Актуальные статьи из мира IT и бизнеса

Андрей, расскажите о вашей компании, о её достижениях.

Наша компания — Coolmarketing. Мы занимаемся интернет-маркетингом.

Специализируемся на:

• создании продающих сайтов;
• их SEO-продвижении в Яндекс и Google;
• контекстной и таргетированной рекламе;
• продвижении в Instagram, Facebook, YouTube и ВКонтакте;
• создании фирменных стилей и айдентики.

Клиентов мы упаковываем по всем фронтам, продвигаем в поисковиках и соцсетях, приносим результат в виде заявок, звонков и продаж. Комплексный подход позволяет нам ориентироваться именно на результат и достигать конкретно измеримых показателей. При этом мы делаем это со вкусом и очень красиво.

В работе используем все самые актуальные инструменты интернет-маркетинга.

Например, при создании, казалось бы банальной, связки лендинга с контекстной рекламой мы предлагаем делать ещё квиз-лендинг и направлять информационную часть трафика на него.

Какие сервисы используете в работе и для каких целей?

Почта — только Gmail, она самая удобная. EnvyCRM используем для ведения клиентов с момента заявки до продажи и далее для напоминания о ежемесячных оплатах. Также используем виджеты Envybox на нашем сайте — обратный звонок и онлайн-чат.

Используем Google Диск, Google Таблицы для хранения файлов и важной информации по проектам. Для работы с документами только Google Документы, никакого Microsoft Word: можно обмениваться документами через ссылки — это значительно удобнее, чем перекидываться файлами.

Очень облегчает работу над проектами Trello. При своей простоте это очень глубокий и эффективный инструмент.

Для создания прототипов используем программу Axure.

В качестве личного органайзера использую Maxdone. Перепробовал несколько разных сервисов, этот самый простой и продуманный. Также очень выручает для личных целей сервис Google Keep.

Календарь в iCloud, очень удобна моментальная синхронизация компьютера с телефоном.

Отдельно хочу отметить noisli.com — мой личный спаситель, когда нужно засесть на часок-другой, не отвлекаясь, и выдать что-то хорошее. Иногда для тех же целей использую mynoise.net.

Какие есть полезные фишки в этих сервисах именно для вашей работы?

В первую очередь, это возможность работать с любого устройства — очень часто выручает доступ к нужной информации с мобильного телефона.

По сути мне как руководителю для управления бизнес-процессами компьютер по большому счету уже не нужен: всем можно управлять с помощью телефона, причем из любой точки земного шара.

Во вторую очередь, это техподдержка и качество обслуживания — а именно осознанность, вежливость и скорость реагирования сотрудников. Тут стоит отметить уровень сервиса компании Envybox, и вы поймете о чем я говорю, если обратитесь туда по какому-либо вопросу. После опыта взаимодействия с ними бывает попадаю в ступор при возникновении каких-то недопониманий в работе с техподдержкой других сервисов.

Возникали ли проблемы при поиске CRM-системы?

Нет, первым опытом стала EnvyCRM, ей и пользуемся до сих пор.

Пользуетесь ли мессенджером в коллективе?

Да, конечно, сейчас уже очень сложно представить работу без Telegram.

Пользуетесь ботами в Telegram?

В основном только для личных целей. Недавно всей командой активно тестировали различных ботов, дающих прокси для Telegram.

Довольны всеми сервисами, устраивают ли эти сервисы коллег?

Да, все всем довольны. Было бы круто еще это все объединить в один сервис.

Оплачиваете облака или используете бесплатные тарифы?

Оплачиваем только EnvyCRM, в остальных сервисах используем бесплатный тариф.

Сколько человек работает с вами в облаках? Ведете совместную работу?

Да, вместе ведем совместную работу в облаках. Примерно 10 человек.

В облачных сервисах вы взаимодействуете с другими компаниями, партнерами или клиентами?

Взаимодействуем с партнерами, внутри команды и иногда с клиентами.

Работаете с сервисами только в браузере или установлены приложения?

Стараемся все использовать в браузере, чтобы в любой момент был доступ ко всему с любого устройства.

Какие ещё сферы вы бы автоматизировали в работе?

Было бы круто автоматизировать учет финансов.

Может у вас есть какой-то особенный лайфхак при работе с облаками?

Да, перед работой обязательно надо помедитировать для улучшения синхронизации.

Знаете ли такие компании, друзей, у которых всё автоматизировано с помощью облаков?

Да, у наших друзей Zispromo.com все люто оцифровано и автоматизировано с помощью Битрикс24.

Что вы посоветуете начинающим коллегам по выбору сервисов?

Используйте только облачные сервисы, чтобы можно было работать из любого места с любого устройства. Это очень удобно и доступно.

Пожалуйста, используйте для документов Google Документы и Google Таблицы, а не Microsoft Word и Excel.

Для начала достаточно Trello, Maxdone и EnvyCRM — просто разберитесь поглубже, что это и зачем, и вы уже сможете удаленно выполнять и координировать серьезную работу.

Однажды один мой приятель спросил:

Дим, ты понимаешь, что ты — бизнесмен, и то, чем ты занимаешься — бизнес?

Шел 2015 год. Я создал свой первый учебный курс по Microsoft Excel и провел пару корпоративных тренингов для МГТС. Получил 42 тысячи рублей. Но тогда я и не думал, что из хобби можно вырастить бизнес.

Все началось с работы аналитиком в НПО Гидромаш: я выгружал данные из BI-систем, по ним составлял сводные отчеты для руководства. Плотно работал в Excel. Потому нередко проводил мастер-классы для коллег: учил пользоваться функцией ВПР и составлять сводные таблицы.

За консультации я не брал ни копейки. Мне нравилось делиться знаниями с людьми

По началу это были мини-встречи, где каждый мог задать любой вопрос. Затем стало ясно: в Excel есть функции, которыми должны владеть все без исключения. Так и я создал первый учебный курс. От коллег про меня узнали другие компании и стали звать на корпоративные тренинги — хобби превратилось в подработку. После этого приятель и задал вопрос про бизнес. На его осмысление понадобилось два года. В 2016 я уволился и решил запустить онлайн-тренинги по Excel.

Как бороться с низкой конверсией

У меня было несколько заявок на очные тренинги, хотя из каналов продвижения работал только «сарафан». Я понимал, что нужно развиваться, искать новых заказчиков. Пришла идея сразу перебраться в онлайн: проводить вебинар на 100 человек, брать с каждого по 300 рублей и зарабатывать 30 тысяч за два часа. «Легкие деньги», — подумал я и стал двигаться в этом направлении.

Запустил контекстную рекламу. Перевел свой курс в онлайн-формат. Первый урок сделал бесплатным, остальные — по 2,5 тысячи рублей. Оставалось выбрать площадку для вебинара. Вот с какими сервисами я работал:

• Mirapolis Virtual Room — стабильная вебинарная комната по среднерыночной цене. Есть напоминания на email о предстоящем вебинаре. Однако нельзя менять размер блоков и растянуть на весь экран демонстрацию рабочего стола.
• Webinar — красиво, удобно, но дорого.
• eTutorium Webinar — соблазнительная цена, удобный интерфейс, который можно настроить. Есть также баннеры и брендирование.
• ClickMeeting — главным преимуществом считаю чат во время демонстрации рабочего стола. Больше ни у кого такого не видел.

Заработать на вебинарах не удалось. Конверсия в оплату составила 0,5-1%: регистрировалось 500 человек, к эфиру подключалось 150-250, из них следующие вебинары оплачивали максимум трое.

С Webinar.ru установил личный рекорд по количеству участников: 2 500 человек на протяжении 68 минут постоянно были онлайн. Однако на конверсию это не повлияло.

В итоге я едва окупал аренду сервиса, но продолжал заниматься «благотворительностью» и работать в минус. По отзывам понимал, что слишком много пользы даю на бесплатных вебинарах: люди получают базовый инструментарий, и оплачивать дополнительные уроки для них нет смысла.

Спустя месяц я вообще думал свернуть «бизнес» и вернуться на работу. Но, когда опускаешь руки и таят все надежды, приходят заказы оттуда, откуда ты уже не надеешься получить.

После очередного «провального» вебинара мне позвонила одна из участниц и предложила провести целую серию корпоративных тренингов для ее компании. Так я сделал два вывода.

Во-первых, несмотря на низкую конверсию, не нужно быть как все: лить воду на бесплатном вебинаре и говорить по теме на платных.

Во-вторых, никто не готов платить даже 300 рублей за два часа полезной информации незнакомцу. Грейте своих клиентов: отправляйте полезные материалы по email, бесплатно консультируйте по сложным вопросам, добавьте клиентов в друзья в соцсетях.

От вебинаров к продаже видеокурсов

Несмотря на большой корпоративный заказ, с вебинарами было две проблемы. Ты не можешь проводить их каждый день — просто не соберешь аудиторию. И, чтобы окупить затраты, нужно повышать стоимость урока или расширять охват учеников. Вот средние цифры, по которым я жил:

‘* — если увеличивались расходы на вебинарную площадку (менял компанию),

то уменьшал траты на рекламу и наоборот

Это был достаточно дорогой формат для начинающего тренера без репутации.

Как всегда, когда не хватает денег, рождается креативность.

Я решил один раз записать качественный видеокурс и регулярно продавать к нему доступ.

Однако на старте было много вопросов: как снимать, через какую программу монтировать, где обрабатывать звук? Опыт видеосъемки был нулевой. Потому я обратился за профессиональными услугами.

На записи курса по работе в Excel в офисе компании Courson.

Когда видеокурс был готов, оставалось решить, где его хранить, как контролировать успеваемость учеников и принимать платежи. Было страшно, что контент попросту украдут и выложат в свободный доступ.

Пытаясь найти ответы, я стал посещать профильные конференции по обучению, читать кейсы директоров онлайн-школ и бизнес-тренеров. Отсюда узнал о системах дистанционного обучения (СДО), в которые можно загрузить все курсы и настроить продажи. Причём есть два вида СДО:

• «Стационарные». Нужно устанавливать на сервер, для этого придется прописать техническое задание и проверить совместимость системы с программным обеспечением. Такие системы больше подходят для крупных компаний по типу «Сбербанка».
• Облачные. Работают через интернет. Регистрируешься на портале, загружаешь курсы, настраиваешь продажи, получаешь деньги.

Я протестировал три облачных сервиса.

• Teachbase — страшный внешний вид, нет мобильного приложения, поэтому сотрудники не смогут изучить электронные курсы с телефона или планшета офлайн, нет геймификации.
• Moodle — главное преимущество в том, что система бесплатна. Но управлять ей сложно — бизнес-тренер или учитель, далекий от программирования, не справится.
• iSpring Online LMS— управлять так же просто, как аккаунтом в Яндекс.Почте. Платить нужно только за пользователей, которые учатся на платформе. Есть раздел для продажи курсов.

На конференции iSpring Days и Elforum открыл для себя новый способ заработка — продажи учебных курсов через СДО

Каждую из этих платформ изучал по два месяца. В итоге остановился на iSpring Online. Вот почему:

Детальная статистика

Система собирает детальную статистику и помогает отслеживать, кто действительно учится, а кто нет. Я вижу, кто из клиентов прошел видеокурс, какие ошибки допустил, и оперативно даю обратную связь.

Сертификаты

Ученикам важен диплом, даже если он не имеет никакой юридической силы.

В iSpring ученики автоматически получают сертификаты после курса — скачивают в pdf-формате, распечатывают, вешают на стену.

Геймификация

Сотрудники получают очки и бейджи за успешное выполнение заданий. Также СДО автоматически формирует сводную таблицу успеваемости. Каждый пользователь может посмотреть свою позицию в рейтинге и сравнить себя с другими.

Смотришь вот такой отчёт и понимаешь, кто учится, а кто штаны просиживает

Геймификация влияет на мотивацию. Кого-то очки и бейджи побуждают закончить обучение и попасть на вершину турнирной таблицы, кому-то важно в рейтинге «быть не хуже остальных», кто-то аватарку поставил и нарадоваться не может.

Мобильное обучение

Клиенты могут запустить мой видеокурс с любого устройства: ноутбука, планшета и телефона. Есть специальное мобильное приложение, через которое материал можно открыть даже без подключения к интернету, например, в самолете или поезде.

Вебинары

В iSpring есть встроенная площадка для вебинаров. Здесь я провожу онлайн-интенсивы — серии онлайн-лекций с разбором домашних заданий и дипломной работой в конце.

Итоговый рейтинг выполнения домашних заданий по курсу Excel для маркетологов и аналитиков

Разбор домашки помогает держать учеников в тонусе. Дело в том, что видеокурс до конца проходят лишь 10% клиентов. Остальные «теряются» по пути, если вовремя не направить, не разобрать ошибки.

Что ещё попало под автоматизацию

Когда у меня было 5-10 клиентов, я и не задумывался об автоматизации. Сложно пришлось, когда количество учеников выросло до тысячи в год.

Прием платежей, бухгалтерия, воронка продаж — все это стало сложно делать вручную. Какими сервисами я стал пользоваться:

• Тинькофф Оплата — для приема платежей;
• Онлайн-бухгалтерия Тинькофф Банк — для счетов, налогов и других платежей;
• eLama — для автоматизации рекламы;
• Facebook Messenger — для общения с клиентами. Почтой не пользуюсь.

Эти инструменты помогают держать связь с тысячью учениками, экономить на бухгалтере, секретаре и других сотрудниках.

Для управления и редактирования базы клиентов я начал использовать Битрикс24. Нравится тем, что можно фиксировать рабочее время и длительность выполнения задач, формировать ежедневные отчеты и воронку продаж.

Интерфейс системы сложный, как приборная панель самолета, но разобраться можно. Еще один недостаток — нагромождение личных функций. Например, приходится настраивать такие вещи, как документооборот, фотогалерея, проактивная защита. В итоге процесс внедрения затягивается.

Конечно, можно не включать лишние опции. Но на этапе настройки мне, как новичку, сложно было предсказать, что пригодится, а что — нет. К примеру, та же проактивная защита нужна или нет? Раз ее предлагают активировать, значит существует какая-то опасность.

Делюсь опытом на конференции по дистанционному обучению iSpring Days

Если хотите перевести обучение в облако, мой совет: тестируйте, тестируйте и еще раз тестируйте. Сервисов со схожими функциями много. Не торопитесь сразу оплачивать год-два. Поживите неделю-другую, посмотрите, какие функции работают, как отвечают в техподдержке, какие отзывы пишут реальные пользователи.

С СДО — отдельная история. Тщательно изучите несколько систем: практически у всех есть либо бесплатный тариф, либо пробный период 14-30 дней. Заказывать сервис под ключ на старте точно не стоит. Если опыта в программировании нет, то впарить вам ненужную функциональность за бешеные деньги не составит труда.

1. Google Календарь

Универсальный, работает на всех платформах и подключается ко всем клиентам, будь то Windows, Linux, macOS, iOS или Android. Не глючил ни разу за 10 лет использования. В него записываются все встречи, перемещения, выделенные на работу над конкретным проектом или заказчиком слоты времени (но это нечасто, так как я адепт GTD). Уведомления не включены — вместо этого есть привычка в него заглядывать.

2. Todoist

Работает совершенно на всех платформах, включая браузеры, бесплатен, быстр, не теряет задачи при синхронизации, позволяет быстро раскидать список задач свайпами на другие дни или отметить выполнение. В нем записываются совершенно все без исключения задачи, от личных вроде «оплатить квартплату» до рабочих, которые структурированы по проектам, а проекты — по группам (например, «развитие Uplift.club», «Клиенты», «Поездки»). Секрет здесь прост — записывать совершенно все, даже самые мелкие задачи, и ставить им сразу срок и приоритет; каждое утро пересобирать список задач на день, превращая общее число из примерно 100 активных задач в 15-20, которых надо коснуться в течение дня.

3. Gmail

Самая универсальная, неглючащая почта, подключается ко всем клиентам, позволяет делать сложные выборки, быстро находить письма, задавать правила сортировки и подключать плагины. Работа с ней уже несколько лет ведется в следующем режиме: все уведомления о приходе писем отключены, режим отображения — «непрочитанные сверху». Прочитываю письма в Spark на iOS и Android, MS Outlook на Android, Nylas Mail или в веб-интерфейсе на Linux. Если письмо с задачей — делаю запись в Todoist, а письмо отмечаю прочитанным и к нему не возвращаюсь. Купил платную версию — для почты, календаря и диска — на 100 Гб, стоит около 2000 рублей в год за полное счастье.

4. Telegram

Не хочу никого обидеть, но я просто не понимаю любовь некоторых людей к WhatsApp, который не работает нормально на компьютере, не переносит сообщения с телефона на телефон (только вручную), не позволяет запустить себя с 2 телефонов одновременно, не работает на планшете, криво обрабатывает вложения, отличные от картинок и видео, не дает создавать секретные чаты, нормально не работает с поиском и уведомлениями на телефоне и имеет еще целую кучу ограничений. Телеграм лишен совершенно всех этих минусов, работает, кажется, на тостере, и везде работает одинаково быстро, удобно и полнофункционально. Телеграм стал главным каналом коммуникации, в нем в день пишу в порядка 100 чатов (как одиночных, так и групповых), здесь же идет обмен файлами, видео, пишется протокол встречи и так далее.

5. Trello

И снова, как все вышеперечисленные, работает везде, бесплатен. Выполняет две функции: командные доски задач и поручений по принципу Kanban и Agile, а также CRM. Веду в нем pipe клиентов и партнеров, спокойно выдерживает сотни карточек одновременно, есть не требует, кастомизируется, как надо.

