В Admin24 внедрили интеграцию WhatsApp.A24* c Битрикс24

Интеграция WhatsApp.A24* c Битрикс24. Фото: из архива компании

Как подключить интеграцию

В первую очередь надо зайти на портал и через Маркет установить одно из наших приложений. Их два: Admin24 – Service Desk и Telegram и WhatsApp: Мессенджер Admin24. Можно использовать любое из них. 

Когда приложение будет установлено, откройте его и перейдите в раздел с настройками. Далее во вкладке «Мессенджеры» нажмите на WhatsApp.Admin24*, кликните на кнопку «Добавить».

Следующее, что вам потребуется – активировать лицензию. Ключ для активации вы сможете приобрести у своего персонального менеджера. 

Когда ключ будет у вас, поставьте галочку в соответствующем пункте и следом подтвердите действие. 

Введите номер лицензионного ключа и снова подтвердите действие. 

Теперь необходимо подключить аккаунт в мессенджере. Для подключения кликните на зеленую кнопку рядом с надписью «Не авторизован» и пройдите процесс авторизации. Это делается довольно легко: можно авторизовать аккаунт как по номеру мобильного телефона, так и по QR-коду. 

Напротив мессенджера, который вы подключаете, появится индикатор, благодаря которому можно отслеживать процесс подключения аккаунта. Когда все будет настроено и готово к работе, отобразится соответствующее уведомление. 

Настройка интеграции под рабочие процессы

Чтобы интеграция облегчала работу и приносила пользу, ее нужно настроить под ваши процессы. Сделать это можно в настройках установленного приложения: зайдите в «Интеграции» и выберите «Мессенджеры». 

Откроется окно, в котором будут доступны еще четыре вкладки: 

• Соответствие пользователей. Тут можно настроить, какой аккаунт в сервис-деске к какому аккаунту в Битрикс24 будет привязан. Для этого напротив нужного пользователя сервис-деска кликните на пустое поле и выберите пользователя из Битрикс24. 

• Исключение контактов. Сюда можно внести контактную информацию тех, от кого не должны приходить сообщения. В результате система будет их игнорировать. 

• Получатели уведомлений. В этой вкладке можно создать перечень работников, которым будут высвечиваться оповещения о создании новых лидов или сделок и о поступлении новых сообщений в чатах. 

• Настройки. Здесь вы увидите ряд пунктов, которые касаются создания лидов, получения уведомлений, возможности отвечать клиентам и др. и которые можно включить или же, наоборот, деактивировать. О каждом из них более подробно будет сказано в следующих частях. 

Создание лидов и коммуникация с контактами из WhatsApp*  

С момента подключения интеграции из сообщений, отправленных новыми контактами, в Битрикс24 будут самостоятельно создаваться лиды или сделки, в зависимости от режима CRM, который вы используете. 

Их можно будет увидеть в разделе CRM. При этом вы сразу сможете видеть, что они пришли из мессенджера, так как в заголовке будет отображаться его название.

Что важно, вы сами сможете инициировать диалог с новыми контактами в WhatsApp* прямо из интерфейса Битрикс24. Чтобы это сделать, нажмите на CRM в меню системы, кликните на зеленую кнопку «Создать». Затем внесите контактные данные и сохраните изменения. 

Теперь вам остаешься лишь перейти в лид или сделку, далее – во вкладку с названием мессенджера. В результате откроется чат, в котором можно написать и отправить сообщение. 

Есть также альтернативный способ открыть чат – через карточку контакта в разделе CRM. Зайдите во вкладку «Клиенты», затем – в «Контакты», найдите нужный контакт, откройте его и перейдите в соответствующую вкладку с названием мессенджера.

Настраиваем автоматическое создание комментариев из сообщений в карточке лида или сделки

Пользователи сервис-деска могут настроить, чтобы из сообщений, которые будут поступать из WhatsApp* в Битрикс24 автоматически создавались комментарии в карточке лида или сделки. 

