Как автоматизация строительной компании увеличила скорость обработки заявок и их качество

Как девелоперская компания «Первостроитель» внедрила MacroCRM и увеличила число лидов на 20 % за счет синергии бизнес-процессов, маркетинга и CRM.
Как автоматизация строительной компании увеличила скорость обработки заявок и их качество

Кейс MACRO и Первостроитель. Фото: из архива компании

Клиент: компания «Первостроитель», Екатеринбург

История клиента: занимает 23-е место в рейтинге девелоперов Свердловской области. За годы работы введено около 500 тыс. кв. м. жилой и коммерческой недвижимости. 

Проблема: росло число объектов и соответствующих задач, предыдущая CRM отставала от бизнес-процессов застройщика – появился запрос на поиск новой строительной CRM.

Почему задумались о смене CRM

Прежняя CRM имела удобную и гибкую бухгалтерскую систему, подходила по параметрам информационной безопасности. Но возникли сложности, когда у компании «Первостроитель» появился запрос на настройку нетиповой воронки продажи и внедрение системы сквозной аналитики. 

Сначала компания решила настраивать текущую CRM под свои запросы: наняла технических специалистов, обозначила бизнес-процессы и начала постепенно внедрять обновления. Ушло 15 месяцев, чтобы «докрутить» новый функционал. 

Доработки так и не решили вопросы, связанные со сквозной аналитикой и настройкой воронки продаж. Какие еще возникли сложности при автоматизации процессов в строительной компании: постоянные баги внутри системы, заявки доходили до специалистов с задержками, система не считывала, откуда пришел лид, из какого канала. 

Марина Красноярова, руководитель отдела аналитики

Эти вопросы были решаемы, просто нужно время на реализацию. Но продажи необходимы были здесь и сейчас, поэтому «Первостроитель» начала подбирать другую CRM. Основной запрос-требование к новой системе звучал так: стабильная и гибкая CRM, которая корректно оцифрует воронку продаж.

Внедрение решений цифровой платформы MACRO

До перехода на MacroCRM компания сравнивала несколько предложений. Выбирали по цене, функционалу и соответствию задачам. В итоге запускать автоматизацию строительной организации было решено с помощью продукта MACRO – оно было удобным и простым в использовании, не нужно было открывать несколько окон параллельно для выполнения задач. Все данные перенесли за 2 месяца. 

За время использования предыдущей системы появилось много ошибок, потому что данные собирались разрозненно. Чтобы автоматизация бизнес-процессов застройщика прошла успешно, и эти ошибки не появились в MacroCRM, интеграция проходила в 4 этапа:

  1. эксперты MACRO выгрузили из старой CRM данные по объектам недвижимости, базу договоров, включая информацию по платным бронированиям, а также контакты клиентов;
  2. затем начался процесс переноса информации в MacroCRM, проверки ее корректности. Вместе с этим команда MACRO настроила этапы бизнес-процессов девелопера, включая порядок согласования документов, а также воронку;
  3. перенос более тысячи заявок со статусом «в работе»;
  4. все истории оплат также выгружались и переносились, были настроены индивидуальные отчеты.

Трудность возникла на третьем этапе, поскольку комментарии к заявкам записывались в текстовых полях. Итог – появился алгоритм и регламент переноса, специалисты сделали первичную очистку от «не активных» заявок, реализована выгрузка и очистка данных.

Теперь в системе MacroCRM зафиксированы актуальные статусы, а большая часть заявок перенесена в «отложенные» с определенной датой выхода. Это происходило постепенно, чтобы специалисты могли безошибочно квалифицировать заявки.

К новой CRM сначала подключили отдел продаж, затем договорной отдел вместе с бухгалтерией. Поступающую информацию продолжали вести и в старой системе, чтобы убедиться, что новая работает корректно.

Об интерфейсе MACRO

Интерфейс новой CRM максимально удобен и интуитивно понятен. Это напрямую повлияло на скорость обработки заявок – она выросла. Неизвестного статуса у заявок в отделе продаж больше не осталось. 

