее. От Wunderlist нужно только нормальное отображение списка задач и дел на сегодня. И заметки ещё. Больше ничего. Надеюсь, что Microsoft не сожрёт его, не поглотит и не встроит в какой-нибудь ужасный Microsoft Outlook. Но всё к этому идёт.

Ещё Sunrise Calendar использовали, но его недавно закрыл Microsoft. Уже перехожу на Google Календарь.

Simplenote — для рандомных записей и планирования тренингов. Нет форматирования, простой и быстрый. К примеру, храню результаты «мозгового штурма», список будущих статей, какие-то дополнения, записи по тренировкам на недели и прочее. И даже адреса клиентов туда копирую. И поиск есть. А для личных — Notes на iPhone. Evernote и прочие вещи меня бесят из-за кучи ненужных функций.

MindMeister когда-то использовал. Поскольку делаем презентации, то часто нужны сценарии, их делают копирайтеры с помощью майндмэпов. Сейчас используется XMind, бесплатный, там все функции, которые нам нужны. Есть ещё MindManager, в котором кто-то даже стратегию компании ведёт, и вместо Wunderlist используют. Я увлекался им, но перестал.

amoCRM используем для продаж, там входящие и исходящие лиды, сделки и информация о них. На мой взгляд, тоже удобная и простая. Когда-то подключили бесплатный тариф, ничего не платим до сих пор, только 2 человека занимаются продажами. Но готовы и платить, не проблема.

Счета.Финолог — для выставления счетов. Остальное делает бухгалтер. Мы в это касаться не очень хотим. За небольшую плату можно найти хорошего бухгалтера. Можно, конечно, пользоваться Моё дело, но часто нужно решать сложные вещи, с которыми бухгалтер справится быстрее.

Телефония — Яндекс.Телефония. Когда-то была Zadarma. Она достала. И перешли на Яндекс. Я бы не сказал, что тут проще или существенно лучше, просто стабильнее работает и тарификация доступнее. Еще можно настраивать голосовые приветствия и добавлять добавочные номера для всех сотрудников. Чтобы звонки записывались для прослушивания потом — нужно покупать отдельный тариф.

Для текста куча всяких приложений, которые используют копирайтеры. Тот же Главред, если нужно что-то проверить, не облажался ли ты со стоп-словами. Но я лично не помню когда последний раз использовал, кроме случаев, когда на тренингах рассказываю про него. Во мне уже внутренний главред. Но начинающие ребята постоянно его используют. Не скажу, что он идеальный, но ок. Есть ещё Типограф, редактор Оптима. Я за любой софт с простым интерфейсом. Есть Орфограммка. Лучшей программы для проверки я не нашёл. Microsoft Word или Microsoft PowerPoint не всегда подчеркнут слова. Сейчас Орфограммка стала платной. Есть ещё транслит по-русски, раскладка Бирмана, правила русского языка и Грамота.ру. И иностранными редакторами баловался, Grammarly и Hemingway Editor, но они не для кириллицы, хотя, движок намного лучше Главреда или Орфограммки.

Из хранилищ — раньше был Яндекс.Диск. Сейчас Google Диск. Сам лично использую OneDrive, поскольку есть подписка на Microsoft Office 365, там терабайт. И Dropbox — для отправки мелких вещей.

Сайт на WordPress, продвижением занимается агентство, банкинг держим в Сбербанке. Но недавно открыли счет в Модульбанк — постепенно полностью перейдем туда. У них интерфейс удобнее и мобильное приложение, человечная поддержка.

Хранение паролей — в LastPass. Ещё использую Помидорковый таймер, чтобы следить за своим временем. Поскольку работаю на ноутбуке Lenovo, стоит куча мелких штук: f.lux, который желтит экран, EyeLeo, чтобы я не забывал моргать время от времени и делать перерывы по 5-10 минут каждый час, RescueTime для счёта непродуктивного времени, WasteNoTime, чтобы отслеживать затраченное время на работу, социальные сети, чтение новостей и прочее — сам настраиваешь, какие ресурсы относить к продуктивным, а какие — к деструктивным. И многие другие.

Что используешь для создания презентаций?

Powerpoint, естественно. Все говорят, что он ужасный, но 16-я версия хорошая. Хочу купить Mac, чтобы использовать Keynote. Он проще, в остальном одно и то же. Для структурирования использую Word.

В отличие от дизайнеров у меня нет Adobe Creative Cloud, занимает кучу памяти, постоянно бесит меня. Установлен лицензионный Adobe Illustrator, чтобы просто редактировать векторные файлы. Fontface Ninja — чтобы посмотреть шрифты на сайте, Google Fonts, чтобы скачать их, ищем картинки на Flickr или на прочих фотостоках. Программы вроде Prezi не использую, не совсем то. Использовал Haiku Deck только когда видеоуроки записывал года два назад.

Возникали ли проблемы при поиске CRM-решений?

Всегда сидели на amoCRM, сколько существует агентство. Никогда проблем не возникало, только импорт глючит. Иногда дублируются сделки, но ручками подчищаем. У нас не покупка электроники, поэтому не так много лидов, сделки долгие, бывает годик идут. Огромный канал — рекомендации. Особо не нужна мощная CRM. Например, сегодня написал клиент, которому порекомендовал меня другой клиент, которому тренинг проводили месяц назад. Вот уже завтра встречаюсь, и несколько этапов воронки прошли. Нужен только контроль за лидами. Регулярно освежаем контакты, смотрим на воронку.

Пробовали ли другие менеджеры задач, кроме Trello?

До этого использовали Basecamp очень долго, нравится до сих пор, но понял, что Trello проще и как раз нам подходит. Есть этапы создания презентаций. Всё остальное индивидуально расписываем на регулярных встречах с партнёром, где мы ставим друг другу задачи и контролируем. Пробовал ещё Мегаплан и другие, но слишком сложный интерфейс.

Коллеги Амира — Марк Хлынов, основатель и консультант esPrezo (справа), и Александр Яныхбаш, тренер-консультант по публичным выступлениям (слева)

Интегрировали ли сервисы между собой?

