Как на мелочах сэкономить миллион рублей в год. Кейс IHC-Clinic

Как на мелочах сэкономить миллион рублей в год. Кейс IHC-Clinic. Фото: из архива компании

О компании

IHC-Clinic — клиника трихологии и косметологии в Москве. Медцентр 13 лет работает в России, применяет уникальные израильские методики для лечения волос и кожи, располагает современным оборудованием и высококлассными специалистами.

• В клинике работают 20 человек.
• Ежемесячный оборот — 2,5 млн рублей.

Excel-таблица понятна только финдиру

Раньше учет в компании велся в Excel-таблице. Она была максимально развернутой: в ней велись и кредиторка, и дебиторка, и продажи, и клиенты, и возвраты. Ежедневно финансовый директор сводила баланс и отправляла таблицу учредителю и директору. Это был трудоемкий и сложный процесс, включающий в себя человеческий фактор: случались ситуации, когда ошибочно вносились данные, и это существенно осложняло ежедневное сведение баланса. Комментирует финансовый директор компании Наталья Смирнова:

«Когда баланс не сходился, я подолгу искала ошибки, не всегда их удавалось отследить, приходилось тратить много рабочего времени. А время — деньги».

Руководитель и учредители не всегда могли разобраться в таблице. У них другие компетенции, другие дела, зачастую не хватало времени объяснить им все нюансы финансовых документов, которые бы позволили им разбираться в таблице и принимать верные для развития компании решения. А поскольку разбираться в финансовых отчетах нужно было ежедневно, было принято решение автоматизировать и упростить финансовый учет.

Руководитель прислал Наталье несколько вариантов сервисов для управленческого учета, предложил выбрать оптимальный. Она остановилась на ПланФакте, потому что посчитала его максимально адаптированным и понятным для людей без финансового образования.

Рабочий день начинается с ПланФакта

Компания IHC-Clinic пользуется сервисом ПанФакт с апреля 2021 года. Финансовый директор по-прежнему заносит необходимые данные, но теперь руководство с легкостью в них ориентируется. Комментирует финансовый директор компании Наталья Смирнова:

«Руководитель начинает свой день с просмотра графиков, диаграмм и показателей в ПланФакте. Для него визуальная подача наших расходов и доходов оптимальна для понимания, он воспринимает ее лучше, чем в форме таблиц. Бывает, что он замечает какие-то перерасходы и нестыковки, передает мне и я дальше с ними разбираюсь».

Результаты

1. Руководство в реальном времени видит и контролирует финансовую ситуацию в компании.

2. ПланФакт помогает экономить 1 млн руб. в год.

Примеров экономии, на возможность которой указал ПланФакт, достаточно много. В компании увидели, что в одном из банков обслуживание расчетного счета обходится в 24 тыс. руб. в месяц. Сменили тариф «Премиум» на тариф «Бизнес», теперь платят 5 тыс. Экономия на одном только банковском обслуживании — 228 тыс. руб. в год.

Комиссия за эквайринг была 1,4%, теперь 1%, но только на ближайшие месяцы. Казалось бы, должны получаться небольшие суммы, однако многие клиенты предпочитают платить картой, поэтому при хорошем обороте эквайринг обходится во вполне ощутимую сумму. Сотрудники увидели это в ПланФакте и приняли решение по возможности переходить на систему быстрых платежей. Теперь администраторы предлагают клиентам оплатить услуги таким способом, а клиника экономит на эквайринге порядка 30 тыс. руб. в месяц. А значит — около 360 тыс. в год!

Раньше колл-центр находился в отдельном помещении, за аренду которого платили 32 тыс. руб. Посмотрели в ПланФакте, увидели, что эти расходы мы можно скорректировать, перевели колл-центр в помещение клиники и сэкономили на арендной плате почти 400 тыс. в год.

Если брать каждую из статей экономии, кажется, что это мелочи. А на деле выходит почти миллион рублей в год.

3. ПланФакт помогает регулировать закупку препаратов, избегать «долгих» денег и ускорять оборачиваемость.

Раньше в компании покупали препараты с запасом, и они хранились на складе. Иногда срок годности истекал и лекарства приходилось выбрасывать. Сейчас сотрудники строго следят за этим в ПланФакте и покупают только необходимое количество препаратов, которое точно будет израсходовано на уже записанных пациентов в ближайшее время.

4. Экономия времени.

Отчеты формируются автоматически, не нужно вносить данные вручную. По сравнению с ведением и заполнением Excel-таблиц, время экономится существенно.

5. Ведение ПланФакта дисциплинирует сотрудников.

Сотрудники ежемесячно составляют бюджет на следующий месяц. Дальше все — и снабженец, и главврач, и финансовый директор, — следят, чтобы не было перерасходов и все процессы укладывались в заложенную смету.