Четыре простых шага для модернизации электронного документооборота
Четыре простых шага для модернизации электронного документооборота. Фото: из архива компании
Мы не будем говорить о технических аспектах вопроса, кодах и серверах. Но расскажем, как понять, что нужно поменять в ЭДО, и какие этапы нужно проделать прежде, чем приступить к изменениям.
Причины модернизации
Составить общий список причин модернизации для всех компаний нельзя. Поэтому ниже мы собрали лишь наиболее популярные поводы для изменений ЭДО, которые встречали в своей практике. И подобрали советы, какие перемены помогут решить ту или иную проблему.
Причина 1. Структурные изменения предприятия
Первый шаг после внедрения системы электронного документооборота — её кастомизация. То есть настройка маршрутов, определение типов документов, регламентирование процессов, распределение прав доступа к системе и ролям в ней. Любые структурные изменения влияют на ту цепочку, которая была выстроена в самом начале.
В таком случае необходимо пересмотреть первоначальную кастомизацию и вернуться к этапу, когда компания только готовилась к внедрению ЭДО. В самом начале всегда проводится анализ всего документооборота компании, чтобы его можно было перенести в цифровой формат. После того как заново будут прописаны новые маршруты с учётом изменений полномочий, отделов или появлений новых направлений бизнеса, надо будет внести корректировки в систему. То есть выстроить новые маршруты, внести новые данные, обновить шаблоны документов и так далее.
Причина 2. Новые требования
Компания при выборе платформы электронного документооборота выдвигает определённые требования. Например, организации необходимо мобильное приложение, чтобы водители могли подписывать документы в дороге. Соответственно, нужен оператор, который его предоставляет. К потребностям компании добавляются ещё и предписания закона. Однако со временем меняется и дополняется и то и другое.
В случае с законодательством операторы ЭДО, как правило, заранее знают о предстоящих изменениях, готовят новые решения и помогают клиентам внедрить их в существующую систему. Во втором случае нужно о новых требованиях сообщить самостоятельно. К таким требованием может относиться что-то незначительное, например, добавление нового шаблона. Или, наоборот, глобальное — внедрение нового модуля.
В любом случае оператор ЭДО либо предложит существующие варианты решения вашего вопроса, либо возьмётся за разработку новых модификаций. А дальше поможет внедрить в систему дополнения и адаптироваться к работе с ними.
Причина 3. Рост количества пользователей
Количество пользователей платформы ЭДО увеличивается вместе с ростом компании. У организации меняется и количество обрабатываемых документов, а также число людей, имеющих полномочия работать с бумагами. Такого рода перемены влекут и изменения в СЭД.
Первым делом пересматривается тариф, так как у большинства операторов он зависит от количества отправляемых документов. Соответственно, меняются расходы компании. Но также придётся пересмотреть маршруты согласований, актуальность шаблонов для документов, расширить доступы для новых сотрудников и познакомить их с платформой.
Здесь также может встать вопрос о мощностях платформы: может ли она выдержать большое количество пользователей. Это вопрос, который больше беспокоит операторов, а не компании. Но можно спросить заранее.
Причина 4. Задержка документа на маршруте
Основное преимущество ЭДО перед бумажным документооборотом — сокращение времени на подписание документов. Если документ задерживается на одном из этапов согласований, то это место требует усовершенствования.
Есть две причины заминки в движение документа:
- работник не знаком с платформой
- рутинные обязанности сотрудника не автоматизированы.
В первом случае в модернизации нет необходимости, хватит проведения обучения и предоставления подробных инструкций. Во втором нужно определить «узкое» место и внедрить новые функции, которые будут автоматизировать данный процесс. Например, добавление товарных позиций в справочник. Чтобы добавить вручную все позиции, понадобится больше минуты. Но если внедрить функцию массового добавления, время значительно сократится.
Как подготовиться к модернизации
Как и в случае с переходом на электронный документооборот, модернизация требует подготовки. Чтобы модернизация была эффективной, рекомендуем проделать четыре шага.
Шаг 1. Определите цели модернизации
Надо понять, что вы хотите получить от улучшений системы электронного документооборота. Цели подсветят места цепочки, на которые стоит обратить внимание. Хотите сократить время на подготовку и согласование документов — смотрите на маршруты, где можно их сократить, какую часть можно автоматизировать.
Шаг 2. Соберите обратную связь от коллег
Цель этого шага — выявить «узкие» места в работе СЭД. Лучше всего о них расскажут люди, которые каждый день работают с платформой. Проведите опрос среди коллег и узнайте, что им не нравится в платформе, чего не хватает, что непонятно. И обязательно уточните, какие есть предложения для улучшения.
Шаг 3. Проанализируйте текущий документооборот
Это даст вам представление, как двигается документ, и каких сотрудников он проходит. Возможно, вы поймёте, что количество звеньев можно сократить, так как часть из ранее прописанных уже не актуальны. В истории всегда сохраняется фактическое время подписание того или иного, по нему можно отследить, на каких этапах дольше всего происходит согласование.
Шаг 4. Подготовьте список улучшений
Это необязательный шаг, но поможет оператору лучше понять, какие изменения вам нужны. Достаточно будет описать цель и предполагаемыми проблемными местами системы. Дополнительно можно написать, какие варианты решения проблемы видите вы. Иногда пользователи системы могут лучше знать, какое решение им поможет.
Последний этап перед модернизацией — обращение к оператору. Он проанализирует предоставленную вами информацию, соберёт дополнительные данные и предложит варианты улучшения работы с платформой.
Вывод
Работа над электронным документооборотом не заканчивается после внедрения его в деятельность компании. Уже на первых этапах ЭДО помогает сократить время на обработку документов, минимизирует ошибки и упрощает документооборот. Однако дальнейшее постоянное совершенствование системы ещё больше автоматизирует работу компании, сокращает количество рутинных задач и оставляет время на построение стратегий развития и творчество.
1 комментарий
Эта статья о модернизации электронного документооборота действительно является полезным ресурсом для всех, кто стремится лучше понять эту тему. Независимо от вашего уровня знаний в области ЭДО, статья предоставляет ценную информацию и советы, которые могут быть применены на практике.
Она помогает осознать важность адаптации в быстро меняющемся бизнес-мире и подчеркивает факторы, которые могут спровоцировать необходимость модернизации. Четкие шаги и рекомендации, представленные в статье, делают ее доступной и полезной для всех, кто стремится повысить эффективность своего электронного документооборота.
Такие материалы важны, чтобы помочь компаниям и профессионалам внедрить практические изменения и обеспечить конкурентоспособность своих бизнес-процессов.
Добавить комментарий