Что-то там интегрировано, где-то. Но не так замечательно, как могло быть. Не огромный поток клиентов, поэтому дико не озабочены. Почта с CRM — точно, и вроде телефония с CRM. Понятно, что в Slack созданы какие-то каналы на основе того же Trello. И прикрепление файлов в CRM из хранилищ.

Но не в этом проблема бизнеса. В том же Wunderlist использую всего пару функций. То же самое со всеми остальными приложениями. Гиковство и посвящение в детали бесполезно.

Доволен всеми сервисами, не хочешь поменять хотя бы один из них?

Яндекс уже с радостью поменяли на Gmail. Ещё не настроена интеграция сайта с amoCRM. Сначала заявка идёт в почту, потом в CRM. Надо это решить. Сайт готовим новый на Tilda Publishing, эта задача тоже есть. В остальном я доволен. Если кто-то выпустит хорошую версию Powerpoint, то тоже буду рад.

Оплачиваешь облака или используешь бесплатные тарифы?

И так, и так. Не проблема за что-то заплатить. Исторически сложилось, что многие вещи бесплатные. Не знаю кто использует эти премиальные функции Trello. В Slack тоже не нужен платный тариф. С CRM так получилось, что больше не нужны другие функции. Почту будем использовать платную. За телефонию платим. Ну и за профессиональный софт.

На каких платформах работаешь с сервисами? Только в браузере или установлены приложения?

50 на 50. Если бы была возможность, всё бы перевёл на десктоп. Так проще контролировать зависание в браузере. Многие приложения десктопные. Но почта не десктопная, CRM тоже нет, телефония, Финолог, банкинг и прочее. Думаю, браузерные штуки — это плохо.

Сколько человек из компании работают в облаках?

У нас все внештатные, кроме трёх. Все — человек 20, работаем через почту, Slack, Trello, для коммуникаций с клиентами и между собой.

Какие ещё сферы ты бы автоматизировал в работе?

Я бы очень хотел эффективнее проводить встречи. Не ездить никуда, а просто телпортировать клиента или себя, чтобы не тратить время на переезды. Скайпы и телеконференции не нравятся. Первые встречи у нас виртуальные, и нет такой программы, которая бы нас развиртуализировала, создала живое присутствие. Если вспомнить «Звёздные войны»... Была бы проекция!

Во всём остальном окей. Я бы, наоборот, некоторые вещи разавтоматизировал, уничтожил бы Powerpoint. Заставил людей рисовать презентации. Софт не всегда помогает, он запутывает и отводит от сути. Те же списки задач используют в 90% не на то. Как ты думаешь, для чего списки задач?

Например, чтобы некоторые вещи не забывать.

Вот видишь, что ты назвал. Это одна из функций. А ключевая? Чтобы завершать дела. Но, чтобы не забывать, работают с заметками. Где-то читал статью про то, что чувак использует Simplenote для списков задач. Уровень осознанности сильно размывается софтом. Начинаешь делать не то. Из-за чего и назвал браузерные программы неэффективными. Заходишь на Facebook, часами зависаешь в почте...

И использую ещё Franz, в котором есть Facebook Messenger, WhatsApp Messenger, Telegram Messenger, Gmail, Slack. Волшебная штука. Офигенно работает.

Может есть какой-то особенный лайфхак при работе с облаками?

Важно понимать для чего используешь конкретное устройство. Ноутбук — для всех рабочих задач, а телефон — больше для нерабочих: для роста осознанности, чтения книжек, музыки и так далее. Нужно просто удалять все программы по работе. У меня нет Slack, и это замечательно. Очень долгое время жил без почты. Нет разницы. Поставил почту, но надо удалить. Она нужна только в экстренных случаях, когда клиент написал что-то важное.

Пользуешься Telegram-ботами?

Пользуюсь тремя:

• SaveBot (@izibot), который помогает скачать видео из Instagram, YouTube, FB. Просто даешь ссылку, а он скачивает тебе видео.
• EGRUL (@egrul_bot), который достает самую свежую выписку ЕГРЮЛ по ИНН компании. Очень удобно, когда юристы со стороны клиента просят срочно прислать учредительные документы и выписки официальные.
• AAAAA robot (@aaaaarobot). Три функции. Правда. Написать аааа, получить ааа, записать аааа. Моя оценка: Ааааааа из 10.

Далеко не все компании переходят в облака. Это влияет на их эффективность работы?

Влияет. Они менее эффективны. С другой стороны, я не думаю, что это главная причина почему они неэффективны. Может, на 0,00005%. Как можем измерить эффективность? Посмотреть на сгенерированную чистую прибыль. Нормальный собственник, заинтересованный зарабатывать больше, перейдёт на все необходимые решения.

Знаешь ли компании, где всё автоматизировано с помощью облаков?

Мне кажется, все молятся на автоматизацию. У большинства вопрос стоит не в том, как увеличить прибыль или выручку, а как что-нибудь автоматизировать. Я бы советовал заморачиваться не на этом, а задавать вопрос, исходя из денежного выражения.

Что ты посоветуешь начинающим коллегам по бизнесу?

Делать бизнес. Мне кажется, в России его очень мало. Все работают на большие замечательные компании, или на маленькие замечательные компании. Сделать что-то самому — таких людей мало. Нужно поднимать задницу, рисковать и делать что-то. Как? Нужно понять в чём ты наиболее хорош и что от этого можно получить. Кто-то становится хорошим бизнес-тренером, если умеет обучать людей. Кто-то, как я, делает презентации. Это ключевая компетенция, мне это нравится. Нужно искать это в себе. Даже если работаете на кого-то, то можно что-то пробовать, тестировать.

Первое свидание

Впервые я узнала, что такое системы управления проектами в 2004 году, когда работала у Тёмы Лебедева. Они использовали собственный интранет, что-то среднее между проджект-менеджером и деловым чатом. Уже в 2005 году я внедрила систему управления проектами в своей команде на ТНТ. И это стало одним из моих рабочих принципов: я использовала системы управления проектами не только непосредственно для управления, но и для мотивации сотрудников во всех моих командах. Так, премирование напрямую завязала на выгрузках из Мегаплан: сколько просроченных задач, сколько завершённых, были ли переносы и так далее.

С расширением компаний и формированием моих правил игры, системы управления проектами дополнились деловыми чатами, рабочей почтой и CRM.

