Что будет, если не купить? Пять примеров, когда компании пригодилась подписка на новые версии СЭД

Что будет, если не купить? Пять примеров, когда компании пригодилась подписка на новые версии СЭД. Фото: из архива компании

Сегодня расскажу, с чем столкнется бизнес, если не продлит подписку на новые версии системы.

Немного вводных: есть два варианта поставки системы Directum Lite — облачная и локальная. В первом случае обновления делаются автоматом. Во втором, когда СЭД устанавливают на сервер компании, надо ежегодно вносить платеж за подписку на новые версии и сервисы. Можно реже — зависит от заинтересованности бизнеса в дальнейшем развитии и автоматизации.

Подписка даёт право на получение новых версий системы, гарантию работоспособности ПО, ряд полезных сервисов от вендора, возможности для обучения и повышения квалификации пользователей системы.

В первый год покупки ПО все обновления будут вам доступны по умолчанию. В следующем периоде менеджер сопровождения обратится к вам с вопросом о продлении подписки. Ежедневно я получаю вопросы от заказчиков: «А что будет, если не купить?». Объясняю на примерах.

Дождались нужной фичи

Минимум 2 раза в год (а чаще 3-4 раза) мы наполняем систему новыми функциями. Реализуем их не просто так, а на основе запросов наших текущих клиентов. Свои пожелания они оставляют в личном кабинете, мы оцениваем, приоритизируем и передаем в работу. Заказчики ждут их и обновляются.

Пример 1: есть клиент из сферы ритейла, который не продлевал подписку больше трех лет. Через некоторое время в компанию пришел новый административный директор. Он проанализировал существующие маршруты согласования документов и увидел, что их стоит упростить и сократить. Но те инструменты, который были в их версии, не подходили. Сначала он решил, что система нуждается в доработках, потом и вовсе стал задумываться о смене якобы «устаревшего» ПО. Только своевременный звонок менеджеру сопровождения избавил компанию от лишних трат. Стоимость подписки за 3 года составила почти 50% от цены ПО, внедренного в компании, но это всё равно гораздо дешевле и быстрее, чем модифицировать систему или переходить на новую СЭД.

Новая функциональность «Согласование по процессу» помогла в считанные дни настроить более гибкие схемы и ускорить утверждение документов в 2 раза.

Пример 2: заказчик не обновлял систему 6 лет — его всё устраивало. Но в какой-то момент вышла версия с такими фичами, которые заинтересовали клиента. Нюанс в том, что пользователи привыкли к версии 3.2., знали ее вдоль и поперек, а обновление до 4.8 вызвало у них шок. За эти годы у системы поменялся интерфейс, значительно изменилась функциональность. Работа встала. Чтобы избежать саботажа и получить эффект от обновлений, руководитель купил услугу по обучению сотрудников.

Потеряли автозаполнение контрагентов по ИНН

Есть особенность — когда у заказчика действующая подписка, то по умолчанию доступен сервис автозаполнения карточек контрагентов.

Пример: компания, предоставляющая коворкинговое помещение, год пользовалась набором из пяти базовых модулей. Когда пришло время принимать решение о подписке, руководство отказалось от продления. Имеющихся возможностей им хватало, никаких инцидентов и новых запросов не появилось — всё логично. Но когда перестала работать кнопка «Заполнить по ОГРН/ИНН», юристы и делопроизводитель ахнули. Специфика бизнеса такова, что несколько новых контрагентов появляются ежедневно, поэтому было очень удобно заполнять данные фирм по одному клику. Пришлось вернуть подписку.

Поддержка стала платной

В подписку включена инцидентная поддержка, то есть поставщик ПО исправляет ситуации, которые влияют на нормальную работу системы.

Пример: клиент из сферы строительства активно использовал проектные модули. Через 6 лет ИТ-специалист решил перенести систему на новый сервер, но столкнулся с ошибками и трудностями. Он обратился к вендору, но версия такой давности уже не поддерживалась, бесплатные консультации по ней были невозможны. Сотрудник компании закупил их по прайсу, но был очень расстроен, узнав, что подписка стоила дешевле...

Исчез доступ к порталу с подсказками

При действующей подписке заказчику доступен раздел «База знаний» на портале Directum Club. Там размещаются новости, полезные статьи про внедрение, лайфхаки, как нетривиально порой заказчики используют систему.

Пример: делопроизводитель компании, оказывающей юридические услуги, регулярно заходила на портал, чтобы почитать кейсы компаний и повторить чужие успехи в своей организации. Но спустя 5 лет использования системы генеральный директор решил не продлевать подписку, пояснив: «Новые фичи нам не нужны, а поддержкой мы никогда не пользовались, у нас и так всё хорошо». Руководство, вероятно, не догадывалось, что «всё хорошо» у них благодаря делопроизводителю Елизавете, которая постоянно изучала новые возможности и в рабочем порядке тихонько воплощала их в жизнь. К счастью, ей удалось убедить директора продлить подписку.

«Хакнули» компанию Directum и очень рады

При продлении подписки клиенты могут 1 раз в год на 3 месяца бесплатно увеличить масштаб системы (количество одновременно работающих пользователей) на 10%. При непрерывной подписке более 1 года — на 20%. Этим успешно пользуется самый хитрый заказчик Directum.

Пример: клиент из сферы продаж стройматериалов купил 40 одновременных лицензий. Примерно столько сотрудников компании работает в системе ежедневно. И есть страшный период под названием «закрытие года», когда в СЭД заходят не только пользователи, согласующие документы, но и вся бухгалтерия, включая сотрудников на аутсорсе. В один из таких декабрьских дней бухгалтерия заняла так много лицензий, что парализовала текущую работу других сотрудников.

Своевременный звонок менеджеру сопровождения помог решить задачку: с сентября по декабрь компания использовала возможности текущей подписки и купила дополнительные 8 лицензий, а с началом нового года снова оформила подписку, и с января по март использовала бонусные лицензии. Таким образом на 6 месяцев в году, в самый горячий период, у них увеличился масштаб системы с минимальными тратами.

Если вы спросите мое мнение, я считаю, что вовремя продленная подписка – залог уверенного развития компании и спокойствия ее сотрудников. Возможно, звучит пафосно, но примеры это подтверждают. Мы рассмотрели лишь пять кейсов, а в моей практике их сотни.

Но решение всегда за вами!

Кстати, если вы пользуетесь продуктами Directum, есть ли у вас свои показательные истории?

Автор: Наталья Шутова, эксперт по цифровизации в сегменте СМБ.