Зачем нужен электронный документооборот?

Зачем нужен электронный документооборот? Фото: из архива компании

Налоговики упорно продвигают ЭДО. С начала 2021 года по ФЗ № 444 «О бухгалтерском учёте»  предоставление отчетности в бумажном виде может даже быть причиной для отказа в приеме. Кроме того, использование ЭДО обязательно для компаний, которые торгуют продукцией, подлежащей маркировке в системе «Честный знак». 

Можно посчитать, что это делает ЭДО наиболее востребованным в торговле, так как подлежащими маркировке товарами торгует большинство розничных магазинов. Однако практика показывает, что ритейл, хотя и входит в число лидеров по темпам внедрения систем электронного документооборота (СЭД), вовсе его не возглавляет. По данным TAdviser, лидер по числу внедрений СЭД — госсектор. Среди коммерческих предприятий ЭДО активнее всего внедряли в строительной отрасли (более 8% проектов), на втором месте — банки (8%). У ритейла — «бронза» (7%). Также более 5 % компаний перешли на ЭДО в машиностроение и энергетике. 

Из этого следует, что, несмотря на активность ФНС, главный двигатель прогресса в части распространения ЭДО — не  государство. СЭД упрощают документооборот, снижают расходы на него и исключают вероятность ошибок, чем привлекают компании. Поэтому, хотя переход на ЭДО продолжительный и трудоемкий процесс, смысл в нем есть. Конечно, в первую очередь это относится к компаниям с большим объемом внешнего документооборота. Расчёт ФНС о затратах на бумажный документооборот показывает, что обработка одного документа приближается к 200 руб. В масштабах крупного предприятия такая экономика приводит к тратам сотен тысяч, а то и миллионов рублей в год.

Отраслевой специфики у СЭД нет — обычно это стандартизированные продукты. Иногда разработчики подстраивают их под цели конкретного бизнеса. Однако в разных сферах ЭДО помогает решать разные задачи.

Розница

В состав СЭД для поставщиков и магазинов, входит модуль, представляющий собой каталог товаров с последними ценами и информацией о наличии. Ассортимент и цены меняются очень быстро, передавать в том же темпе бумажные каталоги и прайс-листы невозможно. СЭД же позволяет загружать их в электронном виде. Это сводит к минимуму вероятность, что заказчик не получит необходимые товары в нужное время, полки останутся пустыми, а покупатели — уйдут к конкурентам. Также снижается процент брака и просрочки.

ЭДО в ритейле организован как обмен стандартизированными электронными сообщениями. Ритейлер формирует в системе заказ, поставщик доставляет товар, а счет, накладные и другие документы СЭД создает автоматически. Все расхождения между заказом и доставленными товарами также фиксируются в системе. После приемки СЭД формирует товарную накладную (ТОРГ-12) и счет-фактуру.

Современные системы ЭДО минимизируют участие сотрудников в документообороте и работают круглосуточно. Происходит это благодаря автоматизации процесса подписания документов. Распечатывать первичную документации и собирать подписи больше не нужно. При этом количество документов уменьшается, поскольку СЭД объединяет их в универсальные передаточные документы (УПД), представляющие собой комбинацию формы ТОРГ-12 и счета фактуры.

Как и большинство инструментов автоматизации бизнеса, СЭД помогают снизить количество ошибок. Помимо расхождений в ассортименте, торговля часто сталкивается с отправкой товара не по адресу. Это потеря времени, лишние расходы на ГСМ и оплату труда водителей. Не говоря уже о проблеме пустых полок. Но автоматизация движения транспорта актуальна не только для ритейла.

Логистика

Современные СЭД формируют электронные транспортные накладные, контролируют передачу заявок и мониторят движение транспортных средств. Используя ЭДО, можно выстроить цифровую логистическую цепочку, включающую в себя все этапы выполнения заказа — от получения заказа до подтверждения реестра рейсов. Ошибки, вроде путаницы с адресами, при использовании СЭД исключены. Система формирует УПД, на основании которого и производится оплата доставки. Неточности в данных в этом случае невозможны, поэтому не происходит задержек платежей и кассовых разрывов.

В то же время для транспортных компаний предоставление отсрочки платежа клиентам — обычная практика. Она начинается с момента передачи клиенту сопроводительной документации. В бумажном виде это занимает долгое время, особенно если речь идет о поставках на множество адресов. В такой ситуации транспортные накладные и другие документы могут добираться до клиента несколько недель. Использование СЭД сводит это время к минутам. Это сокращает дебиторскую задолженность и освобождает большой объем «оборотки». Кроме того, ЭДО делает документооборот, связанные с хранением грузов,  прозрачным.

Строительство

Строительство входит в число отраслей экономики с высоким мультипликативным эффектом инвестиций. Для России он составляет около 2,5. Потому что участники строительного рынка сотрудничают с обширным кругом контрагентов. Это производители стройматериалов, транспортные компании, различные подрядчики. 

Документооборот у строителей сложный, поэтому СЭД становится для них спасением. Системы создают шаблоны документов, например, актов сдачи-приемки (КС-2) и справок о стоимости подряда (КС-3), которыми застройщики обмениваются с подрядчиками. Эти документы основа для проведения расчетов, но при этом подрядчики часто заполняют их с ошибками. В бумажной версии придётся доставлять документы повторно, из-за чего обе стороны теряют время. Создав шаблон, заказчик отправляет его партнеру через СЭД — тому останется только внести недостающую информацию.

Производство

В этой сфере ЭДО помогает решать как проблемы, общие для всех отраслей, так и специфические. К первым относятся случаи, когда бумажный документ потеряли по дороге или сформировали с ошибками. Если водитель не привез бумажную доверенность, ему не отгрузят продукцию, придется ждать, пока документ привезут. СЭД исключает такие ситуации.

Специфические для производства вопросы связаны с маркировкой. Предприятия, которые выпускают такие товары, обязаны наносить специальные коды на упаковку, а также вносить их в УПД. СЭД настраивается таким образом, что первичная документация с кодами будет формироваться и передаваться в автоматическом режиме.

Еще один процесс, который ЭДО упрощает и делает прозрачным — гарантийное обслуживание и ремонт техники. Между сервисными центрами и производителями бывают разногласия по поводу суммы, которая должна быть выплачена по итогам месяца. На помощь вновь приходят электронные шаблоны: получив такой документ, сервисный центр вносит в него необходимые изменения и возвращает производителю. Это намного быстрее и дешевле, чем править и согласовывать документы в бумажном виде.

Средний и малый бизнес

Внедрение ЭДО — процесс, который требует определенных затрат, обучения сотрудников, преодоления инертности мышления. Компании, объем документооборота в которых невелик, решают, что СЭД им не нужны. Однако бизнес может вырасти, с количеством документов произойдет то же самое, а в этих условиях актуальность ЭДО станет совсем другой. И подготовиться к этому лучше заранее.

Итог

По данным TAdviser, около 22% российских предприятий не используют ЭДО в принципе. С отсутствием понимания, зачем нужен электронный документооборот, его внедрению мешают и опасения, связанные с информационной безопасностью. Но все операторы ЭДО применяют современные средства защиты от киберугроз — риск повреждения электронных документов или несанкционированного доступа к ним не выше, чем для бумажных. Что же касается целесообразности, то деваться особо некуда. Внедрение ЭДО — курс государства.