Избранные сервисы агентства с 4-летней выдержкой

Премудрости автоматизации — важная часть бизнеса. Особенно при работе с крупными клиентами. Сегодня о своих хитростях рассказывает Роман Рыбальченко, основатель агентства Roman.ua и автор подкаста «Продуктивный Роман».
Избранные сервисы агентства с 4-летней выдержкой

Роман, расскажете об агентстве, о её достижениях и клиентах?

У нас небольшое бутиковое агентство Roman.ua, помогаем клиентам делать интернет-маркетинг эффективнее. Есть три основных направления, в которых мы круто разбираемся:

  • PPC, реклама с оплатой за клик — Google Adwords, Facebook, Bing.
  • Email-маркетинг. Все рассылки, которые вы получаете от интернет-магазинов и сервисов: акции, «спасибо за заказ», «вы давно у нас ничего не покупали» и так далее.
  • Веб-аналитика, с помощью которой определяем насколько эффективны вложения клиента в интернет-рекламу, где может зарабатывать больше, куда уходят деньги. И помогаем построить сквозную аналитику с показателями дохода, затратами, рентабельности, связывая данные из разных источников.

Ещё есть консалтинг, обучение. И внутреннее медиа, делаем подкасты, публикуем статьи, которые собирают сравнимое со СМИ число просмотров. Мы являемся одними из 30 премьер-партнёров Google, первые эксперты Mailchimp.

В клиентах у нас есть ребята со всего мира, в том числе телеком-оператор Киевстар, бренд Kingston, Prom.ua, Semrush, успели поработать более чем с сотней клиентов.

Какие сервисы используете в работе и для каких целей?

Мы строили инфраструктуру под то, чтобы агентство работало удаленно. Потом почти всех переместили в офис. Но сейчас коллеги могут уехать в 5, дома доработать, когда-то из путешествий поработать. У нас очень много завязано на дистанционную и командную работу в Google G Suite. Оплачиваем на всю команду.

В этой экосистеме используем всё, что связано с рекламой, включая Google Adwords и Google Analytics. Там же создаём виртуальные почтовые ящики, один из них отправляет на троих сотрудников запросы от новых клиентов, есть ящик для бухгалтера на аутсорсе. Для клиента он выглядит как ящик на нашем домене, а на самом деле он пересылает письма в привычную для бухгалтера почту.

Ведём базу знаний на Google Сайтах с инструкциями, чек-листами, регламентами, видеороликами. Google Календарь — для своей работы и общих календарей, куда сотрудники добавляют отпуска, выходные, работу вне офиса, там же бронируем переговорку. Общий календарь ещё связан со Slack. Если сотрудник хочет взять выходной, то в таблицах может посмотреть, сколько дней набежало и сколько может использовать. Пишет на почту запрос, мы подтверждаем, затем он добавляет информацию в календарь, и она приходит в канал.

Используем Inbox от Gmail и Google Диск, с функцией доступа к документам по ссылке, с упоминаниями в комментариях, командной работой и утверждением статей.

На клиентских проектах используем Google Tag Manager и Google Optimize для A/B-тестов. Пробовали Visual Website Optimizer, но он не прошёл A/A тесты, когда мы проверяем, что инструмент правильно работает и не видит разницы между одинаковыми версиями сайта. Мы ему не доверяем.

В Worksection управляем одновременно 28 проектами и клиентов туда заводим, показываем им всё то, что происходит. Если проект с оплатой за часы, то выгружаем отчёт по затраченным часам за периоды, в конце месяца. Наши проекты и подкасты там же ведём.

Используем MailChimp и для себя, и для клиентов. Иногда eSputnik, когда так или иначе не подходит Mailchimp. Ещё Mandrill для триггерных писем. На некоторых проектах клиенты применяют Amazon Simple Email Service, несколько ограниченный, но дешевый. Для большинства всё-таки рассылки делаем в Mailchimp в связке с Mandrill. Ещё используем Bitbucket, для хранения кода по рассылкам.

Яндекс.Метрика, с ограничениями. Сейчас в Украине с Яндексом сложности из-за блокировки, но у клиентов ещё осталась версия сервиса на CDN, хоть большинство метрик настраиваем в Google.

Яндекс.Метрику применяем в рамках вебвизора, карты кликов, карты скролла и дополнительных возможностей, которых нет в аналитике Google.