Деловые чаты позволяют общаться со всеми участниками команды, где бы они ни находились. Одно из моих правил — это ненормированный график. Это означает, что человек может работать откуда угодно, лишь бы был результат. Но одно из условий выполнения этого правила — необходимость всегда быть на связи. Вот для этого и нужны деловые чаты: в Skype, Telegram Messenger и Facebook Messenger. Звонить у нас не принято. Если понадобилось позвонить, значит, ситуация уже не просто горит, а уже сгорела, а это уже ошибки планирования и управления.

Для заведения и настройки рабочей почты теперь не нужен сисадмин: и Google, и Яндекс имеют решения для корпоративной почты на своём домене. Делается это несколькими кликами, сделать это может сам руководитель бизнеса или любой сотрудник. У нас корпоративные ящики новым сотрудникам завожу я сама, как ни странно. Исторически так сложилось, у меня это занимает меньше минуты.

amoCRM внедрили не так давно, около года назад, до этого обходились сервисом Google Документы с общим доступом. Кстати, до сих пор считаю, что сервисы таблиц нельзя недооценивать, будь то Microsoft Excel или Google Таблицы. Но когда появилась Академия интернет-резерва, понадобилось отслеживать гораздо больший поток клиентов, чем в студии. Выбирала тщательно, остановила выбор на одной из CRM, но сейчас пришла к выводу, что буду дорабатывать админку сайта до собственной CRM — всё-таки у меня есть специфичные потребности, которые ни одна из существующих сейчас систем управления отношениями с клиентами реализовать не может. Например, необходимость делать ключевой единицей не контакт или сделку, а занятие или курс, при том, что и они друг с другом взамимосвязаны.

IP-телефония тоже непременный инструмент, АйТиЭс Коннект. Плюс к ней сервис колл-трекинга CoMagic для отслеживания источников звонков. Это такой же инструмент «маст хэв», как и статистики Яндекс.Метрика и Google Analytics на сайте.

Отношения нужно начинать с себя

В системе собственного планирования — лист входящих задач, цветной календарь и трабл-лист. Причём, у календаря, безусловно, есть общий доступ с моим личным помощником. Это особенно удобно с учётом того, что все мы работаем на продукции Apple, и вовсю используем все их облачные сервисы. Все задачи и идеи, которые возникли за день, сначала заносятся бегло на обычный бумажный лист А4, а затем должны вечером переместиться либо в мой личный календарь, либо в Basecamp — одну из систем управления проектами, которую используем, то есть делегироваться конкретному сотруднику. Трабл-лист — это программа «Напоминание», которая также имеет как настольный, так и мобильный интерфейс, данные хранятся в iCloud.

Другие системы управления проектами, которые используем в разработке — Trello и диаграммы Ганта, TeamGantt. Все документы храним на Dropbox, используя платный и крайне недешёвый тариф. Неоднократно пробовали перейти не бесплатные или более дешёвые хранилища, но возвращались обратно, потому что удобнее и быстрее, ничего не поделать.

Кстати, я считаю абсолютно нормальным платить за использование сервисов, потому что понимаю затраты на их разработку и поддержку. Системы управления проектов у нас платные. Хранилище платное. Корпоративная почта была платной на Google, теперь бесплатная на Яндексе. Чаты бесплатные. Ах, да: звонки по Skype постепенно заменяются бесплатным сервисом от Google — Hangouts, качество лучше, чем у Skype.

Отдельно скажу об установке приложений или использовании веб-интерфейсов. Общей системы нет. Например, Skype или Telegram лучше установить, а вот Basecamp удобнее использовать в браузере — это всё очень зависит от стратегии развития самого сервиса.

Жизнь до и после

Все эти облачные сервисы очень плотно вошли в мою жизнь: не представляю, как ставить задачи сотрудникам по-другому, не представляю, как не иметь общий доступ к документам и возможности создать и редактировать их прямо в браузере, как мы это делаем в Google Диск.

И вообще я не воспринимаю облачные технологии как что-то новое: видимо, они очень органично входили в мою жизнь по мере своего появления, поэтому я даже не помню, как было до них. Тем более, я сама разрабатывала не один облачный сервис. В 2013 году даже получила премию «Облака 2013» за цифровой семейный сервис Frolik.

В личной жизни у меня есть облачные сервисы контроля финансов, создания и редактирования документов, ну и, конечно, iCloud, который позволяет мне хранить весь контент на моём телефоне. А самое главное, при покупке каждый год нового устройства уже через полчаса могу использовать его как старое, не только со всем контентом, но и настройками.

В Telegram у меня есть несколько ботов. Например, чтобы посмотреть курс валют, я теперь захожу не в приложение Сбербанка, а вызываю бота Сбербанка в Telegram — получается быстрее.

Нет выбора, нужно менять привычки

Что бы мне ещё хотелось автоматизировать? Как я уже упоминала: есть задача сделать свою CRM. Во всём остальном, мои рабочие и личные потребности в подобных сервисах сейчас закрыты.

Удивительно, что есть ещё компании, которые не используют IP-телефонию, системы управления проектами, сервисы совместной работы с документами, чаты и CRM. Но они есть. Влияет ли это на скорость их работы? Безусловно. Но они этого не знают. В основном, это небольшие компании или индивидуальные предприниматели. И для них внедрение новых методов, наоборот, воспринимается как то, что мешает работе, замедляет её. Но это только из-за того, что необходимо время для изменения привычек ведения проектов и коммуникации.

Когда я впервые вводила Мегаплан в команды, первый месяц сотрудники вели его нехотя. Но по итогам кто-то получил премии, а кто-то нет. Не потому, что не выполнили все задачи, а потому, что премирование, как я уже говорила, основывала на выгрузках из системы управления проектами. Нет информации — нет премии. Со второго месяца системой пользовались все. И друг за другом присматривали, чтобы ничего не упустить.

И всё-таки в ИТ-компаниях есть почти весь комплекс «облаков». В ритейле тоже. Просто потому, что это реалии современного ведения бизнеса. Да и просто жизни. У любого, у кого есть смартфон, точно установлено более, чем одно облачное решение. Как минимум тот же iCloud. Сейчас нет выбора: пользоваться или не пользоваться облаками. Выбор только в том, насколько компетентно вы будете ими пользоваться. От этого и зависит результат.

