Договоры в тенге, юанях, рупиях: можно ли добавлять валюты в системе электронного документооборота

Меня зовут Наталья Шутова, я работаю с компаниями малого и среднего бизнеса более 8 лет, помогаю им выбирать и внедрять СЭД. Каждую неделю я провожу от 2 до 8 презентаций Directum Lite заказчикам, и уже составила топ-10 популярных вопросов. Один из них: «У нас бывают договоры в казахстанских тенге, есть ли возможность завести договор в этой валюте?».Давайте пройдем все этапы настройки валют.

Договоры в тенге, юанях, рупиях: можно ли добавлять валюты в системе электронного документооборота. Фото: СС0

1. Переходим в специализированный справочник «Валюты» в модуле «Настройки документооборота». Валюты применяются моими заказчиками в договорных документах, УПД, счетах, актах.

Настройка валют в Directum Lite

2. Как только вы купите Directum Lite в этом справочнике будет три стандартные валюты: «Российский рубль», «Евро», «Доллар США». Разумеется, вы можете добавить столько своих вариантов, сколько потребуется.

Выбор валюты

3. Нажмем кнопку «Создать» на ленте действий —> «Валюта» —> Заполним карточку

Создание валюты в Directum Lite

Обращу ваше внимание, что в карточке вы можете установить галочку «Валюта по умолчанию», чтобы поле Валюта заполнялось автоматически.

Заполните все поля в карточке, без этого система не даст сохранить запись:

в поле «Наименование» вносим полное наименование валюты;
в поле «Сокр.наименование» укажем сокращённое наименование, например, «тенге»;
дробная часть — например, «тиын»;
буквенный код — обозначение валюты по общемировому стандарту. Вы легко можете найти его в интернет, например, KZT (398);
цифровой код валюты по общемировому стандарту, например, ISO 398.

Небольшой лайфхак из практики моих клиентов: если у вас в договорах и финансовых документах используются две валюты, вы можете в нужные вам виды документов добавить доп.поле «Валюта».

Сделать это может ваш администратор системы в модуле «Администрирование» —> «Представления форм».

Добавление валюты в шаблон договора