Пять причин, почему офисный пакет должен поддерживать совместную работу

Пять причин, почему офисный пакет должен поддерживать совместную работу. Фото:Unplash">

1. Редактировать документ вместе с командой 

Если вы работаете над каким-либо отчетом, проще составлять его вместе в формате «каждый пишет про то, что он сделал сам». Этот же принцип применим к исследованиям, когда каждый из членов команды отвечает за тот или иной аспект или к составлению рабочих планов — начальники отделов формируют свои части документа. Плюсы в такой организации работы очевидны — не надо ждать частей работы от тех, кто должен её сделать, по кускам (по электронной почте, например, где письмо запросто может попасть в папку «Спам»). Работа над документом ведется в одном файле, куда вносят изменения все, кто должен это делать, поэтому сразу видно, кто что сделал, и где возникают задержки.

Например, пакет офисных приложений «Р7-Офис» поддерживает совместную работу над документами. В нем реализованы два режима отображения изменений при одновременной работе нескольких авторов: «быстрый» и «строгий». В первом всё, что вносят работающие над документом, отображается практически в режиме реального времени. Выглядит бодро, сразу видна активность всех членов команды — полезно, например, в ходе «мозговых штурмов», но может утомлять и отвлекать человека от работы над своим сегментом документа. Поэтому есть и «строгий» режим — в нем та часть документа, надо которой вы работаете, блокируется для изменения остальными участниками, а изменения, которые они вносят, не отображаются мгновенно. Они становятся видимыми по нажатию кнопки «Сохранить».

2. Обсуждать работу в чате

Чат — давно стал привычным инструментом общения, и он может быть полезен в процессе обмена идеями по поводу текущей работы. В составе платформы «Р7-Офис» есть общий командный чат с самым современным функционалом, включая «статусы присутствия» и «чат-комнаты» для ограниченного круга сотрудников и многое другое.

Переключение на чат в другой вкладке браузера в процессе работы над документом другое может отвлекать внимание, поэтому в «Р7-Офис» чат решили встроить прямо в редакторы документов. То есть можно общаться с коллегами, не отвлекаясь от процесса редактирования.

3. Работать над документами в режиме правки 

Помимо совместного создания документа, есть и ещё одна практика совместной работы нескольких пользователей с одним документом — режим рецензирования или правки. Изменения, внесенные в документ в таком режиме, фиксируются, но остаются опциональными — владелец документа может их принять или отклонить. 

В «Р7-Офис» включается этот режим во вкладке «Совместная работа» — «Отслеживание изменений». При этом можно включить отслеживание только для себя, фиксируя свой вклад в документ или для всех, чтобы точно знать, кто и когда какие изменения вносил.

Также здесь есть можно управлять режимом отображения изменений в документе. К примеру, вы не хотите отвлекаться на изменения, которые отображаются другим цветом и при добавлении текста подчеркиваются, а удаления — зачеркиваются. Жмем кнопку «Отображение» и выбираем «Измененный документ» — всё, теперь всё выглядит так, как будто вы просто редактируете текст. Есть и другие режимы, в которых отображаются исправления и выноски (в выносках содержится информация о том, что и когда данное исправление произвел), только исправления или исходный вид документа — до того, как запись изменений началась.

4. Значительно ускорить работу

Помимо возможностей, касающихся совместной работы с документами, современные платформы предлагают множество других инструментов, которые при грамотном использовании могут заметно увеличить продуктивность команды в целом. К примеру, в «Р7-Офис» есть календарь, который может стать отличным средством планирования. Также здесь есть и планировщик, с помощью которого можно контролировать ходом работы и ставить задачи сотрудникам. 

5. Позволить себе работать из любого места 

Пандемия COVID-19 показала всему миру важность удалёнки, поэтому решения для совместной работы оказались как нельзя кстати. Для этого у «Р7-Офис» есть облачная версия, которая позволяет включиться в рабочий процесс из любого уголка в мире, где есть доступ в интернет. А с учетом того, что у платформы есть и вполне функциональные мобильная версия, даже ноутбук не является обязательным.