Юрий, чем вы занимаетесь?

Я дизайнер, уже много лет работаю удалённо из Петербурга для московской концертной площадки. Для других концертных организаций создаю афиши, видео, материалы для вэба. Раньше было много фэша, сейчас флэш умер. Также занимаюсь созданием сайтов с командой людей. Это некая виртуальная студия. Занимаемся разработкой фирменных стилей, дизайном.

Нет формальных команд. Берём проекты — делаем. Достижения выделять не буду. Начал недавно накидывать портфолио в виде сайта, но времени на это не хватает. Подумал, что пусть будет сайт простой, чем не будет никакого. Чтобы отправлять заказчикам, и они оценивали опыт.

Какие сервисы используете в работе и для каких целей?

Постоянно ищем удобные сервисы для планирования. В какой-то момент остановился на Asana, для себя. Не столько для групповой работы, а скорее для личного списка задач. Удобная разбивка по проектам, задачам и лёгкий интерфейс.

Совместно ведём большой проект сайта, где программисты работают в Trello, а на основной работе ребята тоже решили подключить систему планирования, начали тестировать Зеттаплан. Получилось, что стал работать сразу в трёх сервисах. Свои проекты — в Asana, на основной работе — в Зеттаплан и по большому проекту — в Trello. Таким образом, мне удобно на практическом примере смотреть как и что работает, сравнивать.

Зеттаплан не очень пошёл, по каким-то причинам. Он мне понравился, но остальные ребята несильно увлеклись. Смысл в том, чтобы там велась командная работа, все вели дела. Но, если кто-то продолжает записывать задачи где-то в Google Документах, то этот разброд не позволяет переключиться на планировщик. Сейчас Зеттаплан под вопросом, закончился тестовый период, дальше нужно платить. Нужно решить оставим ли. Сомневаемся в его необходимости.

С Asana не собираюсь соскакивать. Личные проекты комфортно вести. Trello тоже мне понравился. хороший для веб-проектов, и готов пользоваться дальше. Один я им пользоваться не буду, но для совместных проектов может быть.

Почта — Gmail, рабочая и личная там. Давно уже исчерпал лимит и плачу. 15 ГБ быстро заканчиваются, так или иначе, пока идёт пересылка файлов. Если переходим в Зеттаплан , то это снимает необходимость платить за почту и объём и работать в Google, и получаем вдобавок функциональность почты и планировщика.

На Asana бесплатный план не ограничивает пространством. Командой до 15 человек можно пользоваться неограниченным пространством, для этого не нужно подписываться ни ни какой Зеттаплан , но в Asana нет русского языка. Мне комфортно, но не все российские пользователи готовы привыкать к английскому интерфейсу. Для кого-то это критичный вопрос.

И смотрел Битрикс24, очень достойная альтернатива. Она значительно лучше Зеттаплана. Я толком ещё не пробовал, но первые впечатления положительные.

В работе использовали другие системы?

Года три назад в другом агентстве внедрял систему украинских разработчиков, Worksection. Я недолго там работал. Вели там дела. Но как ушёл из агентства, так и забыл про неё. И желания возвращаться не возникало. Она не показалась мне удобной. Все системы, на которых я сейчас работаю, значительно лучше. Но всегда это вопрос личного комфорта и предпочтений. Кому-то абсолютно точно подходит Basecamp, но мне лично не нравится. Сложно объяснить почему. В Asana вроде ничего нет особенного, лёгкая и простая. И, опять же, кто как привык работать.

В Asana строю задачи от заказчиков по проектам. В Trello система карточек хороша для контроля разработчиков: понятно, что происходит в настоящий момент, какие этапы, но для себя мне не хотелось там строить списки задач. Если я увижу что-то ещё удобнее, то спокойно переключусь. С лёгкостью пробую новые сервисы.

В Облако@Mail.Ru скидываю архивы. На запуске сервиса давали 1 ТБ, им и пользуюсь. Яндекс.Диск — для текущих рабочих задач, синхронизируются рабочие файлы. Поскольку работаю с удалёнными заказчиками, то сохраняю и сразу отправляю ссылку. Google Диск не кажется удобным. Но, поскольку там почта, то приходится за эти сервисы платить.

Dropbox — самое удобное хранилище для быстрого обмена файлами. Хоть там всего 10 ГБ, но очень активно использую. Не знаю как на Windows, но на Mac можно быстро скопировать ссылку в процессе загрузки файла и отправить. Никто толком больше не реализовал эту функцию. В остальных нужно ждать окончания загрузки. Когда нужно быстро отправить ссылку, Dropbox незаменим. Поэтому стараюсь, чтобы там всегда оставалось свободное место для отправки файлов. Но, тем не менее, Яндекс тоже бесподобно выполнен.

Концерт в GLAVCLUB

Пользуетесь CRM, учётом времени?

Активной работы по клиентам нет, поэтому CRM не использую. Если будем расти, наверное займёмся этим. Учёт же рабочего времени использую при работе с исполнителями. Сам такие системы не применяю, не продаю своё время за часы. Берём проекты и рассчитываемся за проекты. Я держу в голове примерную стоимость работ, но считаю, что схема учёта времени для развития ущербна. Если хочешь расти, то рассчитывать работу в часах не очень правильно.

Пользуетесь ли мессенджером в коллективе и каким?

Whatsapp в основном. Для работы активно использую Skype: для звонков, коллективных чатов. Мне Skype не нравится, но в нём очень многие люди работают. Whatsapp люблю за десктопную версию, поэтому быстрые беседы веду там.

Но кто где сидит. Если человек предпочитает ВКонтакте, то и не вытащишь его оттуда, или Facebook. Это самый неудобный способ. Но стараюсь минимизировать социальные сети.

Самый правильный — электронная почта. Диалоги перевожу туда, чтобы быстро восстановить цепочки и темы. Какое-то время применял почту как список задач, когда не использовал другие системы. Непрочитанное письмо равнялось задаче. И долго так жил. Почты может быть достаточно, но в таком случае невозможно планировать и сортировать задачи. Существуют приложения, которые превращают ящик в список задач. Но почта должна быть почтой, общение по проектам удобно вести именно там.

Интегрировали ли сервисы между собой?

