Цифровизация бизнес процессов малого бизнеса

Цифровизация бизнес процессов малого бизнеса. Фото: СС0

Цифровизацию часто ошибочно принимают за разработку информационной системы и её использование. Однако, это лишь часть. Я хочу поделиться своим видением процесса цифровизации и предложить новый подход к внедрению IT-решений в малом и микробизнесе.

Что такое цифровизация бизнеса?

На мой взгляд, цифровизация — это конкретизация размышлений вроде «давайте добавим 40% к рекламному бюджету, думаю, так будет эффективнее» к подходу «для получения 100 лидов в месяц при конверсии 3% нам нужно привлечь 10000 юзеров в месяц".

Цифровизация — это преобразование процессов в цифровую форму.

Мы рассматриваем любую деятельность как последовательность. Например, взял удочку и отправился на рыбалку. Эту же активность можно выразить числами:

• сколько времени ушло на производство детали/выполнение заказа;
• как скоро смогли собраться и начать действие?
• сколько затрачено на реализацию заказа?
• какой результат в итоге получен?

Любая деятельность может быть оцифрована.

Например, процесс написания книги писателем может быть оцифрован количеством страниц, глав, букв и правок. Какое количество страниц написано за каждый из дней. В результате получается массив чисел, описывающих процесс создания книги.

Важно отметить, что цифровизация не обязательно должна включать использование информационных технологий. Это просто другой подход к анализу бизнес-ситуаций.

Основная идея заключается в том, что цифровизация позволяет нам рассматривать всё через призму цифр.

Цифровизация тесно связана с информационными технологиями, поскольку они значительно упрощают сбор, анализ и обработку данных о процессах. Альтернативой является ручной учёт, когда данные записываются в тетради или таблицы Excel.

Не следует смешивать причину и следствие. Информационные технологии являются средством для цифровизации, а оперирование цифрами — основная цель этого процесса.

Зачем бизнесу нужна цифровизация?

Цифровизация играет важную роль для бизнеса, поскольку она позволяет оптимизировать процессы, улучшить взаимодействие с клиентами, автоматизировать рутинные задачи, собирать и анализировать данные для принятия обоснованных решений, сокращать издержки и повышать конкурентоспособность.

Первая проблема заключается в точности принятия решений

Основная проблема заключается в сложности определения эффективности различных подходов. Без точных данных сложно определить, какой метод работает лучше. Однако, если сравнить результаты двух исполнителей и увидеть, что один достигает вдвое лучших результатов при одинаковой часовой нагрузке, разница становится очевидной.

Цифры действительно помогают снизить уровень неопределённости. Иногда люди могут намеренно вводить в заблуждение, чтобы подтолкнуть вас к определённому решению. Например, "Мы обязательно успеем к дедлайну, сейчас нарастим скорость". Если есть график выполнения задач, он даст более точную картину текущего положения дел. Поэтому не стоит полагаться только на слова, лучше сверяться с данными.

Вторая проблема - сложность в постановке целей и увеличении показателей

Отсутствие чётких критериев затрудняет оценку прогресса. Наличие показателей позволяет определить, правильно ли вы движетесь к поставленной цели. Когда есть чёткие цифровые показатели, задачи становятся конкретными: уменьшить определённый показатель на 10 %, увеличить доход на 5 % к определённой дате и так далее. С такими целями легко проследить прогресс, понять, достигнута ли цель, и не полагаться на чьи-либо утверждения.

Третья проблема - нет анализа

Когда отсутствуют конкретные цифровые данные, мы оказываемся в плену интуиции, мистики и догадок.

Если же говорить о цифровом подходе, то мы можем разбить любую характеристику на составные части. Например, прибыль — это разница между доходами и расходами. Доходы — это средний чек, умноженный на количество сделок за определённое время. Средний чек зависит от объёма предоставляемых услуг, который, связан с вашим коммерческим предложением.

Если данные дифференцировать, то мы увидим, что воздействуя на показатели нижнего уровня (количество мастеров или часов для изготовления), можно влиять на показатели верхнего уровня (выручку).

