Зеттаплан, Asana и Trello — что выбрать дизайнеру?

Юрий, чем вы занимаетесь?

Я дизайнер, уже много лет работаю удалённо из Петербурга для московской концертной площадки. Для других концертных организаций создаю афиши, видео, материалы для вэба. Раньше было много фэша, сейчас флэш умер. Также занимаюсь созданием сайтов с командой людей. Это некая виртуальная студия. Занимаемся разработкой фирменных стилей, дизайном.

Нет формальных команд. Берём проекты — делаем. Достижения выделять не буду. Начал недавно накидывать портфолио в виде сайта, но времени на это не хватает. Подумал, что пусть будет сайт простой, чем не будет никакого. Чтобы отправлять заказчикам, и они оценивали опыт.

Какие сервисы используете в работе и для каких целей?

Постоянно ищем удобные сервисы для планирования. В какой-то момент остановился на Asana, для себя. Не столько для групповой работы, а скорее для личного списка задач. Удобная разбивка по проектам, задачам и лёгкий интерфейс.

Совместно ведём большой проект сайта, где программисты работают в Trello, а на основной работе ребята тоже решили подключить систему планирования, начали тестировать Зеттаплан. Получилось, что стал работать сразу в трёх сервисах. Свои проекты — в Asana, на основной работе — в Зеттаплан и по большому проекту — в Trello. Таким образом, мне удобно на практическом примере смотреть как и что работает, сравнивать.

Зеттаплан не очень пошёл, по каким-то причинам. Он мне понравился, но остальные ребята несильно увлеклись. Смысл в том, чтобы там велась командная работа, все вели дела. Но, если кто-то продолжает записывать задачи где-то в Google Документах, то этот разброд не позволяет переключиться на планировщик. Сейчас Зеттаплан под вопросом, закончился тестовый период, дальше нужно платить. Нужно решить оставим ли. Сомневаемся в его необходимости.

С Asana не собираюсь соскакивать. Личные проекты комфортно вести. Trello тоже мне понравился. хороший для веб-проектов, и готов пользоваться дальше. Один я им пользоваться не буду, но для совместных проектов может быть.

Почта — Gmail, рабочая и личная там. Давно уже исчерпал лимит и плачу. 15 ГБ быстро заканчиваются, так или иначе, пока идёт пересылка файлов. Если переходим в Зеттаплан , то это снимает необходимость платить за почту и объём и работать в Google, и получаем вдобавок функциональность почты и планировщика.

На Asana бесплатный план не ограничивает пространством. Командой до 15 человек можно пользоваться неограниченным пространством, для этого не нужно подписываться ни ни какой Зеттаплан , но в Asana нет русского языка. Мне комфортно, но не все российские пользователи готовы привыкать к английскому интерфейсу. Для кого-то это критичный вопрос.

И смотрел Битрикс24, очень достойная альтернатива. Она значительно лучше Зеттаплана. Я толком ещё не пробовал, но первые впечатления положительные.

В работе использовали другие системы?

Года три назад в другом агентстве внедрял систему украинских разработчиков, Worksection. Я недолго там работал. Вели там дела. Но как ушёл из агентства, так и забыл про неё. И желания возвращаться не возникало. Она не показалась мне удобной. Все системы, на которых я сейчас работаю, значительно лучше. Но всегда это вопрос личного комфорта и предпочтений. Кому-то абсолютно точно подходит Basecamp, но мне лично не нравится. Сложно объяснить почему. В Asana вроде ничего нет особенного, лёгкая и простая. И, опять же, кто как привык работать.

В Asana строю задачи от заказчиков по проектам. В Trello система карточек хороша для контроля разработчиков: понятно, что происходит в настоящий момент, какие этапы, но для себя мне не хотелось там строить списки задач. Если я увижу что-то ещё удобнее, то спокойно переключусь. С лёгкостью пробую новые сервисы.

В Облако@Mail.Ru скидываю архивы. На запуске сервиса давали 1 ТБ, им и пользуюсь. Яндекс.Диск — для текущих рабочих задач, синхронизируются рабочие файлы. Поскольку работаю с удалёнными заказчиками, то сохраняю и сразу отправляю ссылку. Google Диск не кажется удобным. Но, поскольку там почта, то приходится за эти сервисы платить.

Dropbox — самое удобное хранилище для быстрого обмена файлами. Хоть там всего 10 ГБ, но очень активно использую. Не знаю как на Windows, но на Mac можно быстро скопировать ссылку в процессе загрузки файла и отправить. Никто толком больше не реализовал эту функцию. В остальных нужно ждать окончания загрузки. Когда нужно быстро отправить ссылку, Dropbox незаменим. Поэтому стараюсь, чтобы там всегда оставалось свободное место для отправки файлов. Но, тем не менее, Яндекс тоже бесподобно выполнен.