6. Google Диск

Великолепная вещь, включающая в себя встроенный офисный пакет, закрывающая 99 % функций офиса, позволяет хранить все документы по папкам и иметь доступ к ним с любого устройства мгновенно, включая офлайн. Как отметил выше, перешел на платную версию, которая на порядок дешевле решения от Microsoft. Очень круто работает в связке с почтой GMail — все пришедшие файлы сразу складываются в нужную папку, а все приложения файлов делаются тоже прямо из почты. Единственный минус — нет клиента синхронизации для Linux по совершенно непонятной причине.

7. Skype

Единственный из часто используемых инструментов, который мне не нравится, но альтернативы просто нет. Без комментариев.

8. Google Keep

Перешел на него недавно с Evernote, который задолбал своими странными политиками и интерфейсом. Поначалу непривычно, но потом понимаешь всю прелесть того, чтобы сделать заметку и отправить ее в архив, имея перед глазами только актуальные. Бесплатно, работает везде.

9. Pocket

Бесплатный сборник статей для чтения. Как только я вижу интересную статью, не задумываясь кидаю в Pocket, который делает статью доступной для чтения на телефоне в офлайн. Читаю потом пачками в метро и самолете.

10. Safari

На Mac OS, iOS; Chrome на Windows, Linux; Firefox на Android. Хром наиболее универсален, но Сафари на родных ОС работает все же лучше: быстрее, лучше интегрирован, меньше ест памяти и батареи. На Android же, как это ни удивительно, лучше работает Firefox, потому что позволяет поставить плагины отключения рекламы, менеджер паролей и прочее, за счет чего занял первое место.

11. 2GIS

Яндекс.Карты, которые раньше в Москве были единственным приемлемым решением для карт, очень быстро сдали позиции 2ГИС. Его информация в 90 % случаев актуальнее, полнее, удобнее. Маршруты точнее. Работает полностью офлайн. В общем, спасает конкретно.

12. Яндекс.Транспорт

Позволяет быстро посмотреть, как лучше всего переместиться.

13. Uber и Яндекс.Такси

В паре полностью закрывают потребность в такси, которым, впрочем, пользуюсь нечасто.

14. CoinKeeper

Позволяет вести полный учет доходов и трат по статьям на всю семью, ничего не упускать, делать бюджет и смотреть потом ретроспективу и статистику.

15. LastPass

Приложение позволяет регистрироваться на тысяче сервисов, не помня паролей, и имея доступ к ним со всех устройств. Бесплатно.

16. Google Photo

Лучший сервис для хранения фотографий в мире. Нет слов описывать, просто им нельзя не пользоваться. Бесплатно для бесконечного числа фото и видео, освобождает место на телефоне, умный поиск, групповые папки и тому подобное.

17. ABBYY BCR

Каждая визитка, что попадает мне в руки, сразу же сканируется, распознается в этой программе и выбрасывается.

Все это вместе дает полный контроль над ситуацией, давно уже на уровне «автомата», требует минимум усилий и времени, всегда под рукой. Чего и вам рекомендую.

Николай, чем занимается ваша компания?

Компания работает в текущем формате с 2010 года, занимаясь исключительно разработкой бизнес-планов. До этого, в «нулевые годы» в основном работали над запуском производственных стартапов, самый заметный из которых — завод пресс-форм «Калужский», хотя бизнес-планами мы тоже занимались. По нашим оценкам, мы их разработали более 1500.

Какие сервисы используете в работе и для каких целей?

Сегодня для учета времени пользуемся RescueTime. Раньше использовали онлайн-версию российской ОфисМЕТРИКА, идеология там хорошая, но нестабильность работы надоела. CRM — уже три дня как Zoho CRM, выбрали за встраиваемость в почту Gmail и автоматическое заполнение карточки контакта из открытого письма. Место в окне почты освободилось после того, как мы отказались от Wunderlist и вернулись к календарю LeaderTask с облачным хранилищем задач. Он позволяет ставить задачи сотрудникам и вести с ними чат.

Как только мы перебрали все варианты календарей, пришли к выводу, что они не дотягивают до этой российской программы. Ее единственный недостаток — нет синхронизации с Google Календарем, но они сейчас дописывают веб-версию, возможно такая синхронизация появится.

О почте я уже говорил: Gmail с надстройками. Были бы такие в почте Mail.Ru — пользовались бы ей. Для рассылок тестируем eSputnik, хотя нас сильно смущает его украинское происхождение, в частности — как они будут обращаться с нашей базой клиентов.

Еще используем Goalscape, немецкий сервис для декомпозиции стратегических задач.

Как мы подались в облачные сервисы при настройке CRM-систем

Мы перешли во внешние сервисы сравнительно недавно, раньше всегда выбирали десктопные решения. Считали, что облачные сервисы отъедают время из-за задержек отклика серверов. Отчасти и сейчас меня раздражает процесс загрузки Gmail.

Почту получали и отправляли через Microsoft Outlook. При этом у нас была постоянная проблема потери контроля за КП, которые мы направляли в ответ на запросы с сайта. Нам приходит в день до 5 запросов о стоимости разработки бизнес-плана. После отправки КП мы не все запросы отрабатывали до конца — четкого отказа или заключения договора. Сначала попытались найти CRM, совместимую с Outlook, но в реальности таких не оказалось. Что-то предлагали в Insightly, но у них не было пробной версии, чтобы проверить работу плагинов. Поэтому мы сосредоточились на браузерных вариантах.

Мы хотели решить две задачи: не терять из виду предложения, направленные клиентам, и сократить ручной труд и потери времени на все процедуры.

Первый этап настройки

На неделю я глубоко погрузился в изучение сервисов, и сначала остановился на Pipedrive, техническое решение такое:

1. Синхронизировали рабочие почтовые серверы с Gmail, теперь вся рабочая почта автоматически попадает и туда.
2. Экспортировали клиентов из Outlook в Google Контакты.
3. Создали аккаунт в Pipedrive.
4. Настроили синхронизацию контактов в Pipedrive с Google и почтового сервера Pipedrive с Gmail. Теперь вся почта, которая приходит в Outlook, автоматически попадает в Pipedrive.
5. Прикрутили к Gmail сервис Mailtrack, который показывает, открывал ли получатель письмо и сколько раз. Все КП стали отправлять из Gmail, чтобы видеть, читал ли его получатель. Причем Mailtrack шлет предупреждения «ваше письмо не открыто в течение 2-х дней». Можно звонить и спрашивать: «Что же вы почту не проверяете?». Письмо с КП автоматически попадает в Pipedrive, где из него «без напрягов и красиво как на айфоне» © создается потенциальная сделка и карточка контакта, которая сразу попадает в контакты Google — в мой сотовый. Ну а удобная и эффективная воронка продаж — основная фишка Pipedrive.

Второй этап настройки

Но столкнулись с неудобством: из интерфейса Pipedrive можно отправлять письма клиентам только с адреса Gmail, а нам надо с корпоративных адресов. Поэтому продолжили развивать систему. Чтобы написать из CRM-системы со своим корпоративным адресом пришлось настроить корпоративный пакет Google G Suite и перенастроить на хостинге МХ записи, а потом еще перенастроить десктопный Outlook на почтовые серверы Google.

Настройка всего того же, но бесплатно

Когда все настроили и начали работать с CRM-системой, через несколько дней поняли, что в области разработки бизнес-планов, при обработке 2-5 запросов в день платная CRM-система (1200 у.е. в год на 2 рабочих места) — излишняя роскошь. G-Suite — хорошая вещь, и стоит 5 долларов за пользователя. Но на него нельзя перевести корпоративную почту 1-2 человек, только всех сотрудников, из-за перенастройки МХ-серверов. В нашем случае это стоило 40 долларов в месяц за 8 человек, так что от него тоже отказались.

Предыдущие поиски помогли найти бесплатное решение со всеми вышеописанными возможностями. Вернулись к бесплатному аккаунту Gmail с интеграцией с корпоративной почтой. Затем добавили в Chrome расширение списка задач Wunderlist для Gmail. Теперь он открывается прямо в окне Gmail. Плюс плагин для Chrome «Добавить в Wunderlist» — так что теперь любое открытое в Gmail письмо можно превратить в задачу одним кликом.

Дальше воспользовался Zapier. Если кто не знает — служба интеграции сторонних облачных сервисов. Связал через неё папку входящих задач Wunderlist с календарем Google, чтобы задачи попадали и туда. Чтобы по-прежнему использовать воронку продаж, которой мы пользовались в Pipedrive, выбрали сервис MeisterTask, настроил в нем пайплайн аналогично Pipedrive (скриншот ниже) и интегрировали через Zapier с Gmail так, чтобы при присвоении письму тега «Продажи» оно автоматически превращалось в сделку на этапе «Запрос от клиента».

И в качестве небольшого улучшения системы прикрутили к Gmail сервис Top Inbox, позволяющий отправлять почту в заданное время.

В итоге мы имеем:

• Отправленные КП в один клик превращаются в задачи со сроком исполнения — теперь мы в обязательном порядке закрываем сделку, а не ждем обращений.
• Клиентский запрос автоматически попадает в «пайпдрайв» — воронку продаж на начальной стадии.
• Мы можем отправляем письма в оптимальное время.
• Мы видим, прочитал ли клиент наше письмо

В результате, конверсия выросла на 10-15 %, не очень значительно, но дополнительный доход оправдал усилия.

Пробовали ли российские CRM-системы?

Все российские версии перепробовали, но они заточены на большое количество разовых сделок, и подневольный персонал, который можно заставить набивать базы клиентов вручную, заполняя десятки полей. Наша же задача — фиксировать лиды и потенциальные сделки с минимумом трудозатрат, поскольку этим занимаются занятые люди с высокой зарплатой, и ее российские CRM не решают, хотя возможно я не в курсе. Например, плагин Zoho CRM для работы с Gmail a обнаружил, когда целенаправленно ввел в поиске дополнений для Chrome «Zoho CRM». И вуаля, их оказалось штук пять.

Есть ли у вас потребность использовать сервисы для импортозамещения?

Потребности как таковой нет, английский — не проблема, но мы всегда предпочитаем сервисы, в которых можно допрашивать техподдержку по-русски. И, тем более, если наш софт превосходит иностранный. Например, тот же LeaderTask, хотя я постоянно ругал разработчиков на их форумах за недопиленные плагины. Но базовое решение точно лучшее из таск менеджеров, которые я перепробовал, а я перепробовал почти все.

Пользуетесь ли мессенджером в команде?

Пользуемся Skype для общих тем и встроенным мессенджером LeaderTask для общения по открытым в нем задачам.

Довольны сейчас всеми сервисами, устраивают ли эти сервисы коллег?

Теперь уже можно сказать, что да. Все, что надо, у нас работает как надо. Кстати, пришлось отказаться от Lumia и купить Samsung, чтобы пользоваться этими сервисами на смартфоне, хотя фотокамеры Lumia мне сильно не хватает.

Были ли такие сервисы на проектах или у клиентов, которые вам очень понравились или, наоборот, больше в жизни не притронетесь?

Такой сервис есть только один — Smarty CRM. Мы какое то время вели в нем базу лидов, но пользы от этого не было никакой. Я вообще не понимаю, на каком основании они говорят, что это CRM. Где там Relationship Management? Ничего нет. Потом еще вручную экспортировали контакты, потому что формат их экспорта никакой софт не принимает.

Оплачиваете облака или используете бесплатные тарифы?

За что-то платим, но по возможности стараемся использовать бесплатные тарифы. Всегда помним, что неконтролируемые мелкие расходы могут утянуть компанию на дно.

Сколько человек работает с вами в облаках? Ведете совместную работу?

У нас небольшая компания, поэтому работаем в общих сервисах все, хотя одновременно один файл не открываем. Но используем Dropbox для совместной работы, создаем там папки проектов и складываем в них все файлы, относящиеся к делу.

Работаете с сервисами только в браузере или установлены приложения?

Если есть приложения, то стараемся использовать их, поскольку веб все же — тормоза.

Облака применяете только в работе или для всех дел?

Сейчас уже для всех, на смартфоне столько всего установлено.....

Пользуетесь ботами в Telegram?

Да, например, получить выписку ЕГРЮЛ у бота раз в 10 быстрее, чем заходить на сайт ФНС и искать компанию там.

Какие еще сферы вы бы автоматизировали в работе?

Бухгалтерский учет. Конечно, мы пользуемся Контур.Бухгалтерией и Контур.Диадоком, интегрировали бухгалтерию с Тинькофф Банком, но все равно там очень много ручной работы.

Знаете ли такие компании, друзей, у которых всё автоматизировано с помощью облаков?

Круче нас нет никого, мы за последние 2 месяца все рекорды побили.

Что вы посоветуете начинающим коллегам по выбору сервисов?

Не пожалейте времени и лично протестируйте все, что есть на рынке. И запомните волшебную фразу, которую надо вводить в поисковик: «Интеграция сервиса А с сервисом Б». Можно сделать много чудесных открытий.

Виталий, какими направлениями занимается ваша компания?

Мы помогаем другим компаниям разрабатывать и внедрять программы лояльности. Как результат, это позволяет увеличивать число повторных продаж за счёт того, что их клиенты становятся более лояльными, начинают читать рассылки и чаще покупать.

Из наших достижений могу выделить то, что мы крупнейшее email-агентство в России. В 2016 году вышли на рынок США, активно работаем теперь и там. Уже более 10 клиентов, для которых сделали те или иные задачи или услуги, среди них Nikon, Puma, Royal Canin, ВТБ24, Банк Москвы.

Какие сервисы используете в работе и для каких целей?

Для коммуникации с клиентами давно используем Basecamp, заводим абсолютно всех клиентов, с ними обсуждаем дизайн, вёрстку и так далее. Для внутренних задач в стиле kanban — Trello. Там сосредоточено производство и внутренние задачи. Для корпоративной переписки — Slack, тоже очень удобно. Рады его функциональности. И совсем немного Telegram Messenger, для переписки с теми ребятами, кто не в команде.

Работаем с Email-Competitors. Изучаем и вдохновляемся письмами и дизайнами от топовых международных и российских компаний, сервис собрал сотни и тысячи email-рассылок разных брендов.

Полностью сидим на Google G Suite, используем все функции — Google Документы, Hangouts, Google Таблицы. Всё находится в онлайне, поэтому не используем оффлайн-документы.

Плюс в качестве CRM применяем Pipedrive для отдела продаж. Пробовали немного amoCRM. Что-то не пошло. Какой-то причины не выделю, давно было. И используем MailChimp для отправки внутренних рассылок по всей базе. Ещё PopMechanic — это формы для сбора контактных данных с сайта.

Корпоративная почта для домена — Inbox от Gmail. Для хранения файлов Google Диск.

И, последнее, это Lucidchart для отрисовки блок-схем, очень нравится. Удобен для создания цепочек коммуникаций и триггерных сообщений. Диаграммы связей там же.

Интегрировали ли эти сервисы между собой?

MailChimp интегрирован со Slack. Новые подписчики падают в Slack. Видим, кто подписался на рассылку. И заявки тоже, в Slack.

Вы довольны всеми сервисами, не хотите поменять хотя бы один из них?

Всем довольны.

Оплачиваете облака или используете бесплатные тарифы?

За все, которые перечислил, кажется платим, кроме, пожалуй, Trello.

Ваши клиенты участвуют в работе в облачных сервисах?

Да, конечно. Клиенты подключены к Basecamp, там идёт коммуникация с ними. И выдаем доступ к документам из хранилища Google.

Работаете с сервисами только в браузере или через приложения?

Тут наверное для каждого своё. Для меня удобнее через браузер.

Пользуетесь ботами в Telegram?

Пользуемся. Как раз для себя сделали бота для базы знаний. Вся информация доступна через бота. Это помогло не только для новых, а для всех сотрудников сделать удобный поиск по всей базе знаний с любого устройства, к чек-листам.

Сколько человек из компании работают в облаках?

40-50. Удалённые сотрудники тоже все в облаках.

Чувствуете увеличение эффективности работы по сравнению с необлачными программами?

Наверное и никогда не пользовался необлачными программами, разве что Word каким-нибудь. Но, конечно, чувствую. Это удобнее, чем 10 раз поднимать переписку.

Есть ещё сферы, которые вы бы автоматизировали в работе?

Конечно, есть. Наше производство хочется автоматизировать, отчетность. Много всего, что ещё хочется сделать.

Далеко не все компании переходят в облака. Как думаете, это влияет на их эффективность работы?

Конечно, влияет. Всё равно будущее за облачными технологиями. Понятно, что чем дольше не переходишь, чем больше отстаешь. Думаю, что пока ещё не сильно критично, но в будущем будет всё сложнее не пользоваться чем-то облачным.

Что вы посоветуете начинающим коллегам по бизнесу?

Я советую начинать с того, чтобы очень много и усиленно работать. Идея — это супер важно. Но не менее важно, а даже более важно — работать, пробовать, делать, тестировать, улучшать. Любую идею можно доработать.

Сергей, чем занимается ваша компания?

Paper Planes — московское агентство, впервые в России заложившее в основу работы подход маркетинга, основанного на данных (Data-driven Marketing). Мы занимаемся консалтингом в области маркетинга, HR и автоматизации продаж. Разрабатываем планы действий и стратегии для наших клиентов: описываем как им действовать. Анализируем маркетинговую активность заказчиков, конкурентов, даём рекомендации о том, куда двигаться, помогаем реализовать новые проекты и так далее.