Например, Asana с календарём Google, когда у тебя задачки попадают в календарь? Но это не работа, а фикция. Всё равно тебе нужно зайти в планировщик, оценить задачи, а напоминалочки не очень работают. В Зетталлане тоже есть синхронизация с календарём. Но это не мотиватор.

Оплачиваете облака или используете бесплатные тарифы?

Сервисы Google — $2 в месяц, Яндекс — 800 рублей в год, и всё. Планировщики бесплатные, нет больших команд, а дополнительные опции не нужны. Думаем переходить на платный Зеттаплан, но, хоть для компании это недорого (18 тысяч в год), но надо ли — непонятно. В той же Asana эти функции бесплатные.

Winebook

Ваши клиенты участвуют в работе в облачных сервисах?

Помню косяк с Worksection, когда вели проект с Газпромом. Отправили клиенту приглашение. Они зашли, начали всё смотреть, возник конфуз: они увидели то, что не должны были. Возможно, это удобно, если правильно настроить доступ, особенно, если клиенты грамотно используют систему. Я сам только за то, чтобы самостоятельно подключиться. Но пока сталкивался с такой совместной работой на уровне конфуза.

На каких платформах работаете с сервисами?

Предпочитаю браузерные сервисы. Даже Skype в браузере, но он в нём криво работает.

Сколько человек из компании работают в облаках?

Над проектом работает не больше четырёх человек. Далеко не все работают в облаках. Если задача выполняется, она забывается. Пример: подключились 10 человек к Зеттаплану, но я не увидел большой активности среди коллег. Я с удовольствием использую, мне очень помогает. Но, видимо, не всем удобно. Когда внедряли Worksection, наблюдал более активный опыт совместной работы.

Какие ещё сферы вы бы автоматизировали в работе?

Хороший был опыт по заведению опросников, брифов в Google Формах. Создал всего один. Стоило бы развить эту тему для автозаполнения: чтобы человек получал ссылку, а я — бриф на почту. Сейчас работаем с брифом только на разработку веб-сайта. Но его нужно развивать, чтобы ускоряло процесс. Это реально удобно. Как для создания брифа самого по себе, так и для восприятия заказчика.

Чувствуете увеличение скорости работы по сравнению с необлачными программами?

Разумеется. Когда только Dropbox появился, я был главным адептом продвижения. Ничего удобнее не существовало в мире, для быстрого обмена файлами. Предлагал всем, набрал лишних гигабайт, подсадил друзей.

Но и по организации проектов облака помогают, но это личное дело. Кому-то, кто ведёт бизнес, удобно всё вести в блокнотике. Облака им не нужны. Поскольку я всё время сижу за компьютером, то мне удобнее видеть задачи перед глазами, мне помогает.

Если те пользователи с блокнотиками не переходят в облака, то, как думаете, это влияет на их скорость работы?

Личное дело каждого. Вот посади людей за такую программу, и они больше времени потратят на обучение. Разного рода облачные сервисы созданы исходя из потребностей и взглядов разных людей. У всех свои последователи. Кому-то — блокнотик. Если у людей бизнес двигается, то всё хорошо.

Василий, чем занимается ваша компания?

Мы занимаемся мероприятиями: организуем семинары, корпоративы, тренинги со спикерами. Делаем прикольные корпоративные подарки. Видеоролики делаем. Если надо, выезжаем на объект — снимаем. Занимаемся брендингом: от названия и логотипа до полного набора печатных и медиа-материалов. Делаем сайты. Нам интересны комплексные задачи. По мелочи обычно не берёмся. Просто сделать визитку — это не к нам. Ну, если только вам нужна просто визитка за дорого.

У нас есть крупные и прикольные проекты. Прикольные — когда получили не выгоду, а удовольствие: например, когда поздравляли на 8 марта девушек в одной компании: привезли 5 тонн песка, сделали пляж, пригласили в офис диджея, устроили дискотеку, бассейн, душевую кабину в туалете. Это трэш. Приезжали курьеры, а тут софиты, жарко, все в купальниках ходят. Из соседних офисов люди наблюдали за этим. В переговорке стоял бассейн. Это из безбашенного. Любим в такое погружаться. В каждый проект привносим частичку души. Из крупных проектов — работаем с «Takeda», «Райффайзенбанком».

Подготовка к 8 марта

Какие сервисы используете в работе и для каких целей?

Смотрю вот на сервисы, которые добавил в свой аккаунт в Startpack, их порядка 20. Жена даже смеётся над моим фанатизмом. Иногда я погружаюсь, и всё. С одной стороны, когда я показал подборку коллегам, они сказали: «Ты псих». С другой стороны, я не могу понять как люди могут без этого жить — очевидные вещи вроде хранилищ и сервисов Google. Для командной работы же используем Trello, с 2012 года. Я являюсь основным инициатором ведения задач. Битрикс24 пробовали, но он не пошёл, перегруженный.

Кстати, в 2013 году директор поехал на Кубу отдыхать. Оказалось, что никто не в курсе его процессов, что происходит у него в проектах. Он вроде бы мне делегировал, а что, где, какие договорённости с клиентами? Вакуум. Появилась необходимость свести всё в единую систему. Тогда остановился на Планфиксе. Помучили долго, но в итоге бросили. Заглохо, не могу сказать причину. Ребята молодцы. Философия интересная. Если кто ищет, пробует, то советую попробовать. Но на тот момент не было мобильного приложения, и дизайн не устроил, он и сейчас почти не изменился.

Среди прочего, использую Evernote, как базу знаний. Первый раз зарегистрировался в 2009 году. Несколько раз начинал вести, превращался в безумную помойку. Прочитал где-то толковую статью, попытался на себя адаптировать. Сейчас там храню медицинские справки, страхование и все те вещи, которые непонятно где должны лежать.

Ещё Дзен-мани. Разработчики значительно усовершенствовали сервис с 2010 года. Выпустили приложение, стали платными. Помню, как народ вой поднял. Я написал в поддержку, что я не против платной подписки, но мне будет обидно, если... Я уже не помню почему мне было бы обидно. Но на год продлили бесплатный тариф. Попользовался, в итоге я купил полную версию. Там я веду все личные доходы, расходы, выплаты и прочее. Жена туда же подключена. В таск-менеджер я не тащу эти детали.

