Система учёта рабочего времени сотрудников за компьютерами: всё, что нужно знать руководителю

Материал подготовлен экспертами сервиса Kickidler

Что такое система учёта рабочего времени?

СУРВ — это целый класс программного обеспечения. К нему относятся всевозможные средства контроля и наблюдения за своими сотрудниками: от небольших тайм-трекеров, которые включают-выключают сами специалисты, до комплексных решений с десятками функций. Мы в рамках этой статьи будем говорить в основном о больших продуктах, каждый из которых способен закрыть все (или почти все) потребности руководителя в сборе данных о подчинённых.

Сразу отметим, что в последние годы интерес к СУРВам со стороны организаций растёт в геометрической прогрессии. Например, согласно Insider Threat от Crowd Research Partners, в 2017 году подобным ПО пользовалось всего 42% организаций, а в 2018 уже 94%. С учётом того, что COVID дополнительно подстегнул интерес бизнеса к удалённому контролю над сотрудниками, можем смело сказать: сегодня СУРВы — это практически «золотой стандарт» в менеджменте и управлении.

Какие задачи решают системы рабочего времени?

Внедрение софта, позволяющего в автоматическом режиме отслеживать действия своих сотрудников, помогает закрыть три задачи:

1. Повысить продуктивность сотрудников. Грамотное внедрение системы учета рабочего времени позволит решить самую главную задачу — повысить продуктивность персонала.
2. Разгрузить руководителя избавив его от необходимости лично следить за каждым подчинённым. Автоматический сбор данных освобождает огромное количество времени — не говоря уж о том, что человек не может быть на 100% объективным, а для программы это естественно.
3. Оптимизировать работу организации. СУРВы предоставляют руководителям детализированную информацию практически обо всей деятельности специалистов компании: наглядно видны особенности каждого сотрудника, специфика конкретных бизнес-процессов, расходы времени на те или иные задачи. Такая статистика помогает быстро найти узкие места в работе компании и избавиться от них.
4. Защитить компанию от недобросовестных сотрудников. Перенаправление клиентов на свои личные контакты, нарушение стандартов обслуживания или даже слив базы данных конкурентам — бывает так, что работники сознательно (или нечаянно, не так важно) наносят организации вред. Системы учёта рабочего времени отслеживают подобные события: ваш сотрудник пытается скачать базу? Вы тут же получите уведомление.

То есть, EMS помогает руководителю отвлечься от рутины и сосредоточиться на стратегических задачах, которые действительно требуют его внимания. С остальным справится программа.

Функциональность: что конкретно умеют EMS?

Обычно такое ПО обладает следующими функциями:

Просмотр экранов в реальном времени: руководитель в режиме онлайн видит, что происходит на мониторах сотрудников. Какие программы и приложения открыты. Либо как долго сотрудник отсутствует на рабочем месте. Эта функция также может быть полезна для организации командной работы удаленных сотрудников. Главное — не переусердствовать.

Отслеживание времени: когда сотрудник пришёл на работу, когда ушёл. В какое время делал перерывы, насколько длительные. Сколько времени решал те или иные задачи. Такая статистика позволяет быстро оценить общую вовлечённость специалиста в рабочий процесс, его КПД.

Мониторинг активности: какие программы и приложения сотрудник использовал в рабочее время? Сколько времени провёл в той или иной программе, на тех или иных вкладках браузера? С помощью этой функции легко найти прокрастинаторов или выявить ошибки в бизнес-процессах (например, заметить, что на отправку почты в компании уходит слишком много времени).

Запись видео, скриншоты: время от времени программа автоматически — или по запросу руководителя — делает снимки рабочего стола компьютера, либо записывает видео всей истории активности. Эти данные пригодятся вам, если нужно будет взглянуть на действия какого-то сотрудника более внимательно (например, если вы подозреваете его в недобросовестности).

Аналитика: хорошая система учёта рабочего времени сразу же формирует на основе собранных данных подробные отчёты. Графики активности сотрудников, продуктивность труда в привязке ко времени дня, отчёты за сутки-неделю-месяц – это удобные дашборды, с которыми руководитель всегда может держать руку на пульсе своей организации.

