Женский взгляд на облачное управление разработкой

От флешек к облакам

Мои попытки организовать свой рабочий процесс начались ещё в студенческие годы, когда я пыталась совместить учёбу и работу менеджером в веб-студии. В офисе я проводила всего несколько часов, а вопросы могли настигнуть в любой момент. На лекции, в дороге, дома — везде мне был нужен доступ к рабочей информации. Первые мои инструменты — блокнот, флешка, электронная почта. При небольшом объеме работы этого было достаточно.

Со временем усложнялись проекты, росла команда. Постепенно все записи стали храниться в Evernote, а огромная записная книжка из моей сумки переселилась на рабочий стол в офисе и редко покидала его.

В Evernote удобно группировать заметки по одному проекту в блокнот. Кроме проектных блокнотов у меня есть блокноты «Дизайнеры» и «Разработчики» — там в заметках контакты для каждого специалиста, список проектов с его участием и отметки об оплате, если таковые требовались. Мне очень нравилась возможность вести одну заметку по проекту вместе с исполнителем. Только представьте — не читая истории в ICQ, Skype, ВКонтакте и в нескольких почтовых ящиках, можно открыть всего один файл со всей нужной информацией. И как я огорчалась, когда кто-то отказывался подключаться к Evernote!

Говорят, этот сервис удобно использовать для контроля исполнения задач. Говорят, в заметках удобно вести to-do-лист. Наверное, какие-то мелкие шероховатости не позволили мне привыкнуть к интерфейсу, так что всё это по-прежнему записывалось ручкой на бумаге. Свою роль сыграл и тот факт, что с появлением своей компании и окончанием университета мне уже не нужно было работать «на бегу», а можно было находиться в офисе весь день.

От заметок к управлению проектом

Однажды мне показали Планфикс. Я не слышала о нем раньше, и никогда не имела дела с другими системами управления, но мне хватило 5 минут, чтобы сориентироваться в интерфейсе. Я помню, что первые пару дней не могла наиграться с настройками.

Планфикс подкупает своей ясностью и продуманностью во всем, начиная очень лёгким и прозрачным дизайном и заканчивая логичным и лаконичным подходом к организации всей системы. Примечательно, что фрилансеры очень легко соглашаются работать в Планфиксе. Были случаи, когда в процессе они создавали свои собственные задачи и писали сами себе комментарии.

Со времени знакомства с Планфиксом я успела познакомиться и с другими подобными системами — Asana, RealtimeBoard, например. Когда заканчивался проект в любом из этих планировщиков, я чувствовала большое облегчение, и Планфикс казался родным и уютным, очень понятным и приятным со всех сторон.

Говоря про преимущества Планфикса, нужно обязательно отметить, что практически все сценарии бизнес-процессов в нём реализуемы, и пользователь сможет настроить аккаунт с точностью до мельчайших деталей. Разработчики обещают, что справиться с системой может каждый, кто умеет пользоваться офисными программами — и это выполняется на 100%. У Планфикса есть блог, где описано множество кейсов, примеров и способов настройки функций этой системы, есть форум, где можно задать свои вопросы, попросить нужные функции, которых ещё нет. От общения с техподдержкой Планфикса у меня остались особенно приятные впечатления — они отвечают очень быстро и сохраняют благожелательность, с каким бы вопросом я ни обращалась, нет ни одной проблемы, которая бы осталась без внимания и не решилась. Очень радует долгожданная мобильная версия, которая появилась недавно.

Сейчас мы в Планфиксе ведем все проекты, которые у нас есть, а их уже достаточно много — после разработки сайтов наши клиенты остаются с нами, мы предоставляем им услуги хостинга, продвижения и сопровождения. Конечно, не всё общение по рабочим вопросам проходит в Планфиксе — иногда проще обсудить другим способом, а потом отметить важное в задаче. У клиентов рабочий процесс построен по-своему, я просто подстраиваюсь под него. Большинство возможностей Планфикса в нашем случае не востребовано — с лихвой хватает базового вида с небольшими дополнениями.

От управления к хранению

Блокнот на моем столе лежит по-прежнему, но там остаются заметки, сделанные на ходу: в разговоре что-то продиктуют, во время обдумывания какого-то вопроса нарисуются каракули. А вот флешками уже не пользуемся. Архив файлов и документов лежит в нашем локальном хранилище, текущие проекты хранятся в облаке. Кстати, в Планфиксе удобно прикреплять ссылки на облачные файлы в задачах.

Я пользуюсь только бесплатными тарифами в облаках и успела попробовать все широко известные сервисы. Первым был Google Drive — очень удобно, но 15 ГБ маловато. Я им сейчас пользуюсь в личных нуждах, например, черновики статей лежат там в формате Google Docs, их удобно редактировать и в телефоне, и на планшете, и за компьютером.

Дальше был Dropbox. Пока действовал подарок на 48 ГБ, этот сервис был основным в нашем трудовом процессе. Мне очень нравится, что мобильный клиент Dropbox хорошо проработан, в нем есть встроенные программы для просмотра и редактирования файлов, дизайн простой и удобный. Сейчас, когда в моём распоряжении всего 5 ГБ, в этом облаке остались только папки, общие с нашими клиентами, а вся рабочая информация перекочевала в Облако Mail.Ru. С этим сервисом я столкнулась случайно: он по моему недосмотру установился с какой-то другой программой, да так и остался.

В бесплатном тарифе Облака Mail.Ru доступно 50 ГБ, сейчас мне этого достаточно. Из этого облака удобно отправлять ссылки на файлы клиентам, которые пользуются одноименной почтой. Те, кто мало работает с компьютером, как правило, даже не замечают, что используют какой-то особенный сервис для обмена файлами.

Яндекс.Диск мало отличается от Облака Mail.Ru. Бесплатное пространство поменьше — всего 10 ГБ. Всё, что касается работы клиентских приложений и интеграции с почтой, точно такое же. Этим сервисом я пользуюсь в тех редких случаях, когда мне передают файлы с помощью Яндекс.Диска или в Яндекс.Почте, а я не могу их скачать прямо в этот же момент.

Есть еще OneDrive. Он отличается от своих «коллег» тем, что предлагается к использованию на всех устройствах с ОС Windows, и особенно настойчиво для работы вместе с пакетом Microsoft Office. До сих пор не возникало ситуаций, когда использование OneDrive было бы предпочтительным, а потому мои бесплатные 15 Гб там пустуют.

У облаков от компаний, предоставляющих почтовые сервисы, есть плюсик — они работают со своей почтой и встроены в интерфейс. Но этим небольшим удобством я почти не пользуюсь, поскольку не работаю в веб-интерфейсах почтовых сервисов.

Моя основная рабочая почта находится на нашем сервере, с ней удобно работать через Mozilla Thunderbird. Через эту же программу я подключаю и все остальные ящики, которые нужны каждый день. Так выходит, что менеджеру нужны аккаунты практически везде. Поэтому и почтовых ящиков много: и в Яндексе, и в Google, и в Mail.Ru. Заметила, что установились определенные потоки корреспонденции: в Яндексе я получаю письма только от сервисов Яндекса, в Google — от его сервисов и свои личные подписки, в Mail.Ru есть несколько ящиков — для общения по рабочим вопросам, для ненужных аккаунтов на случайных сайтах, свой личный ящик у меня тоже там зарегистрирован.

У использования облачных сервисов есть неудобство — нужно запоминать пароли. Эту задачу я пока решаю с помощью маленького блокнотика, о котором никому не рассказываю, но надеюсь однажды встретить подходящий сервис, который мне понравится.