Учет финансов на старте бизнеса

Учет финансов на старте бизнеса. Фото: СС0

Теория: «Отчет о движении денежных средств» — что это и для чего он нужен

История финансового отчета началась в 1863 году в компании Dowlais Ironworks. Организация планировала построить доменную печь, но денежных средств было недостаточно. При этом по отчетам компания получала хорошую прибыль и ресурсы для реализации. Менеджер организации решил проанализировать нехватку средств и выяснил, что большинство ресурсов уходит на запасы в большом количестве для компании. С этого отчета и началась проработка контроля и анализа денежных средств, который помогает управлять финансами в точных цифрах.

Так, финансовый отчет — отчет о поступлениях и выплатах с учетом главных направлений в работе предприятия. 

В США в 1988 году разработали отчет, который разделил финансы по трем направлениям: финансовая, операционная и инвестиционная деятельность. Такая форма отчета применяется и в наше время. Теперь разберемся подробнее.

Операционная деятельность

В ней учитываются доходы и расходы основной деятельности компании.

Примеры

• поступления от продажи товара (услуги)
• оплата труда
• платежи поставщикам
• аренда офиса
• налоги
• затраты на офис

Инвестиционная деятельность

Здесь учитываются свои инвестиции, а также покупка и продажа ресурсов для длительного применения.

Примеры

• собственные денежные вложения в бизнес
• продажа/покупка/ремонт основных средств (оргтехника, транспорт, офис) нематериальных и других долгосрочных активов

Финансовая деятельность

В ней учитываются все операции при получении от банка, партнеров, предприятий и возврат с процентами. Другими словами, деньги, поступившие из внешних источников.

Примеры

• получение кредитов от банков
• инвестиции, заемные средства от партнеров или других предприятий
• возврат процентов
• денежные выплаты по заемным средствам или кредиту

Статьи поступлений и расходов можно настроить произвольно под специфику деятельности компании. Так, группирование финансовых потоков по трем видам деятельности формирует ясную картину финансового состояния вашего бизнеса.

К примеру, вы берете деньги в долг на развитие вашего бизнеса из-за быстрого роста продаж. Инвестируете в работу персонала и рекламу, и продажи начинают расти вверх. Но при таком положительном эффекте прибыль от продаж не может покрыть все расходы компании. На практике все проще.

Практика

Приведем пример контроля финансов на основе стартапа. Арнольд Аркадьевич — начинающий предприниматель в сфере разработки мобильных приложений, которые помогают учить иностранные языки. У Арнольда была накопленная сумма в размере 1 200 000 рублей, но он понимал, что этой суммы хватит только на первое время.

Арнольд находит фрилансеров для разработки приложения: проектировщика и двух разработчиков для работы в офисе, а также дизайнера и переводчика на удаленной работе. Так он сможет сэкономить на аренде помещения, но Арнольд уверен, что в дальнейшем расширит команду и бизнес. Для успешной реализации своего плана он начинает вести финансовый учет компании. И первое, с чего он начнет — это определит структуру статей.

Шаг 1. Создаем статьи поступлений и расходов

Арнольд Аркадьевич работает в системе Аспро.Cloud. В разделе Личный кабинет → Все настройки → Категории доходов и расходов он создает категории для учета движения денежных средств на начальном этапе.  

В категории «Операционная деятельность» он настраивает статьи:

• Оплата труда (для учета затрат на оплату услуг фрилансеров)
• Аренда офиса
• Затраты на офис (коммунальные платежи, оплата за телефон, интернет, ПО, канцелярские принадлежности)

В разделе «Инвестиционная деятельность» настраивает статьи:

• Инвестиции (сюда он отнесет собственные накопления)
• Капитальные вложения (здесь учтет затраты на оргтехнику и офисную мебель)

Шаг 2. Настраиваем счета организации

Далее в настройках организации («Личный кабинет» → «Все настройки» → «Организации») Арнольд вносит все данные о компании. В разделе «Счета организации» создает безналичный счет, чтобы контролировать денежные средства на его личной банковской карте, а также наличный.

Шаг 3. Вводим первоначальные данные

В разделе «Финансы» → «Транзакции» наш предприниматель создает поступление на сумму 1 200 000 рублей и проводит его по статье «Инвестиции». После этого вносим расходы по общехозяйственным нуждам в статьях «Капитальные вложения», «Аренда офиса», «Затраты на офис».

Шаг 4. Регулярный учет движения денежных средств

Арнольд Андреевич ежедневно вносит все расходы и регулярно следит за движением финансов: безналичных, наличных, электронных и других.

Арнольд старается держать расходы на низком уровне и использует минимальную сумму в месяц, пока стартап развивается на начальном этапе.

Когда приложение готово, запускается реклама, поэтому Арнольд Аркадьевич создает соответствующую финансовую статью в системе.

Прежде чем начать продажи он регистрирует ИП, и в настройках системы создает вторую организацию с ее собственным счетом, а также добавляет статьи: «Продажа приложения» и «Налоги».

Чтобы продолжить развитие своего бизнеса, Арнольд Аркадьевич решается взять под процент займ у партнера. 

Поэтому в разделе «Финансовая деятельность» он добавляет статьи: «Займ», «Платежи по займу», «Проценты по займу». Средства партнера он формирует как приход по статье «Займ».

Шаг 5. Контроль и анализ движения денежных средств

Отчеты помогают нашему предпринимателю контролировать денежный поток. Они показывают процентное соотношение суммы по поступлениям и списаниям.

Также сводный отчет демонстрирует изменения в структуре поступлений и затрат за год. Он позволяет проконтролировать чистый и совокупный денежный поток. Чистый указывает на разницу между поступлениями и расходами в течение месяца. В случае отрицательной чистой суммы она будет выделяться скобками.

Арнольд Аркадьевич удачно контролирует затраченную сумму на стартап, общую сумму вложений, а также планирует бюджет на следующие месяцы и прогнозирует самоокупаемость  бизнеса.

У нашего предпринимателя вызывает интерес совокупный денежный поток, который демонстрирует изменения остатка сумму на счетах. Арнольд контролирует показатели и знает запас своей компании.

Заключение

Сэкономить средства и повысить прибыль компании помогает грамотная организация, распределение и контроль финансовых потоков. Продублируем главные шаги, которые необходимы для порядка в финансах:

• Создавайте финансовые статьи и модернизируйте их по мере развития бизнеса.
• Учитывайте все движения денежных средств, даже суммы на личные нужды
• Контролируйте финансовый поток с самого начала вашей деятельности
• Следите за чистым денежным потоком, остатками на счетах и проводите анализ потоков.

Берегите ваши финансы и пускайте их на совершенствование вашего бизнеса!