Какие сервисы используете в работе и для каких целей?

Мы часто и много всего тестируем. Каждый год меняем в среднем две-три CRM-системы, программы управления проектами и так далее.

Последние два года используем amoCRM. До этого чего только не тестировали, включая Salesforce Sales Cloud. amoCRM больше всего подходит, в нашем бизнесе сделки долгие: месяц уходит на переговоры, доведение до договоров и первых оплат. amoCRM удобная, учитывая её обновления, интеграции с сервисами, рекламными кампаниями.

Для управления проектами последние полтора года у нас Todoist. Это простой таск-менеджер. Его великолепие в том, что он кроссплатформенный. Встраивается даже в почту, на Windows Mobile. Это очень помогает, есть и командные режимы.

Для управления контентом — Trello, который купили Atlassian за 425 млн долларов. В ней реализуем систему Kanban, где в зависимости от этапа и ответственного гоняем карточки, например, с недельными контент-проектами. Мы являемся аутсорсом отдела маркетинга.

Года три назад пробовали Мегаплан, когда нас было 15-30 человек. Ушли с него. Пользовались второй версией, до третьей даже не дожили. Симпатичный по интерфейсу, но ужасающе медленный — открытие задач занимает больше времени, чем выполнение. Это смущает. Что нравилось и почему до последнего не уходили — организация структуры, учёт финансовых средств.

Сейчас финансы в сервисе Моё дело. Они нам очень приглянулись. Однажды часов в 12 ночи сидели на совещании, начали думать над системой управления бухгалтерией. Нашли «Моё дело» Позвонили им, они перезвонили в ту же минуту, и мы поняли, что эти люди нам подходят. За полтора года ни разу не возникало даже желания смотреть другие сервисы, они нас полностью устраивают.

Клиенты часто выбирают и Битрикс24, для нас это скорее консервативная среда, этот комбайн показался не совсем удобным. Но клиентам внедряем, описываем структуру, как они должны там работать.

С некоторыми клиентами работаем через Basecamp. Нормальная платформа. В прошлом году изучали её. Сначала работали на второй версии, затем перешли на третью. Проектов 30 вели. Но в течение 3 месяцев скатились обратно. У нас система не прижилась из-за медленного мессенджера в третьей версии, если сравнивать с тем же Telegram Messenger. Для нас скорость коммуникации очень важна.

Общение по проекту — в Telegram. Он есть, опять же, на все устройства, можно прикреплять файлы, закреплять, общаться с клиентами и командами. Много работы происходит именно там. Замечаем, что дополнительные сервисы являются скорее примочками к нему.

Для базы знаний используем бизнес-решение Evernote. И применяем решения Google G Suite — Gmail, Google Диск, Google Документы, Google Календарь. Но руководство сейчас пытается тестировать продукты Microsoft, потому что за год они хорошо усилились. Сейчас есть Yammer, Skype для бизнеса, облачные Microsoft Word, Microsoft Excel. Может, активнее будем переходить на их решения.

Ещё нам нравится MindMeister, облачные диаграммы связей, особенно интересно выглядят в связке с MeisterTask, таск-менеджером в стиле Kanban, для работы по скраму. Но сервис не очень хорошо синхронизируется. То авторизует, то нет. Часть менеджеров там, часть — в других сервисах. Потом делают в Excel экшн-планы. Единого сервиса нет.

Для создания целевых страниц используем Tilda Publishing. Очень любим их. Есть проект, который верстаем на Readymag, но это скорее целый журнал.

Почему ушли с Salesforce на amoCRM?

По банальным причинам. Во-первых, Salesforce оказался медленнее amoCRM. И с точки зрения загрузки интерфейса, и при внедрении новых функций.

Во-вторых, когда спрашиваем amoCRM могут ли они внедрить новые функции, которые будут полезны нам, то они говорят, что как раз в новом релизе их развернут для всех пользователей. Это нам очень понравилось.

И, в-третьих, Salesforce, если не ошибаюсь, нужно оплачивать в долларах. Когда же мы мигрировали, а это были тяжелые инвестиционные времена с высоким курсом доллара, то это тоже был важный фактор для нас.

Другие сервисы использовали для управления проектами?

Сервисов бесконечное множество, все не вспомню. К некоторым периодически возвращаемся. Бывают локальные переезды, когда с Todoist переезжаем на Wunderlist. Или в очередной раз все жаждут вернуться на Wrike, он силён хорошей диаграммой Ганта. Пробовали 2 или 3 раза, потом возвращались обратно.

И много всяких новых, тестировали TargetProcess... До сих пор большинство проектных вещей происходит в Google Таблицы. Там делаем дашборды по проектам, есть план, факт, с пометками. Есть затея просто наладить такие решения, чтобы данные автоматически выгружать из социальных сетей и сделать автоматизированные дашборды.

Кстати о социальных сетях: для SMM какие сервисы используете?

Amplifr — один из моих любимых, и продукт, и подход к развитию продукта. Мы с Натом, создателем сервиса, активно общаемся, всё происходит в режиме разговора. Они прислушиваются к тому, что ждут агентства и медиа-группы. Из платных ещё используем JagaJam, Brand Analytics, YouScan, SMMplanner, Ниппель, из бесплатных — SocialStats, Popsters. Ранее еще использовали SemanticForce.

И сервисы для настройки таргета — Церебро Таргет, TargetHunter и другие.

Brand Analytics и YouScan используем для двух основных вещей — для наших проектов по мониторингу и управлению репутацией бренда, и когда мы с помощью замеров числа упоминаний и динамики анализируем успех рекламной кампании.

Jagagam и другие решения аналитики — хорошие инструменты для более глубокого анализа. Мы любим количественные данные. Можем глубже интерпретировать что происходит. И выстраивать близкие отношения с аудиторией. Например, в Jagagam нравится подсчёт ядер аудитории. Работаем с «Мираторгом», и для аудитории «10» делаем спецпредложения: первыми рассказываем об акциях, приглашаем участвовать в создании контента, в программах повышения квалификации, где можно получить подарки. Стараемся, чтобы доля такой аудитории увеличилась.

Amplifr помогает планировать контент. Это важная вещь, чтобы на 50 проектах по 2 публикации в день не допускать ошибок, соблюдать календарный план и вести историю анализа контента.

И два года работали с OneTwoTrip, их часто упоминали в Twitter, там использовали mention. Сейчас ещё работаем с другим проектом, для которой тоже применяем его и IQBuzz.

Есть ли у вас потребность использовать сервисы для импортозамещения?

В 2014 году компания перешла с Salesforce на amoCRM. Это наверное можно назвать импортозамещением. Устраивают все сервисы, которые принимают рубли и считают в них. Смущают те, которые нужно оплачивать в долларах. Например, мы использовали сервис рассылок MailChimp, ушли на GetResponse. Второй берёт в у.е., но оказался дешевле.

Кроме валюты, были замечания к MailChimp?

Он хорош HTML-редактором, набором визуальных гайдлайнов, шаблонов, но в отличие от GetResponse хуже интегрируется с amoCRM. И GetResponse часто используем совместно с клиентами, им он проще, как платформа, поэтому и сменили сервис.

Пользовались другими мессенджерами в коллективе?

Кроме Telegram мы смотрели на Slack. Надеялись, что там есть удобные интеграции с теми же Todoist, Trello, но не нашли ни через Zapier, IFTTT, ни через локальные связки, поэтому не перешли. Telegram показался быстрее.

С некоторыми заказчиками общаемся в WhatsApp Messenger, Facebook, ВКонтакте, нам без разницы, но Telegram лишь поудобнее: развиваются каналы, есть стикеры, которые всем нравятся, и боты.

Интегрируете сервисы между собой?

Один из наших профилей — настройка интеграцией. Помогаем клиенту интегрировать сервисы между собой, Если человек купил товар или услугу, то эта информация попадает в CRM, клиенту уходит автоматизированная цепочка писем.

Вы довольны всеми сервисами, не хотите что-то поменять?

Тотального недовольства нет. С другой стороны, нет ничего принципиально нового. Можно выбирать из тысячи менеджеров задач, но не будет сильных отличий. Некоторые и иконками не отличимы.

Google за последний год ничего интересного не сделал. По-прежнему с мобильных устройств в документах не всегда удобно работать. Microsoft же всё ещё сложнее. Мы очень быстро бежим, поэтому нам с их сервисами и консервативным подходом тяжело.

Что хотелось поменять — всеми силами уйти со Skype. То не могу пароль вспомнить, то связь отрубается. Очень тяжело. До сих пор многие клиенты созваниваются по нему. Я стараюсь переводить на Hangouts.

Оплачиваете облака или используете бесплатные тарифы?

Пополам. Не ищем обходных лазеек. Но в некоторых сервисах, вроде Todoist, неясно за что платить. Сейчас понимаем, что полные функции нужны лишь одному человеку из пяти. То же самое с Trello, не вижу причин продлевать. Функции Gold-аккаунта не нужны. Так и со всеми остальными.

Ваши клиенты участвуют в работе в облачных сервисах?

Большинство клиентов — крупные компании. Там менеджеры со стороны заказчиков ждут от нас переработанных сводок. Если это даже отчёты из Jagagam или Brand Analytics, то они проходят через нас, это не выгрузка. Мы всегда открыты и прозрачны. Спокойно клиентов зовём. Часто сервисы позволяют открыть доступ к просмотру,. Другой вопрос — приятно ли клиенту в этом участвовать.

С точки зрения согласования, был активный бой в 2015 году, когда переводили клиентов с согласования через Word на Google Документы. В документах можно было запутаться, хранилось по 700 версий, всё терялось, в сервисах Google удобнее.

Работаете с сервисами только в браузере или установлены приложения?

Смотря с какими. С amoCRM удобно работать в браузере, нежели в приложении. С Trello тоже, невозможно работать с iPad. Google Диск только в браузере. В основном, работаю в браузере и в мобильных приложениях. Но офисный пакет установлен на компьютеры.

Пользуетесь ботами в Telegram?

Как минимум, для уведомлений с amoCRM, Amplifer, с почты. И есть ещё Clever Target для доставки уведомлений о новых сообщениях из социальных сетей.

Ещё сами делаем для клиентов ботов. Например, для найма сотрудников. Когда нужно на позицию копирайтера собирать тестовые задания, кандидатов переводим на бота, где человек с помощью анкет и Google Документов проходит задания. Результат автоматически подгружается в Trello, приходит уведомление, и ответственный менеджер его просматривает.

Сколько человек из компании работают в облаках?

Сейчас человек 90. Большая часть в офисе, и есть удалённые по регионам.

Чувствуете увеличение эффективности работы по сравнению с необлачными программами?

Конечно. Переход с Word на Google Документы серьёзно ускорил работу. В этом году ощутил, что решения Google на мобильных устройствах повысили удобство просмотра документов в дороге. Вспоминаю, что мне раньше приходилось делать, чтобы просмотреть контент, стратегии, презентации. И iWork для iCloud, при создании презентаций, улучшил работу. Ещё нравится PDF Expert для Mac. У них хорошее приложение для работы с PDF: правки, комментарии, согласования.

Какие ещё сферы вы бы автоматизировали в работе?

Раз в месяц просматриваю автоматизаторы сервисов между собой, вроде IFTTT, Zapier. Но на практике очень мало реальной пользы, временные затраты не сокращаются. Это касается и виртуальных помощников. В том же Todoist есть интеллектуальная постановка задач, когда сервис предлагает тебе оптимальное время. В Google Календаре тоже есть это: если хочешь заниматься йогой, то на основе привычек и задач, он сам всё выставит. И у Siri.

Это интересно, но пока механизм несовершенен, и база материалов небольшая, всё выглядит грустно. Хочется прорыва. Siri, конечно, удобна и понимает, что ты говоришь. Но по факту устанавливаешь только будильник и секундомер, в остальном пользы не очень много.

Может у вас есть какой-то особенный лайфхак при работе с облаками?

Если вы работаете на iPhone, и хотите открыть документ из Google не в Safari, то его лучше открывать через Telegram долгим нажатием, либо открывать сразу в Chrome.

Далеко не все компании переходят в облака. Как думаете, это влияет на их эффективность работы?

Если бизнес связан со скоростью совместной работы, то влияет. Но есть бизнесы, которым это и не нужно. Облачные сервисы помогают многим компаниям, но, с другой стороны, важно не гнаться за модой.

Есть у нас заказчик, который внедрил amoCRM для отдела продаж, но для них технология оказалась слишком прогрессивной. Работа встала, они были не готовы. Менеджер тоже не ожидал. Оказалось, коллеги, уходя с работы, компьютер выключают и накрывают полиэтиленом. Такой вот уровень. Сотрудники выполняют свои задачи, делают продажи, но только amoCRM стала слишком сложной штукой.

Знаете ли такие компании, где всё автоматизировано с помощью облаков?

Вообще всё? Вряд ли. Мне знакомы те, где хорошо внедрены корпоративные решения — Skype для бизнеса, Microsoft Outlook. Например, в Mars, SAP. Это выглядит интересно. Одним кликом можно поставить задачу, забронировать переговорку, пригласить на встречу. Маленьких компаний таких не встречал, да и крупные — редкость.

Что посоветуете начинающим коллегам по бизнесу?

Книжки читать. И интернет-источники. Множество нужной для работы информации есть в Google. главное — хотеть читать и изучать.

Юрий, расскажи в двух словах о своей работе.

Я работаю техническим архитектором в пекинском офисе SAP China. SAP — это ведущий производитель корпоративного софта в мире и самый дорогой бренд Европы. Компания наполовину немецкая, наполовину американская. Я занимаюсь веб- и мобильной разработкой: если у заказчика появляется задача, связанная с корпоративным порталом или мобилизацией тех или иных рабочих процессов, то моя работа заключается в поиске либо стандартного решения и его «допиливании», либо в разработке такого решения с нуля с учетом требований заказчика и бюджета.

Сколько человек в компании?

Сложный вопрос. Глобально в SAP работает более 80 тысяч человек. Это без учета стажеров и сотрудников на коротких контрактах. Когда я спрашивал про Китай, говорили, что больше 10 тысяч, которые распределены между 10 офисами.

Есть достижения у китайского подразделения?

В 2015 году подразделение вышло на третье место по доходам в мире. Больше денег получается зарабатывать только в Америке и Германии, которые в этом году планируем обогнать. Не могу не отметить два крупных проекта: успешно внедрили наши продукты в компаниях China Merchants Bank и тайваньском страховщике National Life. У первого 120 млн клиентов, и если учесть, что в России живёт 145 млн человек, то можно представить объем и сложность таких проектов. Над вторым проектом ежедневно трудились 1500 сотрудников в течение более двух лет, то есть суммарно трудозатраты на этот проект превысили 3000 трудолет, и эта цифра даже немного пугает. Для меня этот проект значим по несколько другой причине: я разработал мобильное приложение для СЕО компании, и мне приятно осознавать, что тем самым я помог ему лучше управлять такой крупной и успешной компанией.

Среди ваших клиентов только крупные компании?

Наши продукты действительно очень дорогие. К сожалению, средний и малый бизнес не могут потратить столько денег на лицензии и внедрение. Продукты SAP установлены почти у всех крупных компаний мира, в Европе же их можно встретить в сетях среднего размера. В России этот сегмент полностью занят компанией «1С». Около 10 лет назад мы попробовали выйти на этот рынок, но особого успеха не достигли.

Вот возьмём для сравнения Битрикс24 и Мегаплан. Ваше решение можно назвать альтернативой?

Битрикс24 и Мегаплан — прекрасные решения для компании из 10-20 человек. Но они не могут справиться с большим объемом данных и транзакций, которые ежедневно генерируются крупными компаниями. Именно поэтому они используют SAP CRM и SAP HANA, которые разрабатывались с учетом высоких нагрузок и позволяют работать с данными на максимально возможных на сегодняшний день скоростях. И они бы рады найти решение подешевле, но альтернатив пока не существует. Возвращаясь к вопросу о Мегаплане, могу сказать, что до SAP у меня был свой стартап, и я был довольным пользователем этого сервиса.

Какие сервисы используют клиенты твоего подразделения?

Мы активно продвигаем облачный продукт SAP HANA Cloud Platform. Еще несколько лет назад SAP осознал, что за облаками будущее, и стал активно развиваться в этом направлении. В этом мы похожи на Битрикс24 и Мегаплан. Сейчас мы предлагаем нашим клиентам купить у нас подписку на интересные им продукты вместо классической установки в собственных дата-центрах. Более того, мы предлагаем «сдать» ранее купленные лицензии в обмен на многолетнюю подписку.

Тем не менее, и они нашли способ использовать облака. Они могут реализовывать не критичные рабочие процессы в облачных системах. Например, данные программы лояльности АЗС не обязательно хранить в своем дата-центре, это даже вредно: будучи публичным сервисом, они подвержены существенным рискам хакерских атак.

SAP HANA Cloud Platform содержит в себе коннекторы, которые позволяют интегрироваться с системами, расположенными в частных дата-центрах, прозрачно и безопасно. У облачной платформы будет доступ только к тем данным, которые ей нужны.

Как вы решаете вопросы интеграции систем?

Главная сила SAP — наши основные продукты построены на платформе SAP NetWeaver. Не важно, под какую сферу заточена система: CRM, ERP, все что угодно. Единая платформа позволяет легко интегрировать системы между собой. Если необходимо реализовать интеграцию со сторонними системами, у нас есть продукт SAP PI, который решает эту задачу.

