Почему йоги решились на Мегаплан, Омнидеск и Талланто?

Андрей, чем занимается ваша компания?

Мы первая в Москве школа и, пожалуй, единственная, которая серьёзно работает над тем, чтобы передать людям знания о том, как раскрыть ресурсы и как это делать с умом. У нас два филиала — около метро Тургеневская и около станции Семёновская. Первый клуб на Тургеневской открылся в 2011 году, до этого кочевали, снимали разные залы по Москве. Сейчас в день принимаем больше 200 человек на Тургеневской. Развивается как групповая йога и индивидуальные занятия, так и приём специалистов — массажиста, остепопата, иглорефлексотерапевта, биоэнерготерапевта. Есть и менее значимые направления — магазин и интернет-магазин. Начинали с порядка 15 сотрудников, сейчас всего свыше 80 человек.

Какие сервисы используете в работе и для каких целей?

Когда только начинали, я понимал, что промежуточные решения начнут мешать развитию. В начале присмотрелся к Google, когда она активно пропагандировала почту. Взяли Google G Suite. Но мне продолжает нравиться политика компании. Сразу же сделали корпоративную почту на домене. Потом усложнился документооборот, постепенно ввели текстовые документы в хранилище Google. Потом появились таблицы со сложной калькуляцией, кросс-ссылками и импортом данных. Теперь это всё в Google Таблицы.

Яндекс.Почта мне кажется неудобной. Если бы встал вопрос экономии, то, если бы Яндекс сделал облачный офис... Но у них же этого нет. Если же попытаются сделать, то получится как с почтой. Вроде всё супер, но всегда ощущение, что они № 2.

Да у нас что ни возьми — всё облачное. IP-телефонию используем от Mango-Office. Для управления задачами в рамках административного коллектива используем Мегаплан. Мы с ними давно, нравится система. С внешними подрядчиками тоже стараемся там работать.

Омнидеск — отдельная история с припевом. У нас help desk ориентирован на внутренние задачи, не для технической поддержки. Основной момент — формы на сайте, которые заполняют клиенты. Возникла необходимость построить такую цепочку, чтобы письма и заявки не терялись. И установить жёсткий интервал на обработку заявок — 2, 5, 15 минут. Команда в двух филиалах: в одном — 5 человек, в другом 3. Поэтому вариант, когда они смотрят все в один ящик, или одно письмо падает всем одновременно, сразу умер.

Стал искать системы. Пробовал разные варианты, включая популярный Zendesk. Но он дорогой с именными лицензиями, да и на всю команду. Взял Desk.com. Специфический, но интересный. Стал неудобный, поменялись тарифы. В России нашёл Омнидеск — порекомендовал знакомый. Команда оказалась отзывчивой. Ошибки правили на лету. Дизайн очень приятный, сервис стабильный, и функциональность позволяет настраивать сложные правила. У нас порядка 50 правил по обработке по разным департаментам и направлениям. Уведомления же сейчас сделаны через Slack.

Другой момент — внутренний сервис по оплате счетов, выдаче налички через кассу. Это также оформляется через внутренний адрес, отправляется в финансовый отдел, одобряется финансовым директором и выдаётся кассиру.

И я один в качестве CRM-системы использую Worksection, очень точечно. Они, к сожалению, с Мегалпаном не очень подружились. Worksection — это частный и сильно упрощённый момент работы, чтобы не терять переписку, видеть, какие задачи на доработке, какие на обсуждении.

Ещё пробуем Пряники. Уже внедрена методика финансовой мотивации в отделе продаж, но пока, опять же, на уровне таблиц и ручного учёта. К «Пряникам» присматриваемся давно, вели переговоры, в течение месяца планируем ввести эту систему, чтобы награждала бейджиками, медальками, пряниками и прочим.

Для учёта времени по ИТ-доработкам используем Мегаплан или Toggl, но втором немножко удобнее. В остальном — Tallanto, её используют преподаватели, где начисляется зарплата по ставкам.

Из облачных хранилищ ещё что-то используете?

Исторически сложилось, что Dropbox начали применять раньше Gmail, с моей подачи. Команду зомбировал, чтобы не оставляли файлы в компьютерах. Ещё какое-то время активно использовали, но сейчас редко. В общем-то, я всех перевожу на Google Диск, чтобы файлы размещали в одном месте.

Нет путаницы между таким количеством сервисов?

Так получается, что не у ИТ-отделов нет большого распределения. Каждый инструмент для своего. В Мегаплане не накликаешь мелких задач — сбегать туда-то, сделать то-то. Системы разделены между отделами. Преподаватели не пользуются Мегапланом, скорее почтой и календарём, отдел продаж применяет больше выгрузки, телефонию, а вот ИТ-отдел завязан на большем числе систем.

Пользуетесь ли менеджерами задач? Календарями?

Remember The Milk использую для приоритезации личных задач. Пробовал проводить тренинги для организованных сотрудников. Для йогов бесполезно проводить. ИТ-специалистам требуется дисциплина для использования списков задач и методологий. Чтобы не утонуть в текучке, для себя нашёл Remember the Milk. Смарт-списки позволяют удобно настроить приоритеты, чтобы не возникало такого, что весь день занят, а результата ноль. Календари тоже, когда с кем-то договариваешься о встрече.

Пользуетесь ли мессенджером в коллективе и каким?

Корпоративный стандарт — Telegram Messenger. Slack — для уведомлений по заявкам.

