Как внедрить CRM-систему и сразу начать в ней работать?

Как внедрить CRM-систему и сразу начать в ней работать? Фото: Мегаплан

В этой статье мы поделимся своим опытом и расскажем, как реализовать внедрение CRM, чтобы она гармонично вписалась в существующие процессы компании, и для решения каких задач ее можно использовать.

Одной из самых простых в использовании и в то же время комплексных CRM-систем является Мегаплан. При написании данной статьи мы исходили из возможностей, которые вы получите от этого продукта.

Для чего используют CRM: от повышения прозрачности работы компании до увеличения продаж

Цели использования зависят от бизнес-процессов компании. Так, если в организации длинные циклы продаж, то CRM-система поможет не забыть сделать звонок клиенту, даже если последний раз вы с ним взаимодействовали полгода назад.

Рассмотрим, что позволяет сделать стандартная CRM:

• Собрать всю информацию о клиентах и партнерах в одном месте. Она позволяет в одном месте хранить полный объем информации о заказчике — от реквизитов организации до задач, о которых вы договорились.
• Сделать работу компании прозрачной. Система создает единое рабочее пространство, делая работу компании прозрачной. Менеджеры по продажам могут увидеть наличие товара на складе, а технический отдел всегда в курсе статуса заказов. Для этого не надо звонить коллегам и тратить время на поднятие переписки, достаточно зайти в карточку клиента, где отражена требуемая информация. Права доступа, имеющиеся в CRM-системе Мегаплан, позволяют управлять доступностью информации.
• Автоматизировать рабочие процессы и увеличить продажи. Автоматизация рабочих процессов позволяет сэкономить время сотрудников и снизить вероятность допущения ошибки из-за человеческого фактора. Мегаплан сам направит клиенту договор, когда его заказ перейдет на соответствующий этап, а менеджеры во время звонков смогут воспользоваться скриптами для продаж, быстро отреагировав даже на самый неожиданный ответ потенциального заказчика.
• Упростить работу с документами. CRM позволяет хранить документы, связанные с клиентом в его карточке. Больше не придется искать документы в почте или смотреть отправленные в мессенджерах. Достаточно открыть карточку клиента, где сразу будет видно, какие документы и когда направляли клиенту. А наличие функции по автозаполнению договоров позволяет упростить процесс их создания.
• Анализировать деятельность компании в пару кликов. Мегаплан, являясь простой в использовании системой, позволяет экономить время на составлении отчетов. Обычно для этого надо вводить данные сразу в несколько программ. Мегаплан же сам покажет нужную статистику. Вам надо будет только выбрать требуемые для анализа параметры. В одном окне руководитель сможет оценить эффективность работы как всего отдела, так и каждого сотрудника по отдельности. 

Настраивать CRM-систему самому или воспользоваться услугами разработчика?

После того как вы определились, для решения каких задач вам нужна CRM-система и какое решение вам подойдет лучше всего для автоматизации бизнеса, самое время понять, с помощью каких ресурсов вы будете ее настраивать.

Есть несколько вариантов: 

• Внутренние ресурсы. Подключением может заниматься, например, внутренний сисадмин или рабочая группа. Но уровня компетентности внутренних специалистов может оказаться недостаточно.
• Представители разработчика. Хорошо, когда разработчик CRM сам занимается ее настройкой. Ведь он лучше знает возможности своей системы. Такие услуги есть не у всех продуктов. В Мегаплане же это имеется. У Мегаплана есть даже свой Учебный центр, специалисты которого помогают и составить техническое задание, и осуществить настройку системы под требования заказчика. Это экономит ваше время и нервы.
• Компания, специализирующаяся на внедрении CRM. Здесь тоже есть нюансы. Может получиться так, что подрядчик ранее не работал с продуктом, которую вы выбрали. В таком случае нет гарантии, что вам настроят ее с учетом всех ваших пожеланий. А сам процесс может идти слишком долго. Поэтому лучше всего выбрать такое решение, разработчики которого занимаются настройкой под специфику бизнеса.

Как быстро установить CRM-систему и сразу начать в ней работать

Для того чтобы CRM-система была не просто куплена и забыта, а чтобы ей пользовались, необходимо пройти все этапы ее интеграции. На каждом из этапов легко допустить ошибки, которые могут тормозить процесс. Ниже мы расскажем, какие действия помогут не допустить самых распространенных ошибок.

• Четко определите для себя, что вы хотите получить. 

Для того чтобы система была не просто куплена, но и способствовала росту бизнеса, необходимо четко понять, для чего вам нужна CRM, и каких целей вы хотите добиться с ее помощью. Наиболее часто встречающиеся цели приведены ниже.

Достижению всех этих целей способствует Мегаплан.

• Определите бизнес-процессы, автоматизация которых поможет сотрудникам экономить время.

Если вы решили применять CRM-систему в работе, важно использовать все ее возможности на максимум. Например, функция автоматического заполнения полей в счетах поможет сотрудникам выставить больше счетов в течение рабочего дня.

• Выделите сотрудника, который будет курировать процесс внедрения. 

Если руководитель принял решение делегировать этот процесс подчиненному, то лучше, чтобы этим занимался сотрудник, у которого есть достаточное количество полномочий и возможность принимать решения. Так как в процессе настройки всегда будут возникать вопросы, которые требуют оперативного принятия решений. И быстрое их решение позволит начать работать в CRM-системе Мегаплан как можно быстрее.