Какие сервисы ты сам используешь в работе и для каких целей?

В SAP выбор между своим облаком для внутренних проектов и Amazon Web Services для публичных проектов. К сожалению, с Amazon был неудачный опыт. Мы размещали одну из систем, распределенную на два сервера, чуть больше года. В какой-то момент пришло письмо, что из-за внутреннего сбоя один из наших виртуальных серверов отказал без возможности восстановления. К счастью, данные хранились на втором сервере, но все равно это очень неприятно. Нет, у нас, конечно, были бекапы, но это далеко не та новость, с которой ты хочешь начать свой день.

Для проектов я пробовал много облачных систем. Сейчас использую Microsoft Azure, они предоставляют бесплатные сервисы для стартапов на 3 года на много-много долларов. Если платить из своего кармана, то цены кусаются, но они предоставляют очень хороший уровень услуг. За два года не было ни одного сбоя или проблемы, производительность на хорошем уровне.

Пробовал также DigitalOcean и Vultr. Они дешевые и производительные, но время от времени случаются короткие сбои. Azure подкупает тем, что даже на дешевых тарифах обеспечивает тройное дублирование данных, а на дорогих — еще и распределяет бэкапы по разным дата-центрам. Также пробовал Linode: по ценам он располагается между Vultr, DO, Azure и Amazon. Я пользовался им всего два месяца, за это время не заметил сбоев или проблем, производительность очень хорошая.

А для управления проектами?

Здесь у нас демократия: каждый менеджер проектов использует тот софт, который ему привычнее. Часто вижу Microsoft Excel и Microsoft Project Cloud. Если говорить о продакт-менеджерах, то они предпочитают JIRA, где планируют развитие продуктов, релизов и исправления багов.

Я в последний год пользуюсь Slack и Trello для координации работ. Slack — для общения, с бэклогом, можно легко высылать задачки. Trello прижился, потому что мне очень подошла система, где задачи надо разбивать по доскам, наглядно и прозрачно.

Какими сервисами пользуетесь в процессе разработки?

В качестве системы контроля версий используем git. Для личных проектов я использую GitHub, куда выкладываю части своих проектов, которые могут оказаться полезными кому-то еще. Я нахожу это упражнение очень полезным. Оно заставляет гораздо лучше писать и документировать свой код. И очень приятно, когда другие люди помогают твоим проектам становиться лучше.

В SAP есть внутренний «репозиторий Git-репозиториев» под управлением Gerrit. С помощью него тимлиды делают код-ревью. Если изменение принимается, то код обновленного проекта прогоняется через Jenkins, где проверяется корректность сборки, и запускаются автотесты. Если все хорошо, то выпускаем новый релиз.

Ведете ли учет времени?

Нет, у нас другой подход. Изначально разбиваем задачу на несколько мелких подзадач и распределяем их по людям. Каждый исполнитель согласовывает сроки выполнения своей части. Это очень важный и ответственный момент. Предполагается, что человек точно уложится в срок. В противном случае поедут сроки проекта, и простой большого числа исполнителей может очень дорого стоить. Если у сотрудника возник форс-мажор, то он должен найти себе замену и все равно уложиться. Чаще люди закрывают задачи раньше положенного срока и выигранное время могут потратить на саморазвитие или по собственному усмотрению. Так что при оценке всегда есть разумный буфер.

При такой системе нет большого смысла вести учет времени. Мы доверяем друг другу, и это основа нашей работы.

Пользуешься CRM?

Нет, я в продажах последний год совсем не принимаю участие.

Доволен всеми сервисами, не хочешь поменять хотя бы один из них?

Вполне доволен. Но, если появится что-то новое, что позволит решать мои задачи лучше и быстрее, то готов попробовать, если стоимость миграции окупится в разумные сроки.

Какие еще сервисы используешь в работе? Платишь за них?

Я купил много разных приложений для примерно одного и того же — Wunderlist, Things и прочие списки задач по методу GTD. Для меня это плохо работает: когда лезу в тот же Wunderlist, чтобы пометить задачку, могу отвлечься на уведомление и через 15 минут найти себя где-нибудь в Твиттере, на Хабре. Пришел к тому, что дела веду в блокноте и дома на маркерной доске, где пишу критически важные задачи. Блокнот и доска работают для меня гораздо лучше. В Wunderlist тоже веду определенные задачи, еще туда записываю задачи, когда под рукой нет блокнота и ручки.

Из прочих сервисов оплачиваю Grammarly, он проверяет грамотность текстов на английском языке, причем не только грамматику и пунктуацию, но и стиль. Стоит чуть больше $12 в месяц, если купить подписку сразу на год.

Компания оплачивает мне подписку на Adobe Creative Cloud. Я использую Photoshop и Illustrator для обработки графики, которую мы используем для сайтов и мобильных приложений. Но я не дизайнер, поэтому использую эти пакеты от силы на 5%.

В отличие от многих коллег я не люблю прототипировать с помощью графических пакетов или специальных инструментов — мне проще реализовать интерфейс сразу в коде. Хотя это занимает немного больше времени, результат моего труда можно сразу переносить в будущее приложение.

Также мне оплачивают подписку Visual Studio, что дает мне доступ ко всем инструментам разработки от Microsoft.

И я бы оплачивал хостинг, если бы не BizSpark (портал Microsoft для стартапов, прим. ред.).

Работаешь с сервисами только в браузере, или установлены приложения?

Slack, Wunderlist и Evernote установлены на компьютере и телефоне. Вообще я не люблю устанавливать приложения, но это уже скорее из области психологии.

Пользуешься Telegram, ботами?

Поэтому пользуюсь не так активно, как раньше. Я пересадил на Telegram большую часть друзей и знакомых. Те, кто сидел в WhatsApp Messenger и Skype, сейчас в Telegram.

Какие еще сферы ты бы автоматизировал в работе?

Следует автоматизировать то, что болит. Если постоянно что-то забываешь, а я очень рассеянный человек, то нужно задуматься о списках задач. Еще я несколько раз пытался вести личную бухгалтерию, чтобы понять, куда уходят деньги. Это оказалось слишком трудозатратно и утомительно, так что спустя пару месяцев я делал выводы и переставал.

Об автоматизации в вакууме следует задуматься, когда видишь, что какие-то процессы работают плохо. Причем перед поиском сервиса или разработкой своего решения, следует сначала внедрить процесс «на бумаге». Как только появится первый живой опыт и возникнут первые проблемы, следует улучшать реализацию процесса до тех пор, пока не будет достигнут разумный идеал. В этом случае процесс можно считать достаточно зрелым и обкатанным, и его можно переводить в «цифру». В результате получится продукт, основанный на лучших практиках, который можно продать другим компаниям с подобными проблемами. Сейчас описал процесс разработки почти всех продуктов SAP. Используя наши продукты, клиенты не только автоматизируют свои процессы, но и внедряют лучшие мировые практики.

Может есть какой-то особенный лайфхак при работе с облаками?

У облачных провайдеров есть API, которые упрощают жизнь. У меня почти с десяток аккаунтов в Azure, и я не всегда помню, где у меня расположены мои приложения. Я разработал небольшую утилиту, которая решает проблему. Также удобно управлять сервисами из их консоли, так как портал администратора сильно перегружен и не всегда легко найти нужную функцию. Например, если занимаешься машинным обучением, то нужна мощная и быстрая виртуальная машина с несколькими ядрами и большим количеством оперативной памяти. Если забудешь ее выключить, это может дорого обойтись. Скрипты же сами запускают систему, нагружают ее задачами и выключают по расписанию.

Далеко не все компании переходят в облака. Как думаешь, это влияет на их эффективность работы?

Для некоторых крупных компаний, в силу их информационной безопасности или российских законов, полный переход в облака сопряжен с большими рисками, а также финансовыми и временными затратами. Если говорить о небольших компаниях, то у многих нет возможности работать полностью в «белую». На российском рынке такие компании до сих пор балуются двойной бухгалтерией. А значит идти в облака и доверять данные — это большие риски. Очевидно, они не захотят идти в облако.

В частности, я давно пробовал делать облачную систему для сети ресторанов, которая позволяла все данные о покупках и продажах хранить в облаке, а каждая ресторанная точка просто регулярно сбрасывала информацию о новых заказах. С помощью такой системы можно попробовать победить воровство в ресторанах. Но никому это не нужно.

С другой стороны, за облаками определенно будущее. Компании могут полностью аутсорсить ИТ и существенную часть процессов, и сфокусироваться на бизнесе. От этого выиграют все: клиенты будут получать более качественные услуги, компании не будут отвлекаться на ИТ, а облачные провайдеры продолжат улучшать качество и количество предлагаемых решений. В облаках нет понятия «поддержки» или «обновления»: ваша система всегда будет в актуальном состоянии, с последними обновлениями безопасности и полностью соответствовать текущим законам.

Знаешь ли такие компании, где все автоматизировано с помощью облаков? Это возможно?

Это возможно. С технической точки зрения не вижу никаких проблем. К сожалению, не могу привести конкретных примеров, это слишком далеко от моей предметной области, но такие компании точно уже есть. Мне кажется, в Европе многие уже уходят в облака, и скоро это дойдёт до нас. Особенно небольшие компании, которым платить 20 $ в месяц проще, чем покупать, устанавливать и обслуживать софт самостоятельно.

Что посоветуешь начинающим коллегам по бизнесу?

Бизнес должен думать о клиентах в первую очередь, а автоматизацией заниматься по мере необходимости. Имеет смысл решать проблему, когда что-то сильно «болит». Я читал крупное исследование, согласно которому автоматизация в среднем «по больнице» не увеличивает производительность труда. Это означает, что есть компании, которым она помогла, но есть и такие, где эффект получился отрицательный.

Разработчикам советую находить темы, к которым лежит душа. В частности, мне очень нравится делать продукты, которыми пользуются обычные люди, поэтому я сейчас занимаюсь сайтостроением и мобильными приложениями.

Я являюсь сооснователем QRATOR, сейчас это крупнейшая компания в России по борьбе с DDoS-атаками. Я покинул ее после того, как она вышла в плюс, так как сама тема меня не очень зацепила. Она классная, если ты проникся хакерской романтикой или тебе доставляет удовольствие придумывать сложные алгоритмы, но это не мое. Поэтому ищите то, что приносит вам радость и меняйте мир к лучшему по возможности.

Твиттер Юрия

Илья, чем занимаетесь?

Интернет-маркетингом, специализируюсь на видео-маркетинге и всём том, что связано с видео и раскруткой на YouTube. Спикер на разнообразных конференциях, посвященных маркетингу, продажам, трафику, Эксперт и бизнес-тренер в проекте Андрея Парабеллума «Start2» и команды Инфобизнес2.ру. В прошлом соучредитель и директор по маркетингу центра персонального брендинга и деловой репутации «БизСезон», были и другие проекты, даже интернет-магазин. Ещё соавтор проекта «#Антибренд». Сейчас веду блог Островин.ру, видеоблог на YouTube и владею небольшим агентством по раскрутке на том же YouTube и в других социальных сетях.

Какие сервисы используете в работе и для каких целей?

Предпочитаю Яндекс.Почта. Создал в каком-то там 2004 году, она удобнее всего. И раз почту зарегистрировал у них, то пользуюсь Яндекс.Диск, дополнительно и Google Диск, ещё Облако@Mail.Ru. Но нравится Яндекс, их сервисы понятнее и удобнее. Обычно, перебрасываю внутри команды видеоматериалы, фрагменты. Много работаем с большими файлами, их в личку ВКонтакте не кинешь, приходится загружать в хранилища.

Клиенты присылают видео на том, на чём им удобно, как правило в Облако@Mail.ru. Есть клиенты, которых давно уже ведём — им удобно загружать на закрытый канал Youtube. И просто оттуда выкачиваем ролики, с помощью сервиса Safefrom.net, проводим манипуляции, и потом снова загружаем на Youtube. Команда у нас непостоянная, в зависимости от нагрузки. В основном это 7-8 человек.

Дополнительно использую Evernote. Год назад попробовал его, понравился, удобный. Пытались привыкать в команде к нему, но отошёл на второй план.

Учёт времени пробовал вести в ManicTime, чтобы следить за собой, посмотреть статистику — куда трачу время, на какие сайты захожу. Программа очень полезная.

Рабочие проекты веду в Doit.im. Много что пробовал, тот же Evernote, блокнотики, в том числе на телефоне. В Doit.im видно по какому проекту что нужно сделать, на какой стадии он находится. Ноутбук всегда со мной, когда захожу, мне понятно, по пунктам всё разбито. Если приходят новые идеи и мысли, сразу вбиваю, потом смотрю что куда можно поставить и в какой последовательности сделать. Плюс веду дела по своему сайту и рассылке.

Телефон остался напоминалкой. Там более личные цели, звонки. Просто записываю в стандартный календарь на телефоне, деловые встречи ещё, которые происходят оффлайн.

Раз затронул тему рассылки... Когда вёл инфобизнес, я нашёл MailChimp. Для меня английский язык не проблема, всё настроил, но говорить об удобстве не могу. MailChimp — это что-то кошмарное и ужасное. Промучился год. Не мог найти аналоги по стоимости. На тот момент пользовался бесплатным тарифом, на 2000 подписчиков. Искал альтернативу. Пробовал UniSender, Smart Responder — регистрировался, смотрел как что устроено. Но они не подходили.

Случайно знакомая посоветовала MailerLite, в начале этого года.

Он настолько понравился, что, когда первый раз сел, был в шоке. Настолько всё удобно и понятно, подготовка рассылки занимала раз в 5 меньше времени. Всем, кто хочет вести рассылку, рекомендую MailerLite. И, только если не подойдёт, смотреть другие сервисы. В MailerLite всё графически и логически понятно, в сравнении с MailChimp.

Несколько лет назад, при общении с клиентами многие были приверженцами Skype, но с ним не очень удобно, поэтому перешли на общение во ВКонтакте. Это удобно. Я там общаюсь с клиентами. Если нужны другие люди, то приглашаю в беседу. Прописываем цели, распределяем обязанности. Диалоги в этой социальной сети считаю удобными для команд до 10 человек.

Бывает ещё нужен учёт рекламных бюджетов, что-то суммировать, вести бухгалтерию, и с доступом нескольким сотрудникам. Для этого используем Google Таблицы. В Infobusiness2.ru.ру вписываем в таблицы конференции, кто когда выступает, дополнительную информацию. Всё сразу видно.

Ещё очень сильно рекомендую KeePass, для хранения паролей. Узнал давно, но руки не доходили. Год назад взялся. Наконец, ощутил всё удобство ведения паролей. Опять же, клиенты присылают названия каналов, пароли, это всё нужно хранить. Всё вместе в KeePass хранится, с личными данными. Это не документ Word, который можно запросто потерять, вместе с флешкой. Безопасность моих ресурсов и ресурсов клиентов на первом месте.

Пользуетесь CRM?

К CRM я присматривался. Идёт тренд. Но, поскольку рекламное агентство небольшое, нам это не нужно. Если будет больше людей, то понадобится.

Пользуетесь ли мессенджером в коллективе?

Используем самый странный метод, который не видел ни у кого, но удобный для нас — в качестве мессенджера Диалоги ВКонтакте. Есть общие чаты с клиентами, командой. Люди живут в разных частях страны. Удобно написать в личку кому-то. В общих чатах обсуждаем тенденции, чтобы все видели и на какой стадии у кого что и как развивается.

Оплачиваете облака или используете бесплатные тарифы?

Хватает бесплатных тарифов, не храним видео в облаках. Скопировали, смонтировали, выложили, нет нужды в хранении материалов.

Работаете с сервисами только в браузере или установлены приложения?

Evernote установлен, но особо не пользуюсь. Остальное в браузере.

Облака применяете только в работе или для всех дел?

Храню некоторые личные файлы на Яндекс.Диске. Место на жёстком диске ограничено. И часто нужен доступ к каким-то файлам из любой точки мира.

Какие ещё сферы вы бы автоматизировали в работе?

Автоматизировал бы общение с клиентами. Каждому клиенту удобно что-то своё. Приходится как-то переманивать во ВКонтакте, всё-таки люди в основном используют социальные сети. Или подстраиваться. Для остальных коммуникаций Skype, Viber. Было бы гениально найти такую CRM, чтобы свести общение к одному сервису, интегрировать с чатами.

Есть какой-то особенный лайфхак при работе с облаками?

Мой лайфхак — всё упрощать и как можно меньше тратить время на изучение программ, сервисов. Найти одну-две кнопки, на которые нужно нажать, чтобы действовать. Остальное из головы выбрасывать, либо заносить в списки задач.

Далеко не все компании переходят в облака — это влияет на их скорость работы?

Да, уверен, это влияет. Вспоминая прошлые места, когда работал на дядю, во всех было неудобно: для общения использовались стационарные телефоны, в лучшем случае, или почта с ICQ. Уверен, что когда чаты сделаны для людей, это гораздо эффективнее.

Что посоветуете начинающим коллегам по бизнесу?

Использовать то, что знаешь, чтобы быстро вступить в бизнес, стартануть, и только со временем добирать необходимые сервисы. Я рекомендую иметь календарь или ежедневник для задач, целей по проекту. Лучше электронный. Я вёл бумажный давным-давно. Понял, что это совсем не то. Обязательно нужна почта. без этого никуда уже.