Как с помощью CRM разбудить спящих клиентов

В предыдущей CRM сохранилась база на 1200 лидов с неизвестным статусом. Неудобный интерфейс старой системы приводил к потере лида, если до него не дозвонились менеджеры с первого раза. Сейчас все подобные неверифицированные лиды сформированы в отдельную базу. Специалисты связываются с ними и обрабатывают заявки. Благодаря этому в отделе продаж смогли снизить процент тех, до кого не удалось дозвониться, на 27 %, а также достичь прозрачности и максимального понимания в статусе лидов. 

Работа с клиентской базой — самое важное

Сегментация и кастомизация клиентов, персональные рассылки – всё это помогает компании «Первостроитель» возвращать лиды и догревать их. Все проходящие мероприятия строго сегментированы по аудиториям и нацелены на её прогрев. В этом помогает система тегов, которая анализирует, чем интересовался человек, и прогнозирует, что может его заинтересовать в дальнейшем. Например, девлопер проводит дни открытых дверей на объектах. 

Вот как это происходит:

День открытых дверей на объекте — одно из мероприятий для прогрева аудитории

Как автоматизация бизнес-процессов застройщика повлияла на отдел-продаж 

  • Внутри системы реализована интеграция с Calltouch. Соответственно, за каждым клиентом стоит своя «история», например, из какого канала пришла заявка. Это позволяет отслеживать эффективность каждого канала и корректировать маркетинговые ресурсы. 
  • Автоматизация строительной компании «Первостроитель» положительно отразилась на работе отдела поддержки продаж. Именно они проводят клиента через согласование договора до покупки. Кроме того, автоматизация навела порядок в документах и сроках их оформления. Это важно, потому что для одних объектов требуется оформление ДДУ, для других — ДКП. 

Как выглядит шахматка застройщика

  • Исключены двойные брони. До внедрения MacroCRM «шахматка» у застройщика работала на базе стороннего решения. Это создавало дополнительные трудности при работе со старой CRM: все данные нужно было сначала выгрузить в Эксель, а далее синхронизировать с сайтом. Действия выполнялись 2 раза в сутки. Эту проблему решила MacroCRM – «шахматка» автоматически интегрировалась с сайтом, и все изменения в брони можно было видеть внутри CRM. 
  • У компании «Первостроитель» есть свой инструментарий оценки продаж, но он пока не автоматизирован в CRM. Когда нужен типовой отчет, то его выгружают из системы, а далее делают расчеты на основе полученных данных. При этом качество данных не страдает. 
  • MacroCRM позволяет использовать модуль «Динамическое ценообразование». Он оперативно изменяет цену квадратного метра определенных квартир, учитывая спрос и действия конкурентов. Кроме того, модуль не допускает ситуации, когда в ассортименте останутся лоты одинакового типа. Точное изменение в цене происходит за пару минут и сразу отображается на сайте. Подобная автоматизация для застройщика позволяет реализовать все лоты объекта и сделать это по максимально возможной рыночной цене.

Что получил застройщик после внедрения MacroCRM

  • перенос всех данных из старой системы в новую CRM и полная интеграция за 2 месяца;
  • лиды стали обрабатываться быстрее в 2 раза за счет стабильной CRM и удобного интерфейса. Сейчас специалисты «Первостроитель» сфокусированы на результате, ведь думать обо всех нюансах работы с системой больше не нужно;
  • база неверифицированных лидов сократилась на 27 %. Часть из этой базы при обзвоне переросла в заявки с последующей продажей;
  • увеличилось число входящих лидов на 20 % за счет синергии бизнес-процессов, маркетинга и CRM;
  • к таким показателям удалось прийти своими силами, без привлечения дополнительных ресурсов в виде новых сотрудников. И это никак не сказалось на качестве обработки заявок.

Справка

Компания MACRO специализируется на автоматизации девелоперских компаний и разработке ПО для этих целей. Мы больше 10 лет работаем на рынке IT-решений и 15 лет на рынке строительства, за нашими плечами 160 клиентов из России и стран ближнего зарубежья.

Упомянутый сервис

MacroCRM Строительная CRM, созданная специально для застройщиков.
Строительная CRM, созданная специально для застройщиков.

Больше интересного

Актуальное

Отраслевое решение СберБизнес.Транспорт стало доступным для предпринимателей со всей России
Почти полмиллиона серверов Kubernetes остались открытыми для Интернета
Google Chat теперь позволяет превращать сообщения в задачи
Ещё…