Подготовка к 8 марта

С помощью MailChimp гостям на свадьбу рассылали приглашения. Несколько раз делали рассылку от компании. Удобно, в HTML лезть не надо, шаблон взял, накидал картинки и готово. В дальнейшем, думаю, вернёмся. Но ещё и российские сервисы есть, вроде UniSender, но не применял. Возможно, попробуем.

Поскольку ещё общаюсь с разработчиками, а они люди специфические, без GitHub нельзя. Хотя, он полезный, если необходимо, чтобы у клиента была актуальная версия твоей поделки. В основном там общаюсь с программистами.

Для создания сайтов — WebFlow. Офигенный сервис. Когда он выходил на рынок, называли его фигнёй. Но компания уже запустила свою CMS. Невероятные штуки там можно создавать. Наш сайт как раз работает и поддерживается на WebFlow. Клиентам тоже предлагаем. Я в восторге от этого сервиса. Сейчас подобных конструкторов много появляется, но такого комьюнити, поддержки и скорости устранения багов нигде нет.

Ну и, само собой, большая часть моего рабочего времени проходит в пакете Adobe Creative Cloud — Photoshop, Illustrator и InDesign.

Подготовка корпоративных подарков

Кроме Битрикс24, Trello и Планфикса использовали иные сервисы?

Битрикс24 использую до сих пор, на параллельных проектах, как участник в системах. В остальном, для командной работы, ничего не использовали. Стараюсь всё организовать в Trello. Но его нужно настраивать под себя.

OmniFocus — для личных задач. Он громоздкий. Пришлось купить Pro-версию, чтобы настроить и отрезать лишнее. Нравился Things. Ещё Wunderlist. Его тоже рекомендую, он прекрасен. Но сейчас живу с OmniFocus больше года. Думаю, этого уже достаточно.

Достаточно почитать фанатов GTD или Agile. Раньше на том же Bettery, когда он был ещё живой, постоянно было так:

На второй неделе от человека вестей уже не слышно, он наплевал на это.

Worksection пробовал, тоже интерсеный подход, сервис неплохой, и дизайн приятнее, чем у Планфикса. Но не знаю. Я туда добавил 3-4 реальных проекта и 4 задачи по каждому из них. Смотрел на это: куда тыкать, что делать? Потратил уйму времени, чтобы это заполнить, но не понимаю за что взяться в первую очередь. Понимаю, что люди старались, настраивали. Но проблема в том, что человек смотрит и не понимают с чего начать. Пока есть такой эффект, нет смысла в таких системах.

Календарями не пользуемся. В частном порядке сам использую стандартный. Он нужен скорее для событий. Например, это интервью я пометил как событие. Некоторыми календарями делюсь с руководителем или с женой.

Василий Никоноров

Между Trello, Wunderlist и OmniFocus нет путаницы?

Нет. Я, кстати, и Trello пытался заточить под личный таск-менеджер. Но мне чего-то не хватало. Я точно не помню. Trello — для работы. Для личных — OmniFocus. Wunderlist сейчас почти не использую, товарищу недавно показывал. Главная фишка — кроссплатформенность. Нацелен и на командную работу, хотя не знаю насколько серьёзно её можно вести, но люди хвалят.

Todoist не использовал. Очень много натыкался, опять же, на обзоры и сравнения таск-менеджеров, сам хотел написать, но руки не дошли.

Из хранилищ?

Большей частью используем Google Drive, там основные проекты. Dropbox — для синхронизации различных iOS-приложений, например, 1Password. В «Облако@Mail.Ru» храню все бэкапы, на 200 ГБ. Начал пользоваться, как только среди первых получил 1 ТБ. Яндекс.Диск периодически использую, когда брат макеты шлёт.

Это всё с фриланса пошло, когда приходилось подстраиваться под клиентов. Когда-то верстал, и нужны были все браузеры. Затем разные клиенты стали пользоваться разными сервисами — все ставил.

И почтовых клиентов перепробовал уйму. Остановился на Unibox для iOS, раскладывает почту по контактам. Как обычный клиент раскладывает почту? Как старый телефон: каждое письмо — новое сообщение. Unibox собирает письма под контактом, как мессенджер. Весь чат находится в одном месте с человеком. Хотя, на телефоне мне нравится Inbox. Конечно, из-за функции «Отложить».

Работа в Trello

Не пригождались CRM?

Мой товарищ, он же директор, пользовался amoCRM: но не пошла. Я спросил почему. Он говорит, что невозможно настроить эту систему под все процессы и всех клиентов. Где-то она попросту упирается. У него CRM в голове и в блокноте. Ещё один хороший тудушник — простой блокнот.

Пользуетесь ли мессенджером в коллективе?

Telegram, в основном. Viber превратился в перегруженный сервис, да и звонки лагают. Whatsapp есть, но я его не понимаю. Может, стал популярным благодаря простому интерфейсу и русскому языку.

Интегрировали ли эти сервисы между собой?

Trello по умолчанию интегрируется с хранилищами, чтобы файлы перекладывать. Есть более продвинутые интеграции, на бизнес-тарифе, но нам хватает бесплатной версии. Она достаточно функциональная. Есть, конечно, Zapier, с его помощью можно настраивать иные связки. Но это уже сложнее. По большому счёту это потеря времени. Когда ты садишься и раскладываешь задачи, то прокрастинируешь и не хочешь работать. Ты в тупике. Всё намного проще.

Оплачиваете облака или используете бесплатные тарифы?

OmniFocus оплачивается один раз. Плачу за FocusBooster, Дзен-мани, WebFlow, Evernote, 119 рублей в месяц. Пакет от Adobe — 1500 рублей в месяц.

Снова делают корпоративные подарки

Ваши клиенты участвуют в работе в облачных сервисах?

Иногда подключаем на отдельные доски в Trello. Клиенты — это такие персонажи... Почему, например, Планфикс или Worksection не пошли? Они пытаются предложить интеграцию клиента в процесс, чтобы он сразу писал в систему. Планфикс в меньшей степени, Worksection в большей. Но некоторые клиенты не будут этим заниматься. Им это не нужно.

