Разработка системы учета производства для микропредприятий

Разработка системы учета производства для микропредприятий. Фото: СС0

Вводные на старте - как на данный момент обстоят дела

На начальном этапе развития бизнеса, когда он только начинает свою деятельность, обычно не требуется сложная система учёта. Владелец сам закупает сырьё, производит продукцию и продаёт её. В этот период учёт может быть минимальным, так как все операции находятся в голове предпринимателя, и затраты на внедрение системы учёта могут показаться излишними, ведь продуктивнее в это время изготавливать новые товары. Однако со временем потребности рынка могут быть выше, чем производство может изготовить, и тогда возникнет необходимость в оптимизации процессов и внедрении учетной системы.

Если у вас увеличилось количество сотрудников, вам необходимо организовать учёт рабочего времени и оплату их труда. Для этого можно использовать таблицы Excel или завести отдельную тетрадь. Что касается сырья, то при небольшом производстве вы можете контролировать его запасы, используя блокнот или электронные таблицы.

Когда начинаются проблемы:

• Планирование ресурсов.
• Ручной подсчет показателей.
• Доступность файлов с данными для нескольких пользователей.
• Наличие большого объема информации для переноса в ручную.

Какой может быть программа для производственной компании?

Есть единое хранилище данных, в которое попадает вся информация компании автоматически в результате действий пользователей в единой системе. У каждого человека есть личный кабинет в программе, он может заходить в него с любого гаджет с установленным браузером и выходом в интернет

Единое хранилище информации экономит средства бизнесу и обеспечивает защиту данных.

Личный кабинет создается под заданную роль с определенными возможностями и функциями в системе. Любое действие каждого пользователя логируется системой, т.е. сохраняется.

Таким образом, все бизнес-процессы предприятия будут оцифрованы и в одной системе.

Результаты внедрения системы:

• Фиксация количества времени на выполнение конкретных задач.
• Сравнение показателей параллельный подразделений/отделов/сотрудников.
• Оповещение о проблемах/ошибках (система может проверять корректность выполнения задач, если будет задан алгоритм).
• Сотруднику доступна только необходимая ему информация.
• Защита БД.
• Возможность масштабирования (рост БД и/или количества пользователей не создаст проблему).
• Расширенная аналитика.

Как реализовать систему учета производства?

Важно! Если бизнес-процессы не прописаны и не выверены, то автоматизация не добавит порядка. Сначала следует определить и оптимизировать ключевые процессы, а затем выбирать средства для автоматизации.

Когда, у вас уже есть чёткое представление о движении процессов, но вам необходим инструмент цифровизации для управления этими процессами. Система должна включать три основных компонента:

1. Субъекты — сотрудники компании.
2. Объекты — то, над чем работают субъекты. Например, заказы/заявки/задачи (любые элементы), которые проходят через различные стадии обработки.
3. Процессы — последовательность действий субъектов над объектами в рамках системы. Например, процесс сопровождения заявки.
4. Для определения структуры личных кабинетов нужно четко понимать эти аспекты. Субъектом может быть любой сотрудник с определенным уровнем доступа и полномочиями.

Личный кабинет можно разделить на три типа страниц:

1. Дашборд — набор панелей для мониторинга.
2. Таблица — список с возможностью поиска и фильтрации.
3. Форма (карточка объекта) — страница, предоставляющая полную информацию о чем-либо. Форма может быть простой или сложной, состоящей из нескольких подформ и таблиц.

Для определения набора кабинетов и страниц в них для своей компании не требуется специальных знаний. Главное — перенести свои процессы на роли.

Также можно подумать о следующих аспектах вашей системы:

• Уведомления. О каких событиях нужно оповещать пользователя.
• Интеграция. Какие данные будут передаваться из другой системы и обратно, и как они будут использоваться в дальнейшем?
• Аномальные ситуации. Какие состояния в системе считаются аномальными? Например, если сотрудник не указывает время выполнения задач или кладовщик не создаёт заявки за смену.
• Обсуждение. Можно ли свести их к минимуму благодаря правильным процессам? Любое неформальное общение в рамках бизнес-процесса может быть способом обойти неточности процесса и смягчить их.

Углубимся в детали системы производство на заказ. Нюансы по внедрению

Оговорюсь, что я занимаюсь предоставлением услуг веб-разработки, поэтому я могу допустить какие-либо неточности в описании процессов производства.

Типовые кабинеты, которые могут быть в системе (субъекты):

• закупщик;
• цеховой мастер
• начальник цеха
• контроллер
• сотрудник склада
• менеджер по продажам
• клиент

Объекты, которые могут быть реализованы:

• заказ/заявка клиента
• заказ/заявка на закупку/производство
• оприходование/списание
• цех
• склад
• единица продукции
• материал/сырье

Адаптируйся или адаптируй программу

Каждый бизнес уникален, и использование стандартной системы может привести к необходимости адаптации или доработки этой системы. Важно, чтобы система могла развиваться и изменяться вместе с развитием вашего бизнеса, иначе она будет не помогать, а тормозить рост вашего предприятия. Выбирайте гибкие инструменты для разработки.

Какова реальная потребность внедрения?

Возможно, вам не требуется цифровизация. Если ваша основная проблема связана с поиском клиентов и получением выручки, внедрение системы может оказаться неэффективным. Вместо этого сосредоточьтесь на решении ключевых задач, связанных с привлечением клиентов и увеличением продаж.

Однако, если у вас уже есть стабильный поток заказов, создание системы управления может быть оправданным. В этом случае важно выбрать инструменты и подходы, которые позволят вашей системе развиваться и адаптироваться к изменяющимся потребностям вашего бизнеса.

Ключевая задача для вас — управление потоками заказов, организация и контроль процессов, а также предотвращение потерь времени и денег из-за отсутствия контроля и недостаточной информированности о происходящем в цехе.

Не создавайте гиганта сразу

Создание системы, которая охватывает все процессы одновременно, может быть сложным и рискованным предприятием. Более разумно сосредоточиться на разработке ключевой части (ядра) и определить пути её дальнейшего развития.

Чем меньше размер системы, тем быстрее внедрение. Тем скорее система начнёт приносить доход.

При разработке важно узнать отзывы реальных пользователей. Они помогут улучшить функциональность системы.

Разработка программы - это дорого?

Да, если смотреть на это как на индивидуальный проект, то, возможно. Однако, если рассматривать это как проблему для компании, теряющей заказы клиентов из-за невозможности увеличить производство, ситуация может быть сложнее.

Для оценки бюджета и сроков реализации проекта на платформе Falcon Space вам следует предоставить подробное описание того, что необходимо реализовать. На основе этой информации мы сможем предоставить предварительное коммерческое предложение с оценкой стоимости, сроками.

Грубо говоря, бюджет может варьироваться от 500 тыс. рублей (для двух-трёх личных кабинетов с основными функциями системы) до 5 млн рублей (множество модулей, ролей в системе, индивидуальные сложные процессы для каждого клиента). Важно учесть, что бюджет будет распределён на время сопровождения проекта.

Заключение

Собственная учетная система — это шаг к более прозрачным процессам и лучшему пониманию цифр и метрик.

Вот основные шаги:

1. Определите свои бизнес-процессы.
2. Опишите систему, структуру личных кабинетов.
3. Получите оценку стоимости.