Плюс OWOX BI. Позволяет структурировано хранить расходы по рекламе и импортировать в аналитику Google для дальнейшей работы. Либо Google Таблицы, куда собираем аналитические данные, либо Microsoft Excel, либо Microsoft PowerBI, для объединения данных, визуализации и построения управленческой отчётности. Каждый месяц за сервис Microsoft платим около 50 долларов.

Roistat на каких-то проектах видел, но не могу сказать, что он нам сильно нужен. За расходную часть обычно отвечает аналитика Google и OWOX BI, за доходную на стороне клиента CRM- или ERP-системы, базы данных. Мы объединяем эти данные в Microsoft PowerBI. Иногда ещё используем sourcebuster.js — скрипт, позволяющий в момент регистрации или заказа сохранить информацию об источниках заявки и потом перебросить это в CRM-систему клиента и построить доходную часть.

SEMrush используем в гостевом режиме. Иногда партнёры занимаются SEO, а мы просим отчёты. Временами используем Ahrefs и Serpstat.

Google Alerts немного, mention и Talkwalker используем для мониторинга своих упоминаний. Старые аккаунты, всё ещё бесплатные. Пробовали KUKU для кросспостинга в социальных сетях, но перешли на ручную публикацию. Это занимает не так много времени. И есть мнение, что в Facebook прямая публикация постов получает больше охвата, чем через внешние инструменты.

Помимо прочего, InboundLinkAlert показывает мне, откуда произошёл переход, их тоже используем для мониторинга новых ссылок на сайт. Ещё часто изучаем, что смотрел на сайте подписчик рассылки через Zoho SalesIQ и метку ссылок из MailChimp.

Sumo — для сбора email, у себя и на сайтах клиентов.

Используем Вчасно, украинскую систему для подписания актов в электронном виде. Для бухгалтерской отчётности есть бухгалтер, который подаёт отчёты в налоговую. Zoho Books — для ведения финансов, выставления счетов, напоминаний об оплате, отчетности по затратам, доходам и так далее. Есть разные шаблоны счетов для оплаты в гривнах, долларах, евро. Полностью соответствуют всем требованиям.

Сейчас ещё планируем улучшить отчёт по финансам. Раньше выручку считали по выставленным счетам, а сейчас будем по реально выполненным работам, по международным стандартам, И Zoho Books полностью это поддерживает.

Да, конечно, с моего расчётного счёта не импортируются платежи автоматически, но это не критично. У сервиса удобное мобильное приложение, можно настроить, считать, отслеживать и строить отчёты.

Есть телефония Zadarma, эпизодами используем. На актах и счетах указан виртуальный номер телефона. Пока переадресовывает на мой номер. В будущем может поменяю. Для клиентов когда-то настраивали Binotel, для себя такого нет. Но с клиентами чаще общаемся в Skype, Telegram Messenger, списываемся по почте.

В связке со Slack используем ещё Zapier. В прошлые годы оплачивал Calendly, чтобы клиенты выбирали время консультаций, записывались, без вопросов. Сервис позволял им видеть свободные слоты в моём календаре Google. Со Slack приходят уведомления о новых постах в Facebook, новых роликах на Youtube, новых выпусках подската «Продуктивный Роман» на SoundCloud.

И лично я использую Google Keep для коротких заметок, вместе с Wunderlist.

Пользуетесь CRM-системой, возникали ли проблемы при поиске решений?

Сейчас пробуем Zoho CRM. Крутил ещё amoCRM, сразу отбросил различные решения, связанные с кастомной разработкой и интеграторами, вроде Bpm’online sales и Microsoft, где нужно много настроек. Но после победы в конкурсе Zoho не было смысла брать что-то другое. Получили 3 тысячи долларов на оплату системы. Поэтому медленно внедряем Zoho CRM.

Довольны всеми сервисами?

Мне не хватает личной CRM-системы. Хочется работать с людьми не только в рамках продаж, но и взаимоотношений. Хочу надстройку для Facebook, чтобы она напоминала о договорённостях через социальную сеть, передавала информацию коллегам или в почту. Но пока важно внедрить CRM-систему, а потом посмотрим.

И всё никак не можем выбрать LMS-систему. Их очень много, рынок фрагментирован. Не очень понятно, на чём остановиться.

На платный Slack ещё хочется перейти, но сервис кажется дорогим. Я жду, когда ребята из Microsoft и Atlassian или другой команды выпустят дешёвую альтернативу Slack или он сам подешевеет.

Были ли такие сервисы на проектах или у клиентов, от которых хотели бы отгородить коллег?

