Как работать с маркировкой: лайфхак от Docrobot

Маркировка товара. Фото: из архива компании

Что такое маркировка

Маркировка — это процесс получения и нанесения специального знака на товар. С его помощью можно отследить движение продукта на рынке и узнать страну происхождения товара, наименование, данные производителя , название бренда и данные продавца. 

В России товар маркируется кодом DataMatrix — это цифровой двумерный код. Производитель приклеивает его на каждый товар, поставщики, импортёры и продавцы сканируют, чтобы сообщить о своих действиях с продуктом и выводе товара с оборота.

Как работает система маркировки

Вся схема работы с кодами маркировки делится на четыре этапа. В самом начале зарегистрированный в Честном знаке производитель запрашивает у них Data Matrix коды для своего товара. По электронному запросу Честный знак  генерирует их и с помощью регистратора эмиссии передаёт производителю. 

На втором этапе производитель печатает коды и наносит их на каждую единицу товара и маркирует партию. Как наносится марка, зависит от продукции. Например, код может наноситься с помощью специального оборудования сразу на изделие или клеиться на саму упаковку в форме этикеток.

Далее производители передают товар продавцам и сообщают об этом в Честный знак, но уже с помощью системы ЭДО (электронного документооборота - УПД и УКД). Происходит это следующим образом: при отправке клиенту электронных документов в системе ставится отметка, что документ содержит маркированную продукцию, и к необходимой позиции добавляется список марок. После того, как оптовик или розничный магазин подтвердит факт приёмки, оператор ЭДО передаст информацию в контролирующий орган. При этом весь путь товара от производителя в магазин также фиксируется: логистические компании сканируют код. 

Завершающий этап — выбытие товара. Один из вариантов выбытия: на кассе сканируется код, который фиксируется в чеке и уходит в ОФД (оператор фискальных данных), а уже ОФД передаёт в Честный знак, что товар выведен из оборота.

Эта стандартная схема для всех товаров, но в ней могут появляться нюансы в зависимости от группы продукции. Например, внести информацию о поступлении в магазин молочной продукции можно в течение трёх дней, а реализацию начать с момента получения продукта. Схема может немного измениться, например, если код выбывает из оборота не через кассу: списание товара, хищение и т.п.

Как работать с маркированным товаром

Всем участникам цепочки реализации товара в первую очередь необходимо получить электронную цифровую подпись, чтобы иметь возможность зарегистрироваться в системе маркировок и работать с оператором ЭДО или ОФД. 

Производителю

Производитель ответственен за то, чтобы нанести коды на все товары, подлежащие маркировке, и ввести их в оборот. Для этого нужны сами коды и оборудование для их нанесения. 

Производителям и импортёрам, чтобы запросить коды, нужно зарегистрироваться в системе маркировки товаров (Честный Знак) и GS1.  Затем описать товар по 12 атрибутам. Для каждого товара в методических рекомендациях эти атрибуты указаны. 

Чтобы получить коды, их нужно оплатить. Делается это в личном кабинете системы маркировки: производитель формирует и выставляет счёт и вносит аванс.

Нанести код можно после его печати на специальном принтере для этикеток. Далее код наклеивают  на упаковку товара (не закрывая важную информацию) и вводят в оборот в соответствующем разделе личного кабинета.

Магазину

Когда водитель привозит товар на склад, магазин сверяет поставку с накладной и с УПД, которые поставщик предоставляет в системе ЭДО. Всё, что нужно сделать — просканировать коды формата Data Matrix. Программа сама найдёт необходимое в поступлении, и если чего-то не будет, то она вам сообщит об этом. После подтверждения поставки оператор отправит все данные в ГИС МТ, и товар будет числиться на остатках магазина.

Чтобы выводить товар из оборота, место кассира должно быть оборудовано компьютером с программой, в которой настроен фискальный регистратор, и сканер штрихкода с пометкой 2Д. Компьютер должен иметь выход в интернет, чтобы выгружать продажи в базу оператора маркировки.

Программа на компьютере может быть как специализированной кассовой, так и простой товароучётной с подключённым ККТ. Основное требование к ним — умение работать с маркированным товаром, т.е. разделять товары с маркировкой и без и запрашивать код.

Дальше ККТ упаковывает данные в специальный тэг и передаёт данные в фискальный регистратор, который его шифрует и отправляет в ОФД. Главный нюанс — это правильная версия прошивки ККТ. Поэтому, чтобы продавать маркированную продукцию, нужно обновить программы.

Как упростить работу с маркированным товаром

В работе с маркированными товарами есть несколько сложностей: нужно построить новую цепочку реализации товара, в которую добавляются этапы, и выстроить коммуникацию с новыми участниками — запрос кодов, отправка отчётов. 

Упростить работу на начальных этапах внедрения маркировки можно с помощью интеграции в учётную систему компании решения, в котором заранее выстроены маршруты для кодов и документов, и автоматизирована связь со всеми участниками.

В Docrobot.Маркировка есть уже готовые решения для основных категорий товаров, подлежащих обязательной маркировке в 2022 году: вода, молоко, парфюмерия, табак, одежда, пиво.

Это комплексные решения, в которых заложены функции: заказ кодов маркировки, агрегации, генерации SSCC кодов, формировании и отправки отчетов. Docrobot является официальным интегратором с аккредитацией в ЦРПТ, поэтому выстраивает все коммуникации для производителей и оптовых продавцов. 

С помощью сервиса можно автоматизировать внесение в УПД товарных единиц с кодом маркировки. Платформа автоматически подтягивает данные из товарного справочника, чтобы свести к нулю риск ошибок и расхождений. А также есть помощь в управлении производственными линиями для нанесения контрольных меток. 

При интеграции подобных комплексных решений этап внедрения проходит в кратчайшие сроки, и производители могут начать печатать коды для товаров через несколько дней после старта внедрения. При этом Docorbot решает и рутинные вопросы, связанные с кодами, например, доработать печать, чтобы качество соответствовало требованиям.