Как в чемодане продуктолога умещаются 20 сервисов?

Сергей, чем вы занимаетесь и в каких проектах участвуете?

Я занимаюсь интернет-маркетингом и созданием сайтов с 2011 года. Ранее работал менеджером проектов и продуктов в центре онлайн-образования «Нетологии» (лауреат Премии Рунета), построил, наверное, первые и лучший в Рунете на то время блог о дополненной реальности ARNext.ru и продал в 2013 году. Сейчас работаю в качестве Chief Product Officer в Coursmos.

filimonov.vc — это мой сайт, где пишу о том, чем занимаюсь и как эффективнее работать с разными инструментами, сервисами аналитики, и обучаю новичков создавать сайты с нуля на WordPress за 1 день.

Школа рисования arttsapko.ru — это студия рисования моей жены, Анастасии Цапко-Филимоновой,. Она учит людей рисовать онлайн и офлайн. Больше тысячи человек прошли через мастер-классы, курсы, в том числе онлайн, за два года работы. У нас учатся люди со всего мира. До этого она просто преподавала рисование. Идея сделать студию появилась в 2012 году. В 2013 году реализовала её, начала набирать людей и преподавать в своей студии. Сейчас в студии проходят крутые мастер-классы, и мы вкладываем много усилий в онлайн-направление.

Какие сервисы используете для управления проектом?

Мы используем Trello для организации всех наших отделов, в том числе маркетинга, контента. Работаем по принципу kanban, поэтапно организуя проект, с визуализацией, слева направо — от появления идей до завершения задач. Используем командой бесплатную версию, смысла платить нет. Из особенностей — мобильное приложение, потому что жена редко заходит на ноутбук. В основном, всё происходит с мобильного. Уведомления она получает пушами, а я ориентируюсь на email, отслеживаю активность по всем карточкам. Ещё используем Trello для планирования постов в социальных сетях. Если указать карточкам даты и переключиться в режим календаря, то у всех карточек видно где и когда будут посты. Выставляем due date, это и будет датой и временем публикации поста.

Использовали Wunderlist, для совместной работы, но ничего не получилось. Лист, расшаренный на двоих, работает плохо. Списки хороши для фиксации личных задач. Для себя его использую, чтобы заносить мелкие задачи, ещё даты. Прикрепление файлов, комментарии, обсуждения, подзадачи не востребованы.

Redmine устарел, это баг-трекер. Для управления творческим процессом, где много задач и есть этапы, он просто не работает. Это не инструмент, который позволяет сориентироваться в проектах и задачах. Через месяц или два он похож на кладбище задач. Мне кажется, они нужны только для баг-трекинга. Вроде JIRA. Там хоть и есть Kanban, но первоначально это баг-трекер. JIRA кажется слишком сложным для проектов, которые не переросли статус огромной корпорации.

Для большинства средних и малых бизнесов такие системы вредны. Они заставляют тратить время на вещи, которые сейчас неважны. Жёсткое выстраивание процессов по концепции той же JIRA для СМБ нерентабельно. В Trello любой процесс можно составить на лету, за минуту, с помощью списков, описания. В JIRA это потребует админа, который будет настраивать систему. Если же ты работаешь в команде, где все привыкли к телефонам, Instagram, Facebook, то объяснять как работать в этой системе невозможно.

Пользовались диаграммой Ганта, но тоже бесполезная штука, хороша для строительства зданий с чётким проектом и документацией. В проектах творческих, когда нужно на лету принимать решения, искать бизнес-модели, это не работает, как и баг-трекеры. Искал инструменты, читал книжки. Как только прочитал «Слон на танцполе» Грефа и вдохновился визуализацией процесса, так нашёл Trello, с ним и работаю до сих пор.

Какие ещё сервисы используете в работе и для каких целей?

Используем Google Документы, чтобы вместе создавать и редактировать документы, для совместной работы над текстами.