Концерт в GLAVCLUB

Пользуетесь CRM, учётом времени?

Активной работы по клиентам нет, поэтому CRM не использую. Если будем расти, наверное займёмся этим. Учёт же рабочего времени использую при работе с исполнителями. Сам такие системы не применяю, не продаю своё время за часы. Берём проекты и рассчитываемся за проекты. Я держу в голове примерную стоимость работ, но считаю, что схема учёта времени для развития ущербна. Если хочешь расти, то рассчитывать работу в часах не очень правильно.

Пользуетесь ли мессенджером в коллективе и каким?

Whatsapp в основном. Для работы активно использую Skype: для звонков, коллективных чатов. Мне Skype не нравится, но в нём очень многие люди работают. Whatsapp люблю за десктопную версию, поэтому быстрые беседы веду там.

Но кто где сидит. Если человек предпочитает ВКонтакте, то и не вытащишь его оттуда, или Facebook. Это самый неудобный способ. Но стараюсь минимизировать социальные сети.

Самый правильный — электронная почта. Диалоги перевожу туда, чтобы быстро восстановить цепочки и темы. Какое-то время применял почту как список задач, когда не использовал другие системы. Непрочитанное письмо равнялось задаче. И долго так жил. Почты может быть достаточно, но в таком случае невозможно планировать и сортировать задачи. Существуют приложения, которые превращают ящик в список задач. Но почта должна быть почтой, общение по проектам удобно вести именно там.

Интегрировали ли сервисы между собой?

Например, Asana с календарём Google, когда у тебя задачки попадают в календарь? Но это не работа, а фикция. Всё равно тебе нужно зайти в планировщик, оценить задачи, а напоминалочки не очень работают. В Зетталлане тоже есть синхронизация с календарём. Но это не мотиватор.

Оплачиваете облака или используете бесплатные тарифы?

Сервисы Google — $2 в месяц, Яндекс — 800 рублей в год, и всё. Планировщики бесплатные, нет больших команд, а дополнительные опции не нужны. Думаем переходить на платный Зеттаплан, но, хоть для компании это недорого (18 тысяч в год), но надо ли — непонятно. В той же Asana эти функции бесплатные.

Winebook

Ваши клиенты участвуют в работе в облачных сервисах?

Помню косяк с Worksection, когда вели проект с Газпромом. Отправили клиенту приглашение. Они зашли, начали всё смотреть, возник конфуз: они увидели то, что не должны были. Возможно, это удобно, если правильно настроить доступ, особенно, если клиенты грамотно используют систему. Я сам только за то, чтобы самостоятельно подключиться. Но пока сталкивался с такой совместной работой на уровне конфуза.

На каких платформах работаете с сервисами?

Предпочитаю браузерные сервисы. Даже Skype в браузере, но он в нём криво работает.

Сколько человек из компании работают в облаках?

Над проектом работает не больше четырёх человек. Далеко не все работают в облаках. Если задача выполняется, она забывается. Пример: подключились 10 человек к Зеттаплану, но я не увидел большой активности среди коллег. Я с удовольствием использую, мне очень помогает. Но, видимо, не всем удобно. Когда внедряли Worksection, наблюдал более активный опыт совместной работы.

Какие ещё сферы вы бы автоматизировали в работе?

Хороший был опыт по заведению опросников, брифов в Google Формах. Создал всего один. Стоило бы развить эту тему для автозаполнения: чтобы человек получал ссылку, а я — бриф на почту. Сейчас работаем с брифом только на разработку веб-сайта. Но его нужно развивать, чтобы ускоряло процесс. Это реально удобно. Как для создания брифа самого по себе, так и для восприятия заказчика.

Чувствуете увеличение скорости работы по сравнению с необлачными программами?

Разумеется. Когда только Dropbox появился, я был главным адептом продвижения. Ничего удобнее не существовало в мире, для быстрого обмена файлами. Предлагал всем, набрал лишних гигабайт, подсадил друзей.

Но и по организации проектов облака помогают, но это личное дело. Кому-то, кто ведёт бизнес, удобно всё вести в блокнотике. Облака им не нужны. Поскольку я всё время сижу за компьютером, то мне удобнее видеть задачи перед глазами, мне помогает.

Если те пользователи с блокнотиками не переходят в облака, то, как думаете, это влияет на их скорость работы?

Личное дело каждого. Вот посади людей за такую программу, и они больше времени потратят на обучение. Разного рода облачные сервисы созданы исходя из потребностей и взглядов разных людей. У всех свои последователи. Кому-то — блокнотик. Если у людей бизнес двигается, то всё хорошо.