Пять шагов для успешного перехода на электронный документооборот

Пять шагов для успешного перехода на электронный документооборот. Фото: из архива компании

Изучите действующую в компании схему документооборота

Проведение ревизии цепочек движения документов полезно и при бумажном документообороте, потому что подсвечиваются проблемы, которые препятствуют развитию бизнеса. Например, чаще всего происходит задержка документов в отделе бухгалтерии, значит необходимо искать причину в этой части цепочки. При переходе на СЭД этот этап необходим, чтобы в самом начале устранить все «болевые точки».     

Для работы с ЭДО необходимо оснастить сотрудников, подписывающих документы, электронной подписью. Поэтому анализ схемы даст представление, кто из сотрудников принимает участие в прохождении документов по маршруту. Кроме того, есть вероятность, что схема выстроилась не самая оптимальная, и количество звеньев можно сократить, упростив тем самым бюрократию и внедрение СЭД. 

Заранее нужно уточнить и техническая возможность использования СЭД. Если у работника склада, который все время подписывал бумажные накладные, нет компьютера, то подключиться к электронному документообороту ему может оказаться проблематично. В такой ситуации стоит сделать выбор в пользу СЭД, у которой есть полноценная мобильная версия. Другой пример — магазин, где нет проводного интернета. Мобильное соединение может быть недостаточно скоростным и надежным для полноценной работы системы. Такие проблемы лучше предусмотреть и устранить заранее, чтобы у сотрудников не было трудностей в адаптации к ЭДО.

Составьте список документов, которые предстоит перевести в электронный вид

Документооборот каждой организации включает в себя документы строгой отчетности, входящие сообщения, внутренние приказы и распоряжения. Несмотря на все преимущества ЭДО перед бумагой, перенести в СЭД всю документацию не получится. Законы требуют от организаций часть документов обязательно оформлять и хранить в бумажном виде. 

Особенно непреклонную позицию в этом плане государство заняло в отношении кадровой документации. Даже появление электронных трудовых книжек не избавило компании от необходимости использовать бумагу при их оформлении. Что же касается таких документов как приказ об увольнении, справка со сведениями о трудовой деятельности (СТД-Р), журнал проведения инструктажей об охране труда и акт о несчастном случае, то они должны быть бумажными в обязательном порядке.

Конечно, сфера применения ЭДО постоянно расширяется. Например, в марте 2022 года Минтранс начал промышленную эксплуатацию в России электронных транспортных накладных (ЭТрН). Сейчас соответствующее соглашение с министерством подписали сеть крупных российских операторов ЭДО. Поэтому, если компания заинтересована в использовании ЭТрН, то ей стоит выбирать СЭД, в которой уже есть этот вид документов.

Подготовьте сотрудников

Внедрить СЭД можно двумя основными способами. Первый — использовать web-версию системы. Такую возможность предоставляют все операторы ЭДО. Преимущества у этого варианта есть, главное из них — сравнительно невысокая цена и не нужно вносить изменения в IT-инфраструктуру организации. Однако сотрудникам придется освоить новый для них интерфейс. Здесь возникают риски сопротивления со стороны части коллектива, как это почти всегда бывает с нововведениями. Кроме того, возможны и ошибки. 

В этом случае важно предоставить сотрудникам инструкции по работе с новой платформой. Их можно запросить у выбранного оператора ЭДО, а также можно поинтересоваться о проведении обучающего вебинара от специалиста компании, чтобы сразу закрыть все вопросы коллег.  

Второй вариант — интегрировать СЭД со своими учетными системами. В этом случае вопроса о необходимости осваивать новый интерфейс не возникает: сотрудники просто работают в привычных программах, у которых появились новые функции. Но предоставить инструкции по использованию новых возможностей тоже придётся.

Внесите необходимые изменения во внутренние документы и регламенты

Переход на ЭДО требует издать соответствующий приказ по организации и положение, в котором содержится информация о работе системы. Этого требует от компаний, внедряющих электронный документооборот, законодательство. В то же время положение об ЭДО станет хорошим подспорьем для сотрудников — они смогут обращаться к нему за ответами на свои вопросы.

Если среди документов, которые организация решила загрузить в СЭД, есть первичные: накладные, акты, то изменения придется внести еще и в учетную политику. В ее новой версии должен содержаться полный список документов, которые будут обрабатываться в СЭД, порядок их отправки и получения, вид электронной подписи, кто имеет право подписывать документы, участвующие в ЭДО. Не стоит забывать и о том, что электронные документы, как и бумажные, должны храниться в течение определенного срока. Его тоже необходимо прописать в новой учетной политике.

Подключите контрагентов

Чтобы документооборот был юридически значимым, он должен идти через оператора ЭДО, а документы должны заверяться квалифицированными электронными подписями. Поэтому компания, которая внедряет СЭД, предстоит убедить подключиться к ней и контрагентов. Причем сделать это лучше заблаговременно. В противном случае можно, запустив ЭДО, обнаружить, что важный партнер к ней не подключен и сотрудничество с ним по-прежнему требует обмена бумажными документами. Стоит отметить, что ряд операторов ЭДО берут на себя работу с контрагентами компаний, которые подключают к своим СЭД. Специалисты операторов объясняют преимущества ЭДО в целом и обучают сотрудников использованию систем.

Резюме

Для успешного перехода на электронный документооборот необходимо: 

1. Посмотреть маршруты документов в компании. Это поможем определить места, в которых чаще всего возникают проблемы, а также максимально упростить процесс согласования, убрав лишние этапы. 
2. Составить список документов, которые будут переведены в цифру. После появится понимание, кого из сотрудников коснётся переход на ЭДО. 
3. Подготовить необходимых сотрудников и их рабочие места для внедрения электронных документов. Проведите обучающие вебинары по работе платформы, обеспечьте доступ в интернет. 
4. Поработать с внутренними документами компании. Издать приказ и положение, в котором содержится информация о работе системы, внести изменения в учётную политику. 
5. Заранее оповестить контрагентов о переходе на электронный формат ведения документов и подключить их к системе. 

ЭДО — это будущее подавляющего большинства организаций. Заняться внедрением СЭД лучше заранее. Чтобы избежать непонимания или саботажа этого процесса, его нужно сделать максимально прозрачным. И обязательно выстраивайте доверительные отношения с оператором, он сможет на каждом этапе указать на проблемы, помочь в их решении, обучить сотрудников, объяснить контрагентам, в чем плюсы использования системы.