Сколько денег нужно новому бизнесу на IT, и как избежать лишних трат

Материал подготовлен экспертами платформы для работы с документами Р7-Офис

IT пошли против трендов

По итогам пандемийного 2020 года в России закрылись более 515 тыс. коммерческих компаний, показало исследование аудиторско-консалтинговой группы FinExpertiza. Новых малых и средних предприятий (МСП) открылось почти в 2,5 раза меньше. К главным причинам этой динамики эксперты относят антиэпидемиологические ограничения, падение спроса на фоне снижения доходов населения и общую неопределенность в экономике.

Среди вновь открытых бизнесов около трети — 29% — пришлось на оптовую и розничную торговлю, свидетельствует исследование Сбербанка. Сфера услуг, производства и транспорт заняли доли по 10%, строительство — 5%, общепит — чуть более 3% (эта отрасль пострадала от пандемии больше других).

Например, по данным Cnews Analytics, в 2020 году сектор розничной торговли увеличил траты на IT на 42%. В среднем предприятия в преддверии кризиса готовились нарастить затраты на 5-15%.

Быстрее всего росли расходы на CRM, облака и развитие сайтов компаний: на 32%, 18% и 16% соответственно, сообщает портал Comnews.ru со ссылкой на исследование компании «Мегаплан».

Бизнес готов тратиться

Большинство респондентов исследования PwC и ABBYY заявило, что в цифровизацию бизнеса необходимо ежегодно инвестировать 5-20% его выручки, 33% оценило необходимый объем инвестиций в IT более чем в 20% годовой выручки, а 48% тратят на эти цели менее, чем 5% выручки.

Проблемы новичков

По данным исследования «Райффайзенбанка», в среднем россияне, планирующие открытие собственного бизнеса, готовы инвестировать в свои проекты не очень большие суммы. Начать с капитала более 1 млн рублей намерены 27% опрошенных, более 3 млн рублей требуется только 10%. При этом 14% начинающих предпринимателей сообщили, что им достаточно суммы менее 100 тыс. рублей. Более чем в половине случаев главным источником стартового капитала становятся банковские кредиты, которые впоследствии приходится обслуживать. Поэтому предприниматели стремятся обойтись как можно меньшим объемом вложений и, соответственно, сократить свои расходы, в том числе — на цифровые решения.

Если говорить о стартовом наборе для цифровизации самого популярного у предпринимателей сегмента, розницы, то ей требуются: онлайн-касса на каждой торговой точке, компьютеры для использования систем учета, управления складскими запасами, офисных и бухгалтерских приложений и т. д.

Онлайн-кассы предлагают многие провайдеры связи и банки. Во большинстве случаев это оборудование можно не купить, а арендовать. Цена онлайн-кассы составляет 15-25 тыс. рублей, ее аренда может обойтись в 600-900 рублей в месяц. Иногда оператор включает в комплект поставки программное обеспечение для бухгалтерского учета, управления запасами и т. п. Учитывая современные требования ФНС, сэкономить на онлайн-кассе практически невозможно — обходиться без ККТ может очень ограниченный круг предприятий, причем в большинстве случаев — не имеющих наемных работников.

Компьютер, который не будет «тормозить» при использовании стандартного комплекта офисного ПО (но и не будет чрезмерно мощным), обойдется в 20-25 тыс. рублей. Это соответствует конфигурации на базе четырехядерного процессора с тактовой частотой до 3700 МГц, твердотельного высокоскоростного накопителя на 240 Гб, бюджетной материнской платы и оперативной памяти объемом 4 Гб.

Требовательный онлайн

Отдельное внимание стоит уделить интернет-подключению. Многие начинающие предприниматели открывают интернет-магазины — как отдельный бизнес или в дополнение к оффлайновым проектам. Рынок e-commerce в России и до пандемии рос очень динамично: в 2019 году его объем вырос в денежном выражении на 24%. Ковид эту тенденцию подстегнул — за 2020 год оборот электронной розничной торговли вырос уже на 50%. пандемия ускорила перетекание рекламных бюджетов в онлайн. Для комфортного управления интернет-магазином нужен канал шириной 50-100 Мбит/с. Абонентская плата на тарифах для бизнеса с такой скоростью доступа составляет 6,5-10 тыс. рублей в месяц. скоростной интернет потребуется еще и потому, что в последнее время растет актуальность онлайн-инструментов продвижения бизнеса. Об увеличении расходов на интернет-рекламу в 2020 году заявили 57% предприятий, опрошенных компанией Data Insight. А соцсети — чуть ли не единственная возможность для малого бизнеса переиграть более крупных конкурентов. Однако их полноценное использование требует активной работы с тяжелым контентом — фото и видео. Поэтому скорость интернет-доступа нужна достаточно высокая.

