Сказ о том, как внедренцы выбрали YouMagic.Pro и Битрикс24

Какие сервисы используете в работе и для каких целей?

В своей работе мы активно используем облачные сервисы. Ведь они сейчас позволяют оптимально экономить. Занимаясь наполнением и модернизацией своего сайта, используем хранилище от Mail.ru для обмена файлами с дизайнером, администратором, контент-менеджером. Почта от Mail.ru, виртуальная АТС YouMagic.Pro, CRM — это всё становится неотъемлемой частью рабочего процесса. Облако — это ещё и отличная возможность использовать мощный сервис без больших затрат на аппаратные решения.

Пользуетесь ли менеджерами задач?

Отдельно не используем. Для контроля над выполнением задач отлично подходят CRM-системы. Для себя мы выбрали Битрикс24. Плюс удобным инструментом стал Календарь от Mail.ru, хотя он и не хочет развиваться в сторону комментариев пользователей. Но в целом, это очень удобная связка. В CRM можно ставить напоминания о горящих сроках, есть возможность контроля затраченного времени на выполнение задачи, и, как и календарь, она позволяет настроить уведомления по почте, а календарь еще и СМС может отправить с напоминанием о задаче.

Пользуетесь ли мессенджером в коллективе и каким? Или почему не пользуетесь?

Внутри коллектива действует регламент общения по почте. Сохранение такой переписки, систематизирует и дисциплинирует общение. Почтовые переписки удобно хранить, поднимать общение по конкретной теме, собирать и хранить данные по отдельным проектам, клиентам, темам. Также удачный инструмент — чат, встроенный в сервис CRM-системы. Но для общения с клиентами и фрилансерами используется большое количество мессенджеров — от ICQ и QIP до Whatsapp и Viber.

Вы довольны всеми сервисами, не хотите поменять хотя бы один из них?

Поскольку мы сами являемся сервисной компанией, продающей облачные решения в области IP-телефонии, мы делали выбор изначально, когда искали партнёра среди операторов связи. И, как и любой пользователь, мы искали лучшее решение с оптимальным соотношением стоимости и качества услуг. Так же, как мы в своё время сделали выбор в пользу сотрудничества с ОАО МТТ, мы подбирали и прочие решения— интернет банк, CRM, сервисы для бухгалтерии и документооборота. Поэтому на данный момент, набор облачных сервисов, которыми мы пользуемся, нас более чем устраивает. Не думаю, что сейчас стоит что-то менять. Да и тот факт, что наши партнёры — поставщики услуг — не стоят на месте, а работают над улучшением и совершенствованием своих продуктов, лишний раз показывает правильность нашего выбора.

Оплачиваете «облака» или используете бесплатные тарифы?

Есть ряд сервисов, где нам на данный момент достаточно и бесплатных базовых функций. В частности, CRM-система предоставляет мощный набор на базовом тарифе. Но есть и задачи, которые реализуются через платные сервисы. В частности, телефония. Необходимо оставаться всегда на связи, поэтому мы используем все возможности маршрутизации звонков, для этого необходима функциональность полноценной АТС. Это позволяет делать ВАТС от МТТ. Документооборот, бухгалтерская отчетность, общение с налоговыми органами — это задачи, которые нужно решать педантично и точно. В этом мы полагаемся на онлайн-бухгалтерию «Моё Дело» с подключенной ЭЦП, мы подобрали оптимальный тариф и используем платную лицензию. Сервисы по увеличению конверсии Callbackhunter и jivosite сейчас устанавливаются на сайт. И с течением времени я думаю, мы тоже перейдем на платные версии.

Ваши клиенты участвуют в работе в облачных сервисах?

Так как мы являемся поставщиком «облачного сервиса», то, конечно, мы рекомендуем и рассказываем нашим клиентам о возможностях и положительных сторонах работы в облаке. И наши клиенты, естественно, пользуются облачными технологиями. Например, при формировании пакетных предложений для клиента, мы думали об экономии средств для начинающих предпринимателей, и уж в этом нет ничего удобнее облачного сервиса ВАТС. Любая даже самая маленькая аппаратная АТС значительно дороже облачного решения. Притом, что облако позволяет запустить работу в любом месте, будь это домашний офис, коворкинг-центр или арендованное рабочее место в совместном кабинете. На старте бизнеса это всё-таки важный момент — экономия средств.

На каких платформах работаете с сервисами? Только в браузере или установлены приложения?