Кроме того, некоторые виды Employee Monitoring Software имеют в своём составе кейлоггер (запись всех нажатий клавиш на компьютере) и модули автоматического уведомления сотрудников. Последние помогают деперсонализировать критику, смягчив её: если человек отвлёкся от работы, и вы тут же ему звоните с замечанием, это вызывает раздражение и ощущение постоянной слежки. К автоматическим уведомлениям от программы люди относятся гораздо лояльнее.

Дополнительные функции

Сейчас некоторые крупные СУРВ расширяют свои возможности, превращаясь в «универсального помощника руководителю». Например, они могут предлагать следующий функционал:

Удалённое управление: вам нужно время от времени подключаться к компьютерам своих сотрудников напрямую, чтобы помочь им с решением сложных задач? Или хотите посмотреть, чем прямо сейчас занимается работник, не предупреждая его о проверке? Система учёта рабочего времени даст такую возможность.

Защита от утечек данных. То есть, функционал DLP-систем. Контроль над трафиком внутри информационной системы предприятия: например, сотрудник пытается скопировать базу данных на флешку – вы получите уведомление об этом.

Call-трекеры. Запись звонков и их анализ – очень актуально, если вы хотите контролировать отдел продаж.

GPS-трекеры. Полезны, если вам нужно контролировать работу менеджеров на выезде.

Интеграция с другими сервисами. С Таск-менеджерами, CRM-системами, СКУДами, либо календарями позволяет получать более наглядную и детализированную аналитику.

В конечном счёте, системы учёта рабочего времени помогают создать контролируемую экосистему, в которой руководителю максимально удобно работать.

• Kickidler: мощная система с максимальным функционалом, который включает в себя интерфейс самоконтроля для сотрудников и продвинутую автоматическую систему отслеживания нарушений. Поддерживает интеграцию с Bitrix24.
• CrocoTime: классический СУРВ, фокусирующийся именно на сборе детальной статистики по рабочему дню каждого сотрудника. Отлично рассчитывает трудозатраты на отдельные задачи и операции, серьёзно облегчает планирование.
• Yaware.TimeTracker: сервис, получивший признание за свою доступность – работает в собственном облаке, запускается буквально в два клика. Поддерживает скриншоты экрана и запись видео с веб-камеры, интегрируется с Jira и Bitrix24.
• Bitcop Security: СУРВ, который хорошо подходит для работы с фрилансерами – синхронизируется с Active Directory, разграничивает права доступа сотрудников и делает ставку на повышенную степень защиты.
• Staffcop: EMS, заточенный на предотвращение утечек конфиденциальных данных или саботажа бизнес-процессов. Система сосредоточена на выявлении проблемных сотрудников и угроз компании.
• Стахановец: оправдывает своё название, концентрируясь на повышении эффективности труда сотрудников. Предоставляет детальные данные по каждому специалисту, а также может построить граф связей: информацию обо всех взаимоотношениях работника внутри компании.

На зарубежном рынке рейтинг меняется: по данным top10vpn, в международной практике руководители предпочитают такие сервисы, как Time Doctor, Hubstaff, FlexiSPY. Впрочем, в рейтинге ресурса присутствует и один из российских игроков – Kickidler пользуется спросом и за границей.

Как выбрать систему учета рабочего времени?