Использую обязательно Google Таблицы с подсчётами показателей бизнеса, различными диаграммами. Не используем продукты Microsoft, они тяжелые и дорогие. Ещё Airtable, как базой данных, чтобы фиксировать записи на занятия и другую часть показателей. Так получилось, что расходы записываем в Airtable. Расходы хорошо «ложатся» на формат базы данных. Категория, сумма расхода, период, комментарий — заранее можно настроить эти параметры. Когда добавляешь новую запись, можно указать тип, категорию. Когда подсчитываешь расходы на маркетинг за всё время, то делаешь это за два-три клика. В таблицах это только для хардкор-юзеров, которые знают все механизмы.

Сервис Эльба используем для ведения бухгалтерии. Она подсказывает что платить и когда. Эльба при этом хороша в экономическом варианте, за 500 руб. в квартал, хоть и много ограничений. Создание документов, актов и счетов заставляет перейти на дорогой тарифный план. Если у тебя полноценный бизнес, выписываешь много счетов, то придётся перейти на дорогой тариф. Но в этом случае Эльба с «Моим делом» становятся равноценными. Я пользовался «Моё дело», но интерфейс кривой, и они накосячили с одним моим платежом, больше не работаю с ними.

MailChimp — для рассылки новостей, событий, в том числе о чём-то срочном. Но это скорее периодические рассылки. Пользуемся платной версией MailChimp. Доступна автоматизация цепочек по событию. Например, первое письмо — приветствие, второе — бесплатные занятия, третье — тоже, четвёртое — скидка.

Tilda Publishing пользуюсь, чтобы делать сайты для клиентов и учить клиентов самостоятельно делать сайты. Это самый лучший конструктор сайтов. Всякие @wix, Vigbo курят в сторонке по сравнению с ней. Она выгодна по деньгам и понятна для клиентов. Некоторые клиенты сами меняют сайты, делают улучшения, не привлекая уже меня. Но всё же в любом конструкторе есть ограничения, которые обойти можно, только построив сайт на более гибкой и мощной платформе. В этом смысле мой выбор — WordPress. Строить сайт на этой системе я учу на своём онлайн-курсе.

Использую Intercom, для автоматизации рассылок, push-уведомлений. В основном, в школе рисования для триггерных писем. Это офигительный сервис для настройки триггеров по огромному количеству параметров, ведения поддержки пользователей в виде чата, который интегрирован на сайте. Клиент может писать менеджеру поддержки через чат, приложение или email.

В Intercom не бывает такого, как в Zopim: некоторые сообщения не появляются на мобильном телефоне, потому что приложение вдруг закрылось. Он всем очень крут, для поддержки клиентов, автоматизации email-кампаний и push-уведомлений, по различным триггерам. Проблема одна — он дорогой: 10 тысяч рублей для компании минимум.

Использовали Amplifr, платили $10, для отложенной публикации Facebook, ВКонтакте, Telegram. У студии рисования Arttsapko есть канал, публикуем новости как раз через этот сервис.

Использую GitHub для хранения кода и DeployBot для автоматизация деплоя с локального сервера на продкшн-сервер. Когда через GitHub делаешь коммит, отправляешь в репозиторий на GitHub, то после этого DeployBot это видит и сам публикует изменения на сервер. Это помогает избежать настройки и проблем с невменяемыми администраторами серверов. Найти нормального администратора — это боль. Они ещё и стоят дорого, долларов 200 будет брать за поддержку, не будет давать никому доступ. Для маленьких проектов лучше самому научиться этому.

Ещё используем сервис Segment, он позволяет настроить отправку событий с сайта на все другие сервисы — MailChimp, Mixpanel, Intercom и другие. Это единый агрегатор событий, информации и аналитики с сайта, которую может отправлять в Mixpanel. Например, если надо отправить события с сайта о том, что человек кликнул на конкретную ссылку, то надо интегрировать 3 разных сервиса. Segment же может это делать, пропуская через себя.

Вместе с ним используем Mixpanel, для аналитики данных и воронок. Но Mixpanel дорогой, есть ограничения по хранению информации. Amplitude дублирует его и позволяет обойти ограничения, просматривая события, выстраивая воронки, собирая профили пользователей. События привязываются к профилям. Для компаний малого и среднего бизнеса он почти бесплатный, за Mixpanel же в любом случае придётся платить, причём много, от $100.

