Зачем поставщикам и торговым сетям EDI-технология

Зачем поставщикам и торговым сетям EDI-технология. Фото: СС0

Что такое EDI?

В переводе с английского electronic data interchange означает «обмен электронными данными». То есть с помощью этой системы поставщик с контрагентом могут передавать друг другу различные данные о товаре, а конкретнее — информацию о заказе, прайс-лист, каталог, подтверждение поставки, уведомление об отгрузке и даже график. Количество передаваемых данных не ограничивается этим списком и варьируется в зависимости от потребностей сторон. 

В целом система EDI работает с документами, у которых нет оговорённой законом формой. Подрядчики самостоятельно договариваются о том, какие документы они будут друг другу передавать и какая информациях в них будет отражена. Так как компания может работать с несколькими контрагентами одновременно, которые предъявля.n разные требования к документами, то необходимы стандартизированные сообщения для каждого из них. Именно для этого и создана технология EDI.

EDI-обмен основан на всемирной системе стандартов GS1, которые исключают ошибки, возможные на бумажных носителях. Существуют два стандарта, которые контролируют товары и организации.

1. GTIN (Global Trade Item Number) ― уникальный цифровой код товара, графически зашифрованный в виде штрихкода. Он идентифицирует товар и содержит информацию о производителе, весе, сроке годности, номере партии.
2. GLN (Global Location Number) — тринадцатизначный код, который, обозначает конкретную организацию, филиал или точку доставки.

В системе для каждого отдельного контрагента создаётся своя цепочка документов с необходимыми в них данными. Чтобы переключиться между цепочками, необходимо лишь выбрать нужный GLN. EDI-система ускоряет бизнес-процессы и освобождает голову от запоминания, кому, когда и какой документ необходимо отправить.

Виды EDI документов

Существует десятки EDI-сообщений, они могут меняться в зависимости от товара, например, для алкогольной продукции понадобится дополнительное сообщение о поставке, или запроса контрагента. 

К основным сообщениям относятся следующие документы:

ORDERS

Это сообщение от заказчика к поставщику, в котором закрываются все основные вопросы о заказе — кто заказал, что заказал, в каком количестве, куда и когда доставить. Обычно подрядчики оговаривают следующие пункты: состав заказа, номер, дата и время поставки, ссылка на номер договора, цена и идентификаторы участников. 

Иногда ORDERS предшествует PRICAT. Его поставщики отправляют заказчикам. Это каталог товаров с характеристиками, техническими данными и ценами, который обновляется в реальном времени. Поэтому поставщик всегда получает актуальную информацию. 

ORDRSP

После получения поставщиком ORDERS, он отправляет заказчику ответное письмо — ORDRSP. В этом письме он может одобрить поставку или отказать в ней, а также скорректировать количество товара или предложить аналог в случае отсутствия необходимой продукции. 

DESADV

Следующее сообщение тоже отправляет поставщик товара, в нём он подтверждает, что отгрузил товар со склада. Это своеобразные аналог товарно-транспортной накладной, здесь есть информация о товаре, физические характеристики отгрузки, сведения о доставке (время и дата, номер машины).

Совместно с DESADV некоторые поставщики могут отправлять ALCDES — сообщение о поставке алкогольной продукции. 

RECADV

Как только заказчик принял заказ формируется RECADV. Он сообщает поставщику, что товар прибыл в место назначения и можно не ждать возвращение машины на склады, а сразу формировать счёт. Так как в сообщении указывается фактическое время принятии продукции, то счёт получается более корректные, чем в случае в бумажным вариантом. 

Однако этот документ может быть заменён RETANN — уведомлением о возврате вследствие каких-либо причин: повреждения, истёкшего срока годности, несоответствия характеристик. В таком случае контрагент может ещё отправить RETDES — подтверждение факта отгрузки со склада торговой сети. А поставщик RETREC — уведомление о фактическом получении возвращённого товара.

INVOIC

Как правило INVOIC последнее сообщение в цепочке EDI. Оно содержит окончательные сведения о самой поставке, ценах и сумме к оплате. На его основе формируются счет-фактура, ТОРГ-12, УПД.

Как работает EDI 

Как говорилось ранее, универсальной цепочки передачи EDI-сообщений не существует. Некоторые этапы могут вовсе отсутствовать, или, наоборот, добавляется что-то еще, т.к. общий перечень EDI-документов довольно большой. 

Наиболее распространённая схема состоит из 6 этапов.

1. PRICAT — поставщик отправляет каталог товаров заказчику
2. ORDERS — заказчик выбирает товар и отправляет поставщику.
3. ORDRSP — поставщик принимает запрос и собирает заказ.
4. DESADV — поставщик отправляет заказ клиенту.
5. RECADV — заказчик забирает товар..
6. INVOIC — поставщик высылает счет-фактуру клиенту для учета расходов и расчета НДС.

Вывод

Работа с контрагентами с помощью технологии EDI позволяет не только ускорить бизнес-процессы до считанных минут, но и сократить затраты, оптимизировать поставки и минимизировать ошибки. Готовые цепочки для разных контрагентов исключают рутинную работу для сотрудников и помогают выстроить крепкие отношения с партнёрами. В системе гораздо проще следить за количеством товара, его перемещениями. Кроме того, можно анализировать поставки и выбирать наиболее удачные.