Работали с большой финансовой компанией. Я им предложил использовать Google Документы, чтобы вносить правки. Но нет, никак. Менеджер сказала, что не может даже открыть. И что делать?

Но у Планфикса свои приколы ещё были. Ты вроде отправил письмо, а оно не пришло.

На каких платформах работаете с сервисами? Только в браузере или установлены приложения?

Если есть приложения, то с ними. Иногда и в них нет необходимости. С тем же Inbox можно прекрасно работать в браузере.

Сколько человек из компании работают в облаках?

12 человек. Кризис, да и у нас нет необходимости держать штат на привязи. Людей привлекаем на проекты. Со всеми людьми общаемся, делимся.

Чувствуете увеличение скорости работы по сравнению с необлачными программами?

Какой тут ещё ответ может быть? Конечно, да. Две разные ситуации: когда с клиентом напрямую правишь документ в Google Docs и когда начинается пересылка doc-файлов. И полетели: вот список правок. Начинаешь исправлять. Ой, ещё прислали. И такое до сих пор. Это грустно. Мы, конечно, не требуем, но предлагаем использовать облака. Но иногда проще позвонить и записать. Мы за то, чтобы быстрее решать задачи.

Какие ещё сферы вы бы автоматизировали в работе?

Ну чтобы я сидел вот так (Василий пытается удобнее сесть в кресло), а оно всё делалось. Как-то так. Но так, конечно, не получится. Какие-то мелкие частности всегда есть. Всегда кажется, что всё рядом. Если в Startpack зайти, сервисов же море. И они все такие классные. Думаешь: если установить, то нереально попрёт. Но так не происходит. Нужно пробовать самому, рассказывать другим, приучать, самому соблюдать дисциплину, быть примером. Тогда начнёт жить.

Может у вас есть какой-то особенный лайфхак при работе с облаками?

Как раньше говорили, «RTFM» — read the fucking manual. Я люблю читать мануалы, смотреть всякие кейсы на сайтах облачных сервисов, особенно, если их сделали разработчики. Люблю и сам обнаруживать полезные фишки. Естественно, знакомлюсь с горячими клавишами. В тех же Google Документах. Я рекомндую это делать. Это повышает скорость и удобство использования. У Trello также: можно ставить ярлыки карточкам, закрывать, архивировать, сортировать — всё можно делать с клавиатуры, не прибегая к мыши.

Далеко не все компании переходят в облака. Как думаете, это влияет на их скорость работы?

Каждому своё. Естественно, если какой-нибудь «Трубостройэлектропроект» выпускает трубы, и почта у компании truba16@mail.ru, а такие компании есть, то нужны ли этим людям подобные сервисы? Они ведут дела, есть оборот — это главное. Трудно прийти в чужой огород и показать как надо работать.

Что посоветуете начинающим коллегам по бизнесу?

Работать надо, просто работать. Ты работаешь, и клиентам доставляешь удовольствие. Как товарищу я предложил, раз нет альтернатив, перейти в Trello. Он, скрипя зубами, говорил: «Твоё это Trello — трололо». Но никакими трололо клиента не удовлетворишь. У клиента есть задачи, их нужно решать. Решайте с помощью наиболее подходящих инструментов.

Максим, можно пару слов о том, чем занимается ваша компания?

Мы любим делать крутые сайты и фирменные стили. У нас есть чёткие процессы, в которые мы верим, так и работаем. Все давно в этой сфере, но под одной крышей с 2012 года. Мы очень разные, но всё-таки вместе. Нам доверяют ОЭЗ «Алабуга», компании Danaflex, ICL Services, «Казань Арена», а также магазины, строительные и торговые компании, и даже СМИ. Для нас все проекты — важные и крупные. Из последних — онлайн-газета «Реальное время», от фирменного стиля до бэкенда сайта.

Какие сервисы используете в работе и для каких целей?

Сбор и хранение информации по проектам и общение с клиентами у нас происходит в Basecamp. Там же раньше создавали и закрытые дискуссии по проектам, только для своих, но в итоге разделили эти вещи и ушли в Slack. Там общаемся внутри рабочих групп по каждому проекту. Но управление проектами и учёт времени по задачам ведём в Planiro. Кстати, разработка компании из нашего же города Казань.

Почта — на Gmail. Разные специалисты используют по-разному. Дизайнеры — для отправки макетов арт-директору на согласование и как дополнительный задачник. PR-менеджер — для общения с внешней аудиторией, СМИ и партнёрами. В остальных случаях — для согласования каких-то решений с руководством или отправки официальных документов. Кроме того, менеджеры проектов и руководство пользуются системой «Чистый ящик» (Mailbox), остальные справляются в браузере или через приложения.

Для учёта клиентов и продаж пользуемся amoCRM. Хранилище у нас своё. Ещё пользуемся Google Документами.

Пользуетесь менеджерами задач? Помогает?

Да, Planiro. Менеджерам помогает видеть все задачи и их статус, рассчитать время для будущих проектов, выгрузить подробные отчёты для анализа. В будущем будем высчитывать по ним бонусы сотрудникам. Специалисты видят свой план на день, неделю и месяц, обозначают те самые статусы, показывают результат работы.

Пользуетесь мессенджером в коллективе?

Skype часто используем для связи с клиентами из других городов. Между собой ведём чаты в Skype и WhatsApp. И помногу. Кого раздражает — отключают уведомления и не перечитывает всю переписку. Кто-то наоборот так расслабляется, между делом, веселится и заодно узнаёт что-то новое. Студии подобно нашей полезно и то, и другое. И хоть мы фанаты вэба в работе и жизни, без живого общения никуда.

Basecamp и Planiro похожи в работе, или нет?

Нет, они совсем разные. Basecamp — это такая социальная сеть и только для клиентов. Почти все быстро разбираются, что там как, это радует. Если нет, менеджер проекта — в помощь. Там дискуссии и протоколы встреч. Planiro — это задачник и только для нас. В amoCRM же работаю только я.

Можете ли сказать какие есть полезные фишки в этих трёх системах именно для вашей компании?

