Как Мегаплан помогает фото-центру собирать «лежачие фрукты»?

Елена, чем занимается ваша компания?

Мы вот уже 23 года занимаемся выпускными альбомами, аксессуарами и сувенирами для выпускников, фотосъемкой детских садов, школ. Когда-то я начинала одна, потом выросли до большой компании с офисом в Петербурге, сейчас в штате 18 человек.

Между какими продуктами выбирали систему управления проектами?

Сначала amoCRM посмотрели. Она очень не понравилась под наши задачи. Показалось неудобной. Интересно, что за полгода до Мегаплана, мне мой арт директор как раз прислал ссылку и говорит:

Елена Александровна, вот посмотрите, хорошая программа. Нужно ею воспользоваться.

Решили, что все, нам не нужна amoCRM. И вот, через полгода нам предложил посмотреть Мегаплан другой человек. И нам подошла система.

Под какие задачи не подошла amoCRM?

Во-первых, у нас нет товара. Мы ничего не продаем. В основном, мы делаем выпускные альбомы. Это длительный процесс, он может длиться от трех месяцев до полугода. В зависимости от задач клиентов. И, поэтому, нам удобно работать в Мегаплане, мы там прописали свой бизнес процесс.

Настраивали сами или с привлечением специалистов?

Настраивали мы сами, но не до конца. Мы резво разбирались, у меня менеджеры талантливые. Я говорю:

— Слушайте, у Мегаплана есть поддержка, позвоните, ребята там подскажут, помогут.

— Мы сами разберемся. Если не получится, тогда позвоним в поддержку.

В общем, мы разобрались наполовину. Конечно, какие-то вопросы, все-таки, задавали специалистам SoftPresident. Что-то мы хотели ещё, но этого Мегаплан не может нам дать, нужно отдельно программировать. Пока не будем, попробуем обойтись. И, может быть, это хорошо, мы автоматизировали очень много в своей работе.

Какими функциями активно пользуетесь?

Мы всем пользуемся, для ведения задач, клиентов и финансов, всё абсолютно. Только нет email-рассылки, еще не сделали. Но пока нечего рассылать. Можем только сказать клиенту, что его заказ ушел в печать или в работе у дизайнера.

Мы хотим придумать всевозможные съемки, тематические, в течение года. И уже не связанные с выпускными альбомами, скорее для дома и семьи. Тогда подключим рассылку и будем высылать приглашения, скидки на такие мероприятия. Клиент проходит через нас максимум 4 раза. Он заканчивает детский сад, потом четвертый класс, девятый и одиннадцатый. Других точек контакта не придумали. Потолок у всех разный. Кто-то расширяется до гигантских компаний, но хочется работать качественно и хорошо. Мы единственные в Питере, кто так долго на рынке. Остальные фирмы — 10 лет, или 15 лет. А нам будет 24 года. Может быть, за счет качества.

До внедрения Мегаплана в чем вели клиентскую базу, как выстраивали работу?

Начну с того, как у нас проходят съемки. Сначала человек звонит и записывается. Причем на съемки невозможно записаться на следующий день или на следующую неделю. Обычно, запись у нас за 2-3 месяца. Сарафанное радио хорошо работает, клиентов очень много. Осталось немножко дней в ноябре и в октябре, все расписано. И у всех фотографов графики забиты.

Поэтому клиенты записываются, потом мы их обзваниваем. Напоминаем, что у него через 3-4 дня съемка, не забыл ли он, нет ли карантина в школе и так далее. Если съемка состоится, то подтверждаем. Дальше идет съемка, сдача фотографий, оправка дизайнеру в обработку, утверждение. Фиксируем, сдали ли клиенту заказ, утвердил ли вариант альбома, сделали ли макеты, утвердили ли и так далее.

Теперь вся переписка в Мегаплане, это очень удобно. Только немного долго привыкали.

Раньше как это было?

Все было на словах и файлы в Microsoft Excel, естественно. Но там собиралась информация, суммировалась, переписки не было, только в Skype. А сейчас все в Мегаплане, даже мне иногда попадает. Я могу по привычке что-то сказать. Мне наш основной менеджер Вика говорит:

Так, я не принимаю, пока не напишите, я ничего не слышала.

Вот так приучали, даже директора строили. За что я им благодарна.

Насколько сотрудники приняли изменения и как проходило внедрение?

Не скажу, что очень сложно. Но и не очень легко. Хотя уже не первый раз меняли бизнес-процесс. Мы работали, работали и тут бац, что-то новое. Нет, постоянно меняемся. Но около месяца-двух сопротивлялись: и сюда зайди, и сюда зайди... Но постепенно привыкли. Выхода другого не было.

Какие-то инструменты применяли, чтобы преодолеть сопротивление?

Мне, наверное, повезло с командой. Во-первых, все с компьютером «на ты». Они могут всю систему переустановить заново, пожалуйста. Я им говорю:

Прогресс идет, надо развиваться, а не по старинке работать. Надо жизнь себе облегчать и, тем более, объемы растут, все в голове удержать невозможно. Я сама безумно люблю всевозможные программы, гаджеты. У меня прессинга не было, я просто сказала, что нам это надо, будем учиться.

Каких результатов удалось достичь за время работы в Мегаплане?

С Мегапланом мы не так давно работаем. Есть такое понятие «лежачий фрукт». Сталкивались? Когда у тебя есть клиент, с которым уже работал, который тебя знает. Ты уже себя зарекомендовал, и не поднимаешь этот «лежачий фрукт».

Мы, благодаря Мегаплану стали ставить себе напоминания. Если ребенок закончил четвертый класс или детский сад, то сразу же пишем — через три года, в таком-то месяце напомнить о том, чтобы предложить услуги. Раньше мы знали и были у нас контакты, но забывали, с Мегапланом стало проще.

А в цифрах? Например, повысили продажи на 20 процентов или уменьшили отказы клиентов?

В прошлом году у нас рост был хороший. Мы увеличили объемы. В этом году мы немного потеряли в начале года из-за попыток запустить новый сайт. Нехорошие попались люди, и мы упали на два месяца. Как раз в самый сезон провалились. Но все равно вышли с плюсом, с меньшим, чем в прошлом году, конечно, оборотом.

Мегаплан сыграл свою положительную роль, в росте?

Мне кажется, да. Во всяком случае, мне безумно нравится, и благодаря Мегаплану мы сможем развиваться. Еще много зависит от менеджеров, как они разговаривают по телефону. Их задача не продать сразу, а договориться продать встречу. Человеческий фактор тоже играет огромную роль.

Помимо облегчения коммуникаций команды, Мегаплан позволяет делать повторные продажи?

Да, ещё очень удобно прослушивать звонки и сразу сказать, что девочки сделали неправильно. Это безумно удобно. Или, бывают какие-то конфликтные ситуации, всегда можно прослушать, разобраться, посмотреть, как отреагировали. Это очень большой плюс.

Телефонию используете встроенную в Мегаплан?

Да, мы используем внутреннюю телефонию. Я очень довольна, мне нравится.