Когда настроил приём входящих заявок, столкнулся с тем, что почта у людей просто завалена уведомлениями. Просто пропускают письма от коллег и руководства, когда видят 200 непрочитанных писем. А ведь нужно отзвонить всем. Стал искать инструменты для быстрой обработки. У Telegram есть API, но сложно интегрироваться. Slack всё поддерживает, вебхуки, с Омнидеском дружит. Менеджеры получают на группу уведомления, открывается нужная заявка, переходишь на сайт, моментально перезваниваешь и так далее. Возможно, от этого уйдём, если найдём подходящую CRM для отдела продаж, чтобы формы регистрировались в виде лидов. Но пока так работаем.

Интегрировали ли ещё какие-то сервисы?

Нет, сейчас только рассматриваем для отдела продаж связку amoCRM с Талланто, которая позволит через Простые звонки интегрироваться с Манго. Почему нужен такой внешний формат — в Талланто сложный интерфейс для быстрой работы. Для администраторов идеально подходит. Но, чтобы карточку быстро достать, интересы клиентов посмотреть, неудобно. Хотим в рамках интеграции сделать бота по бизнес-правилам, чтобы ускорить обработку клиентской базы. Но это пока не внедрено.

amoCRM только пробую. Приходила идея отказаться от Талланто, но нормальных решений для йога-клубов не нашёл. Для фитнесов есть, но мы не фитнес. Когда идёшь первый, приходится брести по бездорожью.

Довольны всеми сервисами?

Довольны в целом. Если что-то вызывает раздражение, то пишу в техподдержку. Если особых подвижек нет, то с руководством обсуждаю это. Но до сих пор со всеми находил общий язык. Все же на рынке работают.

Оплачиваете облака или используете бесплатные тарифы?

Основные оплачиваем — Манго Телеком, Google Apps, Мегаплан, Талланто. Telegram, Slack и другие бесплатные.

Клиенты участвуют в работе в облачных сервисах?

Не видим целесообразности в личных кабинетах. Но клиенты через веб-интерфейс могут записаться на занятие. Администраторы ведут расписание в Талланто, до 25 занятий в день, не считая приёмов специалистов. Собственный модуль интеграции перекачивает расписание на сайт со ссылкой на запись. Нажимая на запись, человек авторизуется и записывается на нужное занятие самостоятельно. Много людей этим пользуются, этот момент становится обязательным. В приоритете клиенты с абонементами, а те, кто записался, имеют приоритет над теми, кто пришёл «как повезёт». За полтора дня часто запись закрывается.

Работаете с сервисами только в браузере или установлены приложения?

Браузер, однозначно. Приложения — Slack и Telegram. Сразу стало понятно, что Дуров ерунду не сделает. Потом только подтвердилось, что прекрасная синхронизация между приложениями. В первую очередь такая мгновенная синхронизация появилась у Telegram.

Облака применяете только в работе или для всех дел?

Трудно сказать, где заканчивается работа и начинается личное. Вне работы — почта и Telegram, ещё Remember the Milk и Evernote. Столкнулся с тем, что Google Apps подходит для вдумчивых документов. А куда положить аналог записки на салфетке или бумажке? В методиках на Хабре нашёл приёмы работы Evernote с тегами, начал использовать для записок.

Сколько человек из компании работают в облаках?

Порядка 80.

Чувствуете увеличение скорости работы по сравнению с необлачными программами?

В скорости взаимодействия с другими людьми — да, безусловно. Не нужно говорить о том, что кому-то отправил файл. Не помню даже, когда последний раз работал с программой с локальной центральной базой данных, лет 15 назад, когда студентом был.

И ещё безопасность данных, сохранение работы. Часто, когда файлы хранятся локально, всё падает, вирусы попадают, винчестер сыпется. Молодёжь не знает, что это когда-то было. Всегда есть файл в Интернете, хоть в метро с ним можешь поработать.

Какие ещё сферы вы бы автоматизировали в работе?

Горячая тема — упростить жизнь отделу продаж. Они вынуждены принимать много решений. Когда большая база — у кого-то заканчивается абонемент, кто-то не пришёл на встречу, кому-то нужно позвонить, сделку продлить — готового решения нет. Слишком специфический запрос. Планируем сделать связку с телефонией, для режима «одного окна».

Может у вас есть какой-то особенный лайфхак при работе с облаками?

Это всё общедоступно. Если ты с чем-то столкнулся, то кто-то уже наверное столкнулся с этим раньше тебя. Нужно просто найти решение и применять в своём случае.

Далеко не все компании переходят в облака. Как думаете, это влияет на их скорость работы?

Однозначно. Вопрос в том, что не все могут себе позволить перейти. Иногда политика безопасности останавливает. Сохраняется угроза закрытия сервисов Google в России, хоть и отложили проблему. Наши депутаты могут очнуться. В этом случае столкнёмся с проблемой. На Яндекс перейти не сможем.

Некоторые компании боятся, что, как только что-то положишь в облако, то потеряешь над этим контроль. Придёт ФБР, всё посмотрит. Не знаю. Если у тебя деятельность легальная, то, думаю, риски разумные, чтобы довериться первым в отрасли и при этом получить бонус в эффективности.

Это вопрос к руководителям: почему так не торопятся переходить в облако. У кого-то просто тянется тема 1С. Если большая компания, то от 1С никуда не уйти. Если даже захочешь, то с нашей бухгалтерией не сделаешь. А молодые компании, конечно, могут использовать облака.

Что вы посоветуете начинающим коллегам по бизнесу?

Не бояться смотреть на новые продукты на рынке. Часто мелькают в новостях, упоминают, рекомендуют, надо только подумать — облегчит ли этот сервис жизнь? По моему опыту, так часто происходит. Либо, если сервис чересчур инновационный, то стоит подождать, когда он созреет.