Семь причин, по которым вашей компании нужно попробовать «Р7-Офис»

Семь причин, по которым вашей компании нужно попробовать «Р7-Офис». Фото: unsplash

Причина № 1. Полная совместимость с файлами всех форматов 

В «Р7-Офис» даже сложные файлы в формате OOXML, содержащие сложное форматирование, открываются правильно. Может быть, эта совместимость не на 100% идеальная, но точно лучше, чем у Документов Google и даже у самой Microsoft в онлайн-версии, которая заметно уступает по возможностям десктопной (это касается и правильности отображения некоторых элементов). Для «Р7-Офис» формат OOXML является базовым внутренним форматом, в котором программа взаимодействует с документами. Вопрос совместимости для многих организаций очень важен, так как часто файлы самых разных форматов составляют основу всего документооборота в компаниях.

Причина № 2. Можно собрать команду и совместно работать над документами

Что делает «Р7-Офис» удобным для компаний, в которых практикуется командная работа в том или ином виде — так это возможность одновременного совместного редактирования документов. Это куда продуктивнее, чем исправлять один и тот же документ по цепочке, пересылая его следующему исполнителю. В различных версиях документа можно легко запутаться.   

Для того, чтобы создать команду, необходимо добавить людей на портал «Р7-Офис» в качестве пользователей. Для этого нужно в модуле «Люди» необходимо нажать кнопку «Создать», выбрать в меню пункт «Пользователь» и пригласить всех, кого необходимо. После этого по электронной почте сотрудники получат ссылки-приглашения, перейдут на портал и смогут приступить к работе. Кстати, подобных рабочих групп пользователей может быть несколько. Это удобно, ведь в компании разные отделы выполняют разные задачи. 

Документы в работу можно передавать разными способами — как из раздела «Документы», так и прямо из редактора. Например, вот так:

Для удобства пользователей в «Р7-Офис» предусмотрены два режима отображения изменений, вносимых в файл — «Быстрый» и «Строгий». В «Быстром» режиме пользователь видит все вносимые изменения сразу же, в режиме реального времени. Такой формат работы удобен, если надо сделать что-то срочно, и пользователи работают над всем текстом сразу. Однако отображение изменений может отвлекать внимание человека, редактирующего документ. Поэтому в случае, когда пользователи работают над разными частями документа, можно выбрать «Строгий» режим. В этом случае часть текста, над которой работает пользователь, блокируется для изменений другими участниками, а вносимые ими изменения отображаются по нажатию кнопки «Сохранить». Выбрать наиболее подходящий режим можно во вкладке «Совместная работа».

Причина № 3. Управление правами доступа

Файлами можно делиться с коллегами непосредственно из модуля «Документы». При этом можно установить необходимый уровень доступа. Это может быть полный доступ, комментирование, рецензирование, заполнение форм, только чтение и даже полный запрет для определенного пользователя или группы. Как показывает опыт использования «Р7-Офис», этих уровней доступа хватает практически для всех рабочих ситуаций.

Одно из главных преимуществ «Р7-Офиса» в том, что файлами можно делиться не только с пользователями, которые зарегистрированы в системе, но и с любыми другими людьми с помощью внешних ссылок, которые можно легко сгенерировать и отправить любым удобным способом. При этом для просмотра документа незарегистрированному пользователю не придется даже регистрироваться.  

Причина № 4. Эффективное планирование рабочего процесса

Использование систем управления проектной работой, или, по-простому, планировщиков, позволяет добиться впечатляющего роста производительности, и даже простейший «канбан», родившийся в недрах «Тойоты», способен дать заметный «буст» результативности. В составе «Р7-Офис» есть планировщик, позволяющий вывести командную работу на новый уровень.

Модуль «Управление проектами» позволяет создать проект, обозначить его таймлайн (с помощью «вех», которые могут ограничивать этапы, и дедлайнов, которых может быть несколько), наполнить его задачами и распределить их по исполнителям.

Для большей эффективности и наглядности весь проект можно представить в виде диаграммы Ганта.

Причина № 5. Возможности для общения сотрудников между собой 

В «Р7-Офис» есть чат — здесь доступны все основные функции, среди которых — мгновенные сообщения, общение в группах, история сообщений, передача файлов, пользовательские статусы и другие. При совместной работе над документом, отвлекаться на другое окно может быть неудобно, поэтому в редакторах «Р7-Офис» чат является встроенным, то есть его интерфейс не требует открытия дополнительных окон.

Для компаний, которые часто пользуются сервисами видеоконференцсвязи, есть возможность подключить к «Р7-Офис» модуль «Команда» с возможностью проведения видеозвонков.

Причина № 6. Все изменения — на виду

Файлы для работы в «Р7-Офис» хранятся в модуле «Документы», и для любого из них доступна история версий, так что после неудачно внесённых изменений всегда можно «откатиться» на предыдущий вариант. История версий доступна в контекстном меню файла, по щелчку правой кнопкой мыши.

Если в SaaS-версии «Р7-Офис» выделяемых 5 Гб на одно пользователя окажется мало, есть возможность легко подключить сторонний сервис облачного хранилища. Это может быть Яндекс.Диск, облако ownCloud/Nextcloud или любое другое облачное хранилище, поддерживающее доступ по протоколу WebDAV.

Причина № 7. «Р7-Офис» можно развернуть на своем собственном сервере

«Р7-Офис» доступен как в виде полноценного сервиса по подписке, для пользования которым необходим только браузер, так и в виде десктопных приложений для Windows, Linux и MacOS, а также мобильных приложений для iOS и Android. Также «Р7-Офис» можно развернуть on-premise, на своем собственном сервере в закрытом контуре без доступа в Интернет. Такой подход обеспечивает более высокий уровень безопасности для организаций, которым необходимо обеспечение высшего уровня безопасности внутренней информации. Подобный вариант поставки используют для работы со сведениями, составляющими государственную тайну.