Потратить меньше

В поисках возможностей для сокращения затрат на IT малый бизнес обратил взоры на офисное программное обеспечение российской разработки. С одной стороны, патриотизм при выборе ПО предприниматели проявляют редко. С другой стороны, в нынешнем году их к этому подтолкнуло государство, отменив льготы на НДС при покупке софта. С 1 января, приобретая программное обеспечение, не включенное в реестр отечественного ПО Минкомсвязи, придется заплатить НДС в размере 20%. Кроме того, цены на отечественный софт не чувствительны к продолжающейся девальвации рубля.

Второй распространенный способ сэкономить — перенос IT-инфраструктуры и данных в облака. По данным «ТМТ Консалтинг», в прошлом году потребление облачных услуг российским бизнесом выросло на 24%.

Облачные решения позволяют снизить капитальные затраты на старте. Эта модель предусматривает выполнение вычислений и хранение данных на серверах облачного провайдера, пользователи могут сэкономить еще и на оборудовании, закупив, например, офисные компьютеры с менее мощными процессорами, а также накопителями и оперативной памятью меньшего объема. Благодаря этому расходы на одно рабочее место могут сократиться вдвое — до 11-12 тыс. рублей.

Не стоит забывать и о том, что в облаках заботы об обновлении и настройке софта, а также защите данных берет на себя провайдер. А они, напомним, относятся к крупнейшим статьям IT-бюджетов малых компаний. Исключение этих затрат позволяет им экономить в среднем по 320 тыс. рублей в год.

Арендовать можно как российское, так и зарубежное ПО. В данном случае НДС не взимается, поскольку речь идет не об отчуждении и предоставлении прав на софт, а об услуге, предоставляемой в электронной форме.

Кроме того, в начале июня Минцифры заявило о намерении запустить программу софинансирования, в рамках которой малый бизнес сможет закупать облачные решения по цене в два раза ниже рыночной.

Другой способ сэкономить на ПО – не покупать отдельные решения, а обратить внимание на комплексные варианты, также известные как сьюты (англ. – suite). Такие пакеты включают все необходимые большинству компаний решения, в том числе CRM, модуль управления проектами, почтовый клиент, хранилище файлов, мессенджер, календарь, средства для просмотра изображений и видео и т.п. Чаще всего сьюты распространяются по подписке и обходятся примерно в 4-5 тысяч рублей в год на рабочее место.

Выгодный патриотизм

Российское ПО вполне способно обеспечить пользователю большую экономию по сравнению с западными аналогами. Например, цена годовой подписки на операционную систему Astra Linux разработки НПО «РусБИТех» с включенной техподдержкой начинается от 2850 рублей. Цена электронной лицензии Windows 10 Pro – около 12,5 тыс. рублей.

Избежать переплаты могут и пользователи систем видеоконференцсвязи, которые в условиях пандемии получили широкое распространение. Самая известная из них на данный момент - Zoom. Однако у бесплатной версии этой платформы есть множество ограничений. Самое критичное из них — ограничение продолжительности групповой конференции 40 минутами. Снять его можно на тарифах «Профессиональный», «Бизнес» и «Предприятие». Для небольших компаний лучше всего подходит «Бизнес», одна лицензия на котором стоит $199,9 в год. Чтобы предоставить возможность организовывать конференции 10 сотрудникам компании, придётся заплатить уже около $1999 в год (около 150 тыс. рублей по курсу ЦБ на 7 июля 2021 года). Российские ВКС-решения, которые обеспечивают схожие возможности, обойдутся примерно от 0 до 23 тыс. рублей в год. Также они встречаются в рамках комплексных офисных решений, что позволяет сэкономить дополнительно.

Заменить отечественным ПО можно и офисный пакет. При использовании облачной версии лицензия на «Microsoft 365 бизнес базовый» обойдется в сумму около 4 500 рублей в год. Использование облачной версии российского пакета «Р7-Офис» стоит 2 990 рублей в год за рабочее место.

Таким образом, в целом переход на российские облачные платформы для бизнеса только в части ОС, системы ВКС и офисных приложений могут обеспечить компании, в которой работают 30 человек, экономию в сумме около 576 тыс. рублей.