Как ставить задачи, чтобы сотрудники работали продуктивно и соблюдали дедлайны

Как ставить задачи, чтобы сотрудники работали продуктивно и соблюдали дедлайны. Фото: СС0

Правило №1: Заголовок должен доносить до исполнителя всю суть поставленной задачи. Не следует использовать общие фразы или небольшие названия. Например: «заявление» или «выполнить работу». Это связано с тем, что такие названия не дают понять, в чем именно заключается задача.

Старайтесь писать так, чтобы сразу после прочтения было понятно, что должен сделать исполнитель. Например, заголовок «Дмитрий Иванович Ваша задача» не раскрывает задачу, которую ему предстоит выполнить. С другой стороны, Дмитрий Иванович получил задание «проводить регулярные инспекции газовых счетчиков», после правильной подачи информации ему сразу станет понятно, что ему предстоит делать.

Рассмотрим два варианта задач:

Рис 1. 

Рис 2.                                                                          

Правило № 2: Более подробно напишите исполнителю о поставленной работе. Описание упрощает задачу и экономит много времени не только сотруднику, но и вам. Дело в том, что как только подробно объяснили задание и исполнитель понял, что нужно сделать, он можем сразу приступить к его выполнению, не отвлекая вас лишними вопросами.

Предположим, менеджер поручает секретарю задачу: «проверить документы за ноябрь». Другие подробности задания не приводятся. Секретарь начинает постоянно задавать вопросы, так как ему не совсем понятно, что от него требуется, тем самым отвлекая менеджера. Из-за этого секретарь может не выполнить свою работу в срок или перепутать и проверить не те документы.

Пример:

Посмотрите, как изменится ситуация, если к задаче есть подробное описание:

Проверь пакет документов за ноябрь, туда входит:

акты выполненных работ;

заявления с отпусками работников;

договоры с компаниями о сотрудничестве. 

Передать данные документы в отдел кадров по адресу: ул. Парковая 32. 

После прочтения подробной инструкции у исполнителя не возникнет ненужных вопросов и он приступит к выполнению поставленной задачи. 

Правило № 3: Задачи должны иметь срок выполнения. Без конкретных сроков руководителю трудно понять, когда сотрудники выполнили задания и какова их продуктивность, и, наоборот, почему задачи еще не выполнены. Если нет дедлайна, то сотруднику не ясно, когда приступать к выполнению задачи и к какому сроку необходимо сделать.

Установите реальные сроки. Дедлайн — это время, к которому сотрудник должен выполнить всю работу. Для того чтобы выполнять задачу вовремя, сотрудникам необходимо научиться соблюдать срок. 

Прежде чем установить срок для новой задачи менеджер должен понимать загрузку сотрудника. Следите за загруженностью работников и устанавливайте сроки выполнения новых задач соответственно.

Правило № 4: Используйте ярлыки (метки) для определения важности задачи. Например, «Важно», «Рассылка почте» и т.д.

Если в компании существуют тысячи задач, метки помогают сотрудникам ориентироваться в списке и отслеживать приоритетные задачи.

Метки помогают сотрудникам понять срочность задач, которые необходимо выполнить. Если поступили две задачи и одна из них помечена как «срочная», то именно она должна быть выполнена первой.

Правило № 5: Расскажите сотрудникам о своих ожиданиях, в плане результата выполненной работы. Например:

• документ — заполненная форма заявления;
• ссылка — ссылка на документ;
• комментарий — ответ на вопрос;
• медиафайл — фотография, аудиозапись или видео.

«Закрыть заказ» — это означает, что сотрудник справился с заказом  от клиента, и после его завершения заказ автоматически переводится в статус завершенного.

Допустим, перед исполнителем может быть поставлена задача «найти неисправное оборудование и отремонтировать». Работник выполняет задачу и просто пишет: «оборудование теперь исправно».

Сразу же автор задачи задается вопросами:

В чем именно была проблема?

Решил ли исполнитель проблему сам или решил её с чьей-то помощью?

Имеется ли отчет об устранении данной проблемы?

Этих вопросов могло бы и не быть, если бы в задаче изначально были четкие указания: какой результат ожидается. Сотрудник зная, что от него ждут отчитается в задаче о результате работы.

Правило № 6: Обязательно отмечайте время, за которое была выполнена задача. Когда в будущем возникнет подобная работа, вы будете знать, сколько примерно по времени она будет занимать. Исходя из прошлых трудозатрат вы сможете разумно планировать распорядок дня и избегать срыва дедлайна. 

Еще, фиксирование рабочего времени на исполнение задачи, позволяет увидеть, что некоторые сотрудники могут тратить на одну и ту же работу в два-три раза больше времени, чем другие. Это сигнализирует о том, что сотрудников следует обучить, как работать более эффективно. Если их продуктивность не улучшится после обучения, то следует сделать выводы и принимать кадровые решения. 

Затраты на оплату труда могут быть введены для оценки ресурсов, затраченных на крупные, сложные проекты, состоящие из множества различных задач с привлечением сотрудников из разных отделов. Как только вы узнаете, сколько стоит час работы каждого специалиста и сколько часов он тратит на выполнение задачи. Вы всегда сможете рассчитать стоимость конкретной задачи и включить ее в цену ваших услуг или продукции.

Правило № 7: Всегда поэтапно расписывайте сотруднику причину возврата задачи для исправления. Так он быстрее поймет в чем именно заключалась ошибка и приступит к исправлению. 

Могут возникнуть ситуации, когда необходимо переделать выполненную работу. Например, сотруднику нужно написать отчет после встречи с заказчиком. Задание выполнено, отчет прилагается. Однако в нем не было пожеланий заказчика относительно дизайна сайта. Поэтому автор задачи возвращает ее на исправление без объяснения причин. 

Разумно будет сначала спросить:

По какой причине задание было возвращено на доработку?

В чем именно заключается моя ошибка?

Является ли отчет полностью ошибочным или только некоторые его детали должны быть изменены?

Опять же, расписывая исполнителю в чем была его ошибка, и почему задание было отправлено обратно на исправление, можно избежать ненужных вопросов и объяснений.

Предотвращайте использование скованных или коротких предложений, так как содержательное объяснение поможет человеку, выполняющему работу, быстрее понять и завершить задание и не помешает выполнению важных задач.

Заключение: Применяйте эти семь несложных правил на практике каждый день. Это поможет не только вам, но и самое главное — сотрудникам. Они станут лучше понимать друг друга и выполнять поставленные задачи быстрее, без лишних вопросов и с меньшим количеством ошибок. Все участники процесса будут понимать, каких результатов необходимо достичь для выполнения конкретной задачи и какие сроки необходимо соблюсти.

Приведенные правила облегчают выполнение работы, делают ее менее затратной по времени и понятной. Выполненные правильно и в срок задачи показывают продуктивность сотрудников и грамотность руководства.