Рекомендую для личного удобства программу для хранения паролей. Это облегчает даже поиск. Гораздо проще нажать две кнопки, вбить сайт и пароль.

Ещё рекомендую программу для оценки времени и эффективности. Чтобы понять, на что уходит время в первую очередь, во вторую, в третью. И делать выводы. Что-то может нужно делегировать, а от чего-то отказаться.

Амир, чем занимается твоя компания?

Основали esPrezo в мае 2013 года. Сначала это был некоммерческий сайт о презентациях, со всякими полезными ресурсами, собирали лучшие примеры презентаций, писали статьи. Постепенно поняли, что есть спрос на презентации. Реформировали сайт и сделали компанию, которая делает презентации и продвигается с помощью контент-маркетинга в формате статей и видеоуроков. Сейчас это главный русскоязычный сайт, посвященный презентациям. Одна из статей набрала свыше 250 тысяч просмотров. И каждый месяц к нам заходит около 40 тысяч человек.

Начинали с дизайна презентаций. Потом добавили ещё три услуги — сценарии презентаций, подготовка спикеров к выступлениям и корпоративное обучение. Среди клиентов — Сбербанк, KIA Motors, IBS GROUP и другие. Для корпоративного университета Сбербанка делаем, например, стандарт презентаций и много мелких задач для внутренних коммуникаций.

На Лайфхакере и Rusbase публиковали статьи, видеоролики. И давно сотрудничаем с ФРИИ. С первого набора там проводим обучение. Периодически стартапы обращаются за помощью для подготовки к выступлениям.

Какие сервисы используешь в работе и для каких целей?

Начнём с коммуникаций. Очень долго сидели на Яндекс.Почта — в скором надоела, тупой календарь у них, нам перестали приходить приглашения от клиентов. Решили не экономить и платить за Gmail, поскольку с клиентами все коммуникации идут по почте. Ещё через Skype, но больше общаемся по телефону и на встречах.

Внутренние коммуникации в Slack. Я думаю, никого не удивлю. Там неформальные обсуждения, база знаний и прочие полезные штуки. И некоторые административные вещи — постоянно счета выставляем, поэтому создали каналы, один из них просто для хранения номеров счетов, чтобы не ошибиться.

Задачи ведём в Trello. Самый удобный и простой. Всё остальное не нравится для бизнес-задач. Личные дела держу в Wunderlist. Там они привязаны к дате, к списку или идее. От Wunderlist нужно только нормальное отображение списка задач и дел на сегодня. И заметки ещё. Больше ничего. Надеюсь, что Microsoft не сожрёт его, не поглотит и не встроит в какой-нибудь ужасный Microsoft Outlook. Но всё к этому идёт.

Ещё Sunrise Calendar использовали, но его недавно закрыл Microsoft. Уже перехожу на Google Календарь.

Simplenote — для рандомных записей и планирования тренингов. Нет форматирования, простой и быстрый. К примеру, храню результаты «мозгового штурма», список будущих статей, какие-то дополнения, записи по тренировкам на недели и прочее. И даже адреса клиентов туда копирую. И поиск есть. А для личных — Notes на iPhone. Evernote и прочие вещи меня бесят из-за кучи ненужных функций.

MindMeister когда-то использовал. Поскольку делаем презентации, то часто нужны сценарии, их делают копирайтеры с помощью майндмэпов. Сейчас используется XMind, бесплатный, там все функции, которые нам нужны. Есть ещё MindManager, в котором кто-то даже стратегию компании ведёт, и вместо Wunderlist используют. Я увлекался им, но перестал.

amoCRM используем для продаж, там входящие и исходящие лиды, сделки и информация о них. На мой взгляд, тоже удобная и простая. Когда-то подключили бесплатный тариф, ничего не платим до сих пор, только 2 человека занимаются продажами. Но готовы и платить, не проблема.

Счета.Финолог — для выставления счетов. Остальное делает бухгалтер. Мы в это касаться не очень хотим. За небольшую плату можно найти хорошего бухгалтера. Можно, конечно, пользоваться Моё дело, но часто нужно решать сложные вещи, с которыми бухгалтер справится быстрее.

Телефония — Яндекс.Телефония. Когда-то была Zadarma. Она достала. И перешли на Яндекс. Я бы не сказал, что тут проще или существенно лучше, просто стабильнее работает и тарификация доступнее. Еще можно настраивать голосовые приветствия и добавлять добавочные номера для всех сотрудников. Чтобы звонки записывались для прослушивания потом — нужно покупать отдельный тариф.

Для текста куча всяких приложений, которые используют копирайтеры. Тот же Главред, если нужно что-то проверить, не облажался ли ты со стоп-словами. Но я лично не помню когда последний раз использовал, кроме случаев, когда на тренингах рассказываю про него. Во мне уже внутренний главред. Но начинающие ребята постоянно его используют. Не скажу, что он идеальный, но ок. Есть ещё Типограф, редактор Оптима. Я за любой софт с простым интерфейсом. Есть Орфограммка. Лучшей программы для проверки я не нашёл. Microsoft Word или Microsoft PowerPoint не всегда подчеркнут слова. Сейчас Орфограммка стала платной. Есть ещё транслит по-русски, раскладка Бирмана, правила русского языка и Грамота.ру. И иностранными редакторами баловался, Grammarly и Hemingway Editor, но они не для кириллицы, хотя, движок намного лучше Главреда или Орфограммки.

Из хранилищ — раньше был Яндекс.Диск. Сейчас Google Диск. Сам лично использую OneDrive, поскольку есть подписка на Microsoft Office 365, там терабайт. И Dropbox — для отправки мелких вещей.

Сайт на WordPress, продвижением занимается агентство, банкинг держим в Сбербанке. Но недавно открыли счет в Модульбанк — постепенно полностью перейдем туда. У них интерфейс удобнее и мобильное приложение, человечная поддержка.

Хранение паролей — в LastPass. Ещё использую Помидорковый таймер, чтобы следить за своим временем. Поскольку работаю на ноутбуке Lenovo, стоит куча мелких штук: f.lux, который желтит экран, EyeLeo, чтобы я не забывал моргать время от времени и делать перерывы по 5-10 минут каждый час, RescueTime для счёта непродуктивного времени, WasteNoTime, чтобы отслеживать затраченное время на работу, социальные сети, чтение новостей и прочее — сам настраиваешь, какие ресурсы относить к продуктивным, а какие — к деструктивным. И многие другие.

Что используешь для создания презентаций?

Powerpoint, естественно. Все говорят, что он ужасный, но 16-я версия хорошая. Хочу купить Mac, чтобы использовать Keynote. Он проще, в остальном одно и то же. Для структурирования использую Word.

В отличие от дизайнеров у меня нет Adobe Creative Cloud, занимает кучу памяти, постоянно бесит меня. Установлен лицензионный Adobe Illustrator, чтобы просто редактировать векторные файлы. Fontface Ninja — чтобы посмотреть шрифты на сайте, Google Fonts, чтобы скачать их, ищем картинки на Flickr или на прочих фотостоках. Программы вроде Prezi не использую, не совсем то. Использовал Haiku Deck только когда видеоуроки записывал года два назад.

Возникали ли проблемы при поиске CRM-решений?

Всегда сидели на amoCRM, сколько существует агентство. Никогда проблем не возникало, только импорт глючит. Иногда дублируются сделки, но ручками подчищаем. У нас не покупка электроники, поэтому не так много лидов, сделки долгие, бывает годик идут. Огромный канал — рекомендации. Особо не нужна мощная CRM. Например, сегодня написал клиент, которому порекомендовал меня другой клиент, которому тренинг проводили месяц назад. Вот уже завтра встречаюсь, и несколько этапов воронки прошли. Нужен только контроль за лидами. Регулярно освежаем контакты, смотрим на воронку.

Пробовали ли другие менеджеры задач, кроме Trello?

До этого использовали Basecamp очень долго, нравится до сих пор, но понял, что Trello проще и как раз нам подходит. Есть этапы создания презентаций. Всё остальное индивидуально расписываем на регулярных встречах с партнёром, где мы ставим друг другу задачи и контролируем. Пробовал ещё Мегаплан и другие, но слишком сложный интерфейс.

Коллеги Амира — Марк Хлынов, основатель и консультант esPrezo (справа), и Александр Яныхбаш, тренер-консультант по публичным выступлениям (слева)

Интегрировали ли сервисы между собой?

Что-то там интегрировано, где-то. Но не так замечательно, как могло быть. Не огромный поток клиентов, поэтому дико не озабочены. Почта с CRM — точно, и вроде телефония с CRM. Понятно, что в Slack созданы какие-то каналы на основе того же Trello. И прикрепление файлов в CRM из хранилищ.

Но не в этом проблема бизнеса. В том же Wunderlist использую всего пару функций. То же самое со всеми остальными приложениями. Гиковство и посвящение в детали бесполезно.

Доволен всеми сервисами, не хочешь поменять хотя бы один из них?

Яндекс уже с радостью поменяли на Gmail. Ещё не настроена интеграция сайта с amoCRM. Сначала заявка идёт в почту, потом в CRM. Надо это решить. Сайт готовим новый на Tilda Publishing, эта задача тоже есть. В остальном я доволен. Если кто-то выпустит хорошую версию Powerpoint, то тоже буду рад.

Оплачиваешь облака или используешь бесплатные тарифы?

И так, и так. Не проблема за что-то заплатить. Исторически сложилось, что многие вещи бесплатные. Не знаю кто использует эти премиальные функции Trello. В Slack тоже не нужен платный тариф. С CRM так получилось, что больше не нужны другие функции. Почту будем использовать платную. За телефонию платим. Ну и за профессиональный софт.

На каких платформах работаешь с сервисами? Только в браузере или установлены приложения?

50 на 50. Если бы была возможность, всё бы перевёл на десктоп. Так проще контролировать зависание в браузере. Многие приложения десктопные. Но почта не десктопная, CRM тоже нет, телефония, Финолог, банкинг и прочее. Думаю, браузерные штуки — это плохо.

Сколько человек из компании работают в облаках?

У нас все внештатные, кроме трёх. Все — человек 20, работаем через почту, Slack, Trello, для коммуникаций с клиентами и между собой.

Какие ещё сферы ты бы автоматизировал в работе?

Я бы очень хотел эффективнее проводить встречи. Не ездить никуда, а просто телпортировать клиента или себя, чтобы не тратить время на переезды. Скайпы и телеконференции не нравятся. Первые встречи у нас виртуальные, и нет такой программы, которая бы нас развиртуализировала, создала живое присутствие. Если вспомнить «Звёздные войны»... Была бы проекция!

Во всём остальном окей. Я бы, наоборот, некоторые вещи разавтоматизировал, уничтожил бы Powerpoint. Заставил людей рисовать презентации. Софт не всегда помогает, он запутывает и отводит от сути. Те же списки задач используют в 90% не на то. Как ты думаешь, для чего списки задач?

Например, чтобы некоторые вещи не забывать.

Вот видишь, что ты назвал. Это одна из функций. А ключевая? Чтобы завершать дела. Но, чтобы не забывать, работают с заметками. Где-то читал статью про то, что чувак использует Simplenote для списков задач. Уровень осознанности сильно размывается софтом. Начинаешь делать не то. Из-за чего и назвал браузерные программы неэффективными. Заходишь на Facebook, часами зависаешь в почте...

И использую ещё Franz, в котором есть Facebook Messenger, WhatsApp Messenger, Telegram Messenger, Gmail, Slack. Волшебная штука. Офигенно работает.

Может есть какой-то особенный лайфхак при работе с облаками?

Важно понимать для чего используешь конкретное устройство. Ноутбук — для всех рабочих задач, а телефон — больше для нерабочих: для роста осознанности, чтения книжек, музыки и так далее. Нужно просто удалять все программы по работе. У меня нет Slack, и это замечательно. Очень долгое время жил без почты. Нет разницы. Поставил почту, но надо удалить. Она нужна только в экстренных случаях, когда клиент написал что-то важное.

Пользуешься Telegram-ботами?

Пользуюсь тремя:

• SaveBot (@izibot), который помогает скачать видео из Instagram, YouTube, FB. Просто даешь ссылку, а он скачивает тебе видео.
• EGRUL (@egrul_bot), который достает самую свежую выписку ЕГРЮЛ по ИНН компании. Очень удобно, когда юристы со стороны клиента просят срочно прислать учредительные документы и выписки официальные.
• AAAAA robot (@aaaaarobot). Три функции. Правда. Написать аааа, получить ааа, записать аааа. Моя оценка: Ааааааа из 10.

Далеко не все компании переходят в облака. Это влияет на их эффективность работы?

Влияет. Они менее эффективны. С другой стороны, я не думаю, что это главная причина почему они неэффективны. Может, на 0,00005%. Как можем измерить эффективность? Посмотреть на сгенерированную чистую прибыль. Нормальный собственник, заинтересованный зарабатывать больше, перейдёт на все необходимые решения.

Знаешь ли компании, где всё автоматизировано с помощью облаков?

Мне кажется, все молятся на автоматизацию. У большинства вопрос стоит не в том, как увеличить прибыль или выручку, а как что-нибудь автоматизировать. Я бы советовал заморачиваться не на этом, а задавать вопрос, исходя из денежного выражения.

Что ты посоветуешь начинающим коллегам по бизнесу?

Делать бизнес. Мне кажется, в России его очень мало. Все работают на большие замечательные компании, или на маленькие замечательные компании. Сделать что-то самому — таких людей мало. Нужно поднимать задницу, рисковать и делать что-то. Как? Нужно понять в чём ты наиболее хорош и что от этого можно получить. Кто-то становится хорошим бизнес-тренером, если умеет обучать людей. Кто-то, как я, делает презентации. Это ключевая компетенция, мне это нравится. Нужно искать это в себе. Даже если работаете на кого-то, то можно что-то пробовать, тестировать.

Данил, расскажете о компании и её достижениях?

Мы первые в России реализовали краудфандинг коммерческой недвижимости. Берём большие объекты недвижимости, создаём паевый инвестиционный фонд для каждого объекта, и эти объекты долями продаем частным инвесторам. Любой человек, у которого есть 500 тысяч рублей, может проинвестировать в хороший объект. Уже год продаём, закрыли две сделки. Под нашим управлением находятся активы на полмиллиарда рублей.

Большая проблема — привлечь частные деньги в России. Институт коллективных инвестиций с 90-х годов, с момента появления финансовых пирамид и несистемных инвестиционных фондов, дискредитирован среди населения. Многие люди потеряли деньги. Сейчас мы чуть ли не единственные на рынке, кто может качественно продавать паевые фонды. Думаю, что к концу следующего года объем активов увеличится вдвое. Не так много стартапов, которые могут делать выручку в полмиллиарда за год.

Какие сервисы используете в работе и для каких целей?

У нас всё стандартно. Есть Google Диск, где храним текущие документы по проектам — по маркетингу, финансам, юридическим вопросам. Часть документов редактируем с помощью Google Документы. Google Таблицы не пользуемся, предпочитаем классические продукты Microsoft Office, поскольку подрядчики не готовы работать с иными. Плюс Gmail, ей все пользуются. С этого начинается облачная инфраструктура компании.

Для трекинга продаж — amoCRM, расширенную версию. Она максимально интегрирована с сайтом. всё взаимодействие автоматизировано: каждый звонок, каждое письмо учитывается в CRM. Телефония тоже облачная. Mango-Office используем в качестве оператора связи, а onlinePBX — виртуальной АТС.

На момент подключения у Mango-Office не было открытого API для прямой интеграции с сайтом и amoCRM. Их собственная CRM показалась нам перегруженной и не слишком удобной. В связке с Mango-Office у нас OnlinePBX который интегрирован с amoCRM и с нашим сайтом, для звонков используем софтофоны вместо обычных аппаратов: Telephone на Mac Os и PhonerLite на Windows.

Для трекинга задач — Asana. К ней привязаны все подразделения. Все там обмениваются задачами, кроме отдела продаж.

Ещё Evernote, там храним базу знаний: есть большой набор блокнотов с общим доступом — база знаний по продажам, по сервисным вещам, по рабочим процессам. И ранее хранили шаблоны писем, до внедрения рассылочного сервиса SendinBlue. Этот сервис используем для маркетинговых, транзакционных писем, почти для всех коммуникаций. Раньше использовали провайдера MailChimp — Mandrill. Он перестал существовать как отдельный сервис, поэтому ушли в SendinBlue.

Ещё Mockingbird с историей мокапов. Там проектируем интерфейс, и ведём изменения по сайту. В режиме онлайн в комментариях идёт процесс согласования макета. Это для корпоративного сайта — личный кабинет, страницы и так далее. Весь процесс от проектирования до готового дизайна идёт там и в Asana.

И пользуемся Tilda Publishing. На ней работает весь наш блог. Всё, что там есть, размещается через Тильду. И ещё применяем её как генератор лендингов для рекламных кампаний.

Возникали ли проблемы при поиске и внедрении CRM?

Сразу начали с amoCRM работать, с момента старта компании. Есть определённые проблемы. Она недостаточно гибкая для тонкой настройки каких-то процессов. Справляемся сторонними надстройками, силами наших программистов и наёмных подрядчиков. Сделали дополнительную аналитику. Не устраивает встроенная, потому что она не репрезентативна в нашем случае. Аналитика amoCRM не справляется с длинными циклами сделки. Приходится пользоваться аналитикой на наших серверах. Она грузит всё из amoCRM и структурирует у нас.