Работать можно с любыми. Но почему, например, работаем с Mailchimp, у которого 4 миллиона клиентов: я не хочу называть конкретные имена, но были примеры, когда писали разработчикам сервисам рассылок и говорили, что у них плохие шаблоны и нет мобильных шаблонов. Руководитель сервиса нам говорил, что шаблоны готовы, но не выложили для всех. Просто присылает их лично, оказывает персональную поддержку. Но нам она не нужна, просто хочется, чтобы сервис работал.

Не нравится, когда сервис построен на таком личном обслуживании. Просишь команду — тебе дают, не просишь — ещё год будешь ждать.

Иногда клиенты хотят потестировать рекламные сервисы, связанные с ретаргетингом и партнёрскими программами. Но мы часто говорим о том, как обманывают по партнёрским программам. И ещё хостинги, которые зазывают на один тариф, а через год не можешь остаться на нём, нужно платить больше, они выкручивают руки, занимаются автосписаниями. И такие истории бывают.

Сколько человек работает с вами в облаках?

На полный день — 7. Но иногда подключаем партнёров по направлениям и подрядчиков.

В облачных сервисах вы взаимодействуете с другими компаниями, партнёрами, или клиентами?

Иногда на стороне клиентов есть свои системы задач. Но вот один клиент посмотрел на нашу систему, и сам переполз на Worksection. У другого был бесплатный Mantis, где-то JIRA, но зачастую Worksection удобный и просим клиентов подключаться к нему. Хотя, если мы выступаем заказчиками, то мы уже подключаемся к Trello, Asana и прочим.

Работаете с сервисами только в браузере или установлены приложения?

Если почта, то в браузере. Пока не нашёл ни одного почтового клиента, который так же хорош, как Inbox. Если это Slack, трекер Upwork, Telegram, Skype, то это всё нативные и мобильные приложения.

Пользуетесь ботами в Telegram?

Буквально парой. Ботом для отложенной публикации для каналов. Ботом ПриватБанка для перевода денег с карты на карту. Не нужны всякие номера карточек.

И Дребеденьги для домашней бухгалтерии. Недавно сделали интеграцию с Telegram: пишу пару ключевых слов, сумму, чтобы зафиксировать расход, долг или перемещение между счетами.

Знаете ли такие компании, у которых всё автоматизировано с помощью облаков?

Знаю ребят из Livepage, которые делают интеграцию Worksection с Telegram, чтобы оповещать клиентов для автоматизации бизнеса. Мы сами Worksection подсмотрели у агентства Seoprofy. И Competera наверное много подобных сервисов используют.

Что вы посоветуете начинающим коллегам по выбору сервисов?

Советую не стесняться пробовать продукты в действии. На лендингах всё очень вкусно и привлекательно, а потом по-разному бывает. И ещё не стесняться торговаться. На подписке с некоторых сервисов до 50 % экономили. Пишем разработчикам, что мы всем довольны, но проект из Израиля или США, и нам не выгодно платить по стандартному тарифу. Предлагаем платить в два раза меньше по кастомному тарифу, но с предоплатой на год. И многие на это идут.

И часто есть возможности сэкономить. Та же программа Microsoft Azure для стартапов. У компаний ещё бывают скидки по промокодам, в бандлах, для студентов и другие опции.

И за подвязыванием карточек нужно следить: сервисы предлагают бесплатно зарегистрироваться, а потом начинают неожиданно списывать средства.

И советую не бояться писать в техподдержку, общаться с основателями. мы часто так делаем, чтобы получить более удобный инструмент. И даём фидбеки.

Упомянутые сервисы

Telegram Messenger Защищенный мессенджер, способный синхронизировать переписку и файлы между устройствами, поддерживает статусы сообщений и групповые чаты.
Защищенный мессенджер, способный синхронизировать переписку и файлы между устройствами, поддерживает статусы сообщений и групповые чаты.
Worksection Worksection — это управление проектами для бизнеса. Включает в себя все инструменты проектного менеджмента — планирование проектов, контроль сроков, коммуникация, канбан-доска, встроенный тайм-трекер, отчеты о выполненных задачах, диаграмма Ганта и календарь.
Worksection — это управление проектами для бизнеса. Включает в себя все инструменты проектного менеджмента — планирование проектов, контроль сроков, коммуникация, канбан-доска, встроенный тайм-трекер, отчеты о выполненных задачах, диаграмма Ганта и календарь.
Google Диск Облачное хранилище с опцией многопользовательского доступа к файлам и их совместного редактирования.
Облачное хранилище с опцией многопользовательского доступа к файлам и их совместного редактирования.
Skype Сервис для обмена сообщениями, звонков, видеовызовов и передачи файлов.
Сервис для обмена сообщениями, звонков, видеовызовов и передачи файлов.
Google Таблицы Онлайн-сервис для создания электронных таблиц из любой точки мира.
Онлайн-сервис для создания электронных таблиц из любой точки мира.
eSputnik Сервис автоматизации маркетинга, который позволяет реализовать многоканальные рекламные кампании: Email, SMS, Web-push и Viber.
Сервис автоматизации маркетинга, который позволяет реализовать многоканальные рекламные кампании: Email, SMS, Web-push и Viber.
Slack Онлайн-сервис для командной коммуникации с мгновенным поиском и мощной системой интеграции с иными платформами.
Онлайн-сервис для командной коммуникации с мгновенным поиском и мощной системой интеграции с иными платформами.
Zadarma Бесплатная облачная АТС, виртуальные номера в 90 странах мира, коллтрекинг, интеграция с CRM-системами, виджеты для сайта
Бесплатная облачная АТС, виртуальные номера в 90 странах мира, коллтрекинг, интеграция с CRM-системами, виджеты для сайта
Bitbucket Бесплатный хостинг исходного кода для Git и Mercurial и вместе с тем инструмент совместной разработки.
Бесплатный хостинг исходного кода для Git и Mercurial и вместе с тем инструмент совместной разработки.
Microsoft Excel Известный табличный процессор для создания отчётов, анализа данных, поиска моделей и тенденций, а также вывода прогнозов развития событий.
Известный табличный процессор для создания отчётов, анализа данных, поиска моделей и тенденций, а также вывода прогнозов развития событий.
Яндекс.Метрика Инструмент для оценки посещаемости сайтов, аналитики поведения посетителей и эффективности рекламы. Включает мониторинг доступности сайтов и API.
Инструмент для оценки посещаемости сайтов, аналитики поведения посетителей и эффективности рекламы. Включает мониторинг доступности сайтов и API.
Serpstat Инструмент для взрывного роста в SEO, PPC, поисковой аналитике и маркетинге.
Инструмент для взрывного роста в SEO, PPC, поисковой аналитике и маркетинге.
Inbox от Gmail Новый сервис от Google на базе почты Gmail, позволяющий сосредоточиться на наиболее важных письмах.
Новый сервис от Google на базе почты Gmail, позволяющий сосредоточиться на наиболее важных письмах.
OWOX BI Система для объединения данных, оценки рекламы и получения отчетов.
Система для объединения данных, оценки рекламы и получения отчетов.
Wunderlist Это не просто органайзер, но и инструмент для эффективного распределения личного и рабочего времени.
Это не просто органайзер, но и инструмент для эффективного распределения личного и рабочего времени.
Google Keep Компактный веб-сервис для хранения заметок от Google. Он позволяет сохранять их и делиться с друзьями, коллегами и сотрудниками.
Компактный веб-сервис для хранения заметок от Google. Он позволяет сохранять их и делиться с друзьями, коллегами и сотрудниками.
Google Календарь Сервис в виде календаря и функциями органайзера.
Сервис в виде календаря и функциями органайзера.
MailChimp Сервис из области email-рассылок с очень продвинутой системой, достойными возможностями и мобильными приложениями.
Сервис из области email-рассылок с очень продвинутой системой, достойными возможностями и мобильными приложениями.
Google G Suite Google G Suite предлагает связи и механизмы совместной работы для малого бизнеса, почту, облачное хранилище файлов и другие инструменты.
Google G Suite предлагает связи и механизмы совместной работы для малого бизнеса, почту, облачное хранилище файлов и другие инструменты.
Zapier Сервис для желающих объединить свои облачные приложения и их данные. Это облачная платформа интеграции для помощи в подключении друг к другу всех веб-приложений и систем.
Сервис для желающих объединить свои облачные приложения и их данные. Это облачная платформа интеграции для помощи в подключении друг к другу всех веб-приложений и систем.
Посмотреть всё

Комментариев пока не было

Больше интересного

Актуальное

DentalTap автоматизирует филиальные клиники
Как с виджетом CRM конверсия выросла на 50%, а покупать стали в 3 раза быстрее
Freshoffice представляет новый сервис «Цифра»
Ещё…