Прежде всего, рекомендуем смотреть на четыре основных параметра:

1. Функционал. Что умеет система, насколько она продвинутая, как часто выходят обновления? Оценивайте возможности продукта в контексте своих задач – возможно, вам хватит тайм-трекера от Yaware, а может быть и так, что все потребности закроет только Кикидлер или Тайм Доктор.
2. Цена и тарифы. Есть ли возможность протестировать продукт перед покупкой? Как рассчитывается лицензия: на один компьютер, на несколько, на организацию? Есть ли возможность купить программу с бессрочным доступом, или это всегда ежемесячная абонентская плата? Есть ли скидки при покупке лицензий на долгий срок? Опять-таки, для разных компаний выгодными будут разные варианты.
3. Модель развёртывания. On-Cloud (облако) или On-Premise (размещение на сервере компании). Размещение СУРВ на облаке – это быстро и удобно, но ваши конфиденциальные данные будут храниться на чужих серверах, что не вполне безопасно. Собственное облако чуть более надёжный вариант, а локальный сервер идеален с точки зрения безопасности, но требует дополнительных мощностей
4. Техподдержка. Доступна ли она в ваше рабочее время? Например, если компания американская, то 7 часов разницы могут создать проблемы в коммуникации. Обратите внимание, что некоторые вендоры предлагают базовую и премиум техподдержку с отдельной платой за вторую. Это значит, что, если вам нужна моментальная помощь, либо решение сложных технических вопросов – за это придется доплачивать.

Далее уже оценивайте нюансы – например, вам нужен удалённый контроль сотрудников: каким образом он будет организован? Через VPN, RDP или напрямую? Можно ли поставить модули скрытно, чтобы работники о них не знали? И так далее. Чем более чётко вы распишете свои потребности и задачи, которые нужно решить при помощи СУРВ, тем лучше.

И, наконец, обязательно ознакомьтесь с отзывами о заинтересовавшем вас ПО. В рунете хороший фидбэк можно найти на Startpack, а в англоязычном сегменте интернета рекомендуем Capterra.

Скользкая тема: насколько системы учёта рабочего времени легальны?

На самом деле, здесь всё очень просто: вы имеете право устанавливать на принадлежащее компании оборудование любые программы. То есть, само ПО никаких проблем с законом не имеет, но могут появиться вопросы к данным, которые вы с его помощью собираете. Чтобы таких сложностей не было, рекомендуем:

1. Уведомить сотрудников о том, что на корпоративных устройствах нельзя использовать персональные мессенджеры или соцсети, а также запрещено хранить корпоративную информацию.
2. Заключить с работниками дополнительное соглашение о контроле – или под подпись ознакомить их с регламентом наблюдения, который принят в вашей компании.

Чем прозрачнее всё будет, тем лучше. Предупредите своих подчинённых о том, что вы за ними наблюдаете, и проблем с законом не будет.

Как внедрить систему учета рабочего времени в своей компании?

Общая схема достаточно простая:

1. Выберите подходящее вам по функционалу и условиям использования ПО.
2. Подготовьте техническую базу: разверните и настройте серверную часть СУРВ, установите модули мониторинга на рабочие компьютеры.
3. Максимально полно объясните сотрудникам, что вы делаете и зачем (тайное наблюдение – совершенно отдельная тема: мы настоятельно рекомендуем не пользоваться им без серьёзных на то причин и на постоянной основе). Расскажите, какую информацию вы будете собирать, каким образом и для чего, сделайте упор на позитивные последствия: расчёт премий, справедливое распределение нагрузки между специалистами и т. д.
4. Запустите систему.

Рекомендуем первое время не принимать никаких серьёзных решений: дайте сотрудникам 2-3 недели на то, чтобы привыкнуть к новым реалиям. Потом постепенно – и деликатно – начинайте использовать полученные данные: оптимизируйте рабочие процессы. Поговорите с работниками, продуктивность которых вас не устраивает – в позитивном ключе, с предложениями по изменению ситуации. Введите дополнительные поощрения для лидеров рейтинга по эффективности труда.

В общем, наглядно продемонстрируйте, что от внедрения EMS всем стало только лучше!

Заключение

Завершая статью, хотим ещё раз подчеркнуть: системы учёта рабочего времени – это просто инструмент, которым пользуется руководитель. Мощный, масштабный, с большим потенциалом, но инструмент. Результаты внедрения такого ПО зависят прежде всего от вас. Если всё сделано аккуратно и прозрачно, если вы не увлекаетесь микроконтролем и не давите на своих сотрудников слишком сильно, компания получит от внедрения СУРВ только плюсы.