У меня лично был опыт использования Битрикс24. Она тоже удобная, может заменить одновременно amoCRM, Google Диск, Asana и 90 % всего остального. Единственный минус — это такой комбайн, в котором много лишних функций. У тебя есть круг задач, а перед глазами лишний интерфейс, который мешает сосредоточиться на главном.

Кроме Asana использовали другие менеджеры задач?

В Aktivo всеми инструментами пользуемся с первого дня. Много инструментов для задач использовал. Был опыт работы с ПланФикс в собственном агентстве, он заменял всё, нравился. С клиентами там общались. Работал с простыми, вроде Teamer. Ещё с Trello, там вели разработку одного конкретного проекта в том же агентстве. На доске методом «псевдоскрам» вытаскивали, проект был объёмный. Клиенту нравился Trello, попросил работать именно там. Мне сервис тоже нравится. Но у нас сейчас это не применимо.

На старте в Aktivo нужна была система для трекинга: понимать какой объём, задач, какие они, на ком. За два часа сравнили продукты и приняли решение. Asana была самой выгодной для маленькой команды. Больше не искали альтернативы. Моя позиция: не инструмент красит компанию, а компания — инструмент. Я не сторонник перебирать сотни сервисов.в поисках самого подходящего. Проще взять какой-то и встроить наши рабочие процессы.

Читал вашу статью про 20 сервисов и отметил некоторые моменты для себя... Пытались ещё пользоваться Wunderlist. Нам не хватило его функций, поэтому отказались.

Оскар Хартманн, основатель AKTIVO

Пользуетесь ли мессенджером в коллективе?

WhatsApp Messenger и Telegram Messenger. В Whatsapp есть два чата, где общаются основатели компании. В Telegram есть чаты с подрядчиками, с моими подчинёнными, с отделом продаж и так далее. Вполне довольны, Telegram отлично ставится на десктоп.

Пытались перейти на Slack, но он не очень-то у нас пошёл. Видимо, надо более системно к этому подходить. Попробовать сказать сотрудникам: «Ребята, давайте всё писать в Slack»: Но много других дел, кроме того, чтобы переходить из одного чата в другой. Оставили Telegram.

Вы довольны всеми сервисами, не хотите поменять хотя бы один из них?

Я доволен всем, чем пользуемся. Возможно, добавим что-нибудь. Активно ищу сервисы кросс-канальной аналитики. Не нашел подходящего. Что-то типа Roistat, но он не очень нравится.

Оплачиваете облака или используете бесплатные тарифы?

Где выходим за рамки, там платим — за amoCRM, Google для бизнеса, но, по сути, за всё платим, кроме Asana.

C сервисами работаете только в браузере или через приложения?

Я очень люблю приложения. Но часто бывает так, что их нет. У каждого сотрудника есть ещё корпоративный Microsoft Outlook, вся почта привязана туда.

Пользуетесь Telegram-ботами?

Лично пользуюсь Freebooksbot, хотя обычно книги покупаю, ботом Яндекс.Переводчика, StatsBot, который подгружает статистику из Google Analytics и присылает её каждый день, ещё Qlean для общения с техподдержкой.

Сколько человек из компании работают в облаках?

20.

Может у вас есть какой-то особенный лайфхак при работе с облаками?

Есть мой личный лайфхак для ускорения работы по сайту: иногда быстро накидываю в Тильде дизайн страницы, потом отдаю программистам со словами: «Мне надо также, только у нас». Использую её как генератор дизайна. Супер лайфхаков нет, мы не ИТ-компания, и всё прозаично.

Далеко не все компании переходят в облака. Как думаете, это влияет на их эффективность работы?

Нужно понимать почему люди не переходят в облака. Мы сами храним за VPN персональные данные клиентов. Облака не всегда безопасны. С другой стороны, если компания совсем не пользуется современными технологиями, она теряет в эффективности: коммуникационная цепочка вырастает, транзакционные расходы возрастают.

Мы стараемся автоматизировать любой процесс, отлаженный вручную. Не пытаемся автоматизировать то, что не понимаем ещё как делать. Это важно для любого стартапа. Если вы точно знаете каждый элемент рабочего процесса, то имеет смысл автоматизировать. Если он ещё не отлажен, то автоматизация — глупая затея. Вероятно, придётся ещё 10 раз всё переделать.

У нас, например, полностью автоматизирован документооборот: клиент дает персональные данные, затем всё происходит автоматически. Никто не заполняет документы. Достаточно сделать два клика, и любые изменения будут внесены. Автоматизированы отправка писем, часть задач в Asana, выставлены повторы на регулярные задачи.

Знаете ли такие компании, где всё автоматизировано с помощью облаков?

Не знаю. Думаю, таких компаний нет. Нет, к сожалению, стандартного протокола обмена данными между сервисами. У каждого продукта свой API, поэтому появляются всякие Zapier, IFTTT. Они пытаются стандартизировать общение программ между собой. Это не всегда получается хорошо. Облака не очень готовы к тому, чтобы вся работа компании строилась на них.

Я знаю много компаний, в которых автоматизировано вообще всё. Но облака там участвуют постольку-поскольку: где они нужны, там внедряются; где не нужны — разрабатываются собственные решения. К примеру, у «Додо Пицца» превосходная информационная система — автоматизировано всё от сборки пиццы до доставки, но облака, думаю, не так активно участвуют. Знаю, что Google Таблицы используют для выгрузки данных из ИС, но это не значит, что ИС тоже облачная.

Что вы посоветуете начинающим коллегам по бизнесу?

Рекомендовал бы начинающим предпринимателям сразу обратить внимание на структурирование данных. Всё, что происходит, нужно помещать в систему управления задачами, собирать базу знаний и приводить в порядок документы, чтобы через год не возникло проблем.

И подход к выбору продуктов должен быть системным. Нужно точно понимать для чего используете тот или иной продукт. Не все отдают себе отчёт в том, для чего нужен тот иной сервис. У нас сервисы минимизированы. Если понимаем, что можно обойтись без нового сервиса, то не будем его использовать. Любой сервис требует интеграции с бизнесом, с процессом. Я призываю к тому, чтобы в бизнесе была системность. И решения принимались исходя из того, как это вписывается в вашу систему — принятия решений, управления задачами, продаж, рабочих процессов и так далее.

Нужно думать о выручке, продажах и клиенте. Даже если нет аналитики, плохо с маркетингом, но при этом продукт покупают, значит продукт востребован. И востребованный продукт будет продаваться, даже если всё плохо и никакие сервисы не используете. Самое главное — продукт и системность.

Ярослав, какими направлениями вы сейчас заняты?

У меня небольшая консалтинговая компания, которая занимается помощью другим компаниям, автоматизацией бизнес-процессов, оптимизацией, внедрением различных средств, в том числе облачных. Не все, конечно, их считают безопасными. Пока в компании ведём 5 крупных клиентов, проекты по ним длинные, ни один из них ещё не завершён.

И, плюс ко всему, вместе с другими людьми, занимаюсь популяризацией науки — участвую в инициативной группе «Думай», где облачные сервисы используем для координации процессов и хранения файлов. Уже провели три мероприятия «Думай, Казань!», собрали на каждом из них полный зал. После второго пришлось переместиться в более крупное помещение. Думаю, это отличный результат.

Какие сервисы используете в работе и для каких целей?

Мы плотно сидим на решениях корпорации Google — почта, хранилище Google Drive со всем их офисным пакетом. Для проектного менеджмента используем Basecamp и систему для работы с нашей аудиторией, основная цель которой заключается в легальной рассылке — MailChimp. Плюс Dropbox, храним там часть документов. Те, которые необходимо оперативно редактировать — в Google Drive, остальные в Dropbox.

Также я использую постановщик задач Asana. Везде использую Evernote. Из российского — ящик на Яндекс.Почте для домена.

Сейчас ещё выбираю облачную бухгалтерию. Пока раздумываю над решениями «Эльба» и «Моё дело». Раньше я использовал сервисы Контура, но это было 4 года назад.

Был ещё опыт использования Битрикс24, но она явно предназначена для более крупных компаний с сильным отделом продаж и воронкой. У меня нет такой большой активной воронки, поэтому мы вручную обрабатываем клиентов.

Для личных дел, помимо хранилищ, ещё Google Фото понравились. Частично мои проблемы начал решать его умный ассистент, даже определяет что изображено на снимках и рассортировывает по «умным» альбомам.

Возникали ли проблемы при поиске и внедрении систем управления проектами?

Если говорить про Basecamp, то это длинная история. Он итак существует давно. Ещё с предыдущих компаний мы долго выбирали проектные систему, прошли через множество систем, через зарубежные разработки, российские и даже украинские, например, Worksection. Начинали в своё время с Basecamp, ушли с него, перепробовали другие, вернулись обратно, потому что он функционально лаконичен и самодостаточен нашим задачам. Особенно если заводите клиента в облачную систему, а клиент ни разу не был в ней, то чем она будет сложнее, тем с большей вероятностью клиент плюнет на неё и будет просто посылать письма. Basecamp большинству клиентов понятен, используем в том числе из-за этого.

Если говорить про инициативную группу «Думай», то у нас постоянно меняется часть команды мероприятий, могут приходить новые, поэтому заставлять работать в какой-то сложной системе постановки задач и ведения проектов сложно. Это не основная их деятельность, они за это деньги не получают, действуют на добровольных началах. Но Basecamp, опять же, отвечает критерию простоты.

Asana использую в своей работе, потому мне там понравилась парадигма, которая используется в почтовых сервисах. Любая задача — это, грубо говоря, письмо. Есть ящик, в котором я вижу движения по задачам в виде ответов или изменений статусов. Я могу либо заархивировать задачу, либо ответить на неё и ждать ответов от других участников. Эта парадигма простая, но в других системах не встречал. К Asana шёл достаточно долго. Причём она постоянно изменяется, разработчики делали уже несколько резких поворотов. Но, надеюсь, сейчас система нормализовалась.

Asana, кстати, используют большое количество крупных компаний. Basecamp, по моему мнению, всегда был интересен компаниям по направлению креатива. Разработчикам не хватало в нем функций багтрекинга. Раньше использовали Redmine для ведения разработки.

Для личных задач использую Wunderlist. Я пытался это делать в Asana, но она избыточна. Не нужно ни из какого инструмента делать идеальное решение. Если методики не выработаны, всем участникам не показана полезность сервиса, то никто им пользоваться не будет, все снова уйдут в почту, писать письма, делать звонки и начинать чаты.

Пользуетесь ли мессенджером в коллективе и каким?

Я использую Telegram для работы, у него есть клиенты под все платформы. Он хорош для быстрого обсуждения, но не фиксации результата. Если не зафиксировал итог, то можешь потерять информационную сущность. Whatsapp использую, поскольку часть людей сидит на нём, не все хотят переходить на Telegram. И достаточно активно использую Facebook Messenger — для профессиональных контактов, связей с экспертами, коллегами, но не по работе в конкретной компании, а в своей сфере.

Slack пока не прижился. Но, опять же, на прошлой неделе общался с коллегой, который пытается внедрить этот сервис для групповых обсуждений дизайна. Пока не дашь методологию, мотивацию, это бесполезно, нельзя сказать «Клёво» и начать этим пользоваться. Пытался три раза внедрить Slack в свой рабочий процесс, но не получилось. Сервис растёт в аудитории и стоимости, я думаю у них всё будет хорошо. И, естественно, из всех мессенджеров Slack — чисто рабочий инструмент. Чтобы я позвал друзей и сделал свою группу — слабо представляю. Хороший пример внедрения Slack описало интернет-издание Meduza. Они размещали свой опыт использования со скриншотами и сценариями.

Интегрировали ли эти сервисы между собой?

Та же Asana интегрируется с Google Диском. Со Slack игрался. Плюс у меня есть Sunrise Calendar, он позволяет свести в одну точку все облачные сервисы, информацию, связанную с датами. Asana, Basecamp, Wunderlist у меня сводятся туда. Иначе бы я сошёл с ума, просматривая каждую программу.

Вы довольны всеми сервисами, не хотите поменять хотя бы один из них?

Нет желания менять. У меня был период, когда нравились куча функций. Сейчас подрос, и 85% функций доволен. Не ищу ничего нового.

Недавно пересматривал сервисы, которыми пользовался раньше. Честно говоря, удивило развитие некоторых сервисов в сторону усложнения. У Basecamp было хорошее развитие: в меру консервативное, но при этом поступательное. Мы уже работаем в новой версии, не сидим на классической. Они не стали делать революцию, но улучшили систему. В зарубежных сервисах, таких как Basecamp, не устраивает только отсутствие русского языка. И ещё: 12-часовое отображение времени. Если человек не привык отличать am и pm, то начинается путаница, почему-то этот момент не предусмотрели. Но, видимо, они видят свою основную аудиторию в США.

Оплачиваете облака или используете бесплатные тарифы?

Я оплачиваю сервисы Google, Basecamp и Apple. В Asana хорошо вошли в их бесплатный тариф, нам его хватает Мессенджеры, к счастью, денег не берут. В Dropbox тоже хватает накопленных гигабайт. Хотя, в нём работаем с коллегами в инвестиционной компании, сидим в «Dropbox для бизнеса», но оплачиваю не я. Через Dropbox как-то проще «расшарить» ссылки, Google Drive какой-то гиковский. Wunderlist и Evernote не оплачиваю, но последний оплачивал около двух лет, когда работал с группой людей, сейчас просто не нужна платная функциональность.

Ваши клиенты участвуют в работе в облачных сервисах?

В Basecamp и Google Drive. В первом — общение, обсуждение. Во втором — просмотр, рецензирование документов с пометками, работа с презентациями, без необходимости думать про Powerpoint.

На каких платформах работаете с сервисами? Только в браузере или установлены приложения?

В основном, в браузере. Десктопные — практически ничего, кроме Spotify. Сейчас правда еще пробую Apple Music. Приложения на мобильном телефоне — почти все. Мне важно, чтобы у приложений был оффлайн-режим, чтобы всегда мог воспользоваться сервисом, даже при отсутствии связи.

Сама компания у меня маленькая — человек 7-8 на проект, прибавляется 1-2 человека со стороны клиента. Активность по проекту внутри облака проявляют от 3 до 5 человек.

Чувствуете увеличение скорости работы по сравнению с необлачными программами?

Оно скорее упрощает, оптимизирует. Я уже не задумываюсь о том, чтобы скопировать файл, отослать по почте Копирую ссылку, и человек получает обновлённый файл. Не нужно называть файлы «новой версией», «последней версией» при пересылке между мной и заказчиком.

Ещё важный вопрос — как использовать. Сам облачный инструмент без методики или сценария использования может ухудшать ситуацию. Кого-то переучивать бессмысленно и бесполезно.

Какие ещё сферы вы бы автоматизировали в работе?

Наверное пока всё устраивает. Не очень хотелось бы столкнуться с такой задачей, когда я что-нибудь не «забэкапил». Я задумывался о поиске универсального решения и подключения в него всех сервисов, чтобы он раз в день всё копировал и только этим занимался.

Может у вас есть какой-то особенный лайфхак при работе с облаками?

Не лезть глубоко в функциональность и не использовать все возможные опции. Понять свою проблему, найти её решение и начать использовать. Не сидеть, зарывшись в сервисах. Главное — эффективное выполнение задач. При работе с клиентами — его удовлетворённость результатом работы.

Далеко не все компании переходят в облака. Как думаете, это влияет на их скорость работы?

Нужно сначала понять причину отказа. Знаю конкретный сценарий, когда в облака не переходят, беспокоясь о безопасности. Второй вопрос — риск потери данных.

Всё-таки облачные решения в бизнесе чаще всего продаются через толкового технического директора или через человека, принимающего решения, который понимает в ИТ и это ему интересно.

Я вот сегодня, кстати, рассказывал историю из моего опыта работы с бухгалтерами. Обычно зайдёшь к ним и видишь отдел, работающий в 1С. Но у меня есть три примера, когда я показал им онлайн-бухгалтерию, и бухгалтера сами пересадили клиентов на облако, потому что стало удобно. Директор удалённо видит происходящее, выписки, актуальное состояние и движение средств, создание юридически значимых документов, отчётов. Но до этого они были, возможно, не противниками облаков, но на уровне «Что вы нам тут предлагаете и жизнь усложняете?»

Не надо делать из инструментов нечто обязательное. Не нужно ломать то, что хорошо работает.

Максим, можно пару слов о том, чем занимается ваша компания?

Мы любим делать крутые сайты и фирменные стили. У нас есть чёткие процессы, в которые мы верим, так и работаем. Все давно в этой сфере, но под одной крышей с 2012 года. Мы очень разные, но всё-таки вместе. Нам доверяют ОЭЗ «Алабуга», компании Danaflex, ICL Services, «Казань Арена», а также магазины, строительные и торговые компании, и даже СМИ. Для нас все проекты — важные и крупные. Из последних — онлайн-газета «Реальное время», от фирменного стиля до бэкенда сайта.

Какие сервисы используете в работе и для каких целей?

Сбор и хранение информации по проектам и общение с клиентами у нас происходит в Basecamp. Там же раньше создавали и закрытые дискуссии по проектам, только для своих, но в итоге разделили эти вещи и ушли в Slack. Там общаемся внутри рабочих групп по каждому проекту. Но управление проектами и учёт времени по задачам ведём в Planiro. Кстати, разработка компании из нашего же города Казань.

