Почему тренинговый бизнес не может работать без Evernote и 11521 задачи в Todoist?

Максим, какими проектами вы занимаетесь?

Я веду тренинги по созданию адаптивных сайтов без программирования. Начинали с Adobe Muse в 2013 году, сейчас занимаемся системой Webflow. Основное её преимущество — это облачный конструктор. И ещё продвигаем Emdesell — личные кабинеты для продажи и проведения тренингов, инфобизнеса и для компаний, которые ведут тренинги.

Какие сервисы используете в работе и для каких целей?

У нас всё в облаках, потому что сотрудники работают вне офиса. Есть человек, который работает в Египте, вся служба поддержки — на Украине, программисты — в Москве, я — в Калуге. Поэтому весь бизнес построен на Битрикс24: CRM для продаж, дедлайны, задачи по группам. Мы видим у кого какая задача проседает, в чём заключается проблема, там собирается вся аналитика и файловые ресурсы. Удобно тем, что в любой момент поднимаю историю по продукту и моментально вижу как это было сделано, каких улучшений можно добиться, что нужно интегрировать и так далее.

Преимущество в том, что, уезжая куда-либо, не привязан в географии: когда использую программный продукт, то не нужно упаковывать компьютер и тащить с собой. В кабинете стоит Mac на 27 дюймов. Не думаю, что его можно упаковать в самолёт и поехать с ним работать. Можно, конечно, всё это дублировать на ноутбук. Но файлы таскать — бред полный. Всё равно, что у бухгалтера компьютер отобрать и сказать: «Извини, вот тебе 50 папок отчётности, калькулятор, желаю успехов, но чтобы послезавтра баланс был сделан». Завтра прихожу — ничего нет, трагедия.

Я считаю, что те компании, которые не пользуются подобными системами, просто отсталые, как бы обидно им ни было. Сотрудники не должны видеть проблему в том, что руководитель уехал, отдыхает или в переездах, он всё равно постоянно контролирует процессы.

Вся наша бухгалтерия в сервисе «Моё дело». У них есть приложения для телефона. На iPhone я вижу.все дедлайны, счета.

Когда ещё появилась система Webflow для создания сайта в облаке, разработанная выходцами из России, поняли, что она просто сумасшедшая, там вся графика и скрипты. Поскольку же основной наш контингент — фриленсеры, которые создают сайты под заказ, то клиенты часто звонят: «Мне позавчера нужно было поправить сайт, у меня продажи идут, Директ настроен, а кнопка не отображается». Что делать в отпуске? Начинается поиск исходников. Самый худший вариант — фрилансер начинает собирать сайт заново. Сейчас проблем нет: взял, поправил и всё замечательно.

Ещё есть 5 выделенных серверов от компании Selectel, они куплены под сервисы, сайты, хранилище, потому что отдаём много графики, видео, ресурсов. Всё это богатство дублируется внутрь и на внешние облачные сервера. Все сотрудники имеют дополнительные личные архивы на серверах. Выделенный сервер под хранилище — 10 ТБ, занято — около 3 ТБ.

Яндекс и Mail.ru активно не пользуемся. Gmail пользуемся, но скорее потому, что активно работаем в Google Docs. У нас есть два копирайтера, и все их технические письма сохраняются туда, мы быстро всё редактируем, просматриваем, в том числе «быстрографику». Ну и, естественно, есть корпоративная почта на своих доменах.

Плюс Evernote. Он уникален тем, что можно мгновенно обсудить любой вопрос с показом любых материалов. Бывают случаи, что дизайнеру что-то приходит в голову, он быстро делает снимки на фотоаппарат или графическую заметку, сливает в Evernote, бросает по внутреннему чату, мы это моментально видим, и сразу идут обсуждения. От идеи до реализации проходят минуты. Evernote — это кладбище идей: только одна из ста имеет право на жизнь.

Возникали ли проблемы при поиске и внедрении CRM?

Мы тестировали amoCRM, когда были очень маленькими, но по деньгам не готовы были оплачивать, хотя сама система прикольная. Начали тесты на Битрикс24. Но всё временное — постоянное. И сейчас столько всего скопилось там, что переходить на другую CRM нереально. Уже.все сотрудники привыкли к системе. Да и удобная она, больших недостатков не вижу.

Пользуетесь ли менеджерами задач?

Есть система Todoist. Одно время мы активно использовали вместе с сотрудниками. Были групповые проекты. В итоге потом это отвалилось. И сейчас все используют её только персонально.

На рынке самые яркие — Todoist и Wunderlist. Вторым я пользовался в течение года, он мне не понравился. Система должна быть «в один клик», без временных затрат. Перейти, настроить, поправить, добавить — не то. Перешёл к Todoist, она более быстрая и гибкая. СМС сразу прилетают, задачи быстро выполняю, и огромное количество связок с другими приложениями. Очень хорошая система. На сегодня у меня 11521 выполненное задание. В день до 60 задач висит. Я всегда своим сотрудниками говорю: «Если у вас нет 100 задач на день, вы у меня ничем не занимаетесь».

