Почему консультанты привыкли к Sunrise Calendar, но не к Slack?

Ярослав, какими направлениями вы сейчас заняты?

У меня небольшая консалтинговая компания, которая занимается помощью другим компаниям, автоматизацией бизнес-процессов, оптимизацией, внедрением различных средств, в том числе облачных. Не все, конечно, их считают безопасными. Пока в компании ведём 5 крупных клиентов, проекты по ним длинные, ни один из них ещё не завершён.

И, плюс ко всему, вместе с другими людьми, занимаюсь популяризацией науки — участвую в инициативной группе «Думай», где облачные сервисы используем для координации процессов и хранения файлов. Уже провели три мероприятия «Думай, Казань!», собрали на каждом из них полный зал. После второго пришлось переместиться в более крупное помещение. Думаю, это отличный результат.

Какие сервисы используете в работе и для каких целей?

Мы плотно сидим на решениях корпорации Google — почта, хранилище Google Drive со всем их офисным пакетом. Для проектного менеджмента используем Basecamp и систему для работы с нашей аудиторией, основная цель которой заключается в легальной рассылке — MailChimp. Плюс Dropbox, храним там часть документов. Те, которые необходимо оперативно редактировать — в Google Drive, остальные в Dropbox.

Также я использую постановщик задач Asana. Везде использую Evernote. Из российского — ящик на Яндекс.Почте для домена.

Сейчас ещё выбираю облачную бухгалтерию. Пока раздумываю над решениями «Эльба» и «Моё дело». Раньше я использовал сервисы Контура, но это было 4 года назад.

Был ещё опыт использования Битрикс24, но она явно предназначена для более крупных компаний с сильным отделом продаж и воронкой. У меня нет такой большой активной воронки, поэтому мы вручную обрабатываем клиентов.

Для личных дел, помимо хранилищ, ещё Google Фото понравились. Частично мои проблемы начал решать его умный ассистент, даже определяет что изображено на снимках и рассортировывает по «умным» альбомам.

Возникали ли проблемы при поиске и внедрении систем управления проектами?

Если говорить про Basecamp, то это длинная история. Он итак существует давно. Ещё с предыдущих компаний мы долго выбирали проектные систему, прошли через множество систем, через зарубежные разработки, российские и даже украинские, например, Worksection. Начинали в своё время с Basecamp, ушли с него, перепробовали другие, вернулись обратно, потому что он функционально лаконичен и самодостаточен нашим задачам. Особенно если заводите клиента в облачную систему, а клиент ни разу не был в ней, то чем она будет сложнее, тем с большей вероятностью клиент плюнет на неё и будет просто посылать письма. Basecamp большинству клиентов понятен, используем в том числе из-за этого.

Если говорить про инициативную группу «Думай», то у нас постоянно меняется часть команды мероприятий, могут приходить новые, поэтому заставлять работать в какой-то сложной системе постановки задач и ведения проектов сложно. Это не основная их деятельность, они за это деньги не получают, действуют на добровольных началах. Но Basecamp, опять же, отвечает критерию простоты.

Asana использую в своей работе, потому мне там понравилась парадигма, которая используется в почтовых сервисах. Любая задача — это, грубо говоря, письмо. Есть ящик, в котором я вижу движения по задачам в виде ответов или изменений статусов. Я могу либо заархивировать задачу, либо ответить на неё и ждать ответов от других участников. Эта парадигма простая, но в других системах не встречал. К Asana шёл достаточно долго. Причём она постоянно изменяется, разработчики делали уже несколько резких поворотов. Но, надеюсь, сейчас система нормализовалась.

Asana, кстати, используют большое количество крупных компаний. Basecamp, по моему мнению, всегда был интересен компаниям по направлению креатива. Разработчикам не хватало в нем функций багтрекинга. Раньше использовали Redmine для ведения разработки.

Для личных задач использую Wunderlist. Я пытался это делать в Asana, но она избыточна. Не нужно ни из какого инструмента делать идеальное решение. Если методики не выработаны, всем участникам не показана полезность сервиса, то никто им пользоваться не будет, все снова уйдут в почту, писать письма, делать звонки и начинать чаты.

Пользуетесь ли мессенджером в коллективе и каким?

Я использую Telegram для работы, у него есть клиенты под все платформы. Он хорош для быстрого обсуждения, но не фиксации результата. Если не зафиксировал итог, то можешь потерять информационную сущность. Whatsapp использую, поскольку часть людей сидит на нём, не все хотят переходить на Telegram. И достаточно активно использую Facebook Messenger — для профессиональных контактов, связей с экспертами, коллегами, но не по работе в конкретной компании, а в своей сфере.

Slack пока не прижился. Но, опять же, на прошлой неделе общался с коллегой, который пытается внедрить этот сервис для групповых обсуждений дизайна. Пока не дашь методологию, мотивацию, это бесполезно, нельзя сказать «Клёво» и начать этим пользоваться. Пытался три раза внедрить Slack в свой рабочий процесс, но не получилось. Сервис растёт в аудитории и стоимости, я думаю у них всё будет хорошо. И, естественно, из всех мессенджеров Slack — чисто рабочий инструмент. Чтобы я позвал друзей и сделал свою группу — слабо представляю. Хороший пример внедрения Slack описало интернет-издание Meduza. Они размещали свой опыт использования со скриншотами и сценариями.

Интегрировали ли эти сервисы между собой?

Та же Asana интегрируется с Google Диском. Со Slack игрался. Плюс у меня есть Sunrise Calendar, он позволяет свести в одну точку все облачные сервисы, информацию, связанную с датами. Asana, Basecamp, Wunderlist у меня сводятся туда. Иначе бы я сошёл с ума, просматривая каждую программу.

Вы довольны всеми сервисами, не хотите поменять хотя бы один из них?

Нет желания менять. У меня был период, когда нравились куча функций. Сейчас подрос, и 85% функций доволен. Не ищу ничего нового.

Недавно пересматривал сервисы, которыми пользовался раньше. Честно говоря, удивило развитие некоторых сервисов в сторону усложнения. У Basecamp было хорошее развитие: в меру консервативное, но при этом поступательное. Мы уже работаем в новой версии, не сидим на классической. Они не стали делать революцию, но улучшили систему. В зарубежных сервисах, таких как Basecamp, не устраивает только отсутствие русского языка. И ещё: 12-часовое отображение времени. Если человек не привык отличать am и pm, то начинается путаница, почему-то этот момент не предусмотрели. Но, видимо, они видят свою основную аудиторию в США.

Оплачиваете облака или используете бесплатные тарифы?

Я оплачиваю сервисы Google, Basecamp и Apple. В Asana хорошо вошли в их бесплатный тариф, нам его хватает Мессенджеры, к счастью, денег не берут. В Dropbox тоже хватает накопленных гигабайт. Хотя, в нём работаем с коллегами в инвестиционной компании, сидим в «Dropbox для бизнеса», но оплачиваю не я. Через Dropbox как-то проще «расшарить» ссылки, Google Drive какой-то гиковский. Wunderlist и Evernote не оплачиваю, но последний оплачивал около двух лет, когда работал с группой людей, сейчас просто не нужна платная функциональность.

Ваши клиенты участвуют в работе в облачных сервисах?

В Basecamp и Google Drive. В первом — общение, обсуждение. Во втором — просмотр, рецензирование документов с пометками, работа с презентациями, без необходимости думать про Powerpoint.

На каких платформах работаете с сервисами? Только в браузере или установлены приложения?

В основном, в браузере. Десктопные — практически ничего, кроме Spotify. Сейчас правда еще пробую Apple Music. Приложения на мобильном телефоне — почти все. Мне важно, чтобы у приложений был оффлайн-режим, чтобы всегда мог воспользоваться сервисом, даже при отсутствии связи.

Сама компания у меня маленькая — человек 7-8 на проект, прибавляется 1-2 человека со стороны клиента. Активность по проекту внутри облака проявляют от 3 до 5 человек.

Чувствуете увеличение скорости работы по сравнению с необлачными программами?

Оно скорее упрощает, оптимизирует. Я уже не задумываюсь о том, чтобы скопировать файл, отослать по почте Копирую ссылку, и человек получает обновлённый файл. Не нужно называть файлы «новой версией», «последней версией» при пересылке между мной и заказчиком.

Ещё важный вопрос — как использовать. Сам облачный инструмент без методики или сценария использования может ухудшать ситуацию. Кого-то переучивать бессмысленно и бесполезно.

Какие ещё сферы вы бы автоматизировали в работе?

Наверное пока всё устраивает. Не очень хотелось бы столкнуться с такой задачей, когда я что-нибудь не «забэкапил». Я задумывался о поиске универсального решения и подключения в него всех сервисов, чтобы он раз в день всё копировал и только этим занимался.

Может у вас есть какой-то особенный лайфхак при работе с облаками?

Не лезть глубоко в функциональность и не использовать все возможные опции. Понять свою проблему, найти её решение и начать использовать. Не сидеть, зарывшись в сервисах. Главное — эффективное выполнение задач. При работе с клиентами — его удовлетворённость результатом работы.

Далеко не все компании переходят в облака. Как думаете, это влияет на их скорость работы?

Нужно сначала понять причину отказа. Знаю конкретный сценарий, когда в облака не переходят, беспокоясь о безопасности. Второй вопрос — риск потери данных.

Всё-таки облачные решения в бизнесе чаще всего продаются через толкового технического директора или через человека, принимающего решения, который понимает в ИТ и это ему интересно.

Я вот сегодня, кстати, рассказывал историю из моего опыта работы с бухгалтерами. Обычно зайдёшь к ним и видишь отдел, работающий в 1С. Но у меня есть три примера, когда я показал им онлайн-бухгалтерию, и бухгалтера сами пересадили клиентов на облако, потому что стало удобно. Директор удалённо видит происходящее, выписки, актуальное состояние и движение средств, создание юридически значимых документов, отчётов. Но до этого они были, возможно, не противниками облаков, но на уровне «Что вы нам тут предлагаете и жизнь усложняете?»

Не надо делать из инструментов нечто обязательное. Не нужно ломать то, что хорошо работает.