Как экономить 20 часов в месяц на финучёте и растить бизнес

Как экономить 20 часов в месяц на финучёте и растить бизнес. Фото: СС0

Решение есть: автоматизировать рутину, делегировать второстепенное, фокусироваться на важном. Рассказываем, как это сделать по шагам.

Определить, какие отчёты вам нужны

Баланс, Отчёт о прибылях и убытках, учёт себестоимости, финмодель, Отчёт о движении денег — можно попытаться вести всё сразу и зарыться в табличках. Обычно на старте нужен Отчёт о движении денег и Платёжный календарь, чтобы контролировать поток денег и не попадать в кассовые разрывы.

Создать регламенты, кто за что отвечает

Внедрили отчёты? А кто их заполняет? Часто собственник обучает ответственного сотрудника, а если тот идёт в отпуск или увольняется — всё ломается. Чтобы не тратить время на постоянное обучение и проверку, можно прописать детали заполнения отчёта: 

Источники информации — откуда брать данные;

За какое время заполнять документ;

Кто за какую часть информации ответствен;

К какому числу заполнять отчёт.

Автоматизировать рутинные операции

С ростом бизнеса растёт количество операций, и уходит всё больше времени на то, чтобы их записать. На нашей практике есть случаи, когда предприниматель тратит 5 часов в неделю на учёт поступлений. Но это рутинная работа, лучше всего с ней справится машина. 

Лучшее решение: разделить все операции на 10-15 статей, например, поступления от розницы, опт, зарплаты, офисные расходы. Несколько статей анализировать легче чем поток операций. В Финтабло можно задать автоправила, чтобы каждая операция сразу падает на свою статью.

Контролировать 2 ключевых показателя

Определите, какие 2 показателя критически важны для бизнеса, то есть, сильнее всего влияют на чистую прибыль. Для разных бизнесов будут разные показатели, например, средний чек и стоимость заявки или план по прибыли и количество клиентов. 

Этот способ позволяет сфокусироваться на действительно важном, и не тратить время на учёт всего.

Назначить ответственных за другие ключевые показатели

Собственник контролирует 2 основных показателя, а за другие важные показатели отвечают сотрудники. Например, собственник следит за стоимостью заявки, и если она резко меняется, идёт к маркетологу. Маркетолог отвечает за стоимость рекламы и количество заявок и знает, почему изменилась стоимость заявки.