В Coursmos ещё используется Pipedrive, но я за продажи не отвечаю, поэтому что-то сказать сложно. По-моему, он как-то «не идёт».

Пользуетесь ли мессенджером в коллективе и каким?

В Coursmos используем Slack, просто для чата, без особых интеграций, уведомлений других сервисов, ботов. Skype задолбал всех. Хотя и Slack тоже. Он тяжелый. Чтобы позвонить человеку, нужно сделать 300 телодвижений. Хотя, платим за него довольно много — значит, его ценность для нас превышает его минусы.

В школе рисования Arttsapko для общения используем Telegram Messenger, почта крайне (прямо вот крайне) редко. Все в чатах, по отделам. Telegram бесплатный, быстрый, работает на всех платформах, позволяет пересылать файлы в исходном формате. В Slack это жесть, он тугой, но в Telegram не хватает разделения групп и контактов. А так он прекрасен.

Почту использую Gmail и Яндекс.Почта. Основная — Gmail. Раньше использовал Mailbox от Dropbox. Приложение научило меня быстро удалять сообщения. Всегда были пустые входящие. Но произошло странное обновление, стал глючить, затем вообще закрылся. Перешёл после его смерти на обычное приложение Mail на Mac. Понял, что почтовые клиенты работают, только если их поддерживает корпорация. Приложениями сторонних разработчиков не пользуюсь. Сколько не появлялось, их продавали или закрывали.

Из хранилищ использую Google Диск, поскольку есть Gmail. Хотя, иногда Яндекс.Диск, для передачи больших файлов.

Заметки веду на iPhone. Есть и Evernote, там архив, но пользуюсь редко, приложение тяжелое.

Интегрировали ли эти сервисы между собой?

В Coursmos используем Zapier. есть такой интегратор сервисов. Он позволяет интегрировать наш сервис с другими системами. Но мы это делаем скорее для связки сайтов клиентов с сервисами.

Оплачиваете облака или используете бесплатные тарифы?

Оплачиваем Эльба, Slack, GitHub, DeployBot, Segment, Intercom.

На каких платформах работаете с сервисами? Только в браузере или установлены приложения?

И так, и так. Если Github или Slack, то через приложения. Если у сервиса есть приложение, то я скорее выберу приложение.

Сколько человек из компании работают в облаках?

В студии рисования до 10 человек. В Coursmos — до 30.

Чувствуете увеличение скорости работы по сравнению с необлачными программами?

Если взять аналитику, то подсчёт на компьютере занимал бы много времени. В Trello тоже всё происходит быстрее. Мы работаем лишь с клиентом и интерфейсом. Данные отправляются, а о подсчётах думает сервер. Это в любом случае быстрее локального приложения. Но это не касается приложений для обработки видео и фотографий. Для работы сначала весь материал нужно загрузить в облако, а это не очень удобно. Пока. Я думаю, это тоже изменится.

Какие ещё сферы вы бы автоматизировали в работе?

Зарабатывание денег. Если серьёзно, то для всего уж есть инструменты. Какие-то хуже, какие-то лучше.

Может у вас есть какие-то лайфхаки при работе с облаками?

Я призываю не платить за сервисы, пока они не приносят деньги. Нужно пытаться начинать с бесплатной версии. Желание уйти на платную версию с фичами, которые окажутся не нужны, будет ошибкой, особенно если проект ещё не зарабатывает денег. Например, в Intercom платишь за хранение каждого профиля. То есть содержание пользователей в этом сервисе будет обходиться денег. Здесь нужно следить за тем, чтобы средние расходы на содержание пользователи были ниже средних доходов, которые он приносит.

Далеко не все компании переходят в облака. Как думаете, это влияет на их скорость работы?

Те, кто ещё не в облаках, теряют время на процессы, на которые конкуренты тратят времени меньше. Если взять редактирование документов, то понятно, что изменения, пересылка файлов, согласование и прочее съедают время. Если использовать SaaS и совместную работу в режиме реального времени, то можно существенно сократить время на коммуникации, хранение данных и так далее. Вообще деньги и скорость сильно взаимосвязаны. Выигрывает тот, кто быстрее внедряет более эффективные решения.

Что вы посоветуете начинающим коллегам по бизнесу?