Для этого перейдите в настройки того приложения, которое вы установили, выберите «Мессенджеры» во вкладке «Интеграции». Потом откройте вкладку с настройками. 

В зависимости от ваших потребностей, активируйте одну или сразу обе эти функции:

Настраиваем поступление оповещений о лидах или сделках

Вы можете настроить, кто и какие уведомления, касающиеся лидов и сделок, будет получать. Сделать это можно в настройках установленного приложения: нужно перейти во вкладку «Интеграции», выбрать «Мессенджеры». 

Затем – активировать одну или несколько функций: 

Подробнее о каждой из них можно прочитать, наведя курсор на вопросительный знак рядом. 

Настройка отправки автосообщений в мессенджере при помощи функционала бизнес-процессов

Пользователям Admin24 доступна возможность создавать в Битрикс24 такие бизнес-процессы, благодаря которым контактам в WhatsApp* будут отправляться автосообщения. 

Для создания нового бизнес-процесса, перейдите в раздел CRM, кликните на кнопку «Еще» в верхней части страницы и выберите «Настройки» → «Настройки CRM». 

В открывшемся окне нажмите на «Роботы и бизнес-процессы», затем кликните на «Бизнес-процессы». И далее добавьте новый шаблон в блоке «Лид» или «Сделка». 

Следующий шаг – настройка параметров шаблона. Здесь несколько вкладок: «Основное», «Параметры», «Переменные», «Константы». Заполните поля, отталкиваясь от своих потребностей. Не забудьте сохранить изменения. 

И теперь необходимо переместить нужное действие из блока «Действия приложений», который находится в правой части страницы, на место стрелочки в дизайнере бизнес-процессов. 

Также потребуется настроить само действие. Для этого нажмите на значок шестеренки, задайте нужные настройки, исходя из своих потребностей, сохраните изменения. Далее нажмите на кнопки «Сохранить» и «Применить». 

Готово! Контакты будут получать автосообщения. 

Настройка интеграции открытых линий Битрикс24 с WhatsApp.A24*

Доступна возможность настроить интеграцию открытых линий Битрикс24 с WhatsApp.A24*. Чтобы это сделать, откройте установленное приложение, в его настройках зайдите в «Интеграции», нажмит на «Открытые линии». Во вкладке с названием мессенджера кликните на кнопку «Добавить». 

Далее вам нужно выбрать мессенджер и подтвердить действие. 

В результате переписки из мессенджера WhatsApp* появятся также в «Контакт-центре». Перейти в него можно, нажав на правой панели эту кнопку:

При этом необходимо помнить, что вы не сможете начинать диалог с новыми контактами из «Контакт-центра». Для этого нужно использовать тот способ, который мы описали выше. 

Как настроить возможность общаться в чате только ответственным сотрудникам

Разработчики добавили функционал, который позволяет вести переписку с контактами только тем сотрудникам, которые указаны в качестве ответственных за этот чат. Это поможет избежать путаницы и недоразумений. Назначать ответственных могут пользователи, имеющие статуса администратора и модератора, а также сам собственник предприятия. 

Чтобы включить функцию, перейдите в настройки установленного приложения. Затем зайдите в «Интеграции», потом – в «Мессенджеры». 

И во вкладке с настройками поставьте галочку рядом с этим пунктом: 

Теперь сотрудники, если они не являются ответственными за чат, не смогут отправлять в нем сообщения. Также при открытии чата с контактом будет появляться такое уведомление: 

На этом у нас все. Используйте интеграцию для упрощения и ускорения коммуникации с клиентами в популярном мессенджере. С ней вам не придется постоянно переключаться между разными окнами и устройствами, все будет в одной системе и ни одного сообщение не останется без внимания. 

Если вдруг возникнут вопросы по настройке и использованию – пишите в комментариях или задайте вопрос менеджерам в онлайн-чате на нашем сайте. 

*WhatsApp – это сервис компании Meta, деятельность которой признана в России экстремистской и запрещена.