В основном, это браузерные решения. Во-первых, удобно, не нужно захламлять рабочую машину множеством программ. Во-вторых, нет необходимости дублировать софт на домашних, рабочих, мобильных устройствах. Хотя, конечно, программу «Софтфон» для обработки вызовов мы ставим, для операторов, работающих на исходящих вызовах. Это важный и удобный инструмент. Ну и мессенджеры, конечно, от них никуда не дется.

«Облака» применяете только в работе или для всех дел?

Облако — это неотъемлемая часть нашей жизни. Привыкая к удобному сервису в рабочем пространстве, ты уже не можешь отказываться от него и в обыденной жизни. Конечно, хранилища, почтовые сервисы, общение давно отданы «в облако». Гораздо удобнее, чем таскать с собой флэшку. Лучше доверять хранение данных защищённому сервису и обращаться к нужным файлам, где бы ты ни находился. Так что облако прочно вписалось в нашу жизнь, мы пользуемся этими технологиями ежедневно, и сложно сказать сколько раз за день я обращаюсь к хранилищу данных или проверяю почту.

Сколько человек из компании работают в облаках?

У нас весь коллектив работает в облаке. Операторы ежедневно используют связку CRM и ВАТС для фиксации событий по звонкам. Менеджеры ведут переписку. Инженеры используют хранилище данных для фиксации документов по проектам.

Чувствуете увеличение скорости работы по сравнению с необлачными программами?

Конечно, облачные технологии упрощают и ускоряют процесс коммуникации и обмена нужным материалом внутри компании, делают удобным анализ деятельности и финансовый анализ работы. Но есть и еще один важный плюс, о котором я говорил. Это экономия средств. Хороший производительный сервер для работы компании стоит несколько сотен тысяч рублей, чтобы эта машина могла удержать, администрировать и хранить рабочие процессы и данные компании. Плюс еще решение вопросов телекоммуникаций и телефонии. Окупать такие решения компаниям с небольшим штатом можно годы.

Кстати, о серверах. Можете ли сказать, сколько денег экономите в год, используя облака?

С телефонией точно до 25 тысяч рублей, если считать окупаемость железных решений. На бухгалтерии при текущем раскладе до 12 тысяч, мы не платим приходящему бухгалтеру. Почта в облаке — экономия до 30 тывяч, без сервера. И CRM нам вообще бесплатно обходится, хотя коробочная версия стоит порядка 200 тысяч рублей. В сумме — до 267 тысяч.

Какие ещё сферы вы бы хотели автоматизировать в работе?

На данный момент, как мне кажется, всё работает идеально. Комплекс оправдывает себя полностью. Возможно, с течением времени, или после открытия новых направлений деятельности, я увижу новые потребности. Но сейчас не думаю, что нужно подключать, что то еще.

Может у вас есть какой-то особенный лайфхак при работе с облаками?

Мне кажется, что облачные сервисы — лайфхак сами по себе. Люди, использующие их, облегчают свою жизнь, экономят средства в бизнесе, могут быстрее и проще обмениваться информацией. Дополнительная вещь, которую я ценю в выбранных сервисах — лёгкая интеграция, например, между телефонией и CRM, между сервисом бухгалтерии в интернет-банком. Удобно и приятно. Может быть, это некая особенность, которую я выделяю в сервисах.

Далеко не все компании переходят в «облака». Как думаете, это влияет на их скорость работы?

Облако — это не панацея. Для крупных компаний, в которых есть огромный поток данных и телефонных соединений, облако может быть не самым удобным. И для них аппаратное решение в сочетании с предустановленным софтом, будет лучшим выходом, когда соотношение цены на пользователя будет удачным.

Для малых и средних компаний, облако — оптимальное решение вопросов автоматизации бизнес-процессов. Но те, кто совсем отказывается от любого варианта системного решения бизнес-процессов, наверное, да, теряют в скорости работы. Ведь гораздо удобнее посчитать налоги через понятный и удобный сервис, внеся расходы и доходы, указав траты, и получить верный результат. Отправить отчётность гораздо проще с помощью электронной подписи, а, не отстояв очередь в налоговом органе. Анализировать продажи гораздо удобнее через механизмы CRM, понимая где именно ты теряешь свои лиды, чем штудировать горы тетрадей с записями и пытаться вспомнить, что ты сказал клиенту. Исправить речевой модуль проще, прослушав диалог с партнёром, чем вспоминать «а что же я там такое сказал», «как же мне там ответили».

Так что, облако или аппаратное решение — выбор за пользователем. Но то, что автоматизация это важный элемент работы, у меня лично сомнений нет. Мы делаем свой выбор в пользу облачных решений.