Цифровизация даёт преимущества:

1. Конкретные и измеримые цели дают ясное представление о направлении движения и помогают сосредоточиться на желаемых результатах.
2. Понимание текущего состояния. Набор показателей определяет текущую ситуацию. Анализ данных за разные периоды помогает понять, улучшается ситуация или ухудшается.
3. Рост — это работа с конкретными показателями. Вместо общего увеличения бизнеса, вы фокусируетесь на улучшении определённых параметров в вашей бизнес-модели.
4. Делегирование упрощается благодаря наличию инструментов для измерения ключевых результатов в разных сферах.

Ориентируясь на показатели, вы сможете быстро определить возможные проблемы и принять меры. Важно отслеживать все значимые показатели.

С чего начать цифровизацию бизнес-процессов?

У нас есть небольшая веб-студия, мы занимаемся разработкой сайтов с личными кабинетами. Мы начали с подсчёта производственных показателей (количество выполненных задач, потраченное время и т. д.), но это не привело к желаемому финансовому результату. Проблема заключалась в том, что эти метрики не были связаны с ключевыми показателями бизнеса.

Сосредоточиться следует на основных показателях. Создайте таблицу в Excel. Основные показатели за любой период во времени: прибыль,доход,расход. Начните регулярно отслеживать эти показатели, чтобы иметь представление о состоянии вашего бизнеса.

Второй шаг. Сделайте декомпозицию Дохода и Расхода. Расход включает фонд оплаты труда, закупку материалов, расходы на помещение, заработную плату сотрудникам, налоги и т.п. Доход можно разделить по основным направлениям деятельности.

Важно выбирать наиболее значимые показатели и следить за их динамикой.

Шаг третий. Дифференцируйте показатели глубже.

Фиксируйте ключевые метрики, которые влияют на финансовый результат вашей компании. Например, если вы занимаетесь проектами, разбейте их на этапы и отслеживайте количество часов, затраченных на каждый этап. Ведь чем больше часов вы отработаете, тем больше выручка. Таким образом, количество отработанных часов станет одной из ключевых метрик для вашего бизнеса. Задачи, связанные с определённым этапом, отслеживаются с использованием таймолога (системы учёта времени). Чем больше времени тратится на выполнение задач в рамках этапа, тем больше часов закрывается в этом этапе. Фактическое количество отработанных часов в рамках этапов за месяц является важным показателем, который необходимо отслеживать (и обычно оно больше оценочного количества часов, что позволяет анализировать историю и выявлять отклонения).

Первые два шага можно выполнять вручную (например, ежемесячно отмечать данные в Excel на основе информации из банка), однако третий шаг требует некоторой автоматизации. Информация должна автоматически поступать в систему и анализироваться. Для сбора данных можно использовать Excel. Альтернативный вариант — создание системы учёта с личными кабинетами для каждого участника. Это то для чего мы создавали нашу веб-платформу Falcon Space.

Шаг четвертый. Установите цель для конкретного показателя и подумайте над его улучшением.

Каждый показатель связан с другими, влияющими на него. Определите цель для показателя. Далее работайте над улучшением данных этого показателя. Это позволит достичь уникальных результатов для вашего бизнеса.

Важно, чтобы сбор данных был относительно простым, иначе задача станет слишком трудоёмкой, и вы можете потерять интерес к ней из-за высокой текучести кадров.

Шаг пятый. Добавляйте постепенно новые показатели, для выявления проблемных точек.

Собирайте данные о производительности сотрудников, менеджеров и категорий продукции, анализируйте их и выявляйте лучшие практики, чтобы определить, кто работает хорошо, а кто плохо. Это поможет вам понять, какие методы и подходы работают наиболее эффективно, и применить их в других областях. На этом этапе важно исключить влияние человеческого фактора и сосредоточиться на числовых показателях.

Все ли поддаётся измерению? Некоторые аспекты трудно выразить численно. Например, удовлетворённость клиента. Здесь невозможно дать объективную оценку. В таких ситуациях можно опираться на субъективные мнения клиентов и менеджеров. Анализируя большое количество оценок, можно сделать определённые выводы. Оценка может быть бинарной (да/нет), или с использованием градаций.

Заключение

Если у вас будет система показателей, вы сможете получить реальное представление о состоянии вашего бизнеса и понять, какие факторы на него влияют. Вам не придётся обращаться к астрологии и другим нестандартным методам для анализа ситуации.