«Р7-Офис» для бизнеса: совместная работа, настройка прав доступа к документам + 3 важных преимущества

«Р7-Офис»для бизнеса Фото: Unplash

Преимущество № 1. Полная совместимость с файлами всех известных форматов

Наиболее распространенные сегодня файлы офисных документов — те, что создавались в Microsoft Office. Сейчас компания уже не продает свои продукты в России, а это значит, что пользоваться этим пакетом российским компаниям в дальнейшем может быть небезопасно. При этом в альтернативных офисных пакетах документы со сложным форматированием часто не отображаются правильно.  

Основное отличие «Р7-Офис» в том, что решение изначально разрабатывалась для работы с файлами стандарта OOXML — с расширениями *.docx для текстов, *.xlsx для электронных таблиц и *.pptx для презентаций. Поэтому ПО имеет полную совместимость со всеми известными форматами. 

Редакторы «Р7-Офис» отображают файлы офисных документов в полном соответствии со спецификациями  формата OOXML. Это касается и случаев сложного форматирования — информация не будет потеряна или искажена, всё будет отображено так, как надо, как на экране, так и на печати.

Однако файлами формата OOXML совместимость «Р7-Офис» не ограничивается. Документы с расширениями *.odt, *.ods, *.odp и другие также здесь открываются без проблем.

Преимущество № 2. Возможность разграничивать права доступа для документов и папок

Если в организации много сотрудников, часто есть необходимость в разграничении доступа к документам. «Р7-Офис» даёт возможность не только ограничить доступ к каким-то документам и папкам для тех или иных рабочих групп, но и настроить его уровни. Так, для текстового документа типа DOCX возможны следующие опции: полный доступ, доступ только для рецензирования, для заполнения форм (такой вариант пригодится для проведения опросов), доступ на рецензирование, комментирование, только на чтение или запрет доступа. Для документа типа XLSX (таблицы) опции немного отличаются: помимо полного доступа, комментирования, чтения и запрета доступа, есть также «пользовательский фильтр», который позволяет отфильтровать данные без вмешательства в содержимое документа.

Преимущество № 3. Возможность совместно работать над документами

Возможность совместно с коллегами работать над офисными документами — необходимая опция. Вместе — как минимум быстрее, а часто и более результативно. «Р7-Офис» имеет возможности совместной работы на текстовыми, табличными документами и даже презентациями. Здесь есть два режима совместной работы над документом, «строгий» и «быстрый». В «быстром» изменения, что вносят ваши коллеги, отображаются в режиме реального времени. В «Строгом» изменения, что вносят коллеги, отображаются не сразу, а по нажатию значка «Сохранить» — чтобы не отвлекать от работы над своей частью документа. Кроме того, в «Р7-Офис» есть режим правки. Для того, чтобы его включить, нужно в редакторе текстов, таблиц или презентаций зайти во вкладку «Совместная работа» и выбрать «Отслеживание изменений». Данную опцию можно включить только для себя или для всех, — в этом случае ваши правки увидят все коллеги. 

Преимущество № 4. Возможность общаться с коллегами в процессе работы 

Если над какой-то задачей работает целый коллектив, важны возможности для общения и обсуждения задач между сотрудниками. В составе «Р7-Офис» есть — полноценный и функциональный чат, в котором можно не только обмениваться сообщениями, но и передавать файлы и устанавливать статусы присутствия. При этом для быстрого обмена сообщениями в процессе редактирования документа чат доступен прямо из редакторов. Это не только удобно, но и позволяет сэкономить время сотрудников — не нужно переключаться на другую вкладку браузера, терять из вида предмет работы.

Преимущество № 5. Различные версии «Р7-Офис» для компаний: облачная, десктопная или серверная

Понятие совместной работы предполагает, что коллектив может работать с массивом документов совместно, а значит, нужен одновременный доступ к ним, а желательно — еще и возможность одновременно их редактировать сразу нескольким участникам процесса, например, через браузер. 

Вместе с тем и десктопные приложения для работы с офисными документами, которые устанавливаются непосредственно на компьютер, также имеют право на жизнь. Доступ в Интернет есть далеко не всегда и не везде (особенно в дороге, которые в нашей огромной стране могут быть очень длинными и долгими). 

«Р7-Офис» предлагает различные форматы для работы. Во-первых, редакторы офисных документов можно установить локально, на компьютер. Во-вторых, «Р7-Офис» можно использовать как облачный сервис. Браузер и интернет — это всё, что нужно для работы. Этот вариант часто подходит для малого и среднего бизнеса.

Но крупным компаниям, как правило, важно вести свой документооборот на собственных вычислительных мощностях, поэтому «Р7-Офис» можно развернуть и на своём сервере, в своей сети. Это может быть важно с точки зрения безопасности: например, если внутренняя сеть не должна иметь никакого контакта с интернетом — такой вариант у «Р7-Офис» также возможен.