Пользуетесь ли мессенджером в коллективе?

В основном только Skype. И внутри Битрикс24 есть хорошая видеоконференция. Если нужно провести групповую конференцию с демонстрацией экрана, то она получше Skype работает, намного.

Интегрировали ли сервисы между собой?

Пробовали делать связку Evernote и Todoist. Но не пошло, не стали кашу варить. Удобно может почту в один аккаунт сливать, но не получается. По групповым системам без этого всё хорошо.

Вы довольны всеми сервисами, не хотите поменять хотя бы один из них?

Мы настолько долго их используем, что уже прижились. Премиум-аккаунт Evernote использую уже 6 лет, там огромное число заметок, да и не вижу ярких конкурентов, ради которых стоит всё бросать и идти к ним. Думаю, используем наиболее передовые вещи.

Оплачиваете облака?

Все на премиум-аккаунтах, кроме Google Docs. Там нет смысла покупать что-то корпоративное. всё это заменяет Битрикс24. У нас 106 доменов своих, на трёх стоят корпоративные почты и т. д.

Ваши клиенты участвуют в работе в облачных сервисах?

Наши клиенты в Emdesell — ученики. Они работают в Webflow. То есть, без вариантов: хочешь — не хочешь, нужно работать с облаком. И, особенно те, кто работал на программах и переходят на облако, в восторге только от того, что им не нужны ресурсоёмкие компьютеры. Самый первый вопрос: «У меня 32-битная Windows, 2 ГБ оперативки, смогу ли работать?» Это не проблема.

На каких платформах работаете с сервисами? В браузере или через приложения?

Только браузеры. Приучаем сразу к ним для максимальной мобильности. Приложения накладывают проблемы: начинают конфликтовать с уже установленными программами и операционными системами. И, если человек привыкает к приложению, то к браузеру приучить сложно. Установлены только Evernote и Todoist. Сервис для бухгалтерии, Битрикс24, Emdesell используем в браузере, в основном в Chrome.

Облака применяете только в работе или для всех дел?

Буквально недавно в семье переделывали дачу. Мы с супругой планировали строительство в облаке, я на работе, она тоже. Плюс у нас есть дома программа «Купи батон!» с семейным аккаунтом. Весь день всем в голову приходят идеи покупок — молоко, персики... Половину того, что сын пишет, супруга вычёркивает. К вечеру, когда собираемся и едем в магазин. уже есть обсужденный список. Если приходишь в магазин без списка, то в тележке появляется много ненужного.

Сколько человек из компании работают в облаках?

На сегодня — 7 человек. Каждый приходит на месяц тестового периода. Мы смотрим насколько он будет заточен под нашу специфику. У многих, кто приходит с офлайн-работы, наступает шок от потока информации и дедлайнов, каким бы он топ-менеджером ни был. Ему надо чайку попить, пойти покурить, рассказать анекдот, где-нибудь к 11 включается мозг, и он начинает работать. Работает до обеда, после — поел, разложил пасьянс и так далее. У нас обедов и работы до шести нет. Есть поток задач. По каждому потоку есть время, отведённое на выполнение задач. Утром запускаешь системы и волна накатывает! Можешь приостановить задачу, но это должно быть обоснованно. Многие морально не выдерживают. Кто выдерживает — адаптируются, начинают понимать жёсткую систему. Никто сверхчеловеческих способностей не требует. Если любишь попить пиво, забыть про работу, обосновываешь это отсутствием интернета и умершей бабушкой, то вылетаешь.через месяц.

Чувствуете увеличение скорости работы по сравнению с необлачными программами?

Просто даже не представляю, если перейдём, например, с сервиса «Моё дело» на какую-то платформу, вроде 1С, посадим бухгалтера, а ещё появится дополнительный секретарь, который понесёт на почту бумажку для компании и вернёт потом подписанную со сверкой из Новосибирска — это каменный век.

Какие ещё сферы вы бы автоматизировали в работе?

Я в своё время проработал в таможне системным администратором. Это сфера, которая автоматизации поддаётся очень тяжело. Все 11 лет пытался. И, когда появился свой бизнес в 2009 году, то тут разошёлся. К 2015 я автоматизировал всё, что можно. Нет уже сфер, которые бы попали под автоматизацию.

Может у вас есть какой-то особенный лайфхак при работе с облаками?

Я убрал градацию «начальник — подчинённый». Облака позволяют быстро обсудить задачу, проблему, идею, и при этом сотрудники чувствуют себя свободными при решении какой-либо задачи. Зачастую, например, в обсуждении дизайна сайта принимают участие копирайтеры, дизайнеры, программисты, которые даже не относятся к проекту. Они видят всё. В облаке идея быстро разворачивается, все приступают к обсуждению, и появляется чупа-чупс. Думаю, все знают как он появился. Точно также появляются чупа-чупсы и у нас в компании.