Бумажки в сторону: наглядно о том, как ЭТрН оптимизируют расходы бизнеса

Бумажки в сторону: наглядно о том, как ЭТрН оптимизируют расходы бизнеса. Фото: из архива компании

Вместе со специалистами Docrobot наглядно показываем, как электронные транспортные накладные без существенных вложений способны сократить расходы на обеспечение документооборота и ведение логистики.

Что такое ЭТрН и как на них перейти?

Электронная транспортная накладная — это равноценная замена бумажной накладной. Документ, заверенный квалифицированной электронной подписью, через оператора выгружается в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Она была полноценно запущена в начале сентября 2022 года. Всю необходимую информацию система сама предоставляет налоговым органам.

Для перехода на ЭТрН достаточно выбрать оператора, который включен в специальный реестр на сайте Минтранса. Большинство провайдеров, в том числе и Docrobot, предлагают пакетные тарифы, цена на которые зависит от числа транзакций. Помимо этого, понадобится квалифицированная электронная подпись для сотрудников, отвечающих за приемку и отправку грузов.

Почему ЭТрН дешевле бумажных транспортных накладных?

Переход на электронные транспортные накладные можно осуществить в короткие сроки, и это не потребует существенных затрат, но вместе с тем затраты на обеспечение документооборота сократятся примерно в три раза.

Мы рассчитали приблизительные ежемесячные расходы на оформление бумажных и электронных транспортных накладных, разбили их по типу трат и сравнили между собой.

Материальные затраты

Допустим, компания оформляет по 200 транспортных накладных в месяц на бумажном носителе. Каждую накладную необходимо распечатать минимум в 3 экземплярах: отправителю, получателю и перевозчику. На одну ТрН требуется два листа, в случае если печатать односторонняя. Получается 600 листов в месяц. Если включить затраты на тонер, амортизацию оборудования, стоимость обслуживания принтера, плату за электричество, получится примерно по два рубля за лист — 1200 рублей в месяц. 

Для создания ЭТрН не требуется платить за каждую отдельную копию, пользователь приобретает тарифный доступ к системе. Чем больше транзакций ЭТрН в месяц включает тариф, тем он выгоднее. Средняя стоимость пакета на 200 ЭТрн — 1800 рублей.

Затраты на фонд оплаты труда

К чисто материальным затратам добавляются временные. В среднем на составление бумажной ТрН в трех экземплярах уходит три минуты, составить ЭТрН можно за минуту. Если разделить месячную зарплату сотрудника, которая, например, составляет 50 тысяч рублей, на число рабочих часов при 40-часовой неделе, получается, что работник получает по 5,15 рубля в минуту. 

Меньшие временные затраты на определенную задачу означают оптимизацию расходов на фонд оплаты труда в случае с ЭТрН почти втрое. Так, при необходимости оформить 200 ТрН в месяц, на это уходит 600 минут или 3092 рубля из ФОТ. При ведении логистики в электронном формате на это требуется в среднем 200 минут и 1030 рублей на ФОТ.

Затраты за простой транспорта

Не всегда бумажные накладные доходят до контрагента вовремя, из-за этого довольно часто возникают ситуации простоя транспортного средства. Хотя бы несколько таких случаев за месяц предполагают не менее 500 минут простоя. При среднем тарифе 10 рублей за минуту простоя из-за задержки с оформлением бумажных накладных можно дополнительно заплатить около 5 тысяч рублей. 

При электронном документообороте задержки накладных исключаются, а значит, платить за простой не нужно. Обеспечивать бумажной ТрН водителя также не нужно — для этого у Docrobot есть специальный генератор QR-кодов, который позволяет предъявить ЭТрН представителю ГИБДД.

Затраты на повторную отправку документов

Около 0,05% от всех транспортных накладных придется отправлять повторно — они могут, например, потеряться в пути. При средней стоимости доставки комплекта документов курьером в 100 рублей за месяц на повторную отправку потребуется дополнительно 1214 рублей. 

Электронный документооборот лишен этой графы в статьях о тратах — все взаимодействие с ЭТрН происходит через оператора, который загружает данные в ГИС ЭПД. В случае внесения исправлений электронную накладную не придется снова оплачивать и отправлять другим участникам.

Затраты на архивное хранение

Основной минус документооборота на бумаге — необходимость держать собственный архив и заботиться о его сохранности и организованности на случай налоговых проверок в течение 5 лет. Годовая стоимость хранения одного листа составляет около 10 копеек. Кроме того, после истечения срока документ нужно утилизировать — это еще около 1 копейки за лист. 

Получается, что при бумажном документообороте в 600 листов в месяц на хранение и утилизацию архива ежемесячно нужно дополнительно 306 рублей. 

ЭТрН хранятся на защищенных серверах, а все документы предоставляются уполномоченным на проведение проверок госорганам автоматически. Это полностью исключает затраты на содержание архива.

Итоги

При суммировании всех затрат компании на 200 транспортных накладных в месяц получаем, что на ведение документооборота на бумаге уходит 10 813 рублей. В это же время ежемесячные расходы на ЭТрН втрое меньше — только 2905 рублей. Эта разница увеличивается по мере роста документооборота, для крупных компаний работа с ИС ЭПД будет означать сокращение расходов при минимальных затратах. 

Переход на электронные транспортные накладные оправдан не только с точки зрения сиюминутных трат, но и с точки зрения перспектив. Российское правительство планирует сделать ЭТрН стандартом для всех перевозчиков.