Кажется, дизайн-студии могут выступать главными экспертами в выборе систем. Потому, что кроме удовлетворения наших задач в бизнесе, ещё важно, чтобы они были красивыми, продуманными до мелочей и быстрыми. Чтобы и кнопочки были видны там, где надо. Чтобы быстро найти нужный проект и ветку обсуждения. Чтобы все файлы прикреплялись разом, и был прелоадер. И так далее. Когда вся работа в «облаках», лишние раздражители ни к чему. Дизайн — это не обложка, а основа. Если вы кайфуете от работы в системе, значит разработчики сделали всё правильно.

Если говорить об удобствах каждой именно для нас, то, пожалуй, в Basecamp — это крупный предпросмотр картинок прямо в ленте и интуитивно понятные дискуссии, а в результате и лучшее взаимопонимание с клиентом. Planiro — чек-листы внутри задач, что особенно удобно для мелких правок, и фиксация затраченного времени. В amoCRM просто нет ничего лишнего.

Интегрировали ли эти три сервиса между собой? Связали ли их со Slack?

Каким образом используете Google Документы и насколько активно?

Весь контент для проектов собирает, редактирует или пишет с нуля копирайтер в Google Документах. Затем контент согласовывается и используется всей рабочей группой — от прототипа до рабочего сайта. Автор документа даёт необходимые права другим задействованным участникам. Календари мероприятий, план корпоратива, даже некоторые бюджеты — там. А ещё новые опросы и стандартные анкеты для сотрудников при приёме на работу.

Slack, Skype, да ещё WhatsApp. Не возникает желания попросту объединить их?

Наоборот, разделить — вот решение. Сначала был только Skype, но там все вопросы смешивались в кучу. Важного не найти или легко перескочить с важного на неважное. Теперь Skype — только для неформального общения в офисе, WhatsApp — для общения на досуге с мобильного. Мы очень дружны, так что прислать фото с отдыха или что-то любопытное с прогулки по городу — обычное дело. Slack у нас не так давно, но уже показывает высокую эффективность. Там идёт внутреннее обсуждение только по работе и по конкретным проектам.

Довольны всеми сервисами, не хотите поменять хотя бы один из них?

Мы много раз меняли задачник, надеюсь, больше не будем. WhatsApp пытались заменить на Telegram, но побаловались наклейками и бросили. Но, думаю, всё-таки заменим его, не выдерживает.

Оплачиваете облака или используете бесплатные тарифы?

Оплачиваем Basecamp, Planiro, amoCRM и сервисы Google.

Облака применяете только в работе или для всех дел?

Бытовые, корпоративные вопросы и развлечения в облаках. В Slack у нас есть канал «Умное утро», например. Так называется наше внутреннее образовательное мероприятие. Там мы обсуждаем ближайшие темы, идеи, предложения.

Почти все сотрудники используют другие облака для личных дел, в основном хранилища и почту. Если кто-то расшарит заметку из Evernote, например, мы не растеряемся. Но и за рабочий документ не примем. Нужно разделять системы.

Примерно сколько раз в день обращаетесь к ним?

Это как средняя температура по больнице. В целом с утра все всё проверяют, видят план на день, дальше по необходимости. Менеджеры вообще не выходят из Planiro и Basecamp. У всех настроены уведомления из систем и чатов, кому как нужно и удобно. Командная работа дизайн-студии не в «облаке» — страшный сон. Тут нечего сравнивать. Чем больше сфер автоматизируем, тем быстрее идёт работа.

Какие ещё сферы вы бы автоматизировали в работе?

Пока хватит. Думаем, мы нашли оптимальный набор. И люди должны успевать адаптироваться. Но разработчики «облаков» не дремлют. Если завтра появится какой-то сервис, который обещает отправить на седьмое небо, то всем придётся туда переходить и тестировать. Без этого непонятно, подходит ли нам эта среда. Главное, чтобы сотрудники поддерживали. Это автоматизировать невозможно. Также как и дизайн. Так что каждому специалисту — свой набор и настройки.

Далеко не все компании переходят в облака. Как думаете, это влияет на их скорость работы?

Да, на скорость и продуктивность.

Какие сервисы используете в работе и для каких целей?

В Gmail — почта и to do в одном — каждое письмо является отдельной задачей, которую надо выполнить. Яндекс.Диск и Dropbox — для хранения личных и рабочих файлов, чтобы были доступны со всех устройств и находились в безопасности в случае поломки ПК. Google Keep — для заметок. Trello — для сбора, анализа и обработки задач. Evernote — для хранения архивных данных, включая статьи, мысли, идеи, личные записи и прочее, в чём нет постоянном необходимости, но иногда это надо «вспомнить».

Пользуетесь ли мессенджером в коллективе и каким?

WhatsApp Messenger, Telegram Messenger, Hangouts, Skype.

Вы ими довольны, не хотите поменять хотя бы один из них?

Все устраивает, не могу отказаться, так как этими мессенджерами пользуются люди, с которыми общаюсь.

Оплачиваете «облака» или используете бесплатные тарифы?

Все на бесплатных тарифах, где-то бонусы за привлечение пользователей. Например, на Dropbox и Яндекс.Диск получил много места за то, что привлекаю новых пользователей через статьи в блоге. Пробовал платные тарифы для некоторых сервисов, но практической пользы от этого не получил, хватает бесплатной функциональности, платная просто не использовалась.

На каких платформах работаете с сервисами? Только в браузере или установлены приложения?

Браузер (Chrome), Windows, Android, редко iOS.

«Облака» применяете только в работе или для всех дел?

Облака для всего. И личное, и работа. По сути, для меня это универсальная сетевая «флэшка» на несколько десятков/сотен гигабайт, которая позволяет иметь доступ к данным с любого устройства и сохранять эти данные в безопасности на случай поломки ПК.

Примерно сколько раз в день обращаешься к ним?

Все храню только в папках облачных хранилищ, сервисы используются постоянно для работы — по сути в них и работаю.

Сколько человек из компании работают в облаках?

Все.

Чувствуешь увеличение скорости работы по сравнению с необлачными программами?

Тут скорее вопрос в удобстве. Записал заметку на телефоне по пути куда-либо, она появилась на компьютере, обработал по приходу в офис. Потом на телефоне/планшете могу дополнить, находясь где-то в другом месте, когда пришла новая мысль. И так далее.

Может у вас есть какой-то особенный лайфхак при работе с облаками?

Да вроде нет, все как обычно. Просто пользуюсь и все.