Почта — на Gmail. Разные специалисты используют по-разному. Дизайнеры — для отправки макетов арт-директору на согласование и как дополнительный задачник. PR-менеджер — для общения с внешней аудиторией, СМИ и партнёрами. В остальных случаях — для согласования каких-то решений с руководством или отправки официальных документов. Кроме того, менеджеры проектов и руководство пользуются системой «Чистый ящик» (Mailbox), остальные справляются в браузере или через приложения.

Для учёта клиентов и продаж пользуемся amoCRM. Хранилище у нас своё. Ещё пользуемся Google Документами.

Пользуетесь менеджерами задач? Помогает?

Да, Planiro. Менеджерам помогает видеть все задачи и их статус, рассчитать время для будущих проектов, выгрузить подробные отчёты для анализа. В будущем будем высчитывать по ним бонусы сотрудникам. Специалисты видят свой план на день, неделю и месяц, обозначают те самые статусы, показывают результат работы.

Пользуетесь мессенджером в коллективе?

Skype часто используем для связи с клиентами из других городов. Между собой ведём чаты в Skype и WhatsApp. И помногу. Кого раздражает — отключают уведомления и не перечитывает всю переписку. Кто-то наоборот так расслабляется, между делом, веселится и заодно узнаёт что-то новое. Студии подобно нашей полезно и то, и другое. И хоть мы фанаты вэба в работе и жизни, без живого общения никуда.

Basecamp и Planiro похожи в работе, или нет?

Нет, они совсем разные. Basecamp — это такая социальная сеть и только для клиентов. Почти все быстро разбираются, что там как, это радует. Если нет, менеджер проекта — в помощь. Там дискуссии и протоколы встреч. Planiro — это задачник и только для нас. В amoCRM же работаю только я.

Можете ли сказать какие есть полезные фишки в этих трёх системах именно для вашей компании?

Кажется, дизайн-студии могут выступать главными экспертами в выборе систем. Потому, что кроме удовлетворения наших задач в бизнесе, ещё важно, чтобы они были красивыми, продуманными до мелочей и быстрыми. Чтобы и кнопочки были видны там, где надо. Чтобы быстро найти нужный проект и ветку обсуждения. Чтобы все файлы прикреплялись разом, и был прелоадер. И так далее. Когда вся работа в «облаках», лишние раздражители ни к чему. Дизайн — это не обложка, а основа. Если вы кайфуете от работы в системе, значит разработчики сделали всё правильно.

Если говорить об удобствах каждой именно для нас, то, пожалуй, в Basecamp — это крупный предпросмотр картинок прямо в ленте и интуитивно понятные дискуссии, а в результате и лучшее взаимопонимание с клиентом. Planiro — чек-листы внутри задач, что особенно удобно для мелких правок, и фиксация затраченного времени. В amoCRM просто нет ничего лишнего.

Интегрировали ли эти три сервиса между собой? Связали ли их со Slack?

Каким образом используете Google Документы и насколько активно?

Весь контент для проектов собирает, редактирует или пишет с нуля копирайтер в Google Документах. Затем контент согласовывается и используется всей рабочей группой — от прототипа до рабочего сайта. Автор документа даёт необходимые права другим задействованным участникам. Календари мероприятий, план корпоратива, даже некоторые бюджеты — там. А ещё новые опросы и стандартные анкеты для сотрудников при приёме на работу.

Slack, Skype, да ещё WhatsApp. Не возникает желания попросту объединить их?

Наоборот, разделить — вот решение. Сначала был только Skype, но там все вопросы смешивались в кучу. Важного не найти или легко перескочить с важного на неважное. Теперь Skype — только для неформального общения в офисе, WhatsApp — для общения на досуге с мобильного. Мы очень дружны, так что прислать фото с отдыха или что-то любопытное с прогулки по городу — обычное дело. Slack у нас не так давно, но уже показывает высокую эффективность. Там идёт внутреннее обсуждение только по работе и по конкретным проектам.

Довольны всеми сервисами, не хотите поменять хотя бы один из них?

Мы много раз меняли задачник, надеюсь, больше не будем. WhatsApp пытались заменить на Telegram, но побаловались наклейками и бросили. Но, думаю, всё-таки заменим его, не выдерживает.

Оплачиваете облака или используете бесплатные тарифы?

Оплачиваем Basecamp, Planiro, amoCRM и сервисы Google.

Облака применяете только в работе или для всех дел?

Бытовые, корпоративные вопросы и развлечения в облаках. В Slack у нас есть канал «Умное утро», например. Так называется наше внутреннее образовательное мероприятие. Там мы обсуждаем ближайшие темы, идеи, предложения.

Почти все сотрудники используют другие облака для личных дел, в основном хранилища и почту. Если кто-то расшарит заметку из Evernote, например, мы не растеряемся. Но и за рабочий документ не примем. Нужно разделять системы.

Примерно сколько раз в день обращаетесь к ним?

Это как средняя температура по больнице. В целом с утра все всё проверяют, видят план на день, дальше по необходимости. Менеджеры вообще не выходят из Planiro и Basecamp. У всех настроены уведомления из систем и чатов, кому как нужно и удобно. Командная работа дизайн-студии не в «облаке» — страшный сон. Тут нечего сравнивать. Чем больше сфер автоматизируем, тем быстрее идёт работа.

Какие ещё сферы вы бы автоматизировали в работе?

Пока хватит. Думаем, мы нашли оптимальный набор. И люди должны успевать адаптироваться. Но разработчики «облаков» не дремлют. Если завтра появится какой-то сервис, который обещает отправить на седьмое небо, то всем придётся туда переходить и тестировать. Без этого непонятно, подходит ли нам эта среда. Главное, чтобы сотрудники поддерживали. Это автоматизировать невозможно. Также как и дизайн. Так что каждому специалисту — свой набор и настройки.

Далеко не все компании переходят в облака. Как думаете, это влияет на их скорость работы?

Да, на скорость и продуктивность.

Какие сервисы используете в работе и для каких целей?

В своей работе мы активно используем облачные сервисы. Ведь они сейчас позволяют оптимально экономить. Занимаясь наполнением и модернизацией своего сайта, используем хранилище от Mail.ru для обмена файлами с дизайнером, администратором, контент-менеджером. Почта от Mail.ru, виртуальная АТС YouMagic.Pro, CRM — это всё становится неотъемлемой частью рабочего процесса. Облако — это ещё и отличная возможность использовать мощный сервис без больших затрат на аппаратные решения.

Пользуетесь ли менеджерами задач?

Отдельно не используем. Для контроля над выполнением задач отлично подходят CRM-системы. Для себя мы выбрали Битрикс24. Плюс удобным инструментом стал Календарь от Mail.ru, хотя он и не хочет развиваться в сторону комментариев пользователей. Но в целом, это очень удобная связка. В CRM можно ставить напоминания о горящих сроках, есть возможность контроля затраченного времени на выполнение задачи, и, как и календарь, она позволяет настроить уведомления по почте, а календарь еще и СМС может отправить с напоминанием о задаче.

Пользуетесь ли мессенджером в коллективе и каким? Или почему не пользуетесь?

Внутри коллектива действует регламент общения по почте. Сохранение такой переписки, систематизирует и дисциплинирует общение. Почтовые переписки удобно хранить, поднимать общение по конкретной теме, собирать и хранить данные по отдельным проектам, клиентам, темам. Также удачный инструмент — чат, встроенный в сервис CRM-системы. Но для общения с клиентами и фрилансерами используется большое количество мессенджеров — от ICQ и QIP до Whatsapp и Viber.

Вы довольны всеми сервисами, не хотите поменять хотя бы один из них?

Поскольку мы сами являемся сервисной компанией, продающей облачные решения в области IP-телефонии, мы делали выбор изначально, когда искали партнёра среди операторов связи. И, как и любой пользователь, мы искали лучшее решение с оптимальным соотношением стоимости и качества услуг. Так же, как мы в своё время сделали выбор в пользу сотрудничества с ОАО МТТ, мы подбирали и прочие решения— интернет банк, CRM, сервисы для бухгалтерии и документооборота. Поэтому на данный момент, набор облачных сервисов, которыми мы пользуемся, нас более чем устраивает. Не думаю, что сейчас стоит что-то менять. Да и тот факт, что наши партнёры — поставщики услуг — не стоят на месте, а работают над улучшением и совершенствованием своих продуктов, лишний раз показывает правильность нашего выбора.

Оплачиваете «облака» или используете бесплатные тарифы?

Есть ряд сервисов, где нам на данный момент достаточно и бесплатных базовых функций. В частности, CRM-система предоставляет мощный набор на базовом тарифе. Но есть и задачи, которые реализуются через платные сервисы. В частности, телефония. Необходимо оставаться всегда на связи, поэтому мы используем все возможности маршрутизации звонков, для этого необходима функциональность полноценной АТС. Это позволяет делать ВАТС от МТТ. Документооборот, бухгалтерская отчетность, общение с налоговыми органами — это задачи, которые нужно решать педантично и точно. В этом мы полагаемся на онлайн-бухгалтерию «Моё Дело» с подключенной ЭЦП, мы подобрали оптимальный тариф и используем платную лицензию. Сервисы по увеличению конверсии Callbackhunter и jivosite сейчас устанавливаются на сайт. И с течением времени я думаю, мы тоже перейдем на платные версии.

Ваши клиенты участвуют в работе в облачных сервисах?

Так как мы являемся поставщиком «облачного сервиса», то, конечно, мы рекомендуем и рассказываем нашим клиентам о возможностях и положительных сторонах работы в облаке. И наши клиенты, естественно, пользуются облачными технологиями. Например, при формировании пакетных предложений для клиента, мы думали об экономии средств для начинающих предпринимателей, и уж в этом нет ничего удобнее облачного сервиса ВАТС. Любая даже самая маленькая аппаратная АТС значительно дороже облачного решения. Притом, что облако позволяет запустить работу в любом месте, будь это домашний офис, коворкинг-центр или арендованное рабочее место в совместном кабинете. На старте бизнеса это всё-таки важный момент — экономия средств.

На каких платформах работаете с сервисами? Только в браузере или установлены приложения?

В основном, это браузерные решения. Во-первых, удобно, не нужно захламлять рабочую машину множеством программ. Во-вторых, нет необходимости дублировать софт на домашних, рабочих, мобильных устройствах. Хотя, конечно, программу «Софтфон» для обработки вызовов мы ставим, для операторов, работающих на исходящих вызовах. Это важный и удобный инструмент. Ну и мессенджеры, конечно, от них никуда не дется.

«Облака» применяете только в работе или для всех дел?

Облако — это неотъемлемая часть нашей жизни. Привыкая к удобному сервису в рабочем пространстве, ты уже не можешь отказываться от него и в обыденной жизни. Конечно, хранилища, почтовые сервисы, общение давно отданы «в облако». Гораздо удобнее, чем таскать с собой флэшку. Лучше доверять хранение данных защищённому сервису и обращаться к нужным файлам, где бы ты ни находился. Так что облако прочно вписалось в нашу жизнь, мы пользуемся этими технологиями ежедневно, и сложно сказать сколько раз за день я обращаюсь к хранилищу данных или проверяю почту.

Сколько человек из компании работают в облаках?

У нас весь коллектив работает в облаке. Операторы ежедневно используют связку CRM и ВАТС для фиксации событий по звонкам. Менеджеры ведут переписку. Инженеры используют хранилище данных для фиксации документов по проектам.

Чувствуете увеличение скорости работы по сравнению с необлачными программами?

Конечно, облачные технологии упрощают и ускоряют процесс коммуникации и обмена нужным материалом внутри компании, делают удобным анализ деятельности и финансовый анализ работы. Но есть и еще один важный плюс, о котором я говорил. Это экономия средств. Хороший производительный сервер для работы компании стоит несколько сотен тысяч рублей, чтобы эта машина могла удержать, администрировать и хранить рабочие процессы и данные компании. Плюс еще решение вопросов телекоммуникаций и телефонии. Окупать такие решения компаниям с небольшим штатом можно годы.

Кстати, о серверах. Можете ли сказать, сколько денег экономите в год, используя облака?

С телефонией точно до 25 тысяч рублей, если считать окупаемость железных решений. На бухгалтерии при текущем раскладе до 12 тысяч, мы не платим приходящему бухгалтеру. Почта в облаке — экономия до 30 тывяч, без сервера. И CRM нам вообще бесплатно обходится, хотя коробочная версия стоит порядка 200 тысяч рублей. В сумме — до 267 тысяч.

Какие ещё сферы вы бы хотели автоматизировать в работе?

На данный момент, как мне кажется, всё работает идеально. Комплекс оправдывает себя полностью. Возможно, с течением времени, или после открытия новых направлений деятельности, я увижу новые потребности. Но сейчас не думаю, что нужно подключать, что то еще.

Может у вас есть какой-то особенный лайфхак при работе с облаками?

Мне кажется, что облачные сервисы — лайфхак сами по себе. Люди, использующие их, облегчают свою жизнь, экономят средства в бизнесе, могут быстрее и проще обмениваться информацией. Дополнительная вещь, которую я ценю в выбранных сервисах — лёгкая интеграция, например, между телефонией и CRM, между сервисом бухгалтерии в интернет-банком. Удобно и приятно. Может быть, это некая особенность, которую я выделяю в сервисах.

Далеко не все компании переходят в «облака». Как думаете, это влияет на их скорость работы?

Облако — это не панацея. Для крупных компаний, в которых есть огромный поток данных и телефонных соединений, облако может быть не самым удобным. И для них аппаратное решение в сочетании с предустановленным софтом, будет лучшим выходом, когда соотношение цены на пользователя будет удачным.

Для малых и средних компаний, облако — оптимальное решение вопросов автоматизации бизнес-процессов. Но те, кто совсем отказывается от любого варианта системного решения бизнес-процессов, наверное, да, теряют в скорости работы. Ведь гораздо удобнее посчитать налоги через понятный и удобный сервис, внеся расходы и доходы, указав траты, и получить верный результат. Отправить отчётность гораздо проще с помощью электронной подписи, а, не отстояв очередь в налоговом органе. Анализировать продажи гораздо удобнее через механизмы CRM, понимая где именно ты теряешь свои лиды, чем штудировать горы тетрадей с записями и пытаться вспомнить, что ты сказал клиенту. Исправить речевой модуль проще, прослушав диалог с партнёром, чем вспоминать «а что же я там такое сказал», «как же мне там ответили».

Так что, облако или аппаратное решение — выбор за пользователем. Но то, что автоматизация это важный элемент работы, у меня лично сомнений нет. Мы делаем свой выбор в пользу облачных решений.

Дмитрий, чем вы занимаетесь и чем отличаетесь от конкурентов?

Мы привлекаем клиентов для компаний без интернет-маркетологов, выступая в роли внешнего отдела маркетинга:

• Общаемся с покупателями и изучаем поведение.
• Анализируем конкурентов и ищем слабые места.
• Помогаем выстроить стратегию продвижения компании.
• Настраиваем и оптимизируем рекламу в интернете.
• Разрабатываем сайты и посадочные страницы.
• Настраиваем аналитику и отсекаем неэффективную рекламу.
• Помогаем с продвижением в социальных сетях.

Главное отличие от конкурентов — адаптация подходов, которые применяют лидеры отрасли, для малого и среднего бизнеса. Например, мы отказались от брифов и сами собираем информацию о покупателях, конкурентах и преимуществах компании.

Какие сервисы используете в работе и для каких целей?

Для бухгалтерии — Эльба, для проектов — ПланФикс, для телефонии — Alltel24, и ещё amoCRM, но, скорее всего, с последней уйдём. Там есть ряд недочётов при интеграции с телефонией. Например, человек звонит, до 5 секунд наблюдается задержка, и мы не можем понять кто это. Для нас это важно. С каждым клиентом работа строится по полтора-два года и больше. Поэтому важно сразу назвать человека по имени и понять, какой проект будем обсуждать.

И другой момент: amoCRM больше заточена под классические продажи, холодный обзвон и короткие сделки. Там процесс выстроен по цепочке. У нас сделка начинается с тестовых проектов на один или два месяца, потом по клиенту идёт постепенное развитие проекта и повторные продажи. В рамках amoCRM это реализовать не удалось. Там крайне сложно делать доработки.

Для почты я использую Gmail, но сотрудники пользуются тем, что удобно. Жёсткой привязки к почтовому сервису нет.

Для хранения файлов — ПланФикс с Dropbox и Google Документы. В ПланФиксе удобно добавлять документы из этих двух хранилищ, и Google Docs удобен за счёт интеграции с Google Analytics и совместной работы над документами.

Для колл-трекинга используем Ringostat. Работаем в ней около месяца. Есть свои небольшие недочёты. Но все основные функции выполняет хорошо. Раньше пользовались Alloka, но периодически появлялись ошибки. Поэтому для крупных проектов её не используем. Хотя, для проекта, где звонков мало или для теста, она подойдет. Аллока — самая дешёвая система, которую мы нашли. Сейчас еще совместно с Аллтел24 сделали систему статического колл-трекинга.

Плюс Главред. Мы активно используем информационный стиль в наших текстах. В «Главреде» появилась возможность оценки материалов, что очень упрощает нам жизнь при внутреннем согласовании.

Evernote пробовал перенести в бизнес, но пока не прижился. Не совсем понимаю, как его эффективно использовать. Информация там подвисает и превращается в архив.

Что именно мешает в amoCRM вести длинные продажи?

Логика при длинных продажах нелинейная. Например менеджер договорился с клиентом на проведение исследования, создание посадочной страницы и настройку рекламы в Яндекс.Директе. Клиент оплатил исследования. Но в ходе него выяснилось, что Яндекс.Директ и целевая страница — не лучшие варианты. И приняли решение создать группу «ВКонтакте» и настраивать таргетированную рекламу. Получается поменялась и сумма и содержание сделки. Как это провести в AmoCRM — непонятно.

Ещё проблема — оплата идет частями. Опять же, как это проводить и анализировать — непонятно.

Разделение повторных продаж в аналитике тоже приходится делать через «танцы с бубном». И для нас очень важна статистика за длительный период — за квартал, полгода, год. Когда произошел сбой, и по одной сделке дата создания сбросилась на 1700 год, вся статистика расплылась на 215 лет. И техподдержка устраняла эту ошибку около 2 месяцев. После этого решили, что надо искать другую CRM.

Вы, кажется, ушли с Битрикс24 и Мегаппана? По какой причине?

Изначально так получилось, что начали работать в Мегаплан. В тот момент узнал только об этой системе. Не смогу достоверно сказать почему ушли с него, это было больше года назад. Но там сложно отстроить внутренние процессы: заложена определённая логика поведения. Если ты под неё подходишь, то всё отлично. Если меняются какие-то вещи, то их крайне сложно адаптировать. Да и важные вопросы по доработке решались очень медленно: одно время долго делали Диаграмму Ганта, потом мобильные приложения.

После этого попробовали перейти на Битрикс24. Но это скорее CRM, нежели система управления проектами. Как только мы туда внесли 3-4 проекта, лента превратилась в бардак, в ней сложно было понять что куда относится. Часть людей начали путать задачи и писать комментарии не туда.

Одна из сотрудниц порекомендовала нам ПланФикс, и теперь очень сильно к нему прижились.

Ощущали проблемы выбора облачных сервисов?

Да, конечно. Сейчас на рынке есть на слуху Мегаплан, Битрикс24, amoCRM и другие. Но сложно точно понять как сервис к тебе подойдёт. На их сайтах не понятно как реализовать внутренние процессы. Получается это сделать только за счёт тестирования и проб.

Пользуетесь ли мессенджером в коллективе и каким? Или почему не пользуетесь?

Именно в компании только Skype. С клиентами — как им удобнее.

Вы довольны всеми сервисами, не хотите поменять хотя бы один из них?

Пока наверное менять собираемся только amoCRM, обсуждаем вопрос. Думаем либо перенести в ПланФикс, либо в другую CRM, присматриваемся. Остальные пока устраивают.

Оплачиваете «облака» или используете бесплатные тарифы?

ПланФикс вскоре будет платным. Достаточно давно им пользуемся. Совсем недавно его перевели на платные тарифы, но сделали льготные условия для тех, кто с ними уже давно. Из-за расширения компании всё же будем переходить на платный тариф. Это сервис, за который не жалко платить. Телефонию оплачиваем отдельно за звонки и отдельно за саму АТС. amoCRM пока бесплатная.

Ваши клиенты участвуют в работе в облачных сервисах?

На текущий момент мы это тестируем. На некоторых пилотных проектах подключаем клиентов к ПланФиксу, чтобы вести диалог и у них была вся актуальная информация, в том числе по документам.

Работаете с сервисами только в браузере или установлены приложения?

В браузере. Из приложений установлены Skype, Dropbox и Google Диск, и на телефоне amoCRM.

«Облака» применяете только в работе или для всех дел?

И для личных тоже, например, Dropbox. Есть ещё Evernote и Pocket.

Примерно сколько раз в день обращаетесь к ним?

ПланФикс у меня открыт как закреплённая вкладка. Gmail тоже. Skype работает на телефоне и на компьютере. Постоянно с ними взаимодействуем.

Сколько человек из компании работают в облаках?

Все 5, которые у нас в штате. И подключаем к облакам внешних специалистов.

Чувствуете увеличение скорости работы по сравнению с необлачными программами?

Не могу сказать, мы сразу в облако перешли. Компания не строилась по принципу «8 часов в офисе». Привязки нет. Все люди по-своему выстраивают работу. Последние полгода становится больше удалённых сотрудников. В офисе постоянно только два человека. Поэтому для нас стандартные приложения — не вариант.

Какие-либо ещё сферы хотели бы автоматизировать в работе?

В принципе, да. И мы этим занимаемся. Решается вопрос по автоматизации управленческого учёта. Как раз преимущество ПланФикса в том, что многие вещи в нём можно реализовать.

Есть идея и телефонию подключить туда. Когда происходят обзвоны клиентов, звонки приходится отдельно вытаскивать из телефонии и прикреплять к ПланФиксу: внутри задачи создаём действия, прикрепляем файлы из Google Диска с настройкой доступа. Хотим, чтобы звонки автоматоматически туда прикреплялись.

Может у вас есть какой-то особенный лайфхак при работе с облаками?

Зачастую даже сложные задачи можно делать с помощью простых инструментов. Например, у нас для анализа рекламных кампаний используется Google Таблицы. Специальный отчёт собирает данные из Google Analytics. И нам быстро становится доступна аналитика в виде сводной таблицы с достаточно интересными функциями. Такой инструмент мало кто может предложить на рынке.

Другой момент — именно нам нравятся гибкие сервисы. Их легко доработать по мере возникновения новых задач. Так мы решили вопрос с контролем загруженности сотрудников. В ПланФиксе я настроил под себя отчёты, в которых видно, что один сотрудник загружен под завязку, а у другого проекты заканчиваются. Думаю, лучше выбирать сервисы, которые можно подстраивать под компанию.

Далеко не все компании переходят в «облака». Как думаете, это влияет на их скорость работы?

Это зависит от самой компании. Облачные сервисы — это инструменты. Если в компании привыкли работать молотком, но дать им микроскоп, то это только ухудшит их работу, потому что они продолжат забивать им гвозди.

Облако хорошо помогает улучшить работу, когда требуется получать информацию из разных источников, в разное время, с разных устройств и из разных мест. К примеру, могу приехать к клиенту, зайти в ПланФикс и предоставить ему всю актуальную информацию. Но далеко не всем компаниям это подходит.

Александр, каково направление вашего бизнеса?

Мы ориентируем клиента на веб, на выход на интернет-рынок — это может быть либо интернет-магазин, либо другая деятельность с целью получения прибыли, в определённых случаях выполняем все необходимые работы. При этом мы являемся партнером крупнейшего регистратора доменных имен reg.ru и бизнес-партнером 1С-Битрикс, в ближайшее время планируем стать бизнес-партнером Мегаплан, в последнее время выполняем комплекс работ по созданию бюджетных, но полифункциональных интернет-магазинов. Выполняем подбор необходимого оборудования и ведём сделку по его закупке.

Ещё одна из услуг — ориентация компании на корпоративное взаимодействие сотрудников. Когда коллективы большие, есть проблема междоусобных войн: какой-то отдел не поделил что-то с другим отделом. Не все руководители обращают на это внимание. Те, кто находят в себе силы и желание навести порядок в коллективе, обращаются за сторонним анализом. Консалтинг ориентирован скорее на ИТ-решения и общекоммерческие цели.

Какие сервисы используете в работе и для каких целей?

На своей работе применяем Evernote, как основной инструмент для ведения проектов, базу знаний, общее хранилище документов. Как показала практика, мобильный клиент Evernote работает значительно быстрее в плане открытия файлов и поиска информации, чем остальные. Если рассматривать почту, то используется Яндекс.Почта для домена. Тоже неплохой облачный сервис. Для документооборота был Google G Suite, сейчас плавно переходим на Microsoft Office 365 для бизнеса, посмотрим что из этого выйдет. Сервисы по учёту времени и специализированные CRM не используем, нет надобности.

Касательно клиентов: если он из малого бизнеса, то по его потребностям часто внедряем Битрикс24, сочетающий в себе много вариаций использования. Клиентам нравится наличие бесплатной CRM, о которой он слышал от клиентов, партнёров. Чаще стараемся ориентировать клиента на облачные сервисы с техподдержкой. Было несколько консультаций и под личные нужды. Но всё зависит от того, за какие сервисы клиенты готовы платить деньги в процессе использования (и вообще готовы ли они платить). Из специализированных припоминаю сервис для ресторанов по заказу компонентов для приготовления еды.

Пользуетесь ли менеджерами задач? Помогает?

Специализированных не используем. Все задачи лежат в Evernote.

Пользуетесь мессенджером в коллективе?

Если требуется видеосвязь, то используется Skype. Скорее всего, при переходе на Office 365, будет применяться Skype для бизнеса. WhatsApp Messenger используется, но на мелких моментах, когда требуются короткие ответы. Чаще используем электронную почту: для предложений, подтверждений, получения резолюций по каким-либо решениям. Мессенджеры вроде Telegram Messenger, Hangouts не приживаются, по факту все они обладают похожей функциональностью.

Не пугает большое число мессенджеров?

Нет. Скорее то, что требуется больше ресурсов смартфона. Чем больше мессенджеров, тем быстрее садится батарейка, не более того. Когда же клиент хочет конкретный мессенджер, то зачастую предлагаем унифицированное решение, которое будет установлено и у менеджера, ведущего клиента.

Если в нашу команду привлекается человек со стороны, то ему предлагается выбор. Стараемся находить компромисс.

Но пока ничего лучше электронной почты или телефонного звонка нет.

Вы довольны всеми сервисами, не хотите поменять хотя бы один из них?

Если я сервисом недоволен, то я им не пользуюсь. Но мне, например, не нравится Облако@Mail.Ru, хотя храню там архивные бэкапы. Предложение по доработке отправили после запуска, но прошло полтора года, и ребята похоже до сих пор обсуждают возможность доработки. Ещё Google Apps перестал нас устраивать, и переходим на Office 365 для бизнеса, к которому нет никаких претензий.

Оплачиваете «облака» или используете бесплатные тарифы?

Evernote у нас платный (есть свои особенности). При консультациях больше используются бесплатные решения. Некоторым компаниям подходят и продукты для дома, если речь идёт, например, об облачных хранилищах. Но когда клиентам банально не хватает 2 ГБ ( Dropbox, например), и он может позволить себе больше, то покупает дополнительное место. При управлении проектами и CRM после внедрения продукта чаще обращаются к платным версиям.

Работаете с СМБ или крупным бизнесом?

Работаем с мелким или чуть выше мелкого бизнеса. У крупного бизнеса потребности другие, бюджет другой, и им нужны компании для комплексного анализа рынка. Сроки таких проектов довольно весомые. И, чтобы попасть туда, нужно приложить большие усилия. Это в перспективе. Пока и у мелкого бизнеса очень много потребностей, которые можно и нужно решать.

Как клиенты относятся к облакам? Остаются довольны работой в облачных сервисах?

Когда клиент приходит и знает что такое облачный сервис, он остаётся доволен: ему нашли то, что он искал после его озвучивания матрицы требований. Если даже клиент в процессе работы увидел, что облачный сервис его не устроил, то претензий он не имеет, ведь на момент «презентации» он сам принимает решение. Если есть, конечно, негативные моменты, то принимается решение о переходе на другой сервис.

Если же клиент не знает что такое облачный сервис, то он даже на момент первой беседы остаётся доволен: он сам для себя ещё не видит всех перспектив облачных сервисов, а мы ему эти перспективы открываем.

На каких платформах работаете с сервисами?

В основном все работают в браузере, потому что многие находятся в разъездах: кто в кафе, кто в аэропорту, кто дома. Ведь облачный сервис на то и облачный, подразумевая работу из любого места. Приложения есть далеко не у всех решений. Надёжный лишь Evernote. Но у сотрудников есть десктопное приложение для общения — Skype. Кто-то ещё использует десктопные клииенты Битрикс24, Evernote, Telegram и другие.

Но вот на телефоне стоят все клиенты, необходимые для работы с клиентом, по-другому никак. Есть консультанты, которые работают исключительно с мобильного телефона, для быстрого принятия решений. В остальных случаях — через браузер.

«Облака» применяете только в работе или для всех дел?

Облаками я пользуюсь для всех дел, даже менеджеры задач у меня снхронизируются с облаком. За последние пять лет наверное не было ни одного файла, который не улетел бы в облако. Это связано с тем, что один раз случился казус с жёстким диском. Понял, что нужно что-то другое. Для личной почты — Google Apps, для файлов — Google.Диск, для заметок — Evernote. Ещё Things для iOS. Things удобен, но далеко не дешёв. Фотографии же храню во Flickr.

Сколько человек из компании работают в облаках?

Штат может варьироваться. Привлекается до 10-20 человек. Но больше 22 человек пока не было.

Чувствуете увеличение скорости работы по сравнению с необлачными программами?

Облака увеличивают производительность, собирая всех сотрудников в одном месте (речь об облаках для командой работы).

Облака для простого хранения данных увеличивают скорость обращения к этим данным (особенно в поездках).

Какие ещё сферы вы бы хотели автоматизировать в работе?

В своей работе я бы уже ничего не хотел автоматизировать. Это из серии того, чтобы попросить Siri вызвать машину, довести меня до дома и связать по пути с клиентом — это было бы удобно, но это в будущем. Неавтоматизированных моментов, пожалуй, не осталось. Но, если возникает мысль в автоматизации, то всегда приходит на помощь Битрикс24 с его волшебным конструктором бизнес-процессов.

Может у вас есть какой-то особенный лайфхак при работе с облаками?

Никогда не надо дробить информацию по разным местам. Если будет дробление по компьютерам и личным папкам, то это бардак. Всегда нужно держать данные в одном или, когда по другому никак, двух местах. Например, если компания занимается продажами, то обычно есть CRM и отдельное хранилище данных.

Интересный случай был с полиграфической компанией: отправили им файл для печати, девочка приняла, скинула куда-то, сохранила его на флешку и всё. Возможно, её уволили. Затем спрашиваем про готовность заказа, пообещали найти — не нашли, естественно. Говорим, что присылали на почту, посмотрели... Это целая цепочка, выяснение паролей, потерянное время... Самое плохое, когда кто-то не ценит время клиента.

Далеко не все компании переходят в «облака». Как думаете, это влияет на их скорость работы?

Облака, в понимании любого человека, это некая железка, которая стоит где-то там, и в ней лежат все твои данные. У кого есть доступ к ней? Никто не задаётся этим вопросом. Те компании, которые задаются этим вопросом, не идут в облачные сервисы, а выбирают промежуточное решение: находят локальную копию этого сервиса. OnlyOffice, например, предлагает облачное решение и набор скриптов для установки на свой сервер. Компании, которые заинтересованы в информационной безопасности, выбирают продукты, подобные второму варианту.

Исключение было лишь однажды, когда юрист попросил себе сервис для быстрого доступа к информации. Мы рекомендовали Evernote. Как потом выяснилось, он там хранит юридические дела. И не боится за их сохранность, ведь сервис гарантирует защиту данных. Да и не было проблем никаких.

Мы сами за безопасность данных. Возможно в будущем мы тоже перейдём на промежуточные решения по хранению данных. Сейчас у нас просто нет такой конфиденциальной информации, чтобы не доверять её Evernote.

Обновление: Александр создал другой проект с иным направлением работы. И мы рады, что его задумки продолжают развиваться.

Какие сервисы используете в работе и для каких целей?

В Gmail — почта и to do в одном — каждое письмо является отдельной задачей, которую надо выполнить. Яндекс.Диск и Dropbox — для хранения личных и рабочих файлов, чтобы были доступны со всех устройств и находились в безопасности в случае поломки ПК. Google Keep — для заметок. Trello — для сбора, анализа и обработки задач. Evernote — для хранения архивных данных, включая статьи, мысли, идеи, личные записи и прочее, в чём нет постоянном необходимости, но иногда это надо «вспомнить».

Пользуетесь ли мессенджером в коллективе и каким?

WhatsApp Messenger, Telegram Messenger, Hangouts, Skype.

Вы ими довольны, не хотите поменять хотя бы один из них?

Все устраивает, не могу отказаться, так как этими мессенджерами пользуются люди, с которыми общаюсь.

Оплачиваете «облака» или используете бесплатные тарифы?

Все на бесплатных тарифах, где-то бонусы за привлечение пользователей. Например, на Dropbox и Яндекс.Диск получил много места за то, что привлекаю новых пользователей через статьи в блоге. Пробовал платные тарифы для некоторых сервисов, но практической пользы от этого не получил, хватает бесплатной функциональности, платная просто не использовалась.

На каких платформах работаете с сервисами? Только в браузере или установлены приложения?

Браузер (Chrome), Windows, Android, редко iOS.

«Облака» применяете только в работе или для всех дел?

Облака для всего. И личное, и работа. По сути, для меня это универсальная сетевая «флэшка» на несколько десятков/сотен гигабайт, которая позволяет иметь доступ к данным с любого устройства и сохранять эти данные в безопасности на случай поломки ПК.

Примерно сколько раз в день обращаешься к ним?

Все храню только в папках облачных хранилищ, сервисы используются постоянно для работы — по сути в них и работаю.

Сколько человек из компании работают в облаках?

Все.

Чувствуешь увеличение скорости работы по сравнению с необлачными программами?

Тут скорее вопрос в удобстве. Записал заметку на телефоне по пути куда-либо, она появилась на компьютере, обработал по приходу в офис. Потом на телефоне/планшете могу дополнить, находясь где-то в другом месте, когда пришла новая мысль. И так далее.

Может у вас есть какой-то особенный лайфхак при работе с облаками?

Да вроде нет, все как обычно. Просто пользуюсь и все.