На что обратить внимание при выборе сервиса для совместной работы

Материал подготовлен экспертами сервиса Pyrus

В этой статье расскажем, на что, кроме цен и возможностей, ещё стоит обратить внимание при выборе системы для совместной работы, и что может пойти не так, если не учесть всякие мелочи.

«Возраст» сервиса

Выбирайте сервисы, которые не первый год работают в своей сфере. Новые интересные стартапы появляются очень часто, но история знает уже достаточно примеров, когда подающие надежды сервисы неожиданно переставали поддерживаться, а то и вовсе прекращали работать.

В лучшем случае придётся заново искать подходящую систему, переносить данные. В худшем — вместе с сервисом может пропасть важная информация, которая хранилась в системе.

Кроссплатформенность

Проверьте, что у выбранного сервиса есть приложения для обеих самых популярных операционных систем: Windows и Mac. Это актуально, даже если у вас в компании принято использовать только одну: при переходе на удалёнку и домашние компьютеры у сотрудников не возникнет проблем с использованием сервиса. Идеально — когда выбранная платформа имеет не только приложения под все популярные операционные системы, но и работает в браузере.

С кроссплатформенным сервисом можно работать где угодно

Безопасность

Чтобы быть уверенным в безопасности своих данных, которые будут храниться в выбранном сервисе, стоит обратить внимание на адрес сайта. Он должен начинаться с букв HTTPS, например, https://startpack.ru. Это означает, что данные, которыми обмениваются компьютер пользователя и сайт сервиса, никто не может перехватить.

Популярные браузеры укажут, какой сервис безопасен

Большинство сервисов, которые имеют дело с конфиденциальной информацией, используют такое подключение — например, все интернет-банки. Однако, до сих пор ещё есть такие сервисы, у которых соединение идёт не через безопасный протокол — у таких сайтов адрес начинается с HTTP://.

Язык приложения

Не используйте сервис, у которого нет русскоязычного интерфейса. Отсутствие русского языка может стать серьёзной преградой для многих сотрудников. Даже если коллега знает английский в пределах, больших чем «Лондон из зе капитал оф Грейт Британ», англоязычные термины интерфейса вызовут затруднения. Бывали случаи, когда в некоторых компаниях сотрудники просто не могли пользоваться новой программой из-за отсутствия русского языка, и руководству приходилось искать следующий, русскоязычный вариант сервиса.

Известный сервис для командной работы, у которого нет русскоязычного интерфейса

Импорт и экспорт данных

Возможность и простота экспорта и импорта данных играет очень важное значение. «Переезд» с одного сервиса на другой — занятие, по сложности сравнимое с переездом в другой офис.

Как импортировать и, главное, экспортировать из сервиса свои данные — лучше уточнять заранее. Согласитесь, будет очень неприятно, если через полгода выяснится, что сервис не отвечает вашим требованиям, а данные о клиентах и сделках придётся копировать вручную.

Простой и понятный интерфейс

Хотя большинство сервисов описывают свой интерфейс как «простой и понятный», на практике часто бывает наоборот. Обратите внимание на скриншоты системы, посмотрите видео о работе в ней, а ещё лучше — зарегистрируйтесь и попробуйте полазить в сервисе, чтобы иметь полное представление о том, как система выглядит «в боевых условиях».

В простом и лаконичном интерфейсе сотрудникам проще разобраться и легче привыкнуть к нему

Несмотря на то, что на дворе 21 век и космические корабли Илона Маска планируют летать на Марс, многие сервисы не обновляли свой внешний вид с эпохи Windows 98. Привыкнуть, конечно, можно ко всему, но замудрёная логика приложения или перегруженный интерфейс могут реально сказываться на продуктивности или быть сложными для Марии Ивановны из бухгалтерии.

«Прописка» сервиса

При прочих равных лучше отдать предпочтение российскому сервису, а не зарубежному. Они, скорее всего, будут соответствовать закону 152-ФЗ, который требует, чтобы данные российских граждан хранились на российских серверах.

Даже если сейчас с сервисом всё хорошо, нет гарантий, что он не попадёт под блокировку — тогда придётся перестраивать всю работу. Например, в Китае в прошлом году заблокировали Notion — популярный сервис для совместной работы. В России только недавно снова стал доступен Telegram, а LinkedIn, например, до сих пор заблокирован.

Мобильное приложение

Без мобильного приложения сейчас никуда. Если сотрудники проводят время в разъездах, отсутствие мобильного приложения может тормозить работу команды. Некоторые сервисы предлагают версии для мобильного браузера, но пользоваться отдельным приложением всё же удобнее, особенно если предусмотрена возможность работы оффлайн — в самолёте или метро.

И даже если мобильное приложение у сервиса есть — это ещё половина победы. Не поленитесь посмотреть его отзывы и рейтинг в сторах — бывает, что мобильным приложением буквально невозможно пользоваться.

Кроме рейтинга и отзывов, обратите внимание на количество оценок — если их много, значит приложением действительно часто пользуются

Разные возможности в рамках одной системы

Хорошо, если выбранный сервис сможет закрыть собой как можно больше потребностей компании и сотрудникам не придётся переключаться между кучей приложений и сервисов для общения, ведения задач, обмена файлами, согласования документов и так далее. В противном случае, получится как в басне Крылова «Лебедь, щука и рак»: лид — в CRM, заказ — в системе торгового учёта, договор — в почте, счёт — в 1С, обсуждают всё это — в чатиках в Вацапе, а «воз и ныне там».

Сервис, который способен решать разные задачи, обеспечивает единое рабочее пространство для всех сотрудников компании

Интеграции с другими системами

Ни один, даже самый хороший сервис, не может предоставить возможности всех инструментов, которыми мы привыкли пользоваться. Но очень хорошо, если он может с ними интегрироваться — например, с 1C или Google Drive. Так сотрудникам не придётся переключаться между разными приложениями.

Большое количество интеграций позволяет использовать выбранную систему для большего количества задач компании

Важно не только наличие интеграций, но и простота их настройки. Иногда, даже в случае с крупными сервисами, не обходится без «танцев с бубнами». Например, чтобы к Jira прикрутить интеграцию с Telegram, её надо запустить на собственном сервере и ещё доплачивать за это.

Возможность доработки

Уточните, есть ли у выбранного сервиса возможность доработки функционала: с помощью API, самописных ботов или пользовательских скриптов. Бывает так, что полностью решить какую-нибудь задачу пользователя можно только «допилив» систему силами собственных или привлечённых программистов. Если у сервиса есть, например, доступ по API, вы сможете подогнать стандартные возможности системы под свои конкретные запросы и ситуации.

И ещё кое-что

Стоит уточнить, что список мелочей, на которые мы рекомендуем обратить внимание в этой статье, не исчерпывающий. В зависимости от структуры компании и её задач, в процессе использования нового инструмента может появиться масса нюансов, о которых просто не подумали: например, разделение задач по отделам или возможность сообщить новость всем сотрудникам.

Поэтому кроме внимания к мелочам мы бы хотели дать ещё одну рекомендацию — внедрять новую систему поэтапно. Попробуйте новый сервис в рамках нескольких процессов одного-двух отделов. А потом, когда вы убедитесь, что действительно нашли «ту самую» систему, можно будет переехать на неё всей компанией.

